資金授与と資金支払を管理する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 申込決定オブジェクトと資金授与オブジェクトが助成金提供でどのように機能するかを説明する。
  
• 助成金の予算に対する支出を追跡する方法を説明する。
  

申込決定と資金授与を管理する

各個別の申込には申込が承認されたか却下されたかを追跡する [Application Status (申込状況)] 項目があります。この選択を追跡するのに重要なもう 1 つのオブジェクトが申込決定です。

申込決定は決定、決定者、申込が承認または却下された理由を追跡するための別個のレコードです。申込決定を使用することで、後でコンプライアンス監査と分析を行うための追加データが得られます。

あなたが決定を追跡しているとします。そのために申込決定レコードを作成する必要があります。

まず個別の申し込みを作成します。通常は申込が存在しているため、これを行うことはありません。このステップはトライアル組織で同じ手順を実行している場合のみのものです。

1. アプリケーションランチャー () で、[Individual Applications (個別の申込)] を見つけて選択します。
   
2. [New (新規)] をクリックします。
   
3. 次の詳細を指定します。
   
   • Account (取引先): Hunger No More International
     
   • Applied Date (適用日): Today (今日)
     
   • Application Status (申込状況): Submitted (送信済み)
     
   • Category (カテゴリ): Grant Application (助成金の申込)
     
4. 作業内容を保存します。
   

これで、個別の申込レコードで申込決定を作成できます。

1. [Application Decisions (申込決定)] 関連リストを見つけ、[New (新規)] をクリックします。
   
2. 次の詳細を指定します。
   
   • Application Decision (申込決定): Award (授与)
     
   • Decision Authority (決定機関): 自分のユーザーレコードを見つけて選択します。
     
   • Comment (コメント): This is the best application I've ever reviewed. (これは、これまでレビューした中で最高の申込です。)
3. 作業内容を保存します。
   

申込が承認されたら、資金授与レコードを作成します。資金授与は、承認された申込の最終的な詳細 (助成金の期間や金額など) を追跡するもので、最終予算に関連付けられています。

承認したばかりの申込の授与を作成します。

1. 個別の申込レコードで [Funding Awards (資金授与)] 関連リストを見つけて、[New (新規)] をクリックします。
   
2. 次の詳細を指定します。
   
   • Name (名前): Q1 Access to Nutritious Food - HNMI (第 1 四半期 Access to Nutritious Food - HNMI)。レコードの命名規則をまだ使用していない場合には、作成することを検討します。
     
   • Program (プログラム): Access to Nutritious Food
     
   • Funding Opportunity (資金提供商談): Food Systems Development (食品システム開発)
     
   • Decision Date (決定日): Today (今日)
     
   • Start Date (開始日): 来月の初日
     
   • End Date (終了日): 今日から 1 年後
     
   • Amount (金額): 750000
   • 状況: 有効
     
3. 作業内容を保存します。
   

授与後フェーズを通じて、資金授与レコードは一元化された情報源となります。このレコードを使用して、残りの資金や受領者とのやり取り、支払い可能な資金を追跡します。

この手順では、助成期間中に役立つ予算、取引先責任者、受領者項目を省略しました。予算レコードを関連付けると、助成期間全体を通じて支出を追跡できます。取引先責任者は助成金の主連絡先を追跡するのに使用され、個人取引先レコードまたは取引先責任者レコードで表されます。受領者は助成金を受け取る者で、通常は組織取引先または個人取引先です。

変更を管理する

資金授与が承認後に変更されることがあります。たとえば、タイムラインを延長したり、範囲を削減したり、助成金の金額を変更したりできます。そのような変更は、授与に関連付けられた資金授与修正レコードで追跡します。Salesforce で修正を作成します。または、受領者が Experience Cloud サイトで修正を要請して承認を受けることもできます。

資金授与支払を管理する

もう少しで助成金を支払うところまで来ました。支払は資金授与支払レコードで追跡します。 

予定されている支払ごとに支払を作成します。たとえば、1 回限りの奨学金であれば、支払は 1 件になります。2 年間にわたる複雑なプログラムであれば、助成期間の開始時、6 か月後、12 か月後、18 か月後と 4 件の支払があることが考えられます。

ここでは、プログラムの 2 回の支払のうちの 2 回目を追加しているとします。さっそく作成しましょう。

1. 作成した資金授与レコードで [資金支払] 関連リストを見つけて [New (新規)] をクリックします。
   
2. 次の詳細を指定します。
   
   • Name (名前): Disbursement 2 of 2 (支払 2/2)
     
   • Status (状況): Scheduled (スケジュール済み)
     
   • Amount (金額): 250000
     
   • Payment Method Type (支払方法種別): Wire (振込み)
     
   • Scheduled Date (予定日): 今日から 6 か月後
     
3. 作業内容を保存します。
   

これで支払が完了かというと、まだ先があります。視点を切り替えて、資金授与要件を確認しましょう。

資金授与要件を管理する

資金授与要件は受領者から必要なすべてのもの、つまり取引先責任者、ドキュメント、中間報告と最終報告、現地視察などに対して作成します。支払は資金要件の完了と連動させることができます。

中間レポートの要件を作成し、それを先ほど作成した支払に関連付けます。こうすることで、支払が要件に連動します。

1. 資金授与レコードで [Funding Award Requirements (資金授与要件)] 関連リストを見つけて、[New (新規)] をクリックします。
   
2. 次の詳細を指定します。
   
   • Name (名前): Interim Report (中間報告)
     
   • Funding Disbursement (資金支払): 前のセクションで作成した資金支払を選択します。
     
   • Type (種別): Combined Report (結合レポート)
     
   • Description (説明): 要件について数行の説明を入力します。
     
   • Status (状況): Open (オープン)。作業がまだ開始されていないことを示します。
     
3. 作業内容を保存します。
   

要件が設定されました。ここでは [Assignee (割り当て先)] セクションを省略しましたが、実際にはここで要件の割り当て先として、Experience Cloud ユーザーまたは取引先責任者レコードを選択できます。

その後、受領者が中間報告を提出したら、このレコードにアクセスしてレポートが送信された日付や承認されたかどうかを追跡できます。

予算に対する支出を追跡する

受領者がプロジェクトに取り組んでいるときに、授与者と受領者は同意した予算に対する支出を追跡できます。このプロセスは、資金授与レベルと資金提供プログラムレベルの両方で、資金がどのように使用されているかを分析するのに役立ちます。

支出は予算割り当てを使用して追跡します。その作成手順は、次のとおりです。

1. 予算レコードで、[Budget Allocations (予算割り当て)] 関連リストを見つけて、[New (新規)] をクリックします。
   
2. 予算割り当てに名前を付けます。レコードの命名規則をまだ使用していない場合には、作成することを検討します。
   
3. 助成金の金額または金銭以外の助成の数量を入力します。
   
4. 関連する資金支払レコードを見つけて選択します。
   
5. 状況を選択します。デフォルトでは、計画済みの支出には [Allocated (割り振り済み)] を、契約に基づく支出には [Committed (コミット済み)] を、完了した支出には [Finalized (最終決定)] を選択できます。
   
6. 予算カテゴリ値を選択します。この項目では、前に設定した予算のカテゴリと期間に対して支出を追跡します。
   
7. 作業内容を保存します。
   

予算割り当てが支払、授与、資金提供プログラムにリンクされているため、標準レポートとダッシュボードを使用して授与者と受領者の残りの資金を追跡できます。また、システム管理者と協力して、すべての資金がコミットされたときに資金提供商談の申込プロセスを自動的に終了することもできます。

進捗状況と助成金の結果の追跡

助成金のライフサイクル全体において、助成金の申込者や受領者は、助成金提供 Experience Cloud サイトを使用して進捗レポートを送信できます。助成金の申込者や受領者は、サイトにログインし、資金授与要件に必要な情報をフォームに記入し、レポートを提出して、サイト上での送信内容を確認することができます。これらのレポートのデータは、各助成金に関する一元化された情報源として直接 Salesforce に保存されます。

これらの進捗報告から成果データを収集して、そのデータを結果管理で使用することもできます。結果管理はソーシャルインパクト組織が一貫した指標を定義し、パフォーマンスへの責任を明確にするための目標を設定し、結果を分析するための Salesforce ツールです。結果管理を使用して、受領者から提供された助成金の結果を追跡して分析することで、プログラムの有効性を判断し、説明責任を強化し、助成金に関してより戦略的な意思決定を行うことができます。

助成金提供オブジェクトを結果活動やインジケーター割り当てなどの結果管理オブジェクトに関連付けて、資金提供商談の目的を定義したり、資金授与のパフォーマンスを測定したり、受領者の結果に向けた進行状況を追跡したりできます。

詳細は Salesforce ヘルプの「結果管理を使用した助成金の影響の定義と測定」や Trailhead の「結果管理によって影響を促進する」を参照してください。

助成金提供ライフサイクルを再び始める

このモジュールでは、助成金提供ライフサイクルと、そのプロセスに助成金提供をどのように使用できるかについて学習しました。

ここで学習した内容は基本事項にすぎません。Salesforce では、カスタマイズのオプションはほぼ無限です。助成金ライフサイクルに対する各自の視点に合わせて助成金提供をどのようにカスタマイズし、反復的な手作業を自動化できるかについて Salesforce システム管理者や実装パートナーと相談してください。

リソース

• Salesforce ヘルプ: 助成金提供を使用した資金授与の管理
• Trailhead: Experience Cloud 向けの助成金提供サイトテンプレート