Trabalhar com registros do Salesforce em fluxos

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Entender como os fluxos interagem com registros do Salesforce.
  
• Construir um fluxo que crie um registro do Salesforce.
  
• Construir um fluxo que atualize um registro do Salesforce.
  

Observação

Deseja aprender em português (Brasil)? Comece o desafio em um Trailhead Playground de português (Brasil) e use as traduções fornecidas entre parênteses para navegar. Copie e cole somente os valores em inglês porque as validações dos desafios dependem de dados em inglês. Se você não passar no desafio em sua organização de português (Brasil), recomendamos que (1) mude o local para os Estados Unidos, (2) mude o idioma para inglês, seguindo as instruções aqui, e (3) clique novamente no botão “Validar o desafio”.

Consulte o emblema Trailhead no seu idioma para saber mais sobre como aproveitar a experiência de Trailhead em outros idiomas.

Este emblema é uma das paradas no caminho para dominar o Flow Builder. Do início ao fim, a trilha Criar fluxos com o Flow Builder leva você numa jornada de aprendizado sobre tudo o que envolve o Flow Builder. Siga esta sequência recomendada de emblemas para desenvolver habilidades de automação de processos fortes e se tornar um especialista em Flow Builder.

Antes de começar

Esta unidade expande o que você aprendeu em emblemas anteriores. Se você não conhece variáveis ou precisa rever o assunto, consulte a unidade Saber mais sobre as variáveis de fluxo no emblema Noções básicas do Flow Builder.

No Salesforce, os fluxos são fluxogramas que fazem coisas. Então vamos falar sobre as coisas que os fluxos podem fazer.

O poder do Flow Builder

O verdadeiro poder de um fluxo é poder fazer coisas automaticamente para o usuário, por exemplo, atualizar dados, enviar emails, enviar registros para aprovação e interagir com um sistema externo. Os fluxos fluem em um rio de possibilidades!

Você viu as variáveis no módulo Noções básicas do Flow Builder, mas é importante observar que a alteração de uma variável não afeta seus registros do Salesforce. Para efetuar push das alterações para os registros ou interagir com dados do Salesforce de alguma forma, você deve usar os elementos de dados. Esses elementos podem obter valores de registros, criar registros, atualizar registros, excluir registros... tudinho!

Antes de entrarmos em detalhes, assista a este vídeo sobre elementos de dados.

Criar um único registro do zero

Os fluxos podem criar um registro para todo tipo de objetos no Salesforce: objetos padrão, objetos personalizados, até objetos de fundo que você pode nunca ter visto antes. O principal a se ter em mente é que se você vir o objeto no Gerenciador de objetos, poderá criar um registro para ele. Contas, contatos, leads, tarefas, produtos de oportunidade, contratos de prestação de serviços, objetos personalizados...vale tudo. Você pode até criar registros para alguns objetos somente API, mas esses objetos tendem a ter mais requisitos ou efeitos lá na frente, ou seja, tenha cuidado.

Na criação de registros, você pode criar um ou vários registros de uma vez, dependendo de como configura o elemento Create Records (Criar registros). A criação de vários registros exige um tipo específico de variável (chamado de variável de coleção de registros), ou seja, vamos falar sobre isso quando aprendermos as variáveis de coleção. Por enquanto, vamos nos concentrar em criar um único registro.

Flo Smith é uma administradora do Salesforce e analista comercial da Pyroclastic, Inc. Neste módulo, você participa da equipe de Administração do Salesforce da Flo e a ajuda a automatizar alguns processos de negócios da Pyroclastic.

Os gerentes de vendas da Pyroclastic querem criar um lembrete para os proprietários de novos registros de conta para entrarem em contato com suas novas contas. Flo pede a você para construir um fluxo que crie tarefas de acompanhamento em novas contas. Você fará isso usando o elemento Create Records (Criar registros) no novo fluxo.

Este emblema usa fluxos acionados por registro, que têm recursos e configurações adicionais. Você pode ainda não ter aprendido fluxos acionados por registro e, por isso, vamos percorrer com você os exemplos. Para saber mais sobre como configurar fluxos acionados por registro, confira o emblema Fluxos acionados por registro.

Preparado para começar a trabalhar com o Flow Builder?

Inicie seu Trailhead Playground agora para acompanhar e experimentar as etapas deste módulo. Para abrir seu Trailhead Playground, role até o desafio prático e clique em Launch (Iniciar). Você também poderá utilizar o Trailhead Playground quando for necessário concluir os desafios práticos.

1. Criar um fluxo acionado por um registro:
   

• Objeto: Conta
  
• Acionar o fluxo quando: Um registro é criado
  
• Requisitos de condição: Todas as condições são atendidas (AND)
  
• Campo: Tipo
  
• Operador: Igual a
  
• Valor: Cliente potencial
  
• Otimize o fluxo para: Ações e registros relacionados
  

2. Na tela do fluxo, no caminho a seguir ao elemento Start (Iniciar), clique em . Selecione Create Records (Criar registros).
   
3. Em Label (Rótulo), insira Create Follow-Up (Criar acompanhamento).
   O rótulo se torna o identificador do elemento na tela e em todos os lugares em que for referenciado no fluxo. Ou seja, dê um nome descritivo.
   
4. Em Description (Descrição), insira Create a task named Follow-Up Discovery Call, assigned to the account’s owner (Criar uma tarefa de nome Chamada de acompanhamento de descoberta, atribuída ao proprietário da conta).
   
5. Em How to set record fields values (Como definir valores de campos de registro), selecione Manually (Manualmente).
   Esta opção deixa você declarar o valor de cada campo individualmente, o que faz dela uma ótima escolha quando você quer criar um registro com dados de várias fontes.
   
6. Em Object (Objeto), selecione Task (Tarefa).
   
   
7. Agora, em Definir valores de campo, defina o valor de cada campo desejado no registro da nova tarefa.
   
   • Campo: Assigned To ID (Atribuído à ID), Valor: Triggering Account (Conta de acionamento)> Owner ID (ID do proprietário) (Role para baixo e selecione o campo Owner ID [ID do proprietário] que não tenha um > no fim da linha.)
     
   • Campo: Priority (Prioridade), Valor: Normal
     
   • Campo: Status, Valor: Não iniciado
     
   • Campo: Subject (Assunto), Valor: Follow-Up Discovery Call (Chamada de acompanhamento de descoberta)(Insira este texto diretamente em vez de escolher um valor de lista de opções.)
     
   • Campo: Related To ID (Relacionado à ID), Valor: Triggering Account (Conta de acionamento) > Account ID (ID da conta)
     
8. Salve o fluxo. Em Flow Label (Rótulo do fluxo), insira Create Follow-Up on New Prospect (Criar acompanhamento para novo cliente em potencial).
   

Você também pode usar esses métodos em muitos outros elementos em todo o Flow Builder.

Descrever seus fluxos

No elemento Create Records (Criar registros) recém-adicionado, você inseriu texto no campo de descrição. Quando um elemento tem uma descrição, ele exibe o ícone ao lado dele. Passe o mouse sobre o ícone para exibir a descrição do elemento.

É uma prática recomendada inserir uma descrição sempre que possível. As descrições documentam sua automação. Essa documentação pode ser acessada por qualquer administrador que abra o fluxo, o que elimina a adivinhação e facilita a solução de problemas. É um pouquinho de trabalho que pode poupar muito tempo e frustrações mais adiante.

Para te poupar de várias ações de copiar e colar, não incluímos as descrições em todos os exercícios e desafios do Trailhead, mas isso é definitivamente uma melhor prática na vida real.

Atualizar um único registro

Os fluxos podem editar qualquer registro que exista no Salesforce. Basta indicar ao fluxo qual registro precisa ser editado e quais alterações serão feitas.

Flo Smith tem outra solicitação da equipe de vendas. Essa é da equipe que lida com upselling. Eles geram relatórios para criar listas de chamadas, mas às vezes os contatos não têm números de telefone. Não precisar procurar números economizaria muito tempo para os representantes de vendas. Flo pede a você para criar um fluxo que verifica se um contato tem um número de telefone e, quando não há, copia o número de telefone da conta para o contato.

Para atualizar um registro em um fluxo, use o elemento Update Records (Atualizar registros).

1. Criar um fluxo acionado por um registro:
   

• Objeto: Contato
  
• Acionar o fluxo quando: Um registro é criado
  
• Requisitos de condição: Todas as condições são atendidas (AND)
  
• Campo: Telefone
  
• Operador: É nulo
  
• Valor: !$GlobalConstant.True
  
• Otimize o fluxo para: Atualizações rápidas de campo
  

2. Na tela do fluxo, no caminho a seguir ao elemento Start (Iniciar), clique em . Selecione Update Records (Atualizar registros).
   
3. Em Label (Rótulo), insira Set Contact Phone (Definir telefone de contato).
   
4. Em How to Find Records to Update and Set Their Values (Como encontrar registros para atualizar e definir seus valores), Use the contact record that triggered the flow (Usar o registro do contato que acionou o fluxo) é a única opção disponível.
   
   
5. Em Set field values for the contact record (Definir valores de campo para os registros de usuário):
   

• Em Field (Campo), selecione Phone (Telefone).
  
• Em Value (Valor), selecione $Record > Account > Phone.
  

$Record é uma variável especial usada frequentemente em fluxos acionados por registro. Ela contém os campos no registro que acionaram o fluxo. Por exemplo, $Record > OwnerId indica o Proprietário do registro acionador. Para usar $Record em um fluxo, selecione-o na seção de variáveis globais na hora de selecionar um recurso.

6. Salve o fluxo. Em Flow Label (Rótulo do fluxo), insira Copy Account Phone to New Contact (Copiar telefone da conta para novo contato).
   

Excluir registros

É claro que nem todo registro do Salesforce é eterno. Às vezes um registro precisa seguir o fluxo do rio e terminar no mar. (Ou na Lixeira.) Quando você quiser usar um fluxo para excluir um registro, use o elemento Delete Records (Excluir registros).

A exclusão de registros do Salesforce jamais deve ser feita sem a devida atenção. Se você precisar excluir registros, teste seu fluxo minuciosamente em uma sandbox antes de ativá-lo para os usuários. Você não quer que seu fluxo comece a excluir automaticamente os registros errados.

Além disso, lembre-se de que os registros geralmente surgem por um motivo, mesmo que esse motivo seja apenas uma evidência de que algo deu errado. Como regra geral, evite excluir registros, a menos que eles jamais devessem ter existido e você não precisar de prova da sua existência para registros ou pesquisas futuras.

O elemento Delete Records (Excluir registros) é semelhante aos elementos Create Records (Criar registros) e Update Records (Atualizar registros). Em um elemento Delete Records, você define as condições (3), o objeto (4) e os filtros (5). Veja aqui um exemplo.

Mas espere, ainda não acabou. Existe outro elemento que interage com os registros. Na próxima unidade, vamos ver como esse e outros elementos usam variáveis.

Recursos

• Recurso - Vídeo do Flow: Criar/atualizar/excluir registros