契約種別とライフサイクル状態の概要
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- さまざまな契約種別を知る。
- 契約状態モデルについて説明する。
- 契約ライフサイクル設定について説明する。
Vlocity 管理パッケージ で提供される Industries 契約ライフサイクル管理ソリューションは、コミュニケーション、メディア、エネルギー、健康産業、保険などの業界向けに設計されたソリューションです。
前提条件
このモジュールを開始する前に、必須の前提条件を満たしていることを確認してください。また、モジュールの学習に役立つ推奨事項についても検討してください。
必須
「契約ライフサイクル管理の基礎」モジュールを修了して、自社のビジネスでこのソリューションを使用することの利点を理解している。
推奨
電気通信、メディア、エネルギーおよび公益事業、または医療および保険業種のビジネス目標に関する実務的な知識を持っている。
Infiwave の契約ライフサイクル管理
「契約ライフサイクル管理の基礎」モジュールでは、Infiwave の営業マネージャーである Sophia Perez と一緒に Industries 契約ライフサイクル管理 (CLM) の利点と機能について学習しました。
CLM を実装したことで、Infiwave はセールスプロセスのこの重要な側面を変革しました。今では、営業チームは契約処理に追われる時間が減り、商談を成立させるために多くの時間を費やせるようになりました。法務、業務、財務などの他の部門も、この効率的なコラボレーションプラットフォームを気に入っています。
ここでちょっと考えてみましょう。Infiwave のデジタルトランスフォーメーションはどのように行われたのでしょう? 契約ライフサイクル管理の自動化と合理化を行うために縁の下の力持ちとなったのは誰でしょう?
それは、Infiwave の頼りになる Salesforce システム管理者、Felix Davis Rosenberg です。
Felix は、先頭に立って技術的な観点からソリューションを設定しました。ビジネス側のガイダンスについては Sophia が協力しました。
このモジュールでは、この 2 人が協力して Infiwave の CLM ソリューションを準備する手順を見ていきます。契約種別、契約バージョン設定、ワークフロー (契約のカスタマイズや交渉など) を設定する方法を学習しましょう。
契約種別
契約とは、特に雇用、販売、借用に関して、法的効力を持つことを意図した書面または口頭による同意と定義されます。企業は何種類もの契約を使用することがあります。Industries CLM では、契約種別を利用して 1 つの組織で多くの契約を管理できます。契約種別はドキュメントの種類 (販売契約、秘密保持契約、パートナーシップ契約など) を指定するものです。
契約種別によって、適切なユーザーにアクセス権を付与し、契約フェーズと承認プロセスを定義し、特定の条項やテンプレートを含めることができます。各部門に対して、異なる契約種別とそれに関連するライフサイクルを設定できます。
契約レコードが属することができる契約種別は 1 つのみです。契約を作成すると、CLM では [契約レコードタイプ] 項目から契約種別が導出されます。契約レコードタイプが存在しない場合には、デフォルトの契約種別が自動的に関連付けられます。デフォルトの契約種別をコピーして新しい契約種別を作成することができます。
契約状態モデル
契約状態モデルは、契約がライフサイクルの進行中に取る有効な状態や状態間の遷移を定義するものです。状態遷移によって、契約の状態が次の状態へと自動的に進行します。また、状態モデルでは特定のユーザーが各フェーズで実行可能なアクションや操作も指定します。
Industries CLM ではすべての契約にデフォルトの契約状態モデルが使用され、これをさまざまな契約種別に対してカスタマイズできます。Vlocity Action によって契約が各状態に遷移されます。契約種別を定義した後に、部門は目的のワークフローに応じて契約状態モデルをカスタマイズできます。
次の図はさまざまな契約、契約種別、状態モデル、アクションの間の関係を示しています。
たとえば、Felix は 2 つの契約種別を作成します。この図では、契約種別 A は状態モデル A を使用しています。この状態モデルのライフサイクルは [ドラフト]、[進行中]、[有効化済み] です。契約はアクション A1 と A2 によってライフサイクルの 1 つの状態から次の状態へと遷移します。
同様に契約種別 B は状態モデル B に関連付けられています。状態モデルによってライフサイクルの状態が定義され、さまざまなアクションによって契約が 1 つの状態から次の状態へと遷移します。
Vlocity Action
Vlocity Action を使用すると、状態モデルに基づく各契約状態の有効なアクションや操作を管理できます。
各 Vlocity Action をクリックすると詳細を確認できます。
契約ライフサイクル設定
各契約種別には状態モデルに基づくライフサイクルがあります。
契約ライフサイクルの例を示す図内のステップをたどってみましょう。
- 作成中の契約のフェーズは [ドラフト] です。
- 契約は内部承認またはキャンセルのために送信されます。契約がキャンセルされるとライフサイクルは終了します。
- 契約の承認が申請されると、状況は [承認処理中] に変わります。契約の承認が却下されると、2 つのことが行われる可能性があります。チームがドラフトを再作成するか、契約ライフサイクルが終了するかです。
- 承認されると契約の状況は [交渉中] に変わります。チームはこのフェーズでドラフトを再作成することもできます。たとえば承認者のフィードバックに対応する場合などです。または、契約を電子署名取得に進めることができます。
- 契約が電子署名取得のために送信されると、状況は [署名を待機中] に更新されます。契約が署名されない場合、状況は [署名却下] に変更され、契約ライフサイクルが終了します。電子署名が取り消された場合には、交渉を再開できます。
- 契約が署名されたら、契約を有効にします。状況は [有効化済み] に更新されます。契約の終了または解除によってライフサイクルが終了します。
Felix は Sophia の要件に基づいて契約種別と状態モデルを定義します。次の単元では、Sophia が契約を作成し、Contract Documents Manager を使用してさまざまな操作を行う様子を見ていきましょう。