Ottimizzare la qualità dei dati in Salesforce

Obiettivi di apprendimento

Al completamento di questa unità, sarai in grado di:

• Spiegare come la duplicazione dei dati sia uno spreco.
  
• Spiegare in che modo l'azienda vince quando eviti la duplicazione dei dati.
  
• Identificare soluzioni per risolvere e prevenire la duplicazione dei dati.
  

Perché i dati duplicati sono un problema

Se hai seguito l'itinerario Ottimizzare le funzioni di vendita per Lightning Experience, conosci già Maria Jimenez, l'Amministratrice Salesforce di Ursa Major. Si impegna a fondo per aiutare i team di vendita a lavorare con efficienza e a vendere in modo efficace. Ma il responsabile delle vendite dell'azienda, Lincoln, ha condiviso con Maria un problema costante legato alla qualità dei dati con cui lavorano i suoi agenti.

A volte, gli agenti chiamano inavvertitamente lead e referenti che sono seguiti da altri agenti. I record duplicati causano problemi ai team, perché gli agenti spesso non sanno che sono in circolazione dei duplicati. Questo non è un bene, perché Lincoln è venuto a sapere attraverso i social media che alcuni clienti e clienti potenziali di Ursa Major hanno dato un feedback negativo alla sua azienda. Secondo alcuni commenti, Ursa Major:

• Fa sprecare tempo ai clienti e ai clienti potenziali.
  
• Ha più agenti che chiamano gli stessi clienti e clienti potenziali, il che sembra eccessivamente aggressivo.
  
• Sembra disorganizzata.
  

Quest'ultima affermazione, secondo cui Ursa Major sembrerebbe essere disorganizzata, è importante. Perché quando i clienti hanno la sensazione che l'azienda non segua i propri affari, possono anche temere che i loro interessi ne risentano. Gli agenti di vendita di Ursa Major non hanno alcuna intenzione di turbare i clienti e i clienti potenziali. Ma è facile capire come sia in gioco la reputazione dell'azienda.

I dati duplicati hanno un impatto anche sugli amministratori come te dato che, a causa dei record duplicati, i team di vendita perdono la fiducia nel sistema CRM. L'ultima cosa che vuoi è che i team mettano in dubbio la validità dei dati su cui si basano.

Fortunatamente, Maria ha delle idee su come contribuire a migliorare la reputazione di Ursa Major e a ripristinare la fiducia degli agenti di vendita in Salesforce. Spiega a Lincoln che segnalare i record potenzialmente duplicati può risparmiare tempo agli agenti e impedire loro di perdere importanti opportunità di vendita. Gli agenti continuano ad avere accesso a tutti i dettagli importanti dei clienti e dei clienti potenziali, ma dato che sanno che esiste un potenziale record duplicato, hanno la certezza che stanno acquisendo i dati nel record corretto.

Vantaggi dei dati privi di duplicati

Quando gli agenti di vendita lavorano con dati privi di duplicati, non devono più chiedersi se un collega stia già qualificando lo stesso cliente potenziale. Inoltre, gli agenti possono contare su tutte le informazioni in un unico record referente, invece di cercare ulteriori dettagli in un record duplicato.

È importante che i team di vendita si sentano sicuri che stai gestendo Salesforce e fornendo funzionalità tenendo conto della loro fiducia e del loro successo. Quando il sistema CRM è privo di dati duplicati, gli agenti hanno fiducia nel fatto che i dati siano puliti e utili.

Strumenti per la gestione dei duplicati per Salesforce

Abbiamo trattato alcuni dei problemi che la duplicazione dei dati crea all'azienda. Salesforce aiuta gli agenti a gestire i record duplicati, da qualsiasi dispositivo. Inoltre, con la gestione dei duplicati ti offriamo la possibilità di impedire o scoraggiare gli agenti di vendita dal creare altri record duplicati. Questa funzionalità è disponibile senza costi per le edizioni Professional, Enterprise e Unlimited.

La gestione dei duplicati aiuta te e i team di vendita a gestire in modo rapido e semplice i duplicati per:

• Account aziendali
  
• Referenti
  
• Lead
  
• Account personali
  
• Record creati da oggetti personalizzati
  

È altamente configurabile e offre molto di più di una logica di rilevamento e corrispondenza esatta. La nostra corrispondenza standard rileva i potenziali record duplicati sulla base di corrispondenze esatte, ad esempio due referenti con lo stesso nome, Margaret Chan.

Tuttavia, puoi impostare una regola che includa la corrispondenza "fuzzy", che identifica i potenziali record duplicati in base alle variazioni di alcuni campi. Ad esempio, puoi creare una regola per includere la corrispondenza "fuzzy" per i nomi. La gestione dei duplicati identifica i referenti Margaret Chan e Maggie Chan come potenziali record duplicati.

Come identificare e gestire i record duplicati

Maria intende lavorare a stretto contatto con Lincoln per decidere in che modo Salesforce deve identificare i record duplicati e se consentire o impedire i duplicati. In primo luogo, deve familiarizzare con due elementi importanti per il controllo dei record duplicati in Salesforce.

Puoi gestire le regole per le corrispondenze e i duplicati da Imposta.

Come funziona la gestione dei duplicati

Vediamo cosa succede quando Erin, agente di vendita di Ursa Major, crea un referente in Salesforce.

Erin crea il referente e Salesforce cerca i possibili duplicati (1). Sulla base dei criteri previsti da una regola di corrispondenza che Maria ha impostato in precedenza, Salesforce fornisce un elenco di possibili duplicati (2).

La regola di duplicazione determina le opzioni di Erin. Questa regola può impedire a Erin di creare un record o consentirle di crearlo e mostrare un avviso (3). Se Erin crea il referente, la regola può persino aggiungere il potenziale duplicato a un rapporto in modo che il suo manager, Lincoln, ne sia informato.

In questo caso, la regola di duplicazione standard avvisa Erin della presenza del potenziale duplicato. Lei può scegliere se passare al referente già presente in Salesforce o continuare a creare il record, anche se si tratta di un potenziale duplicato.

Risorse

Usa queste risorse per avere maggiori informazioni sulla gestione dei record duplicati.

• Guida di Salesforce: Gestione dei record duplicati