Web ドキュメントテンプレートを作成する

学習の目的 

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 作成できるドキュメントテンプレートの種別を挙げる。
  
• Document Template Designer を使用して Web ドキュメントテンプレートを作成する。
  
• ドキュメントテンプレートセクションについて説明する。
  

前提条件

このモジュールを開始する前に、必須の前提条件を満たしていることを確認してください。また、推奨される前提条件も満たしておくと、理解するのに役立ちます。

必須

「Industries Document Generation の基礎」モジュールを修了して、ビジネス課題に対応するためにドキュメント生成を使用するメリットを理解している。

推奨

• 「OmniStudio のデータツールと内部データ」モジュールを修了して、Data Mapper と Integration Procedure について理解している。
  
• 電気通信、メディア、エネルギーおよび公益事業、または医療および保険業種のビジネス目標に関する実務的な知識を持っている。
  

Infiwave でのドキュメント生成

「Industries Document Generation の基礎」モジュールでは、Infiwave がデジタルドキュメント生成を使用してセールスプロセスの簡略化と高速化を実現した方法について学習しました。営業マネージャーの Sophia Perez が率いる営業チームはビジネスに不可欠なドキュメントを一貫してすばやく的確かつ正確に作成できるようになりました。

ドキュメントテンプレートは、ドキュメントの構造、コンテンツ、形式を定義します。このモジュールでは、Infiwave が Industries Document Generation ソリューション、つまりチームメンバーが毎日使用する見積、提案、契約のドキュメントテンプレートを設定する方法を見ていきます。 

Document Generation ソリューションの実装と管理に必要なロジックの設定に協力してくれるのは誰でしょうか? それは、Infiwave の頼りになる Salesforce システム管理者、Felix Davis Rosenberg です。

Felix がテンプレートを設定し、関連資料生成プロセスを設定した方法について学習しましょう。その前に、テンプレートとテンプレート種別について確認しておきます。

テンプレートとテンプレート種別

ドキュメントテンプレートはビジネスの最適化に役立つものであれば、必要に応じてシンプルにも複雑にもすることができます。テンプレートの作成は、ドキュメント生成ソリューションを設定するときに取り組む最初のプロジェクトです。 

Industries Document Generation ではどのようにテンプレートを作成するのでしょうか? Document Template Designer を使用すると、Web HTML、Microsoft Word .docx、Microsoft PowerPoint .pptx の 3 種類のテンプレートを作成できます。テンプレートをデザインするときに標準要素、条件要素、動的要素を含めることができます。そうすると、エンドユーザーがテンプレートから新しいドキュメントを生成するときには、多くのコンテンツがすでに入力された状態になります。

また、標準のコンテンツとトークンや表示条件を組み合わせることもできます。たとえば、見積ドキュメントには会社名、ロゴ、詳細などの標準要素が必要です。さらに、お客様が選んだ商品や機能などの動的要素、さらに見積価格も必要かもしれません。ドキュメントの種類によっては、特定の条件下で特定のセクションを表示する必要があることもあります。

データマッピングの種類

各テンプレート種別では JSON ベースのデータマッピングが使用されます。Web テンプレートではオブジェクトベースのデータマッピングも使用できます。次の図は、テンプレート種別とデータマッピングを示しています。

トークンマッピングの方法に応じて 2 種類のテンプレートを設計できます。

• JSON ベース
  
• オブジェクトベース
  

JSON ベースのデータマッピングはすべてのテンプレート種別に使用できます。このマッピングを使用すると、ドキュメントテンプレートを定義してから、それを使用して OmniScript や外部システムなどのあらゆるソースからデータをマージすることによってドキュメントを生成できます。Data Mapper を使用して JSON ベースのトークンを JSON データにマッピングするか、カスタム Apex クラスを使用してデータを抽出または変換できます。

オブジェクトベースのデータマッピングは現時点では Web HTML にのみ使用できます。オブジェクトベースのテンプレートは JSON ベースのテンプレートよりも作成が簡単ですが、生成できるドキュメントに関する柔軟性は劣ります。このマッピングは、商談、見積、注文よりも主に契約に使用されます。この方法ではトークンを SFDC オブジェクト項目に直接マッピングできます。該当する SFDC オブジェクトデータを入力として選択し、そのオブジェクトからのデータをドキュメントセクションにマージして、最終的なドキュメントを生成します。

再利用可能な条項

条項とは、契約内のテキストベースのビルディングブロックで、組織が定義した承認済みの法律用語や条件を提供するものです。通常、条項では契約内に必要な条件やその他の法的記述を指定します。条項ライブラリで事前定義された再利用可能な状況を検索するか、新しい条項を作成することができます。

Web ドキュメントテンプレート

Sophia のチームは HTML ベースの契約ドキュメントテンプレートを必要としています。使いやすく、カスタマイズ可能で、厳格な書式設定がなく、プラグインツールが不要であることが求められます。この要望に応えて、Felix は WEb テンプレートを設計します。このようなテンプレートは、Web ドキュメントテンプレートまたは Web HTML テンプレートと呼ばれます。

Web テンプレートを設計するときには、赤線修正やオンラインバージョン比較などの CLM 機能を使用できます。再利用可能な標準条項を検索するには条項ライブラリを使用します。さらに、新しいテンプレートに別のテンプレートを組み込むこともできます。

Web ドキュメントテンプレートには、特定の種類のコンテンツ (コンテキスト、画像、条項、署名、埋め込みテンプレートなど) を保持するためのさまざまなセクションを含めることができます。たとえば、契約ドキュメントには会社のロゴ、名前、詳細、支払条件、署名、商品と価格のリストなどが必要になると考えられます。

セクション種別をクリックすると詳細を確認できます。

条項の作成

Sophia はすべての契約ドキュメントに支払条件を含める必要があるため、Felix は再利用可能なテキストベースの支払条項を作成して、ドキュメントテンプレートで使用できるようにします。

書式設定されていない条項を含む支払条件の例を次に示します。

次の手順に従って条項を作成します。

1. アプリケーションランチャーに移動し、[Vlocity Document Clauses] を開きます。
   
2. [New (新規)] をクリックします。
   
3. 条項の名前 (1) を入力します (例: Payment Terms (支払条件))。
   
4. カテゴリ (2) を選択します (例: サービス)。
   
5. 言語 (3) を選択します (例: 英語)。
   
6. 条項コンテンツ (4) を入力します。
   
7. [All Contract Types (すべての契約種別)] (5) を選択します。これによって、すべての契約種別にこの条項を使用できます。
   
8. [Save (保存)] をクリックします。
   

Web ドキュメントテンプレートの作成

Document Template Designer で Web ドキュメントテンプレートを作成してみましょう。

1. アプリケーションランチャーに移動し、[Document Template Designer] を開きます。
   
2. [New (新規)] をクリックします。[Start New Template (新規テンプレートを開始)] ウィンドウが開きます。
   
3. テンプレートの名前を入力します (例: Telecom Services Agreement (通信サービス契約)) (1)。
   
4. [Template Type (テンプレートの種類)] で [Vlocity Web Template (Vlocity Web テンプレート)] を選択します。
   
5. [Language (言語)] で [English (英語)] を選択します。
   
6. [Token Mapping (トークンマッピング)] で [Object Based (オブジェクトベース)] を選択します。
   
7. [Usage Type (使用種別)] で [Contract (契約)] を選択します。
   
8. [Applicable Objects (該当オブジェクト)] で [Contract (契約)] を選択し、[Applicable Item Type (該当品目種別)] で [ContractLineItem__c] を選択します。
   
9. [Save Template Details (テンプレートの詳細を保存)] をクリックします。
   

テンプレートセクション

Web ドキュメントテンプレートはセクションの集まりです。ユーザーは最終的なドキュメントに表示したい順序でセクションを配置します。

ドキュメントセクションを作成する手順は次のとおりです。

1. Document Template Designer で [Add New Section (新しいセクションを追加)] をクリックします。
   
2. セクション種別を選択します。
   

[Telecom Services Agreement (通信サービス契約)] テンプレートには、画像、条項、品目、埋め込みテンプレート、署名などのさまざまなセクションが必要です。各セクション種別を追加する方法を学習しましょう。

画像

[Image (画像)] セクション種別から、[Insert Image (画像を挿入)] をクリックして画像をアップロードします。

Felix は Infiwave のロゴをテンプレートに追加します。

条項

使用可能な条項のリストが表示されます。表示されるのは条項ライブラリからの条項です。

Felix は条項ライブラリから [Payment Terms (お支払い条件)] 条項を追加します。

条項テキストは新しいテンプレートに組み込まれます。

品目

品目とは契約に含まれる商品またはサービスのことです。たとえば、ブロードバンドケーブルサービス、設置、オフィスインターネットソリューションなどです。

品目を追加するには [Add Column (列を追加)] をクリックします。数量は表形式で表示されます。

Felix はトークンを作成し、それを各項目に対応付けます。

埋め込みテンプレート

新しいテンプレートに既存のテンプレートを組み込むには、[Add New Section (新しいセクションを追加)] をクリックします。次に、[Embedded Template (埋め込みテンプレート)] を選択します。有効な Web テンプレートのみが表示されます。

Felix は [Telecom Fees & Payments (通信の料金と支払)] テンプレートを組み込みます。

[Fees & Payments (料金と支払)] を含む新しいセクションがテンプレートに追加されます。

署名

[Signature (署名)] セクションを使用すると、署名ブロックを定義し、ブロックにタグを挿入できます。 

次の図のように表を追加することも、トークンを使用してテキストのみを追加することもできます。Felix は契約ドキュメントの最後のセクションとしてこのセクションを追加します。 

CLM では DocuSign と連携して電子署名フローを管理しています。電子署名プロセスを管理するために、生成されたドキュメントを送信すると、DocuSign がタグを認識します。

セクションの追加が終了したら、[Save Template Details (テンプレートの詳細を保存)] をクリックします。

すべてのセクションを追加して Web ドキュメントテンプレートが完成しました。

リソース 

• ドキュメント: Contract Authoring Concepts (契約作成の考え方)
• ドキュメント: Document Template Designer
• Trailhead: OmniStudio Data Mapper
• Trailhead: OmniScripts
• プラクティスガイド: Communications, Media, and Energy: Create Web Document Templates (コミュニケーション、メディア、エネルギー: Web ドキュメントテンプレートを作成する)
• プラクティスガイド: Health and Insurance: Create Web Document Templates (医療および保険: Web ドキュメントテンプレートを作成する)