Communication à l’aide de l’élément Action

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Élaborer un flux qui envoie un e-mail
• Utiliser des modèles de texte pour composer des messages formatés que Flow Builder peut utiliser
• Élaborer un flux qui crée une publication Chatter
• Élaborer un flux qui soumet un enregistrement pour approbation

Il est certes formidable de pouvoir utiliser des flux pour créer, mettre à jour et supprimer des enregistrements, mais il est n’est pas toujours souhaitable d’exécuter ces actions sans qu’elles ne soient remarquées. Voici ce que peuvent également faire les flux :

• Informer un ou plusieurs de vos utilisateurs d’un changement.
• Aider les utilisateurs à envoyer une notification à un client.
• Permettre aux utilisateurs de demander l’approbation d’une modification avant qu’elle ne soit appliquée.

Il s’agit là d’autant de formes de communication que vous pouvez automatiser avec Flow Builder, ce qui permet de garantir que vos utilisateurs et clients disposent des informations dont ils ont besoin.

Présentation de l’élément Action

Pour mettre en œuvre toutes ces fabuleuses actions de communication, vous utilisez un seul et même élément : l’élément Action. Malgré son nom basique, cet élément possède une multitude de super pouvoirs, tel un véritable héros d’action !

L’élément Action peut communiquer avec les utilisateurs, les clients et les systèmes externes. Il peut également effectuer certaines tâches d’automatisation avancées, mais dans ce module, nous nous concentrerons sur la communication avec les utilisateurs et les clients.

Envoi d’un e-mail à l’aide d’une alerte par e-mail

Le service commercial de Pyroclastic souhaite informer immédiatement le propriétaire d’un compte lorsque des détails clés de ce dernier sont modifiés. Flo vous demande de créer un flux qui envoie un e-mail au propriétaire du compte lorsqu’une modification est apportée.

Il existe plusieurs façons d’envoyer un e-mail dans un flux, mais nous vous recommandons d’utiliser l’élément Action pour sélectionner une action de workflow d’alerte par e-mail. Cette méthode offre un nombre important de fonctionnalités et est facile à configurer si vous disposez déjà d’alertes par e-mail provenant de règles de workflow.

Si vous n’avez pas encore l’alerte par e-mail dont vous avez besoin, créez-la d’abord.

Création d’une alerte par e-mail

1. Dans l’onglet Activity (Activité) d’un enregistrement de compte, cliquez sur  pour créer un e-mail.
   1. Objet : Account change notice (Notification de modification du compte)
   2. Corps : Your account record has changed. (Votre enregistrement de compte a été modifié.) N’hésitez pas à ajouter du texte plus élaboré ou des champs de fusion si vous le souhaitez.
   3. Related to (Associé à) : vérifiez qu’un compte est sélectionné
2. Cliquez sur et sélectionnez Save as new template (Enregistrer sous un nouveau modèle).
   1. Nom du modèle : Account Change (Modification du compte)
   2. Folder (Dossier) : Modèles d'e-mail publics
3. Dans Setup (Configuration), saisissez Email Alerts (Alertes par e-mail) dans la zone Quick Find (Recherche rapide), puis cliquez sur Email Alerts (Alertes par e-mail).
4. Cliquez sur Nouvelle alerte par e-mail (New Email Alert).
   
   
   
5. Pour Description, saisissez Notify Owner of Account Change (Notifier le propriétaire des modifications du compte). Les descriptions doivent être significatives : de cette manière, vous pourrez trouver l’alerte par e-mail que vous recherchez dans une longue liste d’actions.
6. Pour Unique Name (Nom unique), conservez la valeur par défaut : Notify_Owner_of_Account_Change (Notifier_le_propriétaire_des_modifications_du_compte).
7. Pour Object (Objet), sélectionnez Account (Compte).
   Les alertes par e-mail sont chacune liées à un objet spécifique car l’objet définit les destinataires possibles. Par exemple, étant donné que cette alerte par e-mail est liée à l’objet Account (Compte), elle a accès à des destinataires propres au compte, tels que les membres de l’équipe de compte.
8. Sélectionnez un modèle d’e-mail à utiliser :
   1. Cliquez sur la loupe () à côté du champ Email Template (Modèle d’e-mail).
   2. Dans la fenêtre de référence, sélectionnez Lightning et Public Email Templates (Modèles d’e-mail publics).
   3. Cliquez sur le modèle d’e-mail Account Change (Modification du compte).
      
      
      
9. Pour Recipient Type (Type de destinataire), sélectionnez Owner (Propriétaire).
10. Sous Recipients (Destinataires), déplacez Account Owner (Propriétaire du compte) de la liste Available Recipients (Destinataires disponibles) vers la liste Selected Recipients (Destinataires sélectionnés).
    
    Remarque : vous pouvez également sélectionner des utilisateurs spécifiques, modifier le type de destinataire pour sélectionner des utilisateurs dynamiques (par exemple, un champ utilisateur dans l’enregistrement associé) ou spécifier tous les utilisateurs associés à un rôle spécifique.
    
    
    
11. Cliquez sur Enregistrer.

Création d’un flux qui utilise la nouvelle alerte par e-mail pour envoyer un e-mail

Votre alerte par e-mail est prête à être utilisée. Pour créer un flux qui envoie l’e-mail, procédez comme suit.

1. Créez un flux déclenché par un enregistrement :
   1. Objet : Compte
   2. Déclencher le flux quand : Un enregistrement est modifié
   3. Exigences de condition : N'importe quelle condition est remplie (OR)
   4. Dans la section Filter Records (Filtrer les enregistrements), définissez les conditions qui indiquent à l’élément quels enregistrements récupérer.
      
      

      Champ	Opérateur	Valeur
      AccountNumber	Is Changed (Est modifié)	$GlobalConstant.True
      AnnualRevenue	Is Changed (Est modifié)	$GlobalConstant.True
      Nom	Is Changed (Est modifié)	$GlobalConstant.True
      Notation	Is Changed (Est modifié)	$GlobalConstant.True

2. Dans la zone de dessin du flux, sur le chemin après l’élément Start (Début), survolez  et cliquez sur . Sélectionnez Action.
   (Lorsque vous êtes dans un flux déclenché par un enregistrement, vous pouvez cliquer à la place sur Send Email Alert [Envoyer une alerte par e-mail]. Les seules actions disponibles sont alors les alertes par e-mail.)
3. Pour Action, saisissez emailAlert pour afficher une liste des alertes par e-mail disponibles, puis sélectionnez Notify Owner of Account Change (Notifier le propriétaire des modifications du compte).
4. Pour Label (Étiquette), saisissez Email Account Owner (Envoyer un e-mail au propriétaire du compte).
5. Pour Record ID (ID d’enregistrement), sélectionnez $Record > Id (ID).
   
   Remarque : il est important de vous assurer que vous avez choisi le bon enregistrement associé. Il détermine l’enregistrement qui stocke l’e-mail dans Salesforce, mais plus important encore, il achemine également les valeurs de cet enregistrement dans les champs de fusion du modèle d’e-mail. Par exemple, si votre modèle d’e-mail utilise le champ de fusion {{{Recipient.Name}}} pour ajouter le nom du destinataire de l’e-mail dans le corps de texte de l’e-mail, {{{Recipient.Name}}} est remplacé par le nom du contact que vous sélectionnez ici.
   
6. Cliquez sur Done (Terminé).
7. Enregistrez le flux. Pour Flow Label (Étiquette du flux), saisissez Send Email on Account Change (Envoyer un e-mail en cas de modification du compte).

Vous connaissez les bases ! Votre flux est désormais en mesure d’envoyer des e-mails.

Publier dans Chatter

Si vous préférez envoyer un message dans Salesforce plutôt que d’envoyer un e-mail, vous pouvez utiliser l’élément Action pour créer une publication Chatter. Vous pouvez publier dans un enregistrement, un groupe Chatter ou le fil d’un utilisateur, ou bien au sein de tout autre espace disposant d’un fil Chatter. Toutefois, vous avez tout d’abord besoin de deux éléments.

• Un modèle de texte contenant ce que vous souhaitez publier.
• Une ressource qui contient l’ID de l’espace où vous souhaitez publier.

Étant donné que ce flux fera la même chose que le flux Send Email on Account Change (Envoyer un e-mail en cas de modification du compte), nous modifierons ce flux et l’enregistrerons en tant que nouveau flux.

Le modèle de texte, votre allié en matière de communication

Comme vous ne pouvez pas saisir directement de message long et formaté dans l’élément Action, il vous faut stocker ce message. C’est là que le modèle de texte devient votre allié en matière de communication. 

Dans Flow Builder, les modèles de texte sont des ressources pouvant contenir un morceau de texte. Le texte peut être constitué d’un mot, d’une phrase ou de plusieurs paragraphes, ainsi que contenir des champs de fusion.

Création d’un modèle de texte

1. Dans le flux Send Email on Account Change (Envoyer un e-mail en cas de modification du compte), cliquez sur  pour ouvrir la boîte à outils (si elle n’est pas déjà ouverte).
2. Cliquez sur Nouvelle ressource.
3. Pour Resource Type (Type de ressource), sélectionnez Text Template (Modèle de texte).
4. Pour API Name (Nom d’API), saisissez ChatterBody.
5. En regard du champ Resource Picker (Sélecteur de ressources), modifiez View as Rich Text (Afficher en texte enrichi) en View as Plain Text (Afficher en texte brut).
6. Dans le champ Resource Picker (Sélecteur de ressources), sélectionnez $Record > OwnerId. Un champ de fusion correspondant au nom du propriétaire est inséré au début du corps du message.
7. Ajoutez des crochets [ ] autour du champ de fusion, comme ceci : [{!$Record.OwnerId}]
8. Ajoutez un symbole @ au début, comme ceci : @[{!$Record.OwnerId}]
   Lorsqu’il est suivi d’une valeur entre crochets, le symbole @ insère la valeur sous forme de mention dans la publication Chatter.
9. Après le crochet fermant, saisissez your account record has changed. (votre enregistrement de compte a été modifié.)
   
10. Cliquez sur Done (Terminé).
11. Cliquez sur Save As (Enregistrer sous) > A New Flow (Un nouveau flux) pour éviter d’écraser le flux Send Email on Account Change (Envoyer un e-mail en cas de modification du compte).
12. Pour Flow Label (Étiquette du flux), saisissez Post to Chatter on Account Change (Publier dans Chatter en cas de modification du compte).
13. Cliquez sur Enregistrer.

Votre nouveau modèle de texte peut désormais être référencé dans n’importe quel champ de Flow Builder où vous pouvez sélectionner une ressource texte.

Création d’un élément qui utilise le nouveau modèle de texte pour publier dans Chatter

1. Ouvrez le flux Post to Chatter on Account Change (Publier dans Chatter en cas de modification du compte), s’il n’est pas déjà ouvert.
2. Dans la zone de dessin du flux, cliquez sur l’élément Email Account Owner (Envoyer un e-mail au propriétaire du compte), puis cliquez sur Delete Element (Supprimer l’élément).
3. Dans la zone de dessin du flux, après l’élément Email Account Owner (Envoyer un e-mail au propriétaire du compte), survolez  et cliquez sur . Sélectionnez Action.
4. Dans Action, saisissez post (publier), puis sélectionnez Post to Chatter (Publier dans Chatter).
5. Pour Label (Étiquette), saisissez Chatter Notification (Notification Chatter).
6. Pour Message, sélectionnez le modèle de texte ChatterBody.
7. Pour Target Name or ID (Nom ou ID de la cible), sélectionnez $Record > Owner (Propriétaire) > Username (Nom d’utilisateur).
   
   Remarque : dans le champ Target Name or ID (Nom ou ID de la cible), vous pouvez saisir l’ID d’un enregistrement, d’un utilisateur ou d’un groupe Chatter dans lequel la publication doit apparaître. Si la cible est un utilisateur, vous pouvez saisir à la place son nom d’utilisateur. Si la cible est un groupe Chatter, vous pouvez à la place saisir le nom du groupe.
   
   
8. Activez Target Type (Type de cible) pour inclure le champ Target Type (Type de cible) sur cet élément Action.
9. Pour Target Type (Type de cible), saisissez User (Utilisateur). Étant donné que la cible que vous avez saisie est un utilisateur, vous devez saisir User (Utilisateur) comme type de cible, même si ce type n’apparaît pas comme option suggérée. Si la cible était un groupe Chatter, vous auriez dû saisir Group (Groupe). Lorsque la cible est un enregistrement, vous pouvez laisser Target Type (Type de cible) désactivé.
   
   
   
10. Cliquez sur Done (Terminé).
11. Enregistrez le flux.

Voilà ! Votre flux peut désormais communiquer avec Chatter de manière relativement fluide.

Soumission d’un enregistrement pour approbation

Les équipes commerciales de Pyroclastic ont recours à des processus d’approbation pour demander à leur direction d’approuver les remises d’opportunité. Toutefois, Flo a entendu dire que les vendeurs oublient parfois de cliquer sur le bouton Submit for Approval (Soumettre pour approbation) lorsqu’une transaction est prête. Ne serait-il pas formidable si l’opportunité était automatiquement soumise pour approbation lorsqu’elle atteint une certaine étape ? C’est possible, en utilisant des flux !

Question : quel élément devez-vous utiliser pour envoyer des demandes d’approbation ? 

Bonne réponse ! C’est bien l’élément Action. Avant de créer une action permettant d’envoyer des demandes d’approbation, vous avez besoin des éléments suivants :

• Un processus d’approbation actif
• Une variable ou une autre ressource contenant l’ID de l’enregistrement à approuver
• Facultatif :
  • Un modèle de texte contenant le texte à envoyer à l’approbateur
  • Une variable ou une autre ressource contenant l’ID de l’émetteur

Pour créer un flux qui soumet un enregistrement pour approbation, procédez comme suit :

1. Créez un flux déclenché par un enregistrement :
   1. Objet : Opportunité
   2. Déclencher le flux quand : Un enregistrement est créé ou mis à jour
   3. Exigences de condition : Toutes les conditions sont remplies (ET)
   4. Field (Champ) : StageName
   5. Opérateur : Égal à
   6. Value (Valeur) : Proposition/Devis
   7. When to Run the Flow for Updated Records (Quand exécuter le flux pour les enregistrements mis à jour) : Uniquement lorsqu'un enregistrement est mis à jour pour remplir les exigences des conditions
   8. Optimiser les flux pour : Actions and Related Records (Actions et enregistrements associés).
2. Dans la zone de dessin du flux, sur le chemin après l’élément Start (Début), survolez  et cliquez sur . Sélectionnez Action.
3. Dans le champ Action, saisissez submit (soumettre), puis sélectionnez Submit for Approval (Soumettre pour approbation).
4. Pour Label (Étiquette), saisissez Request Opp Approval (Demander l’approbation de l’opportunité).
5. Pour Record ID (ID d’enregistrement), sélectionnez $Record > Id (ID).
6. Activez Approval Process Name or ID (ID ou nom du processus d’approbation), puis saisissez PriceQuoteApproval.
   Si vous laissez ce champ vide, le flux suit la méthode normale pour déterminer le processus d’approbation à exécuter, c’est-à-dire le premier processus d’approbation actif sur l’objet actuel pour lequel les critères d’entrée sont remplis.
   
   Remarque : Flow Builder ne valide pas l’existence effective du processus d’approbation. Pour les besoins de ce badge, nous utilisons un processus d’approbation qui n’existe pas. Il est impossible de tester ce flux. Si vous essayez de l’exécuter, il échouera.
   
   
7. Activez Submitter ID (ID de l’émetteur) et saisissez $Record > OwnerId.
   Utilisez Submitter ID (ID de l’émetteur) lorsque vous souhaitez désigner comme émetteur une personne autre que l’utilisateur qui a exécuté le flux. Si l’émetteur n’est pas un émetteur autorisé pour le processus d’approbation, ou si certains des critères d’entrée du processus d’approbation ne sont pas remplis, le flux échoue.
   
   
   
8. Cliquez sur Done (Terminé).
9. Enregistrez le flux. Pour Flow Label (Étiquette du flux), saisissez Price Quote Approval (Approbation du devis).

Félicitations : votre flux maîtrise désormais plusieurs formes de communication ! Dans l’unité suivante, vous découvrirez une autre façon de récupérer des données pouvant permettre à votre flux de communiquer plus facilement.

Ressources

• Documentation : Modèles d’e-mail dans Lightning Experience
• Documentation : Modèles d’e-mail dans Salesforce Classic
• Trailhead : Administration Chatter pour Lightning Experience
• Trailhead : Création d’un processus d’approbation de remise