Ottimizzare la qualità dei dati in Salesforce
Obiettivi di apprendimento
- Spiegare come la duplicazione dei dati sia uno spreco.
- Spiegare in che modo l'azienda vince quando eviti la duplicazione dei dati.
- Identificare soluzioni per risolvere e prevenire la duplicazione dei dati.
Perché i dati duplicati sono un problema
Se hai seguito l'itinerario Ottimizzare le funzioni di vendita per Lightning Experience, conosci già Maria Jimenez, l'Amministratrice Salesforce di Ursa Major. Si impegna a fondo per aiutare i team di vendita a lavorare con efficienza e a vendere in modo efficace. Ma il responsabile delle vendite dell'azienda, Lincoln, ha condiviso con Maria un problema costante legato alla qualità dei dati con cui lavorano i suoi agenti.
- Fa sprecare tempo ai clienti e ai clienti potenziali.
- Ha più agenti che chiamano gli stessi clienti e clienti potenziali, il che sembra eccessivamente aggressivo.
- Sembra disorganizzata.
I dati duplicati hanno un impatto anche sugli amministratori come te dato che, a causa dei record duplicati, i team di vendita perdono la fiducia nel sistema CRM. L'ultima cosa che vuoi è che i team mettano in dubbio la validità dei dati su cui si basano.
Fortunatamente, Maria ha delle idee su come contribuire a migliorare la reputazione di Ursa Major e a ripristinare la fiducia degli agenti di vendita in Salesforce. Spiega a Lincoln che segnalare i record potenzialmente duplicati può risparmiare tempo agli agenti e impedire loro di perdere importanti opportunità di vendita. Gli agenti continuano ad avere accesso a tutti i dettagli importanti dei clienti e dei clienti potenziali, ma dato che sanno che esiste un potenziale record duplicato, hanno la certezza che stanno acquisendo i dati nel record corretto.
Vantaggi dei dati privi di duplicati
Quando gli agenti di vendita lavorano con dati privi di duplicati, non devono più chiedersi se un collega stia già qualificando lo stesso cliente potenziale. Inoltre, gli agenti possono contare su tutte le informazioni in un unico record referente, invece di cercare ulteriori dettagli in un record duplicato.
È importante che i team di vendita si sentano sicuri che stai gestendo Salesforce e fornendo funzionalità tenendo conto della loro fiducia e del loro successo. Quando il sistema CRM è privo di dati duplicati, gli agenti hanno fiducia nel fatto che i dati siano puliti e utili.
Strumenti per la gestione dei duplicati per Salesforce
Abbiamo trattato alcuni dei problemi che la duplicazione dei dati crea all'azienda. Salesforce aiuta gli agenti a gestire i record duplicati, da qualsiasi dispositivo. Inoltre, con la gestione dei duplicati ti offriamo la possibilità di impedire o scoraggiare gli agenti di vendita dal creare altri record duplicati. Questa funzionalità è disponibile senza costi per le edizioni Professional, Enterprise e Unlimited.
- Account aziendali
- Referenti
- Lead
- Account personali
- Record creati da oggetti personalizzati
Tuttavia, puoi impostare una regola che includa la corrispondenza "fuzzy", che identifica i potenziali record duplicati in base alle variazioni di alcuni campi. Ad esempio, puoi creare una regola per includere la corrispondenza "fuzzy" per i nomi. La gestione dei duplicati identifica i referenti Margaret Chan e Maggie Chan come potenziali record duplicati.
Come identificare e gestire i record duplicati
| Che cos'è | Cosa definisce |
|---|---|
| Regola di corrispondenza | I criteri di corrispondenza per identificare i record duplicati. Salesforce dispone di tre regole di corrispondenza standard: una per gli account aziendali, una per i referenti e i lead e una per gli account personali. Creare altre regole di corrispondenza è un gioco da ragazzi. Ti mostreremo come fa Maria nella prossima unità. Nota: se attivi gli account personali ottieni una quarta regola di corrispondenza per gli account personali e se acquisti Pardot Account Engagement (Advanced o Premium) viene creata una quinta regola di corrispondenza per i lead sugli account. |
| Regola di duplicazione | Quando Salesforce applica le regole di corrispondenza e determina le azioni da intraprendere se rileva duplicati. A seconda di come configuri la gestione dei duplicati, gli agenti vedono un avviso che li avverte che stanno per creare un duplicato. In alternativa, agli agenti viene impedita del tutto la possibilità di creare duplicati. Se l'azienda ha iniziato a usare Salesforce nella primavera del 2015 o in una data successiva, ti forniamo regole standard di duplicazione per gli account aziendali, i referenti, i lead e gli account personali. Se l'azienda ha iniziato a usare Salesforce nell'inverno del 2015 o in una data precedente, come nel caso di Maria, puoi creare le regole autonomamente in modo molto semplice. |
Puoi gestire le regole per le corrispondenze e i duplicati da Imposta.
Come funziona la gestione dei duplicati
Vediamo cosa succede quando Erin, agente di vendita di Ursa Major, crea un referente in Salesforce.
Erin crea il referente e Salesforce cerca i possibili duplicati (1). Sulla base dei criteri previsti da una regola di corrispondenza che Maria ha impostato in precedenza, Salesforce fornisce un elenco di possibili duplicati (2).
La regola di duplicazione determina le opzioni di Erin. Questa regola può impedire a Erin di creare un record o consentirle di crearlo e mostrare un avviso (3). Se Erin crea il referente, la regola può persino aggiungere il potenziale duplicato a un rapporto in modo che il suo manager, Lincoln, ne sia informato.
In questo caso, la regola di duplicazione standard avvisa Erin della presenza del potenziale duplicato. Lei può scegliere se passare al referente già presente in Salesforce o continuare a creare il record, anche se si tratta di un potenziale duplicato.
Risorse
- Guida di Salesforce: Gestione dei record duplicati
