記事の作成と管理

ナレッジ記事を自ら作成するというプロセスを実行すれば、Ada が自身の記事を効率的に作成し管理できることを確認できます。このプロジェクトの前半の手順で設定した基盤を使用して、ナレッジ記事を作成してみましょう。さらに、記事を公開した後に更新して、新しいバージョンを作成します。

記事の検証状況の有効化

検証状況を使用して何かをする前にまず、検証状況項目を有効にする必要があります。この項目を使用できる状態にしておきます!

  1. [Service Setup (サービスの設定)] が表示されていない場合は、設定アイコン をクリックして、この設定を選択します。
  2. [Quick Find (クイック検索)] ボックスに Knowledge Settings (ナレッジの設定) と入力し、[Knowledge Settings (ナレッジの設定)] を選択します。
  3. [Activate Validation Status Field (検証状況項目を有効化)] が有効になっていることを確認します(すでに選択されているはずです)。

検証状況の作成

システムには、検証済みと未検証という 2 種類の検証状況がすでに存在します。ここでは、作成中の記事で、まだ検証を受ける段階ではないものに適用する「Work in Progress (作業進行中)」という状況を追加します。

  1. [Quick Find (クイック検索)] ボックスに Validation Statuses (検証状況) と入力し、[Validation Statuses (検証状況)] を選択します。
  2. [New (新規)] をクリックします。
  3. テキストボックスに Work in Progress (作業進行中) と入力します。
  4. この値を使用するレコードタイプ ([FAQ][How To (方法)]) を選択します。
  5. [Save (保存)] をクリックします。
  6. [Reorder (並び替え)] をクリックし、上矢印を使用して [Work in Progress (作業進行中)] を [Validated (検証済み)] の上に移動します。
  7. [Work in Progress (作業進行中)] をデフォルト値に選択します。
  8. [Save (保存)] をクリックします。
    [Validation Statues (検証状況)]。3 つの値が示され、デフォルト値に [Work in Progress (作業進行中)] が選択されています。

記事の作成と公開

これまでに、ナレッジのレコードタイプ、ページレイアウト、データカテゴリ、アクセス権と表示の設定、検証状況を設定しました。基盤が整ったところで、次は記事を作成して公開し、プロセスをテストしましょう。記事を作成したら、検証の目的で Ada に割り当て、その後公開します。

  1. アプリケーションランチャーアイコン をクリックして、アプリケーションランチャーを開き、[Service (サービス)] を選択します。
  2. [Knowledge (ナレッジ)] タブをクリックします。
  3. [New (新規)] をクリックします。
  4. レコードタイプに [How To (方法)] を選択して、[Next (次へ)] をクリックします。
  5. [Title (タイトル)] に、How to Clean and Maintain Your Solar Panel (ソーラーパネルの清掃およびメンテナンス方法) と入力します(URL 名は自動生成されます)。
  6. [Summary (概要)] 項目に、次のオプションを入力します。
    • Regular rinses for dust and pollen (粉塵や花粉の定期的な水洗い)
    • Leaf and debris clearing (落葉や破片の除去)
    • Snow and ice removal (winter) (雪氷の除去 (冬季))
    • Annual inspection (年次検査)
  7. [Properties (プロパティ)] で、[Visible in Internal App (内部アプリケーションに公開)] が選択されていることを確認し、[Visible in Public Knowledge Base (公開知識ベースに公開)] を選択します。
  8. [Save (保存)] をクリックします。(注意: [Publication Status (公開状況)] は [Draft (ドラフト)]、[Validation Status (検証状況)] は [Work In Progress (作業進行中)] になっています)。
    ナレッジ記事の [Draft (ドラフト)] ビュー

いよいよ記事をカテゴリに割り当ててから、Ada に割り当てます。

  1. [Categories (カテゴリ)] の横にあるドロップダウンをクリックして、[Edit (編集)] をクリックします。
  2. [Solar Installation & Maintenance (ソーラー設備の設置とメンテナンス)] カテゴリを展開し、[Solar Panels (ソーラーパネル)] の横にあるチェックボックスをオンにします。
  3. [Save (保存)] をクリックします。
    ナレッジ記事のカテゴリ。[Solar Panels (ソーラーパネル)] が選択されています。
  4. ページ上部の [Assign (割り当て)] をクリックします(注意: ページ上部にあるボタンとドロップダウンを使用して、他のアクションにアクセスします。たとえば、レコードタイプを変更し、必要に応じて記事を承認申請できます!)。
  5. [Ada Balewa] に割り当てます(ヒント: [Assign to (割り当て先)] の自分の名前の横にある [x] をクリックして、「Ada Balewa」を検索します)。
  6. Ada, can you confirm details are correct and publish? (Ada さん、詳細が正しいことを確認して、公開することは可能ですか?) という説明を追加します。
  7. [Save (保存)] をクリックします。
    検証の目的でナレッジ記事を Ada に割り当てます。
  8. [Assignment Information (割り当て情報)] の下の [Assigned To (割り当て先)] 項目に [Ada Balewa] が表示されます。

記事の検証と公開

プロセスを全面的にテストするために、Ada としてサインインし、先ほど作成した記事を検証して公開します。

  1. 設定アイコン をクリックして、[Service Setup (サービスの設定)] を選択します。
  2. [Quick Find (クイック検索)] ボックスに Users (ユーザ) と入力し、[Users (ユーザ)] を選択します。
  3. [Ada Balewa] の横にある [Login (ログイン)] をクリックします。
  4. [Service App (サービスアプリケーション)] を表示していることを確認し、[Knowledge (ナレッジ)] タブをクリックします。
  5. ページ上部にあるリストビューのドロップダウンから、[Draft Article (ドラフト記事)] リストビューを選択します。
  6. [How to Clean and Maintain Your Solar Panel (ソーラーパネルの清掃およびメンテナンス方法)] をクリックします。
  7. 割り当て情報を確認します。
  8. ページ上部の [Edit (編集)] をクリックします。
  9. [Validation Status (検証状況)] 選択リストから [Validated (検証済み)] 状況を選択して、[Save (保存)] をクリックします。
    Ada の新しい記事の編集画面。更新された [Validation (検証)] 状況が表示されています。
  10. ページ上部にある [Publish (公開)] をクリックして、[Publish Now (今すぐ公開)] を選択したまま [Publish (公開)] をクリックします([Publication Status (公開状況)] 項目が [Published (公開済み)] に更新されています)。
    1. [Publish (公開)] ボタンがすぐに表示されない場合は、[Edit (編集)] ボタンの横にあるドロップダウンをクリックして表示してください。
      [Publish (公開)] ボタンを表示するドロップダウン
  11. ページ上部の [Log out as Ada Balewa (Ada Balewa としてログアウト)] をクリックします。

記事の更新

記事を公開後はいつでも、必要に応じて情報を修正または更新できます。このプロセスをテストする目的で、先ほど公開したナレッジ記事に注意事項を追記します。具体的には、記事の新バージョンを作成して、新しいテキストを追加します。更新後に、記事を再公開します。

  1. [Service App (サービスアプリケーション)] から、[Knowledge (ナレッジ)] タブをクリックします。
  2. ドロップダウンから、[Published Articles (公開記事)] リストビューを選択します。
  3. [How to Clean and Maintain Your Solar Panel (ソーラーパネルの清掃およびメンテナンス方法)] 記事をクリックします。
  4. [Versions (バージョン)] タブをクリックします。現在、バージョン 1 が表示され、ページ上部の [Version Number (バージョン番号)] の下にも「1」と表示されています。
  5. ページ上部の [Edit as Draft (ドラフトとして編集)] ボタンをクリックし、もう一度 [Edit as Draft (ドラフトとして編集)] をクリックします。
  6. [Summary (概要)] 項目の下部に、Note: Never attempt to repair any component of your solar system yourself. (注意: ソーラーシステムの部品を自分で修理しようとしないでください。) と入力します。
  7. [Save (保存)] をクリックします。[Publication Status (公開状況)] が [Draft (ドラフト)] に戻り、バージョン番号が「0」になっています。
  8. [Publish (公開)] をクリックします。
  9. [Publish Now (今すぐ公開)] と [Flag as New Version (新規バージョンとしてフラグ)] を選択したまま、[Publish (公開)] をクリックします。
  10. [Versions (バージョン)] タブをクリックします。この時点で、バージョン 2 が表示され、ページ上部の [Version Number (バージョン番号)] の下にも「2」と表示されます。また、[Publication Status (公開状況)] 項目も、再び [Published (公開済み)] に更新されています。これで、記事への変更が、([Details (詳細)] タブの) [Summary (概要)] 項目に表示されます。
    ナレッジ記事の [Show The Version (バージョンを表示)] タブ。バージョン 1 と 2 が表示されています。

初めてのナレッジ記事を作成し、公開しました。次は、ナレッジ記事を利用してケースをクローズしましょう。

リソース

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