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Adicionar uma tarefa agendada ao fluxo

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

  • Identificar como acionar um fluxo em um agendamento.
  • Criar um caminho agendado para executar um fluxo acionado por registros em um horário especificado.
Nota

Nota

Deseja aprender em português (Brasil)? Comece o desafio em um Trailhead Playground de português (Brasil) e use as traduções fornecidas entre parênteses para navegar. Copie e cole somente os valores em inglês porque as validações dos desafios dependem de dados em inglês. Se você não passar no desafio em sua organização de português (Brasil), recomendamos que (1) mude o local para os Estados Unidos, (2) mude o idioma para inglês, seguindo as instruções aqui, e (3) clique novamente no botão “Validar o desafio”.

Consulte o emblema Trailhead no seu idioma para saber mais sobre como aproveitar a experiência do Trailhead em outros idiomas.

Automação em um agendamento

Por padrão, um fluxo acionado por registros é executado quando um registro muda de uma maneira especificada. No entanto, você pode atrasar essa automação usando um caminho agendado. As ações em um caminho agendado são acionadas quando a alteração especificada do registro ocorre, mas as ações são executadas após um período de tempo. Esse período de tempo pode ser minutos, horas, dias ou até meses após a alteração do registro. Elas também podem ser agendadas para um período de tempo antes ou depois de um campo no registro de acionamento. Por exemplo:

  • 6 horas depois da criação de um caso
  • 2 dias depois da data de renovação de uma conta
  • 1 mês antes da data de vencimento de uma garantia

Requisito comercial

Vamos expandir o fluxo da nossa oportunidade para incluir um novo requisito comercial: Lembre o proprietário da oportunidade de acompanhar o proprietário da conta cinco dias depois do fechamento da oportunidade. 

Atenção à indicação “5 dias depois”. Para criar esse atraso de 5 dias no fluxo, adicionamos um caminho agendado. No caminho agendado, criamos uma tarefa para o proprietário da oportunidade.

Antes de começar

Você deve definir o Default Workflow User (Usuário do fluxo de trabalho padrão) da organização antes de começar a criar caminhos agendados. Esta configuração diz ao Salesforce qual usuário executa o caminho agendado do fluxo. Essa configuração pode já estar definida na organização de produção, mas convém confirmar. Garanta que a configuração esteja correta no Trailhead Playground que você está usando no emblema antes de criar um caminho agendado.

Defina o Default Workflow User (Usuário do fluxo de trabalho padrão) na página Process Automation Settings (Configurações de automação do processo) em Setup (Configuração).

A página Process Automation Settings (Configurações de automação do processo). O Default Workflow User (Usuário do fluxo de trabalho padrão) é Flo Smith.

Configurar caminhos agendados

  1. Em Flow Definitions (Definições de fluxo), selecione o modo de exibição de lista Triggered Flows (Fluxos acionados).
  2. Na coluna Flow Label (Rótulo do fluxo), clique em Closed Won Opportunities (Oportunidades fechadas ganhas). O fluxo é aberto.
    ""
    Como escolhemos Actions and Related Records (Ações e registros relacionados) quando criamos o fluxo original, podemos adicionar nosso caminho agendado diretamente no fluxo. Você pode usar caminhos agendados somente quando o fluxo usa a opção Actions and Related Records (Ações e registros relacionados).
  3. Clique em Add Scheduled Paths (Adicionar caminhos agendados) (Opcional).O painel Scheduled Paths (Caminhos agendados). O campos incluem Path Label (Rótulo do caminho), API Name (Nome da API), Time Source (Origem do tempo), Offset Number (Número de deslocamentos) e Offset Options (Opções de deslocamentos).
  4. Em Path Label (Rótulo do caminho), insira 5 Days After Close (5 dias depois do fechamento). O campo API Name (Nome da API) é automaticamente atualizado para X5_Days_After_Close.
  5. Em Time Source (Origem do tempo), selecione Opportunity: Close Date (Oportunidade: data de fechamento).
  6. Em Offset Number (Número de deslocamentos), insira 5.
  7. Em Offset Options (Opções de deslocamento), selecione Days After (Dias depois).

Adicionar uma tarefa

Agora vamos adicionar a tarefa para lembrar o proprietário da oportunidade de acompanhar o proprietário da conta cinco dias depois do fechamento da oportunidade.

  1. No caminho 5 Days After Close (5 dias depois do fechamento), clique em Adicionar elemento.
  2. Role até a seção Data (Dados) e clique em Create Records (Criar registros). A nova janela Create Records (Criar registros) é aberta.
    O novo painel Create Records (Criar registros). Os campos incluem Label (Rótulo), API Name (Nome da API), Description (Descrição), How Many Records to Create (Quantos registros criar) e How to Set the Record Fields (Como definir os campos de registro).
  3. Em Label (Rótulo), insira Personalized Welcome Task (Tarefa de boas-vindas personalizada). O item API Name (Nome da API) é automaticamente atualizado como Personalized_Welcome_Task.
  4. Em Description (Descrição), insira Creates a task for the Opportunity owner to coordinate with the Account owner on their new account (Cria uma tarefa para o proprietário da oportunidade coordenar com o proprietário da conta na nova conta).
  5. Em How to set record field values (Como definir valores de campos de registro), selecione Manually (Manualmente).
  6. Em Object (Objeto), selecione Task (Tarefa).

Definir condições

  1. Em Set Field Values for the Task (Definir valores de campo para a tarefa), defina o assunto da tarefa:
    • Campo: Subject (Assunto)
    • Valor: Coordinate with Account Owner (Coordenar com o proprietário da conta)
  1. Clique em Add Field (Adicionar campo).
  2. Descreva a tarefa:
    • Campo: Descrição
    • Valor: Devise an action plan to welcome the new customer from your opportunity (Elabore um plano de ação para dar as boas-vindas ao novo cliente da oportunidade)
  1. Clique em Add Field (Adicionar campo).
  2. Associe a nova tarefa à oportunidade que acionou o fluxo:
    • Campo: Related To ID (Relacionado à ID)
      O campo Related To ID (Relacionado à ID) pode fazer referência à ID de qualquer objeto não humano relacionado. Ele representa algo que não seja uma pessoa, como uma conta, oportunidade, campanha, caso ou objeto personalizado. Para fazer referência a um objeto person (pessoa), como um contato ou lead, use Name ID (ID do nome).
    • Valor: Triggering Opportunity (Oportunidade de acionamento)> Opportunity ID (ID da oportunidade)
      Lembre-se, os dados do registro que acionou o fluxo são armazenados na variável Triggering (Acionamento). Para fazer referência ao próprio registro, faça o detalhamento de Triggering Opportunity (Oportunidade de acionamento) até o campo Opportunity ID (ID da oportunidade).
  1. Clique em Add Field (Adicionar campo).
  2. Defina o proprietário da nova tarefa para corresponder ao proprietário da oportunidade que acionou o fluxo:
    • Campo: Atribuído ao ID
    • Valor: Triggering Opportunity (Oportunidade de acionamento)> Owner ID (ID do proprietário) (selecione a ID do proprietário que não tenha um > no fim da linha.)
  1. Clique em Add Field (Adicionar campo).
  2. Defina a data de vencimento da tarefa:
    • Campo: Somente data de vencimento
    • Valor: Running Flow Interview (Entrevista de fluxo em execução)> CurrentDate (Normalmente você usa um recurso de fórmula para definir dinamicamente a data da atividade para uma data no futuro, mas para simplificar, nesse módulo, usamos uma variável global que sempre define a data de hoje.)
  1. Clique em Save As (Salvar como) New Version (Nova versão) e, em seguida, clique em Save (Salvar).

A adição da tarefa agendada foi concluída! Agora vamos testar para ter certeza de que está funcionando corretamente.

Depurar o fluxo

  1. Clique em Debug (Depurar). A janela Debug Flow (Depurar fluxo) é aberta.Depure a tela de fluxo. Os campos incluem Select Path (Selecionar caminho), Debug Options (Opções de depuração) e Run the Flow As if the Record is Created or Updated (Executar o fluxo como se o registro tivesse sido criado ou atualizado).
  2. Em Path for Debug Run (Caminho para a execução da depuração), selecione 5 Days After Close (5 dias depois do fechamento).
  3. Em Debug Options (Opções de depuração), clique em Skip start condition requirements (Ignorar os requisitos de condição de início).
  4. Em Run the Flow As If the Record Is (Execute o fluxo como se o registro fosse), mantenha Created (Criado) selecionado.
  5. Em Opportunity (Oportunidade), selecione a mesma organização usada na Unidade 1 para executar o fluxo. (Este exemplo usa Grand Hotels Emergency Generators.)
  6. Clique em Run (Executar).
    O fluxo foi depurado. Se for executado eficazmente, a linha que conecta os elementos estará em negrito e na cor azul escuro.
  7. Clique em Back (Voltar) (Voltar) para sair do Flow Builder.

Sucesso! Usando um caminho imediato e um caminho agendado, você criou um fluxo que gerencia automaticamente as oportunidades de alto valor.

o fluxo concluído com duas ramificações: executado imediatamente e 5 dias depois.

Quero saber mais

Você também pode expandir esse fluxo para incluir mais critérios e ações. Se uma oportunidade não atender às condições (maior que 25.000 e Fechada ganha), faça algo diferente. Por exemplo, verifique se uma oportunidade de alto valor aparece como Fechada perdida. Se for, automatize ações diferentes. Mas não pare por aí. Quais fluxos acionados por registros você pode criar em outros objetos?

Recursos

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