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コミュニティ固有の共有の使用

大規模ポータルおよびコミュニティとのレコードの共有

ここまでは、パートナーのために、すべての Salesforce ユーザに使用できるさまざまな共有機能を使用してきました。ただし、外部ユーザにのみ使用できる特定の共有機能があります。まず共有セットから始めましょう。

こちらの動画で、コミュニティ固有の共有の動作について簡単に確認しましょう。

共有セットは、大規模ポータルおよびコミュニティ専用に、多数の外部ユーザがアクセスする必要のあるレコードを表示するのが簡単になるように作成されています。共有ルールではユーザロールと公開グループを使用するのに対して、共有セットでは、プロファイルを使用してユーザのグループにレコードに対するアクセス権を付与します。

共有セットで使用される共有メカニズムはアクセスマッピングと呼ばれます。共有セットは、基本的にはアクセスマッピングのコンテナです。

アクセスマップは、2 通りの方法で定義できます。
  • ケースに関連付けられている取引先など、共有するレコードの直接参照を使用する。
  • ケースに関連付けられている納入商品に関連付けられている取引先など、共有するレコードの間接参照を使用する。

これらの共有セットとアクセスマッピングを実際に見てみましょう。

共有セットの操作

パートナーポータルの設定に加えて、Ursa Major は今後、顧客向けのヘルプセンターを設定することも計画しています。今後 2 年間で数千人のメンバーを獲得する予定です。

ヘルプセンターの大きな部分はケース作成です。顧客はソーラーパネルシステムで発生している問題のケースを作成できます。

以前のステップで、ケースに対する外部組織の共有設定を非公開に設定したことを覚えているでしょうか。これは、すべてのケース所有者は自分のケースのみを参照できるということです。

しかし、Ursa Major は、同じ取引先に属するカスタマーユーザに、取引先内のすべてのケースへのアクセス権を付与したいと考えています。ケースデータを共有するために、Maria はケースオブジェクトに対するアクセスマッピングを含む共有セットを作成しました。アクセスマッピングにより、ユーザの取引先がケースの取引先と一致する場合にケースレコードへの参照アクセス権が付与されます。その結果、同じ取引先内のユーザはお互いのケースを参照できるようになります。

Maria がこの魔法をかける手順を追ってみましょう。
  1. [Setup (設定)] から、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに「Communities Settings」(コミュニティ設定) と入力し、[Communities Settings (コミュニティ設定)] を選択します。
  2. [Sharing Sets (共有セット)] 関連リストで、[New (新規)] をクリックします。
    1. Label (表示ラベル): Share Customer Cases (顧客ケースの共有)
    2. Sharing Set Name (共有セット名): 自動入力されます。
  3. [Customer Community User (カスタマーコミュニティユーザ)] プロファイルを選択します (これがケースの共有先のプロファイルです)。
  4. [Case (ケース)] を選択します。[Available Objects (利用可能なオブジェクト)] リストに、次のオブジェクトは含まれません。
    • 組織の共有設定が「公開/参照・更新可能」であるオブジェクト
    • 取引先または取引先責任者の参照項目がないカスタムオブジェクト
  5. [Configure Access (アクセス権の設定)] セクションで、[Case (ケース)] の横にある [Set Up (設定)] をクリックして、選択したプロファイルに対するアクセス権を設定します。
  6. 取引先ルックアップに基づいてアクセス権を付与します。
    1. [User (ユーザ)] ドロップダウンメニューから [Account (取引先)] を選択します。
    2. [Target Object (対象オブジェクト)] ドロップダウンメニュー項目から [Account (取引先)] を選択して、対象オブジェクトのルックアップを決定します。
  7. アクセス権に [Read Only (参照のみ)] を選択します。
  8. [Update (更新)] をクリックします。
  9. [Save (保存)] をクリックします。

カスタマーユーザを取引先に追加するたびに、そのユーザには自動的に同じ取引先内の他のすべての顧客ケースへのアクセス権が付与されます。

組織でカスタマーユーザを作成しましょう。(この余分なステップを実行するのは、アクセスマッピングを適切に行えたかどうかを確認できるようにするためです。)

  1. アプリケーションランチャー から、[Accounts (取引先)] を選択します。
  2. [All Accounts (すべての取引先)] リストビューを選択します。
  3. [Burlington Textiles Corp of America] をクリックします。
  4. 取引先責任者関連リストで [Jack Rogers] をクリックします。
  5. ドロップダウンメニュー をクリックし、[Enable Customer User (カスタマーユーザを有効化)] を選択します。
  6. [New User (新規ユーザ)] 詳細ページで、次の項目を変更します。
    1. Email (メール): 自分のメールアドレスを入力して、新しく作成されたユーザのログイン情報を入手できるようにします。
    2. Username (ユーザ名): メール形式の一意のユーザ名
    3. User License (ユーザライセンス): Customer Community (カスタマーコミュニティ)
    4. Profile (プロファイル): Customer Community User (カスタマーコミュニティユーザ)
    5. [Generate new password and notify user immediately (パスワードをリセットしてユーザに通知する)] チェックボックスをオンにします。
    6. [Save (保存)] をクリックします。