Comunicar usando o elemento Action
Objetivos de aprendizagem
Após concluir esta unidade, você estará apto a:
- Criar um fluxo para enviar um email.
- Usar modelos de texto para redigir mensagens formatadas que o Flow Builder pode usar.
- Criar um fluxo para criar uma postagem do Chatter.
- Criar um fluxo para enviar um registro para aprovação.
É maravilhoso poder usar fluxos para criar, atualizar e excluir registros, mas nem sempre é maravilhoso fazer tudo isso sem avisar. Os fluxos também podem:
- Informar um ou mais usuários sobre alterações.
- Ajudar os usuários a enviar notificações a um cliente.
- Permitir que os usuários solicitem aprovação de uma alteração antes de confirmá-la.
Essas são formas de comunicação que você pode automatizar com o Flow Builder para garantir que seus usuários e clientes tenham as informações de que precisam.
Apresentando o elemento de ação
Para possibilitar toda essa comunicação incrível, você deve usar um elemento: o elemento Action (ação). Embora tenha um nome básico, esse elemento tem superpoderes que nem um herói de ação de verdade!
O elemento Action pode se comunicar com usuários, clientes e sistemas externos. Ele também pode fazer algumas tarefas de automação avançadas, mas, neste módulo, vamos nos concentrar na comunicação com pessoas.
Enviar um email usando um alerta de email
O departamento de vendas na Pyroclastic quer notificar o proprietário da conta imediatamente quando detalhes essenciais forem alterados em uma conta. Flo pede a você para criar um fluxo que envie um email para o proprietário da conta quando houver uma mudança.
Existem várias formas de se enviar um email em um fluxo, mas recomendamos usar o elemento Action (Ação) para escolher uma ação do fluxo de trabalho Alerta de email. Esse método tem mais recursos e será fácil configurá-lo se você tiver alertas de email anteriores de regras de fluxo de trabalho.
Se você ainda não tiver o alerta de email necessário, crie-o primeiro.
Criar um alerta de email
- Na guia Activity (Atividade) de um registro de conta, clique em para criar um email.
- Assunto:
Account change notice
(Aviso de alteração na conta) - Corpo:
Your account record has changed.
(Seu registro de conta foi alterado.) Fique à vontade para acrescentar texto mais elaborado ou campos de mesclagem, se quiser.
- Relacionado com: verificar se uma conta foi selecionada
- Clique em e selecione Save as new template (Salvar como novo modelo).
- Template Name (Nome do modelo):
Account Change
(Alteração na conta) - Pasta: Public Email Templates (Modelos de email públicos)
- Em Setup (Configuração), insira
Email Alerts
(Alertas de email) na caixa Busca rápida e selecione Email Alerts (Alertas de email).
- Clique em New Email Alert (Novo alerta de email).
- Em Description (Descrição), insira
Notify Owner of Account Change
(Notificar proprietário da alteração da conta).
As descrições devem ser, bem, descritivas, pois é como você pode encontrar o alerta de email desejado em uma longa lista de ações.
- Em Nome exclusivo, mantenha o padrão:
Notify_Owner_of_Account_Change
.
- Em Object (Objeto), selecione Account (Conta).
Os alertas de email ficam cada um vinculados a um objeto específico porque o objeto define os possíveis destinatários. Por exemplo, como esse alerta de email está relacionado com o objeto Conta, ele tem acesso a destinatários específicos da conta, por exemplo, membros da Equipe da conta.
- Selecione um modelo de email para uso:
- Clique no ícone de lupa () ao lado do campo Email Template (Modelo de email).
- Na janela de pesquisa, selecione Lightning e Public Email Templates (Modelos de email públicos).
- Clique no modelo de email Account Change (Alteração na conta).
- Em Tipo de destinatário, selecione Owner (Proprietário).
- Em Recipients (Destinatários), mova o Account Owner (Proprietário da conta) da lista Available Recipients (Destinatários disponíveis) para a lista Selected Recipients (Destinatários selecionados).
- Clique em Save (Salvar).
Criar um fluxo que use o novo alerta de email para enviar um email
Seu alerta de email está pronto para uso. Para criar um fluxo e enviar o email, siga estas etapas.
- Criar um fluxo acionado por um registro:
- Objeto: Conta
- Acionar o fluxo quando: Um registro é atualizado
- Requisitos de condição: Qualquer condição é atendida (OR)
- Na seção Filter Records (Filtrar registros), defina as condições que indicam ao elemento quais registros devem ser recuperados.
- Primeira condição:
- Campo: AccountNumber
- Operador: Is Changed
- Valor: $GlobalConstant.True
- Campo: AccountNumber
- Segunda condição:
- Campo: AnnualRevenue
- Operador: Is Changed
- Valor: $GlobalConstant.True
- Campo: AnnualRevenue
- Terceira condição:
- Campo: Nome
- Operador: Is Changed
- Valor: $GlobalConstant.True
- Campo: Nome
- Quarta condição:
- Campo: Classificação
- Operador: Is Changed
- Valor: $GlobalConstant.True
- Campo: Classificação
- Primeira condição:
- Na tela do fluxo, no caminho a seguir ao elemento Start (Iniciar), clique em . Selecione Action (Ação).
(Quando estiver em um fluxo acionado por registro, você terá a opção de clicar em Send Email Alert (Enviar alerta de email). Aí, as únicas ações disponíveis serão alertas de email.)
- Em Search (Pesquisar), digite
emailAlert
para exibir uma lista dos alertas de email disponíveis e selecione Notify Owner of Account Change (Notificar proprietário sobre alteração na conta).
- Em Label (Rótulo), digite
Email Account Owner
(Enviar email para proprietário da conta).
- Em Record ID (ID de registro), selecione Triggering Account (Conta de acionamento) > Case Id (ID do caso).
- Salve o fluxo. Em Flow Label (Rótulo do fluxo), digite
Send Email on Account Change
(Enviar email na alteração da conta).
E aqui está! Agora seu fluxo pode falar a língua do email.
Publicar no Chatter
Se enviar email não for a sua praia e você preferir enviar uma mensagem no Salesforce, poderá usar o elemento Action (Ação) para criar uma postagem do Chatter. Você pode publicar em um registro, em um grupo do Chatter, no feed de um usuário ou em qualquer outro lugar que tenha um feed do Chatter. Mas, primeiro, você precisa de duas coisas.
- Um modelo de texto que contenha o que você quer publicar
- Um recurso que contenha a ID do lugar em que você deseja publicar
Como esse fluxo fará o mesmo que o fluxo Enviar email na alteração da conta, vamos editar o fluxo Enviar email na alteração da conta e salvá-lo como um novo fluxo.
Modelo de texto, seu amigo da comunicação
Como você não pode digitar uma mensagem longa formatada diretamente no elemento Action (Ação), é necessário ter mais algum lugar para armazenar a mensagem. É quando o modelo de texto se torna seu amigo da comunicação.
No Flow Builder, modelos de texto são recursos que podem conter um pedaço de texto. O texto pode ser uma palavra, uma frase ou vários parágrafos, e pode conter campos de mesclagem.
Criar um modelo de texto
- No fluxo Send Email on Account Change (Enviar email na alteração da conta), se a Caixa de ferramentas ainda não estiver aberta, clique em para abri-la.
- Clique em New Resource (Novo recurso).
- Em Resource Type (Tipo de recursos), selecione Text Template (Modelo de texto).
- Em API Name (Nome da API), insira
ChatterBody
.
- Ao lado do campo Seletor de recursos, mude View as Rich Text (Exibir como Rich Text) para View as Plain Text (Exibir como texto sem formatação).
- No campo Resource Picker (Seletor de recursos), selecione $Record > OwnerId.
Um campo de mesclagem para o nome do proprietário é inserido no início do corpo da mensagem.
- Adicione colchetes [ ] em volta do campo de mesclagem, assim:
[{!$Record.OwnerId}]
- Adicione um símbolo de @ no início, assim:
@[{!$Record.OwnerId}]
Quando acompanhado por um valor entre colchetes, o símbolo de @ insere o valor como menção na postagem do Chatter.
- Depois de fechar os colchetes, digite
your account record has changed
(seu registro de conta foi alterado).
- Clique em Done (Concluído).
- Na barra de botões, clique em ao lado do botão Save As New Version (Salvar como nova versão) e selecione Save As New Flow (Salvar como novo fluxo). A opção evita a substituição do fluxo Send Email on Account Change (Enviar email na alteração da conta).
- Em Flow Label (Rótulo do fluxo), digite
Post to Chatter on Account Change
(Publicar no Chatter na alteração da conta).
- Clique em Save (Salvar).
Seu novo modelo de texto agora pode ser consultado em qualquer campo do Flow Builder em que você possa selecionar um recurso de texto.
Criar um elemento que use o novo modelo de texto para publicar no Chatter
- Se o fluxo Publicar no Chatter na alteração da conta ainda não estiver aberto, abra-o.
- Na tela do fluxo, clique no elemento Email Account Owner (Proprietário da conta do email) e clique em Delete Element (Excluir elemento).
- Na tela do fluxo, clique em . Selecione Action (Ação).
- Na barra Search... (Pesquisar...), insira
post
(publicar) e selecione Post to Chatter (Publicar no Chatter).
- Em Label (Rótulo), digite
Chatter Notification
(Notificação do Chatter).
- Em Message (Mensagem), selecione o modelo de texto ChatterBody.
- Em Target Name or ID (Nome ou ID de destino), selecione Triggering Account (Conta de acionamento) > Owner ID (ID do proprietário) > Username (Nome do usuário).
- Ative Tipo de destino para incluir o campo Tipo de destino nesse elemento Action (Ação).
- Em Target Type (Tipo de destino), digite
User
(Usuário).
Como o destino inserido é um usuário, você precisa digitarUser
(Usuário) como Target Type (Tipo de destino), mesmo que ele não apareça como opção sugerida. Se o destino fosse um grupo do Chatter, você digitariaGroup
(Grupo). Quando o destino é um registro, você pode deixar Tipo de destino desativado.
- Salve o fluxo.
Tcharam! Seu fluxo agora é bem fluente em Chatter.
Enviar um registro para aprovação
As equipes de vendas da Pyroclastic usam processos de aprovação para solicitar a aprovação da gerência de descontos nas oportunidades. Mas Flo escuta rumores de que o pessoal de vendas às vezes se esquece de clicar no botão Enviar para aprovação quando um negócio está pronto. Não seria ótimo se a oportunidade fosse enviada automaticamente para aprovação quando alcança determinada fase? Ela pode se usarmos fluxos!
Adivinhe: qual elemento você usa para enviar solicitações de aprovação?
É isso aí, o elemento Action (Ação). Antes de criar uma ação para enviar solicitações de aprovação, você precisa ter:
- Um processo de aprovação ativo
- Uma variável ou outro recurso que contenha a ID do registro que será aprovado
- Opcional:
- Um modelo de texto com o texto a ser enviado para o aprovador
- Uma variável ou outro recurso que contenha a ID do solicitante
Siga estas etapas para criar um fluxo que envia um registro para aprovação.
- Criar um fluxo acionado por um registro:
- Objeto: Oportunidade
- Acionar o fluxo quando: Um registro é criado ou atualizado
- Requisitos de condição: Todas as condições são atendidas (AND)
- Campo: StageName
- Operador: Igual a
- Valor: Proposta/Cotação de preço
- Quando executar o fluxo em registros atualizados: somente quando um registro é atualizado para atender aos requisitos da condição
- Otimize o fluxo para: Ações e registros relacionados.
- Na tela do fluxo, no caminho a seguir ao elemento Start (Iniciar), clique em . Selecione Action (Ação).
- Na barra Search... (Pesquisar...), digite
submit
(enviar) e selecione Submit for Approval (Enviar para aprovação).
- Em Label (Rótulo), digite
Request Opp Approval
(Solicitar aprovação da oportunidade).
- Em Record ID (ID de registro), selecione Triggering Opportunity (Oportunidade de acionamento) > Opportunity ID (ID da oportunidade).
- Habilite Approval Process Name or ID (Nome ou ID do processo de aprovação) e digite
PriceQuoteApproval
.
Se você deixar esse campo em branco, o fluxo seguirá o método normal para determinar qual processo de aprovação deve ser executado: o primeiro processo de aprovação ativo no objeto atual cujo critério for atendido.
- Habilite Submitter ID (ID do solicitante) e digite Triggering Opportunity (Oportunidade de acionamento) > Owner ID (ID do proprietário).
Use a Submitter ID (ID do solicitante) quando você quiser que outra pessoa além do usuário que executa o fluxo seja o solicitante. Se o solicitante não for solicitante autorizado para o processo de aprovação, ou o processo de aprovação selecionado tiver critérios de inserção não atendidos, o fluxo falhará.
- Salve o fluxo. Em Flow Label (Rótulo do fluxo), digite
Price Quote Approval
(Aprovação de cotação de preço).
Parabéns, seu fluxo agora tem várias formas de se comunicar! Na próxima unidade, você verá outra maneira de recuperar dados que pode ajudar na comunicação do seu fluxo.
Recursos
- Documentação: Criar um modelo de email no Lightning Experience
- Documentação: Modelos de email no Salesforce Classic
- Trailhead: Administração do Chatter para o Lightning Experience
- Trailhead: Criar um processo de aprovação de desconto