Création et personnalisation de tableaux de bord
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Présenter la différence entre les rapports et les tableaux de bord
- Créer un tableau de bord
- Expliquer qui peut voir quels tableaux de bord et quelles données, et pour quelle raison
Amélioration des rapports grâce aux tableaux de bord
Les rapports permettent au personnel de No More Homelessness (NMH) d’accéder aux données et de les visualiser pour les rendre pertinentes et exploitables. Les tableaux de bord vont encore plus loin, en extrayant les données de plusieurs rapports et en les affichant côte à côte dans une même fenêtre. D’un seul coup d’œil, vous pouvez voir l’engagement et l’efficacité du personnel, ainsi que les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs annuels du programme et en matière de collecte de fonds. Grâce aux tableaux de bord, il est encore plus facile de comprendre ce que vos données indiquent au sujet de vos programmes, de vos services et de vos initiatives de collecte de fonds.
Voici un exemple de tableau de bord dans Nonprofit Success Pack (NPSP) que Gorav, l’administrateur Salesforce de NMH, a créé pour l’équipe des programmes. Il présente plusieurs rapports différents les uns à côté des autres, afin que le personnel du programme puisse prendre en compte différents facteurs en même temps :
Comme presque tout dans Salesforce, les tableaux de bord sont entièrement personnalisables. Vous et votre équipe décidez des éléments y figurant et de la manière dont ils sont présentés.
Accès aux tableaux de bord
Si votre administrateur n’a pas personnalisé votre barre de navigation pour y inclure un onglet relatif aux tableaux de bord, il vous suffit de faire une recherche dans le lanceur d’application (
) afin de trouver l’élément souhaité ne figurant pas dans la barre de manière permanente. Les tableaux de bord peuvent avoir leur propre onglet, et des tableaux de bord individuels peuvent également être ajoutés à votre page d’accueil et à vos pages d’enregistrement. De plus, comme pour les rapports, vous pouvez vous abonner à des tableaux de bord.
Types de composants de tableau de bord
Lorsque vous arrivez sur la page des tableaux de bord, vous voyez d’abord la page de destination. Elle est semblable à la page des rapports, et vous pouvez la parcourir de la même manière, en utilisant les options de menu pour trier les tableaux de bord individuels (1) ou les dossiers de tableaux de bord (2) avec différents paramètres de partage. Pour ouvrir un tableau de bord, il suffit de cliquer sur un titre dans la liste (3).
Étant donné qu’un tableau de bord s’apparente à une collection de mini-rapports, vous voyez (peut-être) un nombre important de graphiques, de jauges et de tableaux différents, tous regroupés sur la page. À l’instar du descriptif figurant au dos d’une bonne boîte de chocolats vous permettant de distinguer les chocolats au nougat de ceux à la noix de coco, le guide suivant répertorie les différents éléments que vous pouvez voir sur le tableau de bord et vous explique quand vous en servir.
| Type de composant | Symbole | Servez-vous en quand la situation requiert… |
|---|---|---|
| Graphique |
       
|
Une représentation graphique de vos données. Vous pouvez choisir parmi plusieurs types de graphiques : à barres, en courbes, sous forme de nuage de points, en entonnoir et en anneau. |
| Jauge |
 |
Une valeur unique que vous souhaitez afficher dans une plage de valeurs. |
| Indicateur |
 |
Une valeur clé à afficher. |
| Tableau |
  |
Un ensemble de données de rapport sous forme de colonne. |
Création d'un tableau de bord
Rejoignons Anthony Hall, le gestionnaire de programmes de NMH, qui crée un tableau de bord pour mieux suivre tous les éléments qu’il doit surveiller. NMH disposant déjà de rapports dans Salesforce, Anthony peut créer un tableau de bord à l’aide d’une interface intuitive fonctionnant par glisser-déposer. Observons comment il procède :
1. Sur la page de destination Tableaux de bord, cliquez sur Nouveau tableau de bord.
2. Nommez votre nouveau tableau de bord. Anthony le nomme « Tableau de bord des programmes de NMH », ajoute une description et le conserve dans son dossier Tableaux de bord privés. Cliquez sur Créer.
3. Impressionnant ! La page apparaît maintenant sous forme de grille. Pour l’instant, il s’agit simplement d’espaces réservés permettant d’organiser les composants du tableau de bord. Cliquez sur Ajouter un composant pour insérer un composant.
4. Dans le menu Sélectionner un rapport, recherchez un rapport. Anthony choisit un rapport intitulé Inventaire regroupé par type de kit. Cliquez sur Sélectionner.
5. Dans la fenêtre Ajouter un composant, sélectionnez le type de composant à utiliser. Anthony choisit un graphique à barres verticales. Cliquez sur Ajouter.
6. Jusqu’à présent, tout semble bien se passer. Toutefois, étant donné que ce graphique met toutes les autres données en contexte et qu’il constitue donc l’information clé du tableau de bord, Anthony souhaite l’agrandir. Pour redimensionner un composant de tableau de bord, cliquez sur ce composant, puis faites glisser ses coins et ses côtés pour modifier l’espace qu’il occupe. Vous pouvez également déplacer un composant vers une autre zone de la page.
7. Pour obtenir un tableau de bord complet, il faut plus d’un composant. Anthony va donc en ajouter d’autres. Il clique à nouveau sur Ajouter un composant et répète le processus. Anthony ajoute les rapports Liste d’attente pour les logements de transition et Total des dons alimentaires en nature par mois.
8. Une fois tous les composants ajoutés et dimensionnés, cliquez sur Enregistrer.
Ce tableau de bord est déjà très utile. Anthony peut voir qui est sur la liste d’attente pour un logement de transition, identifier d’où provient la majorité des dons pour le programme de banque alimentaire, et déterminer si les stocks sont bas et s’il doit prendre des mesures.
NPSP permet également d’utiliser des tableaux de bord prêts à l’emploi. Si vous accédez à l’onglet Tableaux de bord en cliquant sur Tableaux de bord dans la barre de navigation et sur Tous les dossiers sur le côté gauche, vous verrez le dossier des tableaux de bord de collecte de fonds NPSP. Ces tableaux de bord sont très pratiques pour Sofia et le reste de l’équipe de développement de NMH !
Accès aux tableaux de bord
Anthony a créé le tableau de bord des programmes de NMH dans un dossier privé et prévoit de s’en servir pour se tenir informé, mais sachez que les tableaux de bord peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs de la même manière que les rapports. Salesforce configure les paramètres de sécurité des tableaux de bord de différentes manières. Un administrateur ou un créateur de tableau de bord peut déterminer si les membres du personnel accédant à un tableau de bord voient tous les mêmes données ou si les données affichées sont dynamiques. Cela signifie que chaque utilisateur ne verra que les données qu’il est autorisé à consulter, en fonction de ses paramètres de sécurité. Cela évite de créer des tableaux de bord distincts pour chaque utilisateur.
- Les tableaux de bord dynamiques sont généralement utilisés lorsqu’un créateur de tableau de bord souhaite montrer à chaque utilisateur des données spécifiques, telles que des résultats individuels de collectes de fonds ou leur nombre de sollicitations en cours, sans avoir à créer plusieurs copies d’un tableau de bord.
- Les tableaux de bord standard (dont les données sont visibles par tout le monde) sont généralement utilisés lorsqu’un créateur de tableau de bord souhaite présenter des données concernant l’ensemble de la structure à un ensemble d’utilisateurs, telles que les résultats globaux des collectes de fonds ou les performances d’une campagne.
N’oubliez donc pas que les données que vous voyez dans un tableau de bord peuvent différer de celles visibles par vos collègues.
Le mot de la fin
Félicitations ! Vous avez atteint la fin de ce module. Nous vous avons présenté beaucoup d’informations. Ne vous inquiétez pas si vous ne les avez pas toutes assimilées immédiatement : Trailhead sera toujours là pour vous à chaque fois que vous aurez besoin d’une piqûre de rappel. Vous pouvez revenir à ce module (et à tous les autres !) à tout moment, en repartant du début pour suivre chaque étape dans l’ordre ou en vous concentrant sur une unité spécifique si cela vous suffit. Lorsque vous vous sentirez parfaitement à l’aise avec ce module, ne vous inquiétez pas : vous aurez de nouvelles choses à apprendre et d’autres parcours seront là pour vous guider.
À bientôt, et bonne découverte !
