アクション要素を使用してコミュニケーションを行う

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• メールを送信するフローを作成する。
• テキストテンプレートを使用して、Flow Builder で使用できる書式設定済みメッセージを作成する。
• Chatter 投稿を作成するフローを作成する。
• レコードの承認を申請するフローを作成する。

フローを使用してレコードの作成、更新、削除ができれば便利ですが、黙ってそのような操作を行うことが良いとは限りません。フローでは次のこともできます。

• 1 人以上のユーザーに変更を通知する。
• ユーザーがお客様に通知を送信できるようにする。
• ユーザーが変更を確定する前に承認を申請できるようにする。

これらはすべて Flow Builder で自動化できるコミュニケーションの形式であり、ユーザーやお客様が必要な情報を得られるようにするものです。

アクション要素の概要

このような便利なコミュニケーションはすべてアクション要素を使用することで実現します。名前は単純ですが、この要素には本物のアクションヒーローと同じように、さまざまなすばらしい能力があります。

アクション要素では、ユーザー、お客様、外部システムとのコミュニケーションができます。さらに高度な自動化タスクも実行できますが、このモジュールでは人とのコミュニケーションに焦点を絞ります。

メールアラートを使用してメールを送信する

Pyroclastic の営業部門は、取引先で主要な詳細情報が変更されたときにはすぐに取引先所有者に通知したいと考えています。Flo は、変更があったときに取引先所有者にメールを送信するフローの作成をあなたに任せました。

フローでメールを送信するにはいくつかの方法がありますが、アクション要素を使用してメールアラートワークフローアクションを選択する方法をお勧めします。この方法には最も多くの機能があり、ワークフロールールからの既存のメールアラートがある場合に設定が簡単です。

必要なメールアラートがまだない場合には、まずそれを作成します。

メールアラートを作成する

1. 取引先レコードの [活動] タブで をクリックしてメールを作成します。
   1. 件名: Account change notice
   2. 本文: Your account record has changed.もっと複雑なテキストや差し込み項目を自由に追加してもかまいません。
   3. 関連先: 取引先が選択されていることを確認します
2. をクリックして、[新規テンプレートとして保存] を選択します。
   1. テンプレート名: Account Change (取引先変更)
   2. フォルダー: 公開メールテンプレート
3. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「メールアラート」と入力し、[メールアラート] をクリックします。
4. [New Email Alert (新規メールアラート)] をクリックします。
   
   
   
5. [説明] に「Notify Owner of Account Change」と入力します。[説明] は、アクションの長いリストの中でメールアラートを見つける手段であるため、内容を表すものにします。
6. [一意の名前] はデフォルトの Notify_Owner_of_Account_Change のままにします。
7. [Object (オブジェクト)] で [Account (取引先)] を選択します。
   メールアラートはそれぞれ特定のオブジェクトに関連付けられています。これは、受信者の対象がオブジェクトによって定義されるためです。たとえば、このメールアラートは取引先オブジェクトに関連付けられているため、取引先チームメンバーなど、取引先固有の受信者にアクセスできます。
8. 使用するメールテンプレートを選択します。
   1. [メールテンプレート] 項目の横にある虫眼鏡 () をクリックします。
   2. [検索] ウィンドウで [Lightning] と [公開メールテンプレート] を選択します。
   3. [Account Change (取引先変更)] メールテンプレートをクリックします。
      
      
      
9. [受信者種別] で [所有者] を選択します。
10. [メール受信者] で、[取引先所有者] を [選択可能なメール受信者] リストから [選択済みメール受信者] リストに移動します。
    
    メモ: または、特定のユーザーを選択するか、受信者種別を変更して動的ユーザー (関連レコードのユーザー項目など) を選択するか、特定のロールのすべてのユーザーを指定することもできます。
    
    
    
11. [Save (保存)] をクリックします。

新しいメールアラートを使用してメールを送信するフローを作成する

メールアラートの準備ができました。メールを送信するフローを作成するには、次の手順を実行します。

1. レコードトリガーフローを作成します。
   1. オブジェクト: 取引先
   2. フローをトリガーする条件: レコードが更新された
   3. 条件の要件: いずれかの条件に一致 (OR)
   4. [Filter Records (レコードを絞り込む)] セクションで、この要素で取得するレコードを指定する条件を定義します。
      
      

      項目	演算子	値
      AccountNumber	変更済み	$GlobalConstant.True
      AnnualRevenue	変更済み	$GlobalConstant.True
      Name	変更済み	$GlobalConstant.True
      Rating	変更済み	$GlobalConstant.True

2. フローキャンバスで、[Start (開始)] 要素の後のパスにある にカーソルを合わせて をクリックします。[Action (アクション)] を選択します。
   (レコードトリガーフローでは、代わりに [Send Email Alert (メールアラートを送信)] をクリックすることもできます。その場合は、使用可能なアクションがメールアラートのみになります。)
3. [アクション] で emailAlert と入力すると、使用可能なメールアラートのリストが表示されます。[Notify Owner of Account Change (取引先の変更を所有者に通知)] を選択します。
4. [表示ラベル] に「Email Account Owner」と入力します。
5. [Record ID (レコード ID)] で [$Record] > [Id] を選択します。
   
   メモ: 適切な関連レコードを選択することが重要です。それによって Salesforce でメールが保存されるレコードが決まりますが、最も重要なことは、そのレコードの値がメールテンプレートの差し込み項目に取り込まれることです。たとえば、メールテンプレートで {{{Recipient.Name}}} 差し込み項目を使用してメール受信者の名前をメールテキストに追加している場合、{{{Recipient.Name}}} はここで選択した取引先責任者の名前に置き換えられます。
   
6. [完了] をクリックします。
7. フローを保存します。[フローの表示ラベル] に「Send Email on Account Change」と入力します。

これで完成です。フローでメールを送信できるようになりました。

Chatter に投稿する。

メールを送信するのではなく Salesforce 内でメッセージを送信したい場合は、アクション要素を使用して Chatter 投稿を作成できます。レコード、Chatter グループ、ユーザーのフィードなど、Chatter フィードがある任意の場所に投稿できます。ただし、まず次の 2 つのものが必要です。

• 投稿する内容を含むテキストテンプレート
• 投稿する場所の ID を含むリソース

このフローは [Send Email on Account Change (取引先の変更時にメールを送信)] フローと同じことを実行するため、ここでは [Send Email on Account Change (取引先の変更時にメールを送信)] フローを編集して、新しいフローとして保存します。

コミュニケーションに役立つテキストテンプレート

アクション要素に書式設定された長いメッセージを直接入力することはできないため、そのメッセージを保存するものが必要です。そこで役立つのがテキストテンプレートです。 

Flow Builder では、テキストテンプレートはテキストのかたまりを保存できるリソースです。テキストは 1 単語、1 文、複数のパラグラフのいずれにもでき、差し込み項目を含めることができます。

テキストテンプレートを作成する

1. [Send Email on Account Change (取引先の変更時にメールを送信)] フローで、ツールボックスがまだ開いていない場合には をクリックして開きます。
2. [新規リソース] をクリックします。
3. [リソース種別] で [テキストテンプレート] を選択します。
4. [API 参照名] に「ChatterBody」と入力します。
5. [Resource Picker (リソースピッカー)] 項目の横にある [View as Rich Text (リッチテキストとして表示)] を [View as Plain Text (プレーンテキストとして表示)] に変更します。
6. [Resource Picker (リソースピッカー)] 項目で [$Record > OwnerId] を選択します。所有者の名前の差し込み項目がメッセージ本文の先頭に挿入されます。
7. [{!$Record.OwnerId}] のように、差し込み項目の周りに角括弧 [ ] を追加します。
8. @[{!$Record.OwnerId}] のように、先頭に @ 記号を追加します。
   @ 記号の後に角括弧で囲まれた値が続くと、その値は Chatter 投稿内でメンションとして挿入されます。
9. 閉じ括弧の後に , your account record has changed. と入力します。
   
10. [完了] をクリックします。
11. [Send Email on Account Change (取引先の変更時にメールを送信)] フローを上書きするのを避けるため、[別名で保存] > [新規フロー] をクリックします。
12. [フローの表示ラベル] に「Post to Chatter on Account Change」と入力します。
13. [Save (保存)] をクリックします。

テキストリソースを選択できる任意の Flow Builder 項目で新しいテキストテンプレートを参照できるようになりました。

新しいテキストテンプレートを使用して Chatter に投稿する要素を作成する

1. [Post to Chatter on Account Change (取引先の変更時に Chatter に投稿)] フローがまだ開いていない場合には開きます。
2. フローキャンバスで、[Email Account Owner (取引先所有者にメール)] 要素をクリックし、[要素を削除] をクリックします。
3. フローキャンバスで、[Email Account Owner (取引先所有者にメール)] 要素の後の にカーソルを合わせて をクリックします。[アクション] を選択します。
4. [アクション] で「post」と入力し、[Chatter に投稿] を選択します。
5. [表示ラベル] で「Chatter Notification」と入力します。
6. [メッセージ] で [ChatterBody] テキストテンプレートを選択します。
7. [Target Name or ID (対象名または ID)] で [$Record > Owner > Username] を選択します。
   
   メモ: [Target Name or ID (対象名または ID)] 項目では、投稿を表示するレコード、ユーザー、または Chatter グループの ID を入力できます。対象がユーザーであれば、その代わりにユーザー名を使用できます。対象が Chatter グループであればその代わりにグループの名前を使用できます。
   
   
8. [対象種別] を有効にして、このアクション項目に [対象種別] 項目を含めます。
9. [対象種別] に「User」と入力します。入力した対象はユーザーであるため、[対象種別] では、候補オプションとして表示されていませんが「User」と入力する必要があります。対象が Chatter グループの場合は Group (グループ) と入力します。対象がレコードの場合は [対象種別] を無効のままにします。
   
   
   
10. [完了] をクリックします。
11. フローを保存します。

できました! フローで Chatter に投稿できるようになりました。

レコードの承認を申請する

Pyroclastic の営業チームは承認プロセスを使用して商談割引のマネージャー承認を申請しています。ただし、Flo が聞いた話では、商談の準備が整ったときに営業担当が [承認申請] ボタンを押し忘れることがあるそうです。商談が特定のフェーズに達したときに自動的に承認申請が行われれば便利ではないでしょうか? フローを使用すればそれが可能です。

承認申請を送信するにはどの要素を使用すると思いますか? 

そうです。アクション要素ですね。承認申請を送信するアクションを作成する前に、次のものが必要です。

• 有効な承認プロセス
• 承認するレコードの ID を含む変数またはその他のリソース
• 省略可能:
  • 承認者に送信するテキストを含むテキストテンプレート
  • 申請者の ID を含む変数またはその他のリソース

レコードの承認を申請するフローを作成するには、次の手順に従います。

1. レコードトリガーフローを作成します。
   1. オブジェクト: 商談
   2. フローをトリガーする条件: レコードが作成または更新された
   3. 条件の要件: [すべての条件に一致 (AND)]
   4. 項目: StageName
   5. 演算子: 次の文字列と一致する
   6. 値: Proposal/Price Quote
   7. 更新されたレコードでフローを実行するタイミング: 条件の要件に一致するようにレコードを更新したときのみ
   8. フローを最適化: アクションと関連レコード。
2. フローキャンバスで、[Start (開始)] 要素の後のパスにある にカーソルを合わせて をクリックします。[アクション] を選択します。
3. [アクション] 項目に、submit と入力し、[承認申請] を選択します。
4. [表示ラベル] に「Request Opp Approval」と入力します。
5. [レコード ID] で [$Record > Id] を選択します。
6. [Approval Process Name or ID (承認プロセス名または ID)] を有効にして、PriceQuoteApproval と入力します。
   この項目を空白のままにすると、通常の方法に従ってどの承認プロセスを実行するかが決定されます。その場合、現在のオブジェクトでエントリ条件を満たす最初の有効な承認プロセスが実行されます。
   
   メモ: Flow Builder では承認プロセスが存在することは検証されません。このバッジでは架空の承認プロセスを使用します。このフローを実行すると失敗するため、テストはできません。
   
   
7. [Submitter ID (申請者 ID)] を有効にして、[$Record > OwnerId] を選択します。
   [Submitter ID (申請者 ID)] は、フローを実行したユーザー以外のユーザーを申請者にする場合に使用します。この申請者が承認プロセスで許可された申請者でない場合、または選択された承認プロセスのエントリ条件を満たさない場合は、フローが失敗します。
   
   
   
8. [完了] をクリックします。
9. フローを保存します。[フローの表示ラベル] に、「Price Quote Approval」と入力します。

これで、フローで複数の形式のコミュニケーションを使用できるようになりました。次の単元では、フローのコミュニケーションに役立つ、もう 1 つのデータ取得方法について学習します。

リソース

• ドキュメント: Lightning Experience でのメールテンプレートの作成
• ドキュメント: Salesforce Classic のメールテンプレート
• Trailhead: Lightning Experience の Chatter の管理
• Trailhead: 割引承認プロセスの作成