データ品質の向上

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • 重複データが無駄な理由を説明する。
  • 重複データの防止が会社にもたらす恩恵を説明する。
  • 重複データを解決および防止するためのソリューションを挙げる。

なぜ重複データが問題なのか

「Lightning Experience のセールス機能の最適化」トレイルをたどった方は、Salesforce のシステム管理者、Ursa Major の Maria Jimenez を知っているでしょう。彼女は営業チームが効率的に作業し、効果的に営業するのを助けるために尽力しています。しかし、会社の営業マネージャの Lincoln は、営業担当が仕事に用いるデータの品質に関して、進行中の問題を Maria と共有しています。

ときとして、営業担当が間違って他の営業担当が所有するリードや取引先責任者に電話をかけることがあります。重複レコードはチームに問題を引き起こします。重複レコードがあちこちに漂っていることを認識していない営業担当をよく見受けるのです。これはよくありません。ソーシャルメディアを通じて、Lincoln は Ursa Major の数人の見込み客や顧客が会社に否定的なフィードバックをしていることを知ったからです。Ursa Major に対して次のようなコメントが寄せられています。
  • 見込み客と顧客の時間を無駄にしている。
  • 複数の営業担当が同じ見込み客および顧客に電話をかけており、あまりに強引である。
  • 無秩序であるように見える。
Ursa Major が無秩序であるように見えるという点が重要です。なぜならば、会社がビジネスをきちんと追跡していないと感じた顧客は、自分の関心事も悪影響を受けるのではないかと心配するためです。Ursa Major の営業担当は見込み客や顧客を心配させる意図はありません。しかし、会社の評判がどのようにして危機にさらされるのかは容易に見て取れます。

重複データはあなたを含むシステム管理者にも影響を与えます。重複レコードにより、営業チームは CRM システムで信頼を失うためです。最も避けたいことは、チームが信頼するデータの有効性に疑問を持つことです。

幸運なことに、Maria は Ursa Major の評判を向上させて、Salesforce で営業担当の信頼を回復させる方法を知っています。彼女は Lincoln に、重複の可能性のあるレコードにフラグを付けることで、営業担当の時間を節約し、重要なセールスの商談が失われるのを防ぐことができると説明しました。営業担当は引き続き、すべての見込み客と顧客の関連する詳細にアクセスできます。しかし、重複の可能性のあるレコードを知っているため、正しいレコードのデータを取得していると確信できます。

重複なしデータの利点

重複なしデータで作業すれば、営業担当は同僚が同じ見込み客をすでに評価しているかどうかで迷う必要がありません。また、営業担当は重複レコードで詳細を探す代わりに、すべての情報が 1 つの取引先責任者レコードにあると確信できます。

営業チームがチームの信頼と成功を念頭に置いて Salesforce を管理し、機能を提供していると確信していることが重要です。CRM システムに重複データがない場合、営業担当はデータがクリーンで価値があると信頼できます。

重複管理のためのツール

重複データが会社にもたらす問題について、いくつか説明しました。Salesforce は、あらゆるデバイスの重複レコードを処理する営業担当を支援します。また、重複管理によって営業担当に重複レコードを作成させないようにするオプションも用意されています。Professional Edition、Enterprise Edition、Unlimited Edition を無料で利用できます。

重複管理によって、営業チームは次の重複をすばやく簡単に管理できます。
  • 法人取引先
  • 取引先責任者
  • リード
  • 個人取引先
  • カスタムオブジェクトから作成されたレコード
高度に設定可能で、正確な検出および完全一致ロジック以上のものを提供します。標準一致では、完全一致に基づいて重複候補レコードを検出します (Margaret Chan という同じ名前の 2 件の取引先責任者など)。

ただし、特定項目の分散に基づいて重複候補レコードを識別する、あいまい一致を含むルールを設定することもできます。たとえば、ファーストネームのあいまい一致を含むルールを作成できます。重複管理では、Margaret Chan と Peggy Chan の 2 件の取引先責任者を、重複候補レコードとして識別します。

重複を識別するルールとその処理方法

Maria は Lincoln と密接に協力して、Salesforce でどのように重複レコードを識別するか、および重複を許可するか防止するかを決定することにしました。彼女はまず、Salesforce で重複レコードを制御するのに重要な 2 つのことを詳しく把握します。
内容 定義する内容
一致ルール 重複レコードを識別するための一致条件。

Salesforce には、法人取引先用、取引先責任者およびリード用、個人取引先用の 3 つの標準一致ルールが付属しています。他の一致ルールも簡単に作成できます。Maria がどうやって行うかは、次の単元で説明します。

重複ルール Salesforce が一致ルールを使用する時期、および重複が発生したときにとるアクションを決定します。

重複管理を設定する方法によっては、重複を作成しそうになると営業担当にアラートが表示されます。または、営業担当は重複の作成をブロックされます。

会社が Spring ’15 以降に Salesforce の使用を開始した場合、法人取引先、取引先責任者、リード、個人取引先用の標準重複ルールが提供されています。Maria のように、会社が Winter ’15 以前に Salesforce の使用を開始した場合、独自にルールを作成します (簡単です)。

一致ルールおよび重複ルールは、[設定] で管理します。

[設定] での一致ルールと重複ルール

重複管理のしくみ

Ursa Major 営業担当の 1 人である Erin が Salesforce で取引先責任者を作成すると何が起きるか確認してみましょう。

重複ルールのプロセス

Erin は取引先責任者を作成し、Salesforce は重複候補を探します (1)。Maria が前に設定した一致ルールの条件に基づいて、Salesforce は重複候補のリストを提供します (2)。

重複ルールで Erin のオプションが判断されます。ルールでは、Erin がレコードを作成するのをブロックするか、作成させてからアラートを表示できます (3)。Erin が取引先責任者を作成する場合、ルールでは、マネージャ (Lincoln) が確認できるようにレポートに重複候補を追加することもできます。

この場合、標準重複ルールによって Erin に重複候補のアラートが表示されます。Erin はすでに Salesforce に存在する取引先責任者に移動するか、レコード (重複候補であったとしても) の作成を続行するかを選択できます。

重複候補の検出

リソース

重複レコードの管理についての詳細は、次のリソースを参照してください。
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