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Ajout d’une tâche planifiée à votre flux

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

  • Identifier comment déclencher un flux selon une planification
  • Créer un parcours planifié pour exécuter un flux déclenché par un enregistrement à une heure spécifiée
Remarque

Remarque

Vous souhaitez apprendre en français ? Commencez le défi dans un Trailhead Playground en français et utilisez les traductions fournies entre crochets pour naviguer. Copiez et collez uniquement les valeurs en anglais, car les validations de défi reposent sur les données en anglais. Si vous ne réussissez pas le défi dans votre organisation en français, nous vous recommandons (1) de définir le paramètre régional sur les États-Unis, (2) de définir la langue sur l’anglais en suivant les instructions ici, puis (3) de cliquer à nouveau sur le bouton « Vérifier le défi ».

Consultez le badge Trailhead dans votre langue pour découvrir comment profiter de l’expérience Trailhead traduite.

Automatisation selon une planification

Par défaut, un flux déclenché par un enregistrement s’exécute lorsqu’un enregistrement change d’une manière spécifiée. Cependant, vous pouvez retarder cette automatisation en utilisant un parcours planifié. Les actions sur un parcours planifié sont déclenchées lorsque la modification d’enregistrement spécifiée se produit, mais s’exécutent après un certain temps. Elles peuvent avoir lieu plusieurs minutes, plusieurs heures, plusieurs jours ou même plusieurs mois après la modification de l’enregistrement. Elles peuvent également être planifiées selon une période située avant ou après une action sur un champ de l’enregistrement déclencheur. Par exemple :

  • 6 heures après la création d’une requête
  • 2 jours après la date de renouvellement d’un compte
  • 1 mois avant la date d’expiration de la garantie

Exigence commerciale

Développons notre flux d’opportunités pour inclure une nouvelle exigence commerciale : rappeler au propriétaire de l’opportunité de recontacter le propriétaire du compte 5 jours après la fermeture de l’opportunité. 

Notez le délai « 5 jours après ». Pour créer ce délai de 5 jours dans le flux, nous ajoutons un parcours planifié. Nous avons créé une tâche pour le propriétaire de l’opportunité dans le parcours planifié.

Avant de commencer

Vous devez définir l’utilisateur de workflow par défaut de votre organisation avant de commencer à créer des parcours planifiés. Ce paramètre indique à Salesforce quel utilisateur exécute le parcours planifié du flux. Ce paramètre est peut-être déjà défini dans votre organisation de production, mais il est conseillé de le vérifier. Assurez-vous que ce paramètre est correct dans le Trailhead Playground que vous utilisez pour ce badge avant de créer un parcours planifié.

Définissez l’utilisateur de workflow par défaut sur la page Paramètres d’automatisation des processus dans Setup (Configuration).

La page des paramètres d’automatisation des processus L’utilisateur de workflow par défaut est Flo Smith.

Configurer des parcours planifiés

  1. Sous Flow Definitions (Définitions de flux), sélectionnez la vue de liste Triggered Flows (Flux déclenchés).
  2. Dans la colonne Flow Label (Étiquette de flux), cliquez sur Closed Won Opportunities (Opportunités fermées gagnées). Le flux s’ouvre.
    ""
    Comme nous avons choisi Actions and Related Records (Actions et enregistrements associés) lors de la création du flux d’origine, nous pouvons ajouter notre parcours planifié directement dans ce flux. Vous pouvez utiliser des parcours planifiés uniquement lorsque le flux utilise l’option Actions and Related Records (Actions et enregistrements associés).
  3. Cliquez sur Add Scheduled Paths (Optional) (Ajouter des parcours planifiés [facultatif]).Le panneau Scheduled Paths (Parcours planifiés). Les champs incluent Path Label (Étiquette de parcours), API Name (Nom d’API), Time Source (Source de temps), Offset Number (Valeur de décalage) et Offset Options (Options de décalage).
  4. Dans Path Label (Étiquette de parcours), saisissez 5 Days After Close (5 jours après la fermeture). Le champ API Name (Nom d’API) passe automatiquement à X5_Days_After_Close.
  5. Pour Time Source (Source de temps), sélectionnez Opportunity: Close Date (Opportunité : Date de fermeture).
  6. Pour Offset Number (Valeur de décalage), saisissez 5.
  7. Pour Offset Options (Options de décalage), sélectionnez Days After (Jours après).

Ajouter une tâche

Ajoutons maintenant la tâche pour rappeler au propriétaire de l’opportunité de recontacter le propriétaire du compte cinq jours après la fermeture de l’opportunité.

  1. Dans le chemin 5 Days After Close (5 jours après la fermeture), cliquez sur Ajouter un élément.
  2. Faites défiler l’écran jusqu’à la section Data (Données) et cliquez sur Create Records (Créer des enregistrements). La fenêtre New Create Records (Nouveau Créer des enregistrements) s’ouvre.
    Le panneau New Create Records (Nouveau Créer des enregistrements). Les champs incluent Label (Étiquette), API Name (Nom d’API), Description, How Many Records to Create (Nombre d’enregistrements à créer) et How to Set the Record Fields (Comment définir des valeurs de champ d’enregistrement).
  3. Dans Label (Étiquette), saisissez Personalized Welcome Task (Tâche de bienvenue personnalisée). Le nom de l’API passe automatiquement à Personalized_Welcome_Task.
  4. Pour Description, saisissez Creates a task for the Opportunity owner to coordinate with the Account owner on their new account (Crée une tâche pour que le propriétaire de l’opportunité se coordonne avec le propriétaire du compte sur son nouveau compte).
  5. Dans How to set record field values (Comment définir des valeurs de champ d’enregistrement), sélectionnez Manually (Manuellement).
  6. Pour Object (Objet), sélectionnez Task (Tâche).

Définir les conditions

  1. Sous Set Field Values for the Task (Définir les valeurs de champ de la tâche), définissez le sujet de la tâche :
    • Field (Champ) : Subject (Objet)
    • Value (Valeur) : Coordinate with Account Owner (Coordonner avec le propriétaire du compte)
  1. Cliquez sur Ajouter le champ.
  2. Décrivez la tâche :
    • Field (Champ) : Description
    • Value (Valeur) : Devise an action plan to welcome the new customer from your opportunity (Concevoir un plan d’action pour accueillir le nouveau client de votre opportunité)
  1. Cliquez sur Ajouter le champ.
  2. Associez la nouvelle tâche à l’opportunité qui a déclenché le flux :
    • Field (Champ) : Related To ID (ID associé)
      Le champ Related To ID (ID associé) peut faire référence à l’ID de tout objet non humain associé. Il représente autre chose qu’une personne, comme un compte, une opportunité, une campagne, une requête ou un objet personnalisé. Pour faire référence à un objet de personne, tel qu’un contact ou une piste, utilisez Name ID (ID de nom).
    • Valeur : Triggering Opportunity (Opportunité déclenchante)> Opportunity ID (ID d’opportunité)
      N’oubliez pas que les données de l’enregistrement qui a déclenché le flux sont stockées dans la variable de déclenchement. Pour référencer l’enregistrement lui-même, accédez au champ Opportunity ID (ID d’opportunité) à partir de Triggering Opportunity (Opportunité déclenchante).
  1. Cliquez sur Ajouter le champ.
  2. Définissez le propriétaire de la nouvelle tâche afin qu’il corresponde au propriétaire de l’opportunité qui a déclenché le flux :
    • Field (Champ) : Attribué à l'ID
    • Valeur : Triggering Opportunity (Opportunité déclenchante)> Owner ID (ID de propriétaire) (sélectionnez l’élément Owner ID [ID de propriétaire] pour lequel il n’y a pas de symbole > en fin de ligne)
  1. Cliquez sur Ajouter le champ.
  2. Définissez l’échéance de la tâche :
    • Field (Champ) : Due Date Only (Date d’échéance uniquement)
    • Valeur : Running Flow Interview (Interview de flux en cours d’exécution)> CurrentDate (On utilise en règle générale une ressource de formule pour définir de manière dynamique la date de l’activité à une date future. Toutefois, pour simplifier notre exemple, nous utilisons dans ce module une variable globale qui définit toujours la date actuelle.)
  1. Cliquez sur Save As New Version (Enregistrer sous une nouvelle version), puis sur Save (Enregistrer).

L’ajout de la tâche planifiée est terminé ! Effectuons maintenant un test pour nous assurer qu’elle fonctionne correctement.

Débogage du flux

  1. Cliquez sur Debug (Déboguer). La fenêtre de débogage de flux s’ouvre.Écran de débogage de flux. Les champs incluent Select Path (Sélectionner un parcours), Debug Options (Options de débogage) et Run the Flow As if the Record is Created or Updated (Exécuter le flux comme si l’enregistrement avait été créé ou mis à jour).
  2. Pour Path for Debug Run (Parcours d’exécution du débogage), sélectionnez 5 Days After Close (5 jours après la fermeture).
  3. Pour Debug Options (Options de débogage), cliquez sur Skip start condition requirements (Ignorer les exigences de la condition de démarrage).
  4. Pour Run the Flow As If the Record Is (Exécuter le flux comme si l’enregistrement était), conservez la sélection actuelle : Created (Créé).
  5. Pour Opportunity (Opportunité), sélectionnez la même organisation que celle que vous avez utilisée dans l’unité 1 pour exécuter le flux. (Cet exemple utilise Grand Hotels Emergency Generators.)
  6. Cliquez sur Run (Exécuter).
    Le flux est débogué. Si l’exécution s’est déroulée avec succès, la ligne reliant les éléments est bleu foncé et mise en gras.
  7. Cliquez sur Back (Retour) (Retour) pour quitter Flow Builder.

Bravo ! En utilisant à la fois un parcours immédiat et un parcours planifié, vous avez créé un flux qui gère automatiquement vos opportunités de grande valeur.

Le flux terminé avec 2 branches, exécuter immédiatement et 5 jours après.

En savoir plus

Vous pouvez développer ce flux pour ajouter des critères et des actions. Si une opportunité ne remplit pas les conditions (supérieure à 25 000 et fermée gagnée), essayez de procéder autrement. Par exemple, vérifiez si une opportunité de grande valeur est fermée perdue. Si c’est le cas, automatisez d’autres actions. Mais ne vous arrêtez pas en si bon chemin. Quels flux déclenchés par des enregistrements pouvez-vous créer sur d’autres objets ?

Ressources

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