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外部ユーザの共有ルールの使用

外部ユーザの共有ルール

この共有の冒険で、次は何をするのでしょう? もちろん、共有ルールです。

共有ルールは、外部ユーザに対しても内部ユーザに対するのと同じように機能します。このステップでは、パートナーユーザにどのように共有ルールを使用するかを見ていきましょう。

こちらの動画で、共有ルールの動作について簡単に確認しましょう。

共有ルールは、ロール階層でのユーザの位置に関わらず、オブジェクト単位でレコードへの追加アクセス権を付与します。

共有ルールは、所有者または条件に基づいて作成できます。ポータルやコミュニティのゲストユーザ専用の共有ルールを設定することもできます。

所有者に基づく共有ルールでは、ユーザグループ間でレコードを共有できます。一方、条件ベースの共有ルールは、特定の条件が満たされたときに適用されます。

Salesforce では、次のコミュニティ固有のグループが作成され、維持されています。

  • Portal roles (ポータルロール)
  • Portal role and subordinates (ポータルロール & 下位ロール)
  • Roles, Internal and Portal Subordinates (ロール、内部 & ポータル下位ロール)
  • All Customer Portal Users (すべてのカスタマーポータルユーザ) および All Partner Users (すべてのパートナーユーザ) 公開グループ
  • そして、チャネルプログラムとレベルが設定されている場合は、[Channel Programs and Levels (チャネルプログラムおよびレベル)] グループがあります。

また、共有のために独自の公開グループを設定することもできます。

Ursa Major が、どのように共有ルールを使用してパートナーユーザがレコードを表示できるようにするかを見ていきましょう。

取引先ロールを使用した共有ルール

Ursa Major のパートナーユーザは、流通業者と再販業者の 2 つに分類されます。場合によっては、異なる取引先に属するパートナーユーザが互いのレコードを参照する必要があることがあります。たとえば、取引先 Express Logistics and Transport のパートナーマネージャは、Edge Communications のすべてのパートナーユーザが所有する商談への「参照・更新」アクセス権が必要です。

Ursa Major のシステム管理者の Maria が、前のステップで設定した取引先ロールを使用する共有ルールを設定する手順を追ってみましょう。
  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Sharing」(共有) と入力し、[Sharing Settings (共有設定)] を選択します。
  2. [Opportunity Sharing Rules (商談共有ルール)][New (新規)] をクリックし、次の項目を入力します。
    1. Label (表示ラベル): Share Edge Opportunities (Edge 商談の共有)
    2. Rule Name (ルール名): 自動入力されます。
    3. Rule Type (ルールタイプ): Based on record owner (レコード所有者に基づく)
    4. Select which records to be shared (共有するレコードを選択します): Portal Roles and Subordinates: Edge Communications Partner Manager (ポータルロール & 下位ロール: Edge Communications パートナーマネージャ)
    5. Select the users to share with (共有先のユーザを選択します): Portal Roles: Express Logistics and Transport Partner Manager (ポータルロール: Express Logistics and Transport パートナーマネージャ)
    6. Select the level of access for the users (ユーザのアクセスレベルを選択します): Read/Write (参照・更新)
  3. [Save (保存)] をクリックします。

ここで何を行ったかを確認しましょう。Edge Communications パートナーマネージャおよび下位ロール (すなわちパートナーユーザ) が所有するすべての商談に対する「参照・更新」アクセス権を Express Logistics and Transport のパートナーマネージャに付与しました。

共有ルールを使用して、内部 Salesforce ユーザが所有するレコードに対するアクセス権を Customer Community Plus および Partner Community ライセンスを持つ外部ユーザに付与することができます。逆もまた同様です。

次に、レコードをパートナーユーザで構成される公開グループと共有する方法を見ていきましょう。

公開グループを使用した条件ベースの共有ルール

もう少し面白くしてみましょう (つまり、複雑で楽しいということです!)。Ursa Major は、パートナーマネージャが優先度の高いエネルギー取引先を認識できるようにしたいと考えています。また、チャネル営業部長もこれらの取引先を認識できるようにする必要があります。

Maria はどのようにしてこのニーズを満たすことができるでしょうか? まず、パートナー取引先のマネージャとチャネル営業部長を含む公開グループを作成する必要があります。内部ロールと外部ロールの両方を含む公開グループを作成するということに注意してください。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Public Groups」(公開グループ) と入力し、[Public Groups (公開グループ)] を選択します。
  2. [New (新規)] をクリックして、次の項目を入力します。
    1. Label (表示ラベル): Partner Managers and Channel Director (パートナーマネージャおよびチャネル部長)
    2. Group Name (グループ名): 自動入力されます。
    3. [Roles (ロール)]「Channel Sales」(チャネル営業) を検索し、[Role: Director, Channel Sales (ロール: 部長、チャネル営業)] を [Selected Members (選択済みのユーザ)] に移動します。
    4. [Portal Roles (ポータルロール)]「Manager」(マネージャ) を検索し、[Portal Role: Edge Communications Partner Manager (ポータルロール: Edge Communications パートナーマネージャ)][Portal Role: Express Logistics and Transport Partner Manager (ポータルロール: Express Logistics and Transport パートナーマネージャ)] を [Selected Members (選択済みのユーザ)] に移動します。
  3. [Save (保存)] をクリックします。

次に、Maria は、与えられた条件を満たす共有ルールを作成する必要があります。

  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Sharing」(共有) と入力し、[Sharing Settings (共有設定)] を選択します。
  2. [Account Sharing Rules (取引先共有ルール)][New (新規)] をクリックし、次の項目を入力します。
    1. Label (表示ラベル): High Priority Energy Accounts (高優先度エネルギー取引先)
    2. Rule Name (ルール名): 自動入力されます。
    3. Rule Type (ルールタイプ): Based on criteria (条件に基づく)
    4. Select which records to be shared (共有するレコードを選択します): Criteria (条件)
    5. Field (項目): [Industry (業種)] [equals (次の文字列と一致する)]「Energy」(エネルギー) かつ [Field: Customer Priority (項目: 顧客優先度)] [equals (次の文字列と一致する)]「High」(高)
    6. Select the users to share with (共有先のユーザを選択します): Public Groups: Partner Managers and Channel Director (公開グループ: パートナーマネージャおよびチャネル部長)
    7. Select the level of access for the users (ユーザのアクセスレベルを選択します):
    8. Default Account and Contract Access (デフォルトの取引先、契約のアクセス権): Read Only (参照のみ)
    9. Opportunity Access (商談のアクセス権): Private (非公開)
    10. Case Access (ケースのアクセス権): Private (非公開)
  3. [Save (保存)] をクリックします。

これで完了です。ユーザのグループ全体に、以前はアクセスできなかった取引先へのアクセス権を付与しました。次に進みましょう。