個別の申込を収集して処理する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 助成金提供 Experience Cloud サイトで申し込みを収集するオプションを説明する。
  
• 個別の申込オブジェクトが助成金提供ライフサイクル内でどのように使用されるかを説明する。
  
• レビューと助成金提供プロセスを追跡する。
  

申込を収集する

資金提供商談が作成されたところで、次は申込を収集しましょう。

申込を書面または別のシステムで収集してから Salesforce にデータを入力またはインポートすることもできますが、助成金提供を使用することは、そのようなプロセスを更新し、デジタルトランスフォーメーションによってプロセスを合理化する良い機会となります。

Experience Cloud 向けの助成金提供サイトテンプレートを使用すれば、助成金希望者はサイトを使用して各自の申込と予算を構造化されたデータとして入力できます。その後、スタッフは各申込を Salesforce 内で直接レビューして管理します。

助成金提供の申込フォームフレームワークを使用することで、申込フォームを作成して管理するプロセスを簡略化し、スタッフと申込者の時間を節約できます。フォームテンプレートを作成して資金提供商談に関連付けたら、スタッフと申込者は Omniscript と FlexCard を使用してフォームに入力し、確認できます。このフレームワークは柔軟で、テンプレートで定義されたセクション以外のセクションを必要に応じて助成金申込に追加できます。

申込を収集するための複数セクションのフォームを作成するには、申込フェーズ定義オブジェクト、アクションプランテンプレートオブジェクト、Omnistudio、FlexCard、Flow Builder 付属フローテンプレートを使用します。詳細は、Salesforce ヘルプの「フォームの作成」を参照してください。

または、Flow Builder などのツールを使用して独自の申込フォームを作成することもできます。詳細やその他の方法については、Salesforce Architects サイトの「Building Forms (フォームの作成)」を参照してください。

招待限定で申込を収集する場合は、準拠データ共有を使用して資金提供商談を参照できるユーザーを決定できます。詳細は、「準拠データ共有を使用した CRM または Experience Cloud での助成金提供レコードの安全な共有」を参照してください。

個別の申込を管理する

個別の申込では、同意書、事前申込書、最終申込書、その他のドキュメントや申込プロセスのフェーズで使用される情報を追跡します。送信された申込は個別の申込レコードに保存されます。

それぞれの個別の申込には、授与前フェーズと授与フェーズでのすべての情報、プロセス、チーム内および申込者とのコラボレーションがまとめられます。

必要なプロセスや情報に応じて申込をカスタマイズできます。次のようなガイドラインを考慮する必要があります。

• 取引先: 各個別の申込を取引先に関連付けます。申込を行う組織を表すには法人取引先を関連付け、申込を行う個人を表すには個人取引先を関連付けます。
  
• 予算: 各申込を予算に関連付けます。すでに学習したように、資金提供商談に予算テンプレートを設定すると、申込者は Experience Cloud サイトを通じて、書式設定された予算を送信できます。
  
• ドキュメントチェックリスト: すべての必要なドキュメントを申込者から収集し、それを適切なスタッフに転送してレビューと承認を行うために使用します。
  
• ケース: 必要に応じて、個別の申し込みをケースに関連付けます。Salesforce では、ケースによってステークホルダーの質問、問題、要求を追跡し、説明します。申込者や受領者とのコミュニケーションのコンテナレコードとしてケースを使用できます。
  

Experience Cloud サイトを使用して申込を収集する場合、個別の申込には事前申込書の参照レコードが関連付けられます。このレコードには送信前の申込のドラフトに関する詳細が保存されます。

申込をレビューする

申込が送信された後に、フォームが完了していることをチェックし、申込をレビューするためのツールがいくつかあります。

まずはアクションプランとドキュメントチェックリストから始めましょう。アクションプランを使用すると、反復可能な ToDo を取得し、自動的にその ToDo を作成して使いやすいチェックリストに割り当てることができます。ドキュメントチェックリストの項目はアクションプランに関連付けて、申込者のドキュメントの収集とレビューを行うことができます。

アクションプランはアクションプランテンプレートから作成できます。これは、事前設定された一連の ToDo とドキュメントの要件です。チームは任意の個別の申込またはその他のレコードのアクションプランテンプレートからアクションプランを作成してプロセスを標準化できます。

たとえば、次の例のような 5 つの ToDo が含まれるアクションプランを作成することが考えられます。ToDo には助成金プログラムの非営利資格の確認や、申込者組織の財務の安定性を評価するための財務情報のレビューなどが含まれます。

個別の申込に関するフィードバックを収集して保存するには申込レビューオブジェクトを使用します。レビューを内部のチームメンバーや、Experience Cloud サイトを使用する外部のエキスパートに割り当てます。レビュープロセスを標準化するには、そのレコードのアクションプランテンプレートを作成するか、Flow Builder または Omniscript を使用してガイド付きレビュープロセスを作成します。Salesforce システム管理者は、用意されているページコンポーネントを使用して、助成金申込の確認とフィードバックの提供を単一のページで行うためのビューを作成することで、レビュー担当者の生産性を向上させることができます。各レビューには、すべての決定の監査履歴が含まれているため便利です。

決定については、授与フェーズと授与後フェーズで資金授与や支払などを追跡する方法について詳しく学習しましょう。これを次の単元で取り上げます。

リソース

• Salesforce ヘルプ: 助成金提供
• Trailhead: Omnistudio Basics (Omnistudio の基本)
• Trailhead: Flow Builder を使用してフローを作成する
• Salesforce ヘルプ: 準拠データ共有を使用した CRM または Experience Cloud での助成金提供レコードの安全な共有
• Salesforce ヘルプ: アクションプラン