エンゲージメント計画の作成と管理

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• エンゲージメント計画とエンゲージメント計画テンプレートの違いを定義する。
  
• システム管理者と連携してエンゲージメント計画テンプレートを作成する。
  
• エンゲージメント計画の ToDo を管理する。
  

エンゲージメント計画による ToDo の自動割り当て

非営利団体の活動資金集めでは、「移行管理」とは、支援者のエンゲージメントをさらに深いレベルに移行させるために組織が実行するアクションを指します。このプロセスは、非営利団体ごとに異なるように見えますが、一般に特定、評価、育成、支援依頼、管理のフェーズに整理されます。移行とは、見込み支援者をそれらのフェーズに進めることで、組織の活動目的への有意義なエンゲージメントを促進するすべての活動です。

NPSP の移行管理を最大限に活用するにはどうすれば良いでしょうか? その答えはエンゲージメント計画です。

エンゲージメント計画とは、Salesforce の ToDo の作成と割り当てを自動化する NPSP の機能で、何をいつ行うかを整理したリストを提供します。任意の順序で完了しても構わない非連動 ToDo や、特定の順序で行うべき連動 ToDo を使用してエンゲージメント計画を作成できます。 

エンゲージメント計画で、歓迎メッセージの送信や初心者向けミーティングのスケジュールなど、反復して行う ToDo や、明確に定義された移行管理プロセスを標準化します。エンゲージメント計画で適切なメッセージ、ミーティング、そしてイベントを組み合わせることで、大口支援者の開拓に繋げることができます。また、トレーニングプログラムの各フェーズでの参加者の誘導にも適しています。 

たとえば、住居のない人々を支援する非営利団体 No More Homelessness (NMH) は、地域のホームレスをなくすために取り組んでいるボランティアの人々を支援するトレーニングクラスを開催しています。これまでのところ、イベントはうまく進んでいます。参加者の数は NMH の予想を上回り、ほとんどの参加者は、最低 1 回はアウトリーチイベントを開催しています。

この勢いを維持するために、NMH のコミュニケーションスペシャリストである Michael Aviran と NMH で開発ディレクターを務める Aniyah Thompson は、この波をさらなるエンゲージメントに繋げ、ボランティアを奨励すると共に、このイニシアチブを使用して募金活動を発展させたいと考えています。

Aniyah は、NMH の熱心なボランティアの多くが、熱心な支援者にもなることに気づきました。問題は、ボランティアの多くがイベントを何回か開催していくうちに最初の勢いを失い、NMH のボランティア活動や募金活動に影響を及ぼしているように思われることです。

これは、移行管理を実践し、エンゲージメント計画を使用する絶好の機会です。このモジュールでは、Aniyah と Michael がエンゲージメント計画を使用してステークホルダーのエンゲージメントを高めるための計画を立てるところを見ていきます。

一貫性とパーソナライズ

Salesforce のほとんどの機能や日常生活のあらゆる側面に言えることですが、エンゲージメント計画を活用するためには、適切な準備が必要です。エンゲージメント計画の作成を始める前に、目的を明確にし、割り当てる ToDo セットを定義して、ToDo を誰にいつ割り当てるのかを決めます。

次のことを自問します。

• 行うべき ToDo は何か
  
• ToDo を特定の順序で完了する必要があるか。そうであればどのような順序にするのか
  
• 各 ToDo の責任者は誰か
  
• 各 ToDo と次の ToDo の間にどのくらいの時間を空けるか
  

エンゲージメント計画の作成には、作成者と Salesforce システム管理者とのチームワークが必要です。作成者は ToDo の詳細を定義し、システム管理者はセットアップとカスタマイズを担当します。NPSP のデフォルトでは、システム管理者は、Salesforce の標準機能を使用して、取引先責任者、取引先、商談、キャンペーンレコードが関与するエンゲージメント計画を作成できます。これに少しカスタマイズを加えることで、他のオブジェクト用のエンゲージメント計画を作成できます。

Michael と Aniyah は、ボランティア用と見込み支援者用に 2 種類の ToDo リストをすでに作成してあります。Michael のリストには、地域社会のアドボカシーワークショップを受講し終えたボランティアに対して NMH のスタッフメンバーが実行する全ステップが含まれています。ステークホルダーは最初の ToDo はいつ完了しても構いませんが、残りの ToDo は順序どおり完了する必要があります。

では、Michael のリストを見てみましょう。

目標: 次回のボランティア研修への参加を呼びかけるウェルカムパケットやその他の役立つリソースを紹介。

• ワークショップ後の 1 日目: 参加者にフィードバックのお願いとアンケートをメールで送信。
  
• 7 日目: 地域イベント開催のリソースを郵送。
  
• 14 日目: 奨励/刺激メッセージをメールで送信。
  
• 30 日目: 電話でのフォローアップまたはチェックイン。
  

Aniyah のリストも同様で、NMH のサクセスストーリーや多大な影響を及ぼす人々などを紹介して、見込み支援者から寄付を募ります。こうしたリストには、同じメールの送信やセットアップを何度も繰り返す必要がある ToDo が含まれていますので、エンゲージメント計画にはぴったりです。対象となる人や時間は異なりますが、メッセージや招待の内容は同じです。

エンゲージメント計画テンプレートの設定

Michael と Aniyah が ToDo を割り当てるためには、その前に優秀なシステム管理者がエンゲージメント計画テンプレートを作成する必要があります。

エンゲージメント計画テンプレートは、個々のエンゲージメント計画を迅速に作成するための鍵です。エンゲージメント計画に含まれる ToDo はどれも同じですが、ToDo の対象である個人や、その他の挨拶や言葉遣いなどをパーソナライズします。

エンゲージメント計画テンプレートの作成についての詳細は、Salesforce ヘルプの「Create and Manage Engagement Plans (エンゲージメント計画の作成と管理)」を参照してください。

エンゲージメント計画の割り当て

ここで、Michael は前回のトレーニングワークショップの参加者リストを用意し、このエンゲージメント計画テンプレートをすべての取引先責任者レコードに適用し、全員にフォローアップの適切なリソースが行き渡るようにします。

このモジュールでは、受講者が NPSP ユーザーで、ここに記載の操作を実行する適切な権限を有しているものと想定しています。ただし、NPSP ユーザーでなくても大丈夫です。このまま読み進み、本番組織でどのように手順を実行するのかを学習しましょう。

1. 取引先責任者レコードを検索して選択します。
   
2. [Engagement Plan (エンゲージメント計画)] 関連リストを見つけ、[New (新規)] をクリックします。
   
   
3. [Engagement Plan Template (エンゲージメント計画テンプレート)] 項目で、テンプレートを選択します。
   
   
4. 作業内容を保存します。
   

エンゲージメント計画テンプレートのすべての ToDo が、この取引先責任者レコードと新しいエンゲージメント計画に対して作成されます。 

割り当て済み ToDo の管理

Michael はテンプレートの割り当て後もこの取引先責任者レコードを管理し、このエンゲージメント計画に関連付けられているすべての ToDo を見ることができます。ToDo はすべて彼に割り当てられています。

Michael は ToDo を他のスタッフメンバーに手動で割り当て直すことができます。また、NMH のシステム管理者に依頼して、エンゲージメント計画テンプレートによる ToDo の割り当て方法を変更することもできます。ToDo は、対象レコードの所有者、またはテンプレートをレコードで使用した人物に割り当てることができます。 

では、Michael が割り当て済み ToDo を管理するところを詳しく見ていきましょう。 

効率よく計画できたため、ToDo は明確で、具体的で、よく考えられたタイムラインで割り当てられています。Michael が 1 つの取引先責任者レコードに関連する ToDo を表示すると、Michael が自分のホームページの [Tasks (ToDo)] タブから自分に割り当てた ToDo をすべて見ることができます。ホームページに [Tasks (ToDo)] タブが含まれていない場合があります。タブが表示されるようにしたい場合は、組織のシステム管理者に依頼してください。  

Michael が取引先責任者にアンケートメールを送信したら、リストにある最初の連動 ToDo の横にあるチェックボックスをオンにします。また、ドロップダウンを使用して、期日の変更、状況の更新、コメントの追加、フォローアップ ToDo の作成など、さまざまな作業を行うことができます。 

エンゲージメント計画は今のところ Michael と NMH の役に立ちますが、これをさらに便利にする「レベル」という機能があります。

レベルについては、次の単元で説明します。

リソース

• Salesforce ヘルプ:Create and Manage Engagement Plans (エンゲージメント計画の作成と管理)
• Trailhead: エンゲージメント計画の管理