Comunicar usando o elemento Action

Objetivos de aprendizagem

Após concluir esta unidade, você estará apto a:

• Criar um fluxo para enviar um email.
• Usar modelos de texto para redigir mensagens formatadas que o Flow Builder pode usar.
• Criar um fluxo para criar uma postagem do Chatter.
• Criar um fluxo para enviar um registro para aprovação.

É maravilhoso poder usar fluxos para criar, atualizar e excluir registros, mas nem sempre é maravilhoso fazer tudo isso sem avisar. Os fluxos também podem:

• Informar um ou mais usuários sobre alterações.
• Ajudar os usuários a enviar notificações a um cliente.
• Permitir que os usuários solicitem aprovação de uma alteração antes de confirmá-la.

Essas são formas de comunicação que você pode automatizar com o Flow Builder para garantir que seus usuários e clientes tenham as informações de que precisam.

Apresentando o elemento de ação

Para possibilitar toda essa comunicação incrível, você deve usar um elemento: o elemento Action (ação). Embora tenha um nome básico, esse elemento tem superpoderes que nem um herói de ação de verdade!

O elemento Action pode se comunicar com usuários, clientes e sistemas externos. Ele também pode fazer algumas tarefas de automação avançadas, mas, neste módulo, vamos nos concentrar na comunicação com pessoas.

Enviar um email usando um alerta de email

O departamento de vendas na Pyroclastic quer notificar o proprietário da conta imediatamente quando detalhes essenciais forem alterados em uma conta. Flo pede a você para criar um fluxo que envie um email para o proprietário da conta quando houver uma mudança.

Existem várias formas de se enviar um email em um fluxo, mas recomendamos usar o elemento Action (Ação) para escolher uma ação do fluxo de trabalho Alerta de email. Esse método tem mais recursos e será fácil configurá-lo se você tiver alertas de email anteriores de regras de fluxo de trabalho.

Se você ainda não tiver o alerta de email necessário, crie-o primeiro.

Criar um alerta de email

1. Na guia Activity (Atividade) de um registro de conta, clique em para criar um email.
   1. Assunto: Account change notice (Aviso de alteração na conta)
   2. Corpo: Your account record has changed. (Seu registro de conta foi alterado.) Fique à vontade para acrescentar texto mais elaborado ou campos de mesclagem, se quiser.
   3. Relacionado com: verificar se uma conta foi selecionada
2. Clique em e selecione Save as new template (Salvar como novo modelo).
   1. Template Name (Nome do modelo): Account Change (Alteração na conta)
   2. Pasta: Public Email Templates (Modelos de email públicos)
3. Em Configuração, insira Email Alerts (Alertas de email) na caixa Busca rápida e selecione Email Alerts (Alertas de email).
4. Clique em New Email Alert (Novo alerta de email).
   
   
   
5. Na Descrição, insira Notify Owner of Account Change (Notificar proprietário sobre alteração na conta). As descrições devem ser, bem, descritivas, pois é como você pode encontrar o alerta de email desejado em uma longa lista de ações.
6. Em Nome exclusivo, mantenha o padrão: Notify_Owner_of_Account_Change.
7. Em Objeto, selecione Account (Conta).
   Os alertas de email ficam cada um vinculados a um objeto específico porque o objeto define os possíveis destinatários. Por exemplo, como esse alerta de email está relacionado com o objeto Conta, ele tem acesso a destinatários específicos da conta, por exemplo, membros da Equipe da conta.
8. Selecione um modelo de email para uso:
   1. Clique no ícone de lupa () ao lado do campo Email Template (Modelo de email).
   2. Na janela de pesquisa, selecione Lightning e Public Email Templates (Modelos de email públicos).
   3. Clique no modelo de email Account Change (Alteração na conta).
      
      
      
9. Em Tipo de destinatário, selecione Owner (Proprietário).
10. Em Destinatários, mova o Proprietário da Conta da lista de destinatários disponíveis para a lista de destinatários selecionados.
    
    Observação: como alternativa, você pode escolher usuários específicos ou mudar o tipo de destinatário para escolher usuários dinamicamente (por exemplo, o campo de usuário no registro relacionado), ou especificar Todos em uma função específica.
    
    
    
11. Clique em Save (Salvar).

Criar um fluxo que use o novo alerta de email para enviar um email

Seu alerta de email está pronto para uso. Para criar um fluxo e enviar o email, siga estas etapas.

1. Criar um fluxo acionado por um registro:
   1. Objeto: Conta
   2. Acionar o fluxo quando: Um registro é atualizado
   3. Requisitos de condição: Qualquer condição é atendida (OR)
   4. Na seção Filter Records (Filtrar registros), defina as condições que indicam ao elemento quais registros devem ser recuperados.
      
      

      Campo	Operador	Valor
      AccountNumber	Is Changed	!$GlobalConstant.True
      AnnualRevenue	Is Changed	!$GlobalConstant.True
      Nome	Is Changed	!$GlobalConstant.True
      Classificação	Is Changed	!$GlobalConstant.True

2. Na tela do Flow, no caminho a seguir ao elemento Start (Iniciar), passe o mouse sobre  e clique em . Selecione Action (Ação).
   (Quando estiver em um fluxo acionado por registro, você terá a opção de clicar em Send Email Alert [Enviar alerta de email]. Aí, as únicas ações disponíveis serão alertas de email.)
3. Em Ação, digite emailAlert para exibir uma lista dos alertas de email disponíveis e selecione Notify Owner of Account Change (Notificar proprietário sobre alteração na conta).
4. Em Rótulo, digite Email Account Owner (Enviar email para proprietário da conta).
5. Em ID de registro, selecione $Record > Id.
   
   Observação: é importante confirmar a escolha do registro relacionado correto. Ele determina o registro que armazena o email no Salesforce, mas, mais importante ainda, ele canaliza os valores do registro para os campos de mesclagem do modelo de email. Por exemplo, se seu modelo de email usa o campo de mesclagem {{{Recipient.Name}}} para adicionar o nome do destinatário do email ao texto do email, {{{Recipient.Name}}} é substituído pelo nome do contato selecionado aqui.
   
6. Clique em Done (Concluído).
7. Salve o fluxo. No Rótulo do fluxo, digite Send Email on Account Change (Enviar email na alteração da conta).

E aqui está! Agora seu fluxo pode falar a língua do email.

Publicar no Chatter

Se enviar email não for a sua praia e você preferir enviar uma mensagem no Salesforce, poderá usar o elemento Action (Ação) para criar uma postagem do Chatter. Você pode publicar em um registro, em um grupo do Chatter, no feed de um usuário ou em qualquer outro lugar que tenha um feed do Chatter. Mas, primeiro, você precisa de duas coisas.

• Um modelo de texto que contenha o que você quer publicar
• Um recurso que contenha a ID do lugar em que você deseja publicar

Como esse fluxo fará o mesmo que o fluxo Enviar email na alteração da conta, vamos editar o fluxo Enviar email na alteração da conta e salvá-lo como um novo fluxo.

Modelo de texto, seu amigo da comunicação

Como você não pode digitar uma mensagem longa formatada diretamente no elemento Action (Ação), é necessário ter mais algum lugar para armazenar a mensagem. É quando o modelo de texto se torna seu amigo da comunicação. 

No Flow Builder, modelos de texto são recursos que podem conter um pedaço de texto. O texto pode ser uma palavra, uma frase ou vários parágrafos, e pode conter campos de mesclagem.

Criar um modelo de texto

1. No fluxo Enviar email na alteração da conta, se a Caixa de ferramentas ainda não estiver aberta, clique em para abri-la.
2. Clique em New Resource (Novo recurso).
3. Em Resource Type (Tipo de recursos), selecione Text Template (Modelo de texto).
4. Em Nome da API, insira ChatterBody.
5. Ao lado do campo Seletor de recursos, mude View as Rich Text (Exibir como Rich Text) para View as Plain Text (Exibir como texto sem formatação).
6. No campo Resource Picker (Seletor de recursos), selecione $Record > OwnerId. Um campo de mesclagem para o nome do proprietário é inserido no início do corpo da mensagem.
7. Adicione colchetes [ ] em volta do campo de mesclagem, assim: [{!$Record.OwnerId}]
8. Adicione um símbolo de @ no início, assim: @[{!$Record.OwnerId}]
   Quando acompanhado por um valor entre colchetes, o símbolo de @ insere o valor como menção na postagem do Chatter.
9. Depois de fechar os colchetes, digite your account record has changed. (seu registro de conta foi alterado)
   
10. Clique em Done (Concluído).
11. Clicar em Save As (Salvar como) > A New Flow (Um novo fluxo) para evitar substituir o fluxo Enviar email na alteração da conta.
12. No Rótulo do fluxo, digite Post to Chatter on Account Change (Publicar no Chatter na alteração da conta).
13. Clique em Save (Salvar).

Seu novo modelo de texto agora pode ser consultado em qualquer campo do Flow Builder em que você possa selecionar um recurso de texto.

Criar um elemento que use o novo modelo de texto para publicar no Chatter

1. Se o fluxo Publicar no Chatter na alteração da conta ainda não estiver aberto, abra-o.
2. Na tela do fluxo, clique no elemento Email Account Owner (Proprietário da conta do email) e clique em Delete Element (Excluir elemento).
3. Na tela do fluxo, depois do elemento Email Account Owner (Proprietário da conta de email), passe o mouse sobre  e clique em . Selecione Action (Ação).
4. Em Ação, insira post (publicar) e selecione Publicar no Chatter (Publicar no Chatter).
5. Em Rótulo, digite Chatter Notification (Notificação do Chatter).
6. Em Message (Mensagem), selecione o modelo de texto ChatterBody.
7. No nome ou ID de destino, selecione $Record > Owner > Username.
   
   Observação: no campo Nome ou ID de destino, você pode digitar a ID de um registro, usuário ou grupo do Chatter em que a postagem deva aparecer. Se o destino for um usuário, você pode usar seu nome de usuário. Se o destino for um grupo do Chatter, você pode usar o nome do grupo.
   
   
8. Ative Tipo de destino para incluir o campo Tipo de destino nesse elemento Action (Ação).
9. Em Tipo de destino, digite User (Usuário). Como o destino inserido é um usuário, você precisa digitar User (Usuário) como Tipo de destino, mesmo que ele não apareça como opção sugerida. Se o destino fosse um grupo do Chatter, você digitaria Group (Grupo). Quando o destino é um registro, você pode deixar Tipo de destino desativado.
   
   
   
10. Clique em Done (Concluído).
11. Salve o fluxo.

Tcharam! Seu fluxo agora é bem fluente em Chatter.

Enviar um registro para aprovação

As equipes de vendas da Pyroclastic usam processos de aprovação para solicitar a aprovação da gerência de descontos nas oportunidades. Mas Flo escuta rumores de que o pessoal de vendas às vezes se esquece de clicar no botão Enviar para aprovação quando um negócio está pronto. Não seria ótimo se a oportunidade fosse enviada automaticamente para aprovação quando alcança determinada fase? Ela pode se usarmos fluxos!

Adivinhe: qual elemento você usa para enviar solicitações de aprovação? 

É isso aí, o elemento Action (Ação). Antes de criar uma ação para enviar solicitações de aprovação, você precisa ter:

• Um processo de aprovação ativo
• Uma variável ou outro recurso que contenha a ID do registro que será aprovado
• Opcional:
  • Um modelo de texto com o texto a ser enviado para o aprovador
  • Uma variável ou outro recurso que contenha a ID do solicitante

Siga estas etapas para criar um fluxo que envia um registro para aprovação.

1. Criar um fluxo acionado por um registro:
   1. Objeto: Oportunidade
   2. Acionar o fluxo quando: Um registro é criado ou atualizado
   3. Requisitos de condição: Todas as condições são atendidas (AND)
   4. Campo: StageName
   5. Operador: Igual a
   6. Valor: Proposta/Cotação de preço
   7. Quando executar o fluxo em registros atualizados: somente quando um registro é atualizado para atender aos requisitos da condição
   8. Otimize o fluxo para: Ações e registros relacionados.
2. Na tela do Flow, no caminho a seguir ao elemento Start (Iniciar), passe o mouse sobre  e clique em . Selecione Action (Ação).
3. No campo Ação, digite submit (enviar) e selecione Submit for Approval (Enviar para aprovação).
4. Em Rótulo, digite Request Opp Approval (Solicitar aprovação da oportunidade).
5. Em ID de registro, selecione $Record > Id.
6. Ative Nome ou ID do processo de aprovação e digite PriceQuoteApproval.
   Se você deixar esse campo em branco, o fluxo seguirá o método normal para determinar qual processo de aprovação deve ser executado: o primeiro processo de aprovação ativo no objeto atual cujo critério for atendido.
   
   Observação: o Flow Builder não valida a existência do processo de aprovação. Para fins deste emblema, estamos usando um processo de aprovação imaginário. Você não pode testar esse fluxo porque, ao tentar executá-lo, ele vai falhar.
   
   
7. Ative ID do solicitante e digite $Record > OwnerId.
   Use a ID do solicitante quando você quiser que outra pessoa além do usuário que executa o fluxo seja o solicitante. Se o solicitante não for solicitante autorizado para o processo de aprovação, ou o processo de aprovação selecionado tiver critérios de inserção não atendidos, o fluxo falhará.
   
   
   
8. Clique em Done (Concluído).
9. Salve o fluxo. No rótulo do fluxo, digite Price Quote Approval (Aprovação de cotação de preço).

Parabéns, seu fluxo agora tem várias formas de se comunicar! Na próxima unidade, você verá outra maneira de recuperar dados que pode ajudar na comunicação do seu fluxo.

Recursos

• Documentação: Criar um modelo de email no Lightning Experience
• Documentação: Modelos de email no Salesforce Classic
• Trailhead: Administração do Chatter para o Lightning Experience
• Trailhead: Criar um processo de aprovação de desconto