Création et modification de paiements

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

Expliquer comment les paiements fonctionnent avec les opportunités dans Nonprofit Success Pack (NPSP)
Créer et modifier des calendriers de paiement

Présentation des paiements

Dans l’univers des collectes de fonds, une promesse de don signifie qu’une personne exprime son intention de verser un montant de don spécifique au fil du temps. Contrairement à un don ponctuel où un donateur effectue un paiement immédiat, les promesses de don peuvent être conditionnées à l’atteinte d’un objectif ou sans condition.

Les promesses de dons peuvent s’avérer une composante essentielle de la stratégie de collecte de fonds d’une organisation. Dans Nonprofit Success Pack (NPSP), celles-ci sont gérées à l’aide d’enregistrements d’opportunité et d’un objet appelé Paiement.

Bien qu’un don ou une subvention puisse être suivi avec un seul enregistrement d’opportunité, vous pouvez associer cette opportunité à plusieurs paiements qui s’ajoutent au montant total de l’opportunité. Les paiements sont particulièrement utiles lorsque des donateurs importants ou les personnes qui vous apportent des subventions définissent un calendrier de paiement sur plusieurs mois ou années.

Dans cette unité, nous allons créer des paiements pour une opportunité, puis les modifier.

Création de paiements pour une opportunité

Dans notre organisation sans but lucratif fictive, No More Homelessness (NMH), Sofia, la chargée de développement, vient de recevoir un contrat de promesse de don de 300 000 $ d’un soutien appelé Jose Figueroa. Jose paiera la promesse de don sur 3 ans en versements de 50 000 $ effectués tous les 6 mois.

Accompagnons Sofia dans la création d’un don comportant six versements, qui permettra d’effectuer le suivi de la promesse généreuse de Jose.

Commençons par créer une opportunité. Nous allons accéder à l’onglet Opportunités et utiliser un nouveau type d’enregistrement d’opportunité afin de découvrir une nouvelle manière de créer une opportunité.

Cliquez sur l’onglet Opportunités.
Cliquez sur Nouveau.
Sélectionnez le type d’enregistrement d’opportunité Don important et cliquez sur Suivant. (Vous pouvez également utiliser les paiements pour suivre les versements relatifs à une convention de subvention. Le processus est très similaire, mais votre équipe devra d’abord sélectionner le type d’enregistrement d’opportunité Subvention.)
Saisissez les détails du don.

Nom de l’opportunité (obligatoire) : ce champ peut être rempli automatiquement. Sofia saisit Jose Figueroa Major Gift Pledge (Promesse de don important de Jose Figueroa) et la date du jour.
Nom du compte (obligatoire) : Sofia recherche et sélectionne le compte de foyer de Jose, Foyer Figueroa et Nguyen.
Contact principal (facultatif) : ce champ est facultatif, mais il est important de suivre le donateur principal d’un don. Sofia cherche et sélectionne Jose Figueroa.
Montant (facultatif) : Sofia saisit 300 000 $.
Date de fermeture (obligatoire) : entrez la date d’aujourd’hui, le jour où le contrat a été reçu.
Phase (obligatoire) : chaque organisation peut avoir des politiques différentes sur la façon de suivre les promesses de don acceptées mais non payées. NMH utilise la phase Attribué pour ces cas de figure et la définit sur Publié une fois que la promesse de don a été intégralement payée. (Votre instance Salesforce peut utiliser le statut Fermé Gagné au lieu de Publié.)

Cliquez sur Enregistrer.

Vous serez redirigé vers le nouvel enregistrement d’opportunité. Commençons par créer les paiements.

Dans l’enregistrement d’opportunité, cliquez sur l’onglet Associé.
Recherchez la liste associée Paiements et cliquez sur Planifier des paiements.
L’opportunité a été créée avec un nouvel enregistrement de paiement dont le statut est Payé. Lisez l’avertissement sur la page, puis cliquez sur Supprimer les paiements payés et annulés pour créer un calendrier de paiement.
Dans la section Créer un calendrier de paiement, vous pouvez désormais définir le nombre de paiements, la date du premier paiement et le délai entre chaque paiement. Voici ce que Sofia saisit pour la promesse de don de Jose :

# de paiements : par défaut, vous pouvez programmer jusqu’à 12 paiements pour un même don. Votre administrateur peut toutefois modifier le nombre maximal de paiements disponibles selon les besoins de votre organisation. Sofia choisit 6.
Date du premier paiement : Date du jour
Intervalle - Nombre : 6
Intervalle - Période : Mensuelle
Mode de paiement : Sofia sélectionne Chèque. Cette liste peut être personnalisée selon vos besoins.

Cliquez sur Calculer paiements.
Passez en revue la liste des paiements à créer. Le calendrier répartira équitablement le montant de l’opportunité sur le nombre de paiements, mais vous pouvez apporter des modifications maintenant selon vos besoins pour ajuster les montants et les dates, et marquer les paiements comme Payé. Dans notre exemple, Sofia a déjà le premier chèque de José, elle fixe donc la date de paiement à la date du jour et coche la case Payé pour le premier paiement.
Cliquez sur Créer paiements.

De retour dans l’onglet Associé de l’opportunité, consultez la liste associée Paiements. Elle affiche maintenant les six paiements, le premier affichant Payé sous Statut de paiement.

La liste associée Paiements avec des colonnes pour Numéro de paiement, Montant du paiement, Statut de paiement et Date du paiement pour les six paiements

Suivi des paiements effectués

Lorsqu’un donateur effectue un paiement, revenez à l’enregistrement d’opportunité et à la liste associée Paiements.

Cliquez sur le bouton Afficher les actions (), puis sur Modifier dans la ligne du paiement que vous souhaitez marquer comme payé.
Sélectionnez Payé, entrez la date de paiement et saisissez les informations supplémentaires utiles pour suivre le paiement.
Cliquez sur Enregistrer.

Vous répéterez ce processus à l’arrivée de chaque nouveau paiement et utiliserez votre liste de paiements comme calendrier pour envoyer des rappels amicaux au donateur à l’échéance d’un paiement.

Lorsque le dernier paiement est effectué et que cet enregistrement est marqué comme payé, NPSP définit automatiquement le statut de l’opportunité sur Fermée gagnée par défaut, mais votre administrateur peut choisir n’importe quelle phase dans les paramètres NPSP.

Remboursement d’un paiement

NMH étant une organisation fictive, nous pouvons imaginer que tout se passe exactement comme prévu, que chaque donateur respecte chacun de ses engagements et que tous les membres du personnel ont des croissants les lundis matin.

Ce n’est cependant pas représentatif de la réalité.

Parfois, les choses tournent mal et vous devrez peut-être rendre de l’argent à un donateur.

Si un donateur effectue un paiement et que vous devez émettre un remboursement, vous pouvez suivre ce changement en cliquant sur l’action rapide Rembourser sur un enregistrement de paiement.

L’action créera un enregistrement de paiement avec une valeur négative égale au paiement d’origine, associera le nouveau paiement à l’enregistrement d’opportunité et diminuera la valeur de l’opportunité du montant correspondant.

Par exemple, si un donateur avait fait un don de 1 000 $ à NMH, le personnel de l’organisation aurait créé une opportunité de 1 000 $ et NPSP aurait créé automatiquement un enregistrement de paiement associé de 1 000 $. Si l’équipe NMH avait besoin de rembourser ce don, elle aurait utilisé l’action rapide Rembourser sur l’enregistrement de paiement. L’action rapide aurait créé un paiement avec une valeur de -1 000 $ et aurait défini la valeur de l’opportunité sur 0 $.

Annulation de paiements planifiés

Parfois, les donateurs n’effectuent pas un paiement comme prévu, les organisations ne respectent pas les conditions des promesses de don ou des subventions, ou quelque chose d’autre ne va pas. Dans ces cas, vous devrez peut-être annuler un paiement prévu.

Bien sûr, vous voulez garder une trace de ces paiements manqués ou annulés, donc vous ne voulez pas supprimer l’enregistrement de paiement. Marquez-le simplement comme Annulé.

Découvrons comment marquer un paiement comme Annulé (espérons que cela ne vous serve pas !).

Recherchez et sélectionnez l’enregistrement d’opportunité contenant le paiement que vous désirez annuler. Nous utiliserons l’enregistrement de Jose comme exemple.
Cliquez sur l’onglet Associé et recherchez la liste associée Paiements.
Cliquez sur le bouton Afficher les actions (), puis sur Modifier dans la ligne du paiement que vous souhaitez marquer comme Annulé.
Sélectionnez Written Off (Annulé).
Cliquez sur Enregistrer.

Si un donateur cesse totalement ses paiements, vous pouvez annuler tous les paiements planifiés en une seule fois.

Accédez à l’onglet Associé de l’opportunité avec les paiements à annuler et recherchez la liste associée Paiements.
Cliquez sur le bouton Afficher les actions () dans l’en-tête de la liste associée.
Cliquez sur Annuler les paiements.
Sur la page Annuler le crédit restant, entrez la date que vous souhaitez utiliser comme date d’annulation. Par défaut, Salesforce affiche la date du jour et annulera tous les paiements restants après cette date. Si vous souhaitez choisir une date ultérieure à partir de laquelle les paiements seront annulés, vous pouvez aussi la saisir.
Cliquez sur Annuler les paiements.

De retour dans l’enregistrement d’opportunité, consultez la liste associée Paiements. Salesforce regroupe automatiquement les paiements impayés restants et les affiche comme une seule annulation. Vous pouvez cliquer sur le nombre de paiements pour consulter les paiements annulés.

Bien que vous puissiez configurer NPSP de sorte que le statut d’une opportunité dont tous les paiements sont marqués comme Payé soit modifié automatiquement, cela ne se produit pas lorsqu’un paiement a été annulé. Vous devrez mettre à jour la phase de l’opportunité manuellement.

Ces étapes facilitent le suivi d’une promesse de don avec un nombre fixe de paiements, mais qu’en est-il des dons en cours qui n’ont pas de date de fin, comme les dons mensuels ?

Dans l’unité suivante, nous verrons comment vous pouvez mettre en place des dons récurrents sans limitation de durée et des dons récurrents sur une période donnée.