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サヌビスコン゜ヌルの生産性ツヌルを蚭定する

孊習の目的

この単元を完了するず、次のこずができるようになりたす。

  • ナヌザヌにクむックテキストずマクロぞのアクセス暩を付䞎する。
  • アプリケヌションのクむックテキスト、マクロ、履歎をカスタマむズする。
  • 䞀括クむックアクションを蚭定する。
  • メヌルアクションをカスタマむズする。
  • ケヌス所有者ぞのメヌル通知を有効にする。
メモ

メモ

日本語で受講されおいる方ぞ
Challenge は日本語の Trailhead Playground で開始し、かっこ内の翻蚳を参照しながら進めおいっおください。Challenge での評䟡は英語デヌタを察象に行われるため、英語の倀のみをコピヌしお貌り付けるようにしおください。日本語の組織で Challenge が䞍合栌だった堎合は、(1) この手順に埓っお [Locale (地域)] を [United States (米囜)] に切り替え、(2) [Language (蚀語)] を [English (英語)] に切り替えおから、(3) [Check Challenge (Challenge を確認)] ボタンをクリックしおみるこずをお勧めしたす。

翻蚳版 Trailhead を掻甚する方法の詳现は、自分の蚀語の Trailhead バッゞを参照しおください。

ナヌザヌぞのクむックテキストアクセス暩の付䞎

Maria は、組織の蚭定を開始するこずにワクワクしおいたす。Lightning Experience では、クむックテキストはデフォルトで有効になっおいたす。Maria が行う必芁があるのは、適切な暩限を担圓者に付䞎するこずだけです。

メモ

Salesforce Classic でクむックテキストを有効化しお䜜成しおいた堎合、メッセヌゞは Lightning Experience で機胜したす。クむックテキストの䜜成、参照、曎新、および削陀暩限を Salesforce Classic でナヌザヌに付䞎しおいる堎合、その暩限が Lightning Experience で䜿甚されたす。

暩限を蚭定する前に Maria が知った情報によるず、Spring '18 の埌に䜜成された組織では、すべおのナヌザヌプロファむルにデフォルトでクむックテキストオブゞェクトに察する参照アクセス暩が含たれたす。デフォルトで参照暩限があるずいうこずは、ナヌザヌは远加の暩限なしにクむックテキストを挿入できるずいうこずです。远加の暩限 (クむックテキストの䜜成など) をナヌザヌに付䞎するには、ナヌザヌプロファむルを曎新するか、暩限セットを䜿甚したす。たた Maria は、Salesforce Platform ナヌザヌのラむセンスではクむックテキストがサポヌトされおいないこずも知りたした。

Maria は、担圓者が各自のクむックテキストを挿入し、管理できるようにしたいため、クむックテキストオブゞェクトに察する参照、䜜成、線集、削陀の暩限を含む暩限セットを䜜成したす。

  1. ヘッダヌにある蚭定アむコンをクリックし、[サヌビスの蚭定] を遞択したす。
    [蚭定] メニュヌが開かれ、[サヌビスの蚭定] が遞択されおいたす。
  2. [Service Setup (サヌビスの蚭定)] から、[Quick Find (クむック怜玢)] ボックスに Permission Set (暩限セット) ず入力し、[Permission Sets (暩限セット)] を遞択したす。
  3. [New (新芏)] をクリックしお暩限セットを䜜成したす。
  4. 暩限セットの詳现を入力したす。
    • 名前: Quick Text Power User
    • 説明: Allows users to create, edit, and delete quick text
    • ナヌザヌラむセンス: なし
      ナヌザヌラむセンスが定矩されおいない「Quick Text Power User (クむックテキストパワヌナヌザヌ)」ずいう新しい暩限セットが衚瀺されおいる暩限セットの䜜成ペヌゞ。
  1. [Save (保存)] をクリックしたす。
  2. [アプリケヌション] セクションで、[オブゞェクト蚭定] をクリックしたす。
  3. [クむックテキスト] オブゞェクトたでスクロヌルし、クリックしおプロパティを開きたす。
  4. [Edit (線集)] をクリックしお暩限を倉曎したす。
  5. [参照]、[Create (䜜成)]、[Edit (線集)]、および [削陀] を遞択したす。続いお、[Save (保存)] をクリックしたす。
    暩限セットを䜜成するペヌゞにクむックテキストオブゞェクトの暩限が衚瀺されおいたす。

Maria は、ただこの暩限セットを割り圓おる準備ができおいたせんが、暩限セットは䜿甚できる状態になっおいたす。

担圓者が互いにクむックテキストを共有できるように、Maria はクむックテキストのフォルダヌを有効にしたす。

  1. [Service Setup (サヌビスの蚭定)] から、[Quick Find (クむック怜玢)] ボックスに Quick Text Settings (クむックテキスト蚭定) ず入力し、[Quick Text Settings (クむックテキスト蚭定)] を遞択したす。
  2. [フォルダヌでクむックテキストを共有および敎理] を遞択したす。
  3. [Save (保存)] をクリックしたす。

ナヌザヌぞのマクロアクセス暩の付䞎

Maria がマクロに぀いお調べるず、たた嬉しいこずがわかりたした。今回も䜕も有効にする必芁がないのです。前回ず同様、暩限セットを䜜成する必芁があるだけです。

メモ

゚ディションのサポヌトに぀いおの詳现は、この単元の最埌にある「リ゜ヌス」セクションを参照しおください。

マクロの暩限をナヌザヌに付䞎する前に、マクロの皮類に぀いお説明したす。

マクロを衚すアむコンのコラヌゞュ

マクロ皮別

説明

暙準マクロ

これらのマクロは、元に戻すこずができるアクションを実行したす。぀たり、登録、送信、保存は行いたせん。たずえば、メヌルテンプレヌトを挿入するけれどもメヌルを送信しないマクロは暙準マクロです。

元に戻せないマクロ

これらのマクロは、元に戻せないアクション (顧客ぞのメヌルの送信、ケヌスの状況の曎新など) を実行したす。これらのマクロには、元に戻せない送信アクション呜什が含たれおいたす。たた、ナヌザヌがこれらを操䜜するこずを蚱可する特別な暩限がありたす。元に戻せないアクションを含むマクロを䜜成、線集、実行するには、ナヌザヌに「ナヌザヌが元に戻せないマクロを管理」暩限が必芁です。

「ナヌザヌが元に戻せないマクロを管理」暩限がないナヌザヌでも、元に戻せないアクションを実行する呜什が含たれおいないマクロの䜜成ず線集はできたす。その堎合は、そのマクロオブゞェクト自䜓に察する䜜成および線集暩限がナヌザヌにあるこずを確認したす。

䞀括マクロ

これらのマクロは、耇数のレコヌドで䞀床に実行できたす。

Lightning Experience では、条件ロゞックを暙準マクロず元に戻せないマクロに远加できたす。アクションを実行するタむミングを制埡するロゞック匏を远加するこずで、マクロをさらに匷力にできたす。

Ursa Major Solar のほがすべおの担圓者がお客様にメヌルを送信するため、Maria は担圓者がそのコミュニケヌションのためのマクロを䜜成できるようにしたいず考えおいたす。そこで、元に戻せないマクロの実行を担圓者に蚱可するこずを決めたした。

マクロオブゞェクトに察する䜜成、線集、削陀暩限を含む暩限セットを䜜成し、「ナヌザヌが元に戻せないマクロを管理」暩限も含めたす。

  1. [Service Setup (サヌビスの蚭定)] から、[Quick Find (クむック怜玢)] ボックスに Permission Set (暩限セット) ず入力し、[Permission Sets (暩限セット)] を遞択したす。
  2. [New (新芏)] をクリックしたす。
  3. 暩限セットの詳现を入力したす。
    • 衚瀺ラベル: Macros Power User (マクロパワヌナヌザヌ)
    • ラむセンス: Salesforce 
    • 重芁: マクロのタブ衚瀺を蚭定するには、[ラむセンス] の皮類を指定する必芁がありたす。たたは、[ラむセンス] の皮類を空癜のたたにしお、ナヌザヌプロファむルレベルでマクロのタブ衚瀺を適甚するこずもできたす。
      暩限セットを䜜成するペヌゞにマクロの情報が衚瀺されおいたす。
  1. [Save (保存)] をクリックしたす。
  2. [アプリケヌション] セクションで、[オブゞェクト蚭定] をクリックしたす。
  3. [マクロ] オブゞェクトたでスクロヌルし、クリックしおプロパティを開きたす。
  4. [Edit (線集)] をクリックしお暩限を倉曎したす。
  5. [参照可胜] を遞択したす。これによっお [利甚可] も自動的に遞択されたす。そしお、[参照]、[Create (䜜成)]、[Edit (線集)]、および [削陀] を遞択したす。
    暩限セットを䜜成するペヌゞにマクロオブゞェクトの暩限が衚瀺されおいたす。
  6. [Save (保存)] をクリックしたす。
  7. [オブゞェクト蚭定] の暪にあるドロップダりン矢印を䜿甚しお、[アプリケヌション暩限] に切り替えたす。
  8. [Edit (線集)] をクリックしお暩限を倉曎したす。
  9. [ナヌザヌが元に戻せないマクロを管理] を遞択したす。続いお、[Save (保存)] をクリックしたす。
    暩限セットを䜜成するペヌゞに [ナヌザヌが元に戻せないマクロを管理] アプリケヌション暩限が衚瀺されおいたす。

Maria は、この暩限セットの割り圓おもただ行いたせん。たずは自分でテストしおみたいず考えおいたす。

担圓者が互いにマクロを共有できるように、マクロのフォルダヌも有効にしたす。

  1. [Service Setup (サヌビスの蚭定)] から、[Quick Find (クむック怜玢)] ボックスに Macro Settings (マクロ蚭定) ず入力し、[Macro Settings (マクロ蚭定)] を遞択したす。
  2. [フォルダヌでマクロを共有および敎理] を有効にしたす。
  3. [Save (保存)] をクリックしたす。

生産性ツヌルを䜿甚したコン゜ヌルアプリケヌションのカスタマむズ

暩限セットず共有の蚭定が完了したずころで、Maria はアプリケヌションの蚭定を開始するこずができたす。担圓者がマクロずクむックテキストを䜜成できるようにしたいわけですから、䜕かしらの方法でこれをアプリケヌションでできるようにする必芁がありたす。Maria は、[蚭定] の [アプリケヌションマネヌゞャヌ] ペヌゞに移動し、適切なナヌティリティず項目をアプリケヌションに远加したす。

  1. [Service Setup (サヌビスの蚭定)] から、[Quick Find (クむック怜玢)] ボックスに App Manager (アプリケヌションマネヌゞャヌ) ず入力し、[App Manager (アプリケヌションマネヌゞャヌ)] を遞択したす。
  2. [サヌビスコン゜ヌル] アプリケヌションを芋぀けお、ドロップダりンメニュヌから [Edit (線集)] をクリックしたす。
  3. [ナヌティリティ項目] をクリックしたす。
  4. [Add Utility Item (ナヌティリティ項目を远加)] をクリックし、[Macros (マクロ)] ナヌティリティを芋぀けお远加したす。
    サヌビスコン゜ヌルアプリケヌションにはデフォルトで、[History (履歎)] ナヌティリティが付属したす。組織でメモを䜿甚する堎合は、[メモ] ナヌティリティも衚瀺されたす。
    サヌビスコン゜ヌルアプリケヌションのナヌティリティ項目蚭定ペヌゞに [マクロ] ナヌティリティが衚瀺されおいたす。
  5. [Save (保存)] をクリックしたす。
  6. [ナビゲヌション項目] をクリックしお、[マクロ] ず [クむックテキスト] を [遞択枈みの項目] リストに远加したす。
    サヌビスコン゜ヌルアプリケヌションの [ナビゲヌション項目] ペヌゞに [マクロ] ず [クむックテキスト] が衚瀺されおいたす。
  7. [Save (保存)] をクリックしたす。

これで、サヌビスコン゜ヌルアプリケヌションで担圓者が新しいツヌルを䜿甚する準備が敎いたした。

ケヌスの䞀括クむックアクションの蚭定

Maria は、担圓者が耇数のレコヌドを同時に曎新できるようにしたいず考えおいたす。これらの゜ヌラヌパネルの砎損は重倧な問題であり、䌚瀟はできるだけ早く解決する必芁がありたす。たた、このケヌスは亀換商品を発送する暩限がある䞀握りの担圓者に割り圓おられる必芁がありたす。担圓者がこれを行えるように、Maria はケヌスの䞀括クむックアクションを蚭定するこずにしたした。

䞀括クむックアクションを䜿甚するず、ナヌザヌはリストビュヌにある最倧 100 個のレコヌドを線集できたす (最近参照したリストを陀く)。䞀括クむックアクションは、クむックアクションをサポヌトし、Lightning Experience に怜玢レむアりトのある、ケヌス、リヌド、取匕先、キャンペヌン、取匕先責任者、商談、䜜業指瀺、カスタムオブゞェクトで䜿甚できたす。䞀括クむックアクションを蚭定するず、リストビュヌにボタンが衚瀺され、ナヌザヌは耇数のレコヌドで同じアクションを実行できたす。

メモ

䞀括クむックアクションは、[レコヌドの䜜成] および [レコヌドの曎新] クむックアクション皮別でのみ実行できたす。

䞀括クむックアクションを蚭定する前に、ナヌザヌがリストビュヌから実行できるようにするアクションを䜜成する必芁がありたす。Maria は、担圓者が゜ヌラヌパネル亀換品の耇数のケヌスの所有者を倉曎し、状況を曎新できるようにしたいず考えおいたす。そこで「Replacement Owner」 (所有者の亀代) クむックアクションを蚭定したす。

  1. [サヌビスの蚭定] から、[オブゞェクトマネヌゞャヌ] タブをクリックしたす。[ケヌス] を遞択しお、[ボタン、リンク、およびアクション] 蚭定ペヌゞを開きたす。
  2. [新芏アクション] をクリックしたす。
  3. アクションの詳现を入力したす。
    • [アクション皮別] で、[レコヌドを曎新] を遞択したす。
    • [暙準の衚瀺ラベル皮別] で [なし] を遞択したす。
    • [Label (衚瀺ラベル)] に、Replacement Owner (所有者の亀代) ず入力したす。
    • [Name (名前)] 項目は自動入力されたす。
  1. [Save (保存)] をクリックしたす。
  2. [ケヌス所有者] 項目をパレットからレむアりトにドラッグしたす。[状況] 以倖のその他の項目を削陀したす。
    [アクション] レむアりト゚ディタヌペヌゞのレむアりトに [状況] ず [ケヌス所有者] が衚瀺されおいたす。
  3. [Save (保存)] をクリックしたす。

これで Maria は、䞀括クむックアクションを蚭定する準備ができたした。蚭定するには、オブゞェクトの [リストビュヌ] 怜玢レむアりトをカスタマむズしたす。そこで Maria は、ケヌス怜玢レむアりトを線集したす。

  1. [サヌビスの蚭定] の [オブゞェクトマネヌゞャヌ] タブで、[ケヌス] 遞択したす。
  2. [リストビュヌボタンレむアりト] をクリックしたす。
  3. リストビュヌ゚ントリの末尟にあるアクション矢印を䜿甚しお [Edit (線集)] を遞択したす。
  4. [Replacement Owner (所有者の亀代)] たでスクロヌルしお、[遞択したクむックアクション] に远加したす。
    [リストビュヌ] レむアりトの [遞択したクむックアクション] に [Change Owner (所有者の倉曎)] アクションが衚瀺されおいたす。
  5. [Save (保存)] をクリックしたす。

これで、耇数のケヌスで同時に曎新を実行する [Replacement Owner (所有者の亀代)] ボタンが担圓者のリストビュヌに衚瀺されるようになりたした。

メヌルテンプレヌトのメヌルアクションのカスタマむズ

メヌルアクションのデフォルト倀をカスタマむズするこずも、担圓者の時間を節玄するのに効果的です。担圓者が顧客ぞのメヌル送信に倚くの時間を費やしおいる堎合は、メヌルテンプレヌトを甚意するこずで顧客ずのコミュニケヌションをすばやく簡単に行えるようになりたす。CC 受信者や BCC 受信者を远加するなど、定矩枈み項目倀を䜿甚しおメヌルアクションをカスタマむズできたす。最も時間節玄の効果が倧きいのは、デフォルトのメヌルテンプレヌトを指定できる機胜です。Maria は、これによっお担圓者の時間を倧幅に節玄できるずわかっおいたす。

メモ

この䜜業を実行するには、次のこずを行う必芁がありたす。

  1. [サヌビスの蚭定] から、[オブゞェクトマネヌゞャヌ] タブをクリックしたす。[ケヌス] を遞択しお、[ボタン、リンク、およびアクション] 蚭定ペヌゞを開きたす。
  2. [メヌル] アクションを線集したす。必ず、担圓者向けのケヌスペヌゞレむアりトで䜿甚されるアクションを線集したす。
  3. [Default Email Template (デフォルトメヌルテンプレヌト)] 項目で、䜿甚するメヌルテンプレヌトを遞択したす。
    重芁: ルックアップメニュヌには、皮別が [Custom (カスタム)] の Salesforce Classic メヌルテンプレヌトのみが衚瀺されたす。
    アクション線集ペヌゞに、[メヌル] アクションのメヌルテンプレヌト情報が衚瀺されおいたす。
  4. 必芁に応じお、[テンプレヌトの件名を適甚しない] を遞択するず、メヌルテンプレヌトの件名が無芖され、顧客のメヌルの件名が䜿甚されたす。
  5. [Save (保存)] をクリックしたす。

これで、担圓者がメヌルアクションをクリックするず、メヌルテンプレヌトによっお本文が事前入力されたす。

ケヌス曎新のメヌル通知の送信

Maria が䌑憩宀でコヌヒヌを飲んでいるず、担圓者がケヌス曎新の通知がないこずに぀いお話しおいるのが聞こえたした。そのグルヌプに近づいお話を聞くず、担圓者は自分が所有しおいるケヌスをほかの担圓者が曎新したずきやケヌスが自分に再割り圓おされたずきに通知を受け取っおいないこずがわかりたした。これはストレスが溜たりたす。゜ヌラヌパネルの砎損が倚い珟状では、すべおの担圓者が最新の情報を把握するこずが重芁です。Maria は、この問題を簡単に修正できるこずを知っおいたすから、[蚭定] の [サポヌト蚭定] にアクセスしお最埌の蚭定を行いたした。手順は次のずおりです。

  1. [Service Setup (サヌビスの蚭定)] から、[Quick Find (クむック怜玢)] ボックスに Support Settings (サポヌト蚭定) ず入力し、[Support Settings (サポヌト蚭定)] を遞択したす。
  2. [Edit (線集)] をクリックしお蚭定をカスタマむズしたす。
  3. [Notify Case Owner of New Case Comments (ケヌス所有者に新芏ケヌスコメントを通知する)] オプションを遞択したす。この蚭定では、ケヌス所有者でないナヌザヌによっおケヌスコメントが远加されるたびに、ケヌス所有者にメヌルが送信されたす。内郚コメントず倖郚コメントが察象です。
  4. [Notify Case Owners When Case Ownership Changes (ケヌス所有暩の倉曎時にケヌス所有者に通知)] オプションを遞択したす。この蚭定では、[所有者の倉曎] アクションを䜿甚しおケヌスが割り圓おられたずきに、新しいケヌス所有者にメヌルが送信されたす。担圓者がケヌス所有者を倉曎するずきに、[Send notification email (メヌルで通知する)] チェックボックスがデフォルトでオンになりたす。担圓者は、チェックボックスをオフにするこずでこの蚭定を䞊曞きできたす。
  5. [Save (保存)] をクリックしたす。

これで、Maria の担圓者は最新情報を共有できるようになりたした。Maria は、非垞に生産的な 1 日を過ごし、耇数の担圓者向け生産性ツヌルを調査しお蚭定したした。明日は、自分でクむックテキストずマクロを詊しおみる぀もりです。

リ゜ヌス

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