支払を作成して編集する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

Nonprofit Success Pack (NPSP) で支払と商談を連携させる方法を説明する。
支払スケジュールを作成して編集する。

支払について理解する

資金集めにおいて「確約」とは、長期にわたって特定の支援金額の支払を約束することです。支援者がすぐに支払う 1 回限りの支援とは異なり、確約の場合は目標達成を条件とすることもあれば、付帯条件が一切ないこともあります。

組織の資金調達計画において確約が重要な要素である場合もあり、Nonprofit Success Pack (NPSP) では商談レコードと支払というオブジェクトを使用して確約を管理します。

支援や助成金が 1 つの商談レコードで追跡されることもありますが、その商談を多数の支払に関連付ければ、合算されて合計商談金額が示されます。大口支援者や助成金財団が数か月あるいは数年に及ぶ支払スケジュールを立てた場合に特に支払が役立ちます。

この単元では、商談の支払を作成し、その支払を変更します。

商談の支払を作成する

No More Homelessness (NMH) という架空の非営利団体で、開発担当者の Sofia が Jose Figueroa という支援者から $300,000 の確約契約を取り付けました。Jose はこの確約を今後 3 年間にわたって 6 か月ごとに $50,000 ずつ分割して支払うということです。

では、Sofia が 6 回払いの新規支援を作成して、Jose の寛大な確約を追跡する手順を一緒に見ていきましょう。

まず、商談を作成します。先程とは異なる方法で新規商談を作成するために、ここでは [商談] タブを開いて、新しい商談レコードタイプを使用します。

[商談] タブをクリックします。
[New (新規)] をクリックします。
[大口支援] 商談レコードタイプを選択して、[Next (次へ)] をクリックします。(支払を使用して、助成金契約の分割払いを追跡することもできます。この処理もほぼ同じですが、チームが最初に助成金商談レコードタイプを選択します。)
支援の詳細を入力します。

商談名 (必須): 自動的に入力されている場合もあります。Sofia は Jose Figueroa Major Gift Pledge (Jose Figueroa 大口支援の確約) と今日の日付を入力します。
取引先名 (必須): Sofia は Jose の世帯取引先である [Figueroa and Nguyen Household (Figueroa/Nguyen 世帯)] を見つけて選択します。
主取引先責任者 (省略可能): この項目は省略可能ですが、寄付の主支援者を追跡するためには重要です。Sofia は [Jose Figueroa] を見つけて選択します。
金額 (省略可能): Sofia は $300,000 と入力します。
完了予定日 (必須): 契約を受け取った日である今日の日付を入力します。
フェーズ (必須): 約束を取り付けたが、まだ支払が行われていない確約の追跡方法については、各組織が独自のポリシーを定めている可能性があります。NMH ではこうした状況のフェーズに [獲得] を使用し、全額支払われた時点で [記帳済み] に変更します。(Salesforce インスタンスによっては [記帳済み] の代わりに [支援成立] 状況が使用されている場合があります。)

[Save (保存)] をクリックします。

新しい商談レコードが表示されます。次に、支払を作成します。

商談レコードで [関連] タブをクリックします。
[支払] 関連リストを見つけて、[支払のスケジュール] をクリックします。
商談が作成され、新しい支払レコードの状況が [支払済] に設定されています。ページの警告を確認し、[完了した支払を削除] をクリックして、新しい支払スケジュールを作成します。
[支払スケジュールを作成] セクションで、支払回数、最初の支払日、支払間隔を設定できるようになりました。Sofia は Jose の確約に次のとおり入力します。

支払数: デフォルトでは、1 つの支援に対して最大 12 回の支払をスケジュールできますが、システム管理者が組織のニーズに応じて選択可能な最大支払回数を変更していることがあります。Sofia は [6] を選択します。
最初の支払日: 今日の日付
間隔の数値: 6
間隔の期間: 月
支払方法: Sofia は [小切手] を選択します。このリストは各自のニーズに合わせてカスタマイズできます。

[支払を計算] をクリックします。
作成する支払のリストを確認します。スケジュールでは商談金額が支払回数で均等に分割されますが、必要に応じて金額や日付を調整することや、支払を [支払済] とマークすることができます。この例では、Sofia が Jose の最初の小切手をすでに受け取っているため、支払日を今日に設定し、支払 1 の [支払済] チェックボックスをオンにします。
[支払を作成] をクリックします。

商談の [関連] タブに戻り、[支払] 関連リストをチェックします。6 回分の支払がすべて表示され、1 回目の支払状況が [支払済] になっています。

6 回分の支払の [支払番号]、[支払金額]、[支払状況]、[支払日] の各列を示す[支払] 関連リスト

完了した支払を追跡する

支援者が支払を行ったときに、商談レコードと [支払] 関連リストに戻ります。

[アクションを表示] ボタン () をクリックして、[支払済] とマークする支払の行の [編集] をクリックします。
[支払済] を選択して支払日を入力し、支払の追跡に役立つ詳細を追記します。
[Save (保存)] をクリックします。

支払を受領するたびにこのプロセスを繰り返します。また、支払リストのスケジュールに基づいて、支払予定日が近づいたら支援者に丁重なリマインダーを送信します。

最後の支払が行われ、そのレコードが支払済とマークされると、その商談の状況がデフォルトでは自動的に [支援成立] に設定されますが、システム管理者が NPSP の設定で任意のフェーズを選択できます。

支払を返金する

NMH は架空の組織であることから、私たちはすべて計画どおりに遂行され、どの支援者も約束を果たし、万事うまくいくと思いがちです。

けれども、現実にはこうはいきません。

時として、何らかの問題が発生し、支援者にお金を返す必要が生じる場合があります。

支援者が支払を行った後、返金を発行する必要がある場合、支払レコードの [返金] クイックアクションをクリックすることで、支払の変更を追跡できます。

このアクションを実行すると、元の支払金額に等しい負の値を含む新規支払レコードが作成され、新規支払が商談レコードに関連付けられて、対応する金額が商談の値から減算されます。

たとえば、支援者が NMH に $1,000 の支援を行った場合、NMH のスタッフが $1,000 の商談を作成すると、NPSP で $1,000 の関連する支払レコードが自動的に作成されます。NMH チームにその支援を返金する必要が生じたら、支払レコードの [返金] クイックアクションを使用します。このクイックアクションによって、値が -$1,000 の新規支払が作成され、商談の値が $0 になります。

スケジュール済み支払を取り消す

時として、支援者が予定どおり支払えなくなることもあれば、組織が確約や助成金の条件を満たしていないことや、不測の事態が生じることもあります。場合によっては、スケジュール済みの支払を取り消さなければなりません。

支払を受領しなかった場合やキャンセルされた場合にも、支払レコードを削除せずに追跡を続けるときは、取消とマークします。

では、支払を取消とマークする方法を (実行する必要がないことを願いながら) 詳しくみていきましょう。

取り消す支払レコードが含まれる商談レコードを検索して選択します。この例では、Jose のレコードを使用します。
[関連] タブをクリックして、[支払] 関連リストを見つけます。
[アクションを表示] ボタン () をクリックして、取消とマークする支払の行の [編集] をクリックします。
[Written Off (取消)] を選択します。
[Save (保存)] をクリックします。

支援者が支払を打ち切った場合には、スケジュール済みの支払をまとめて取り消すことができます。

取り消す支払が属する商談の [関連] タブに移動して、[支払] 関連リストを見つけます。
関連リストのヘッダーにある [アクションを表示] ボタン () をクリックします。
[支払を取り消し] をクリックします。
[残高の消去] ページで、取消日として設定する日付を入力します。デフォルトでは、現在の日付が表示され、その日より後の残りの支払がすべて取り消されます。将来の日付を選択し、その日付より後の支払を取り消すこともできます。
[支払を取り消し] をクリックします。

商談レコードに戻り、[支払] 関連リストをチェックします。Salesforce で未払いの支払残高が自動的に合算され、1 つの未払いの取消として表示されます。支払番号をクリックすると、取り消された支払を確認できます。

商談のすべての支払が [Paid (支払済)] とマークされた時点で状況が自動的に変更されるように NPSP を設定できますが、支払が取り消されている場合は状況が自動的に更新されません。商談フェーズを手動で更新する必要があります。

支払回数が決まっている確約支援については上記の手順で簡単に追跡できますが、支援者が毎月寄付し続ける場合など、終了日が決まっていない半永久的な支援の場合はどうなるのでしょうか?

次の単元で、無期限と固定期間の継続支援の設定方法について詳しく説明します。