Combinaison de variables et d’éléments de données

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Utiliser les variables générées par certains éléments
• Récupérer des données à partir d’enregistrements Salesforce afin de les utiliser dans vos flux
• Utiliser des variables d’enregistrement dans les éléments Create Records (Créer des enregistrements) et Update Records (Mettre à jour les enregistrements).

Variables générées par des éléments

Les variables sont incroyablement utiles dans les flux, mais si vous deviez créer une variable pour chaque valeur de données distincte dans un flux, vous vous lasseriez rapidement ! Heureusement, certains éléments de flux créent leurs propres variables, ce qui vous évite d’avoir à le faire. Ces variables sont munies d’étiquettes qui correspondent à leur élément source, de sorte que vous savez toujours d’où elles viennent. Elles se présentent sous la forme suivante : [Record type] from [API name] ([Type d’enregistrement] provenant de [Nom d’API]).

Par exemple, si vous disposez d’un élément Get Records (Obtenir des enregistrements) qui récupère un enregistrement de contact et dont le nom d’API est Get_Latest_Contact (Obtenir_le_dernier_contact), cet élément crée une variable d’enregistrement avec comme étiquette Contact from Get_Latest_Contact (Contact provenant de Obtenir_le_dernier_contact).

Examinons l’élément Get Records (Obtenir des enregistrements), ainsi que la manière dont il fonctionne et crée cette variable pour vous.

Récupération de valeurs à partir d’un enregistrement individuel

Pour utiliser Flow Builder, vous avez généralement besoin de données. Les flux peuvent accéder aux données de vos enregistrements Salesforce, mais vous devez indiquer au flux quelles sont les données qu’il doit récupérer. Le flux stocke temporairement les valeurs d’un enregistrement afin qu’elles puissent être utilisées ultérieurement dans le flux.

Pour récupérer des données à partir d’un enregistrement Salesforce, utilisez l’élément Get Records (Obtenir des enregistrements). Regardez cette vidéo sur le fonctionnement de l’élément Get Records (Obtenir des enregistrements).

Lors de la récupération de valeurs d’enregistrement, vous pouvez obtenir toutes les valeurs de champ d’un enregistrement individuel ou de toute une collection d’enregistrements. Le flux stocke les valeurs récupérées dans une seule variable.

Examinons un exemple. Pyroclastic, Inc. suit les contacts critiques relatifs à une opportunité dans l’objet Opportunity Contact Role (Rôle du contact de l’opportunité) associé. Le service commercial souhaite que les propriétaires d’opportunités contactent le contact ayant le rôle Decision Maker (Décideur) lorsqu’une opportunité est perdue. Flo vous demande de créer un flux qui génère une tâche lorsqu’une opportunité importante est perdue. Le contact ayant le rôle Decision Maker (Décideur) n’est pas stocké sur l’opportunité, mais au sein d’un objet différent : Opportunity Contact Role (Rôle du contact de l’opportunité). Vous avez besoin que le flux récupère le contact ayant le rôle Decision Maker (Décideur) à partir de l’objet Opportunity Contact Role (Rôle du contact de l’opportunité) avant de créer la tâche.

Décrivons le flux avant de commencer à le créer.

Premièrement, le flux s’exécute lorsqu’une opportunité avec un montant supérieur à 100 000 est perdue. (Pour ce faire, vous utilisez un flux déclenché par un enregistrement qui s’exécute lorsqu’une opportunité est mise à jour, et employez l’exigence de condition suivante : StageName = Closed Lost [Fermée perdue].)

Deuxièmement, le flux récupère les enregistrements de rôle du contact de l’opportunité dont le rôle est Decision Maker (Décideur). (Pour ce faire, vous devez employer un élément Get Records [Obtenir des enregistrements] portant sur l’objet Opportunity Contact Role [Rôle du contact de l’opportunité]. Dans l’élément Get Records [Obtenir des enregistrements], il vous faut définir deux filtres : [1] opportunité du rôle du contact de l’opportunité = ID de l’opportunité à déclencher ; et [2] valeur Role [Rôle] sur Opportunity Contact Role [Rôle du contact de l’opportunité] = Decision Maker [Décideur].)

Troisièmement, vous souhaitez stocker uniquement le décideur le plus récent. (Pour ce faire, vous utilisez trois paramètres dans l’élément Get Records [Obtenir des enregistrements] : [1] How Many Records to Store [Nombre d’enregistrements à stocker] : Only the first record [Uniquement le premier enregistrement] ; [2] Sort By [Trier par] : CreatedDate ; et [3] Sort Order [Ordre de tri] : Descending [Descendant].)

Enfin, le flux crée une tâche qui rappelle au propriétaire de l’opportunité de recontacter le décideur. (Pour ce faire, vous utilisez un élément Create Records [Créer des enregistrements] pour l’objet Task [Tâche]. Vous définissez les valeurs de champ pour la tâche à l’aide de la valeur Owner ID [ID du propriétaire] de l’opportunité, de l’ID de l’opportunité et de la valeur Contact ID [ID de contact] du rôle du contact de l’opportunité.)

Vous êtes maintenant prêt à créer le flux.

1. Créez un flux déclenché par un enregistrement :
   1. Objet : Opportunité
   2. Déclencher le flux quand : Un enregistrement est mis à jour
   3. Exigences de condition : Toutes les conditions sont remplies (ET)
   4. Condition :
      1. Field (Champ) : StageName
      2. Opérateur : Égal à
      3. Value (Valeur) : Fermée perdue
   5. Cliquez sur +Add Condition (+Ajouter une condition) :
      1. Field (Champ) : Montant
      2. Opérateur : Supérieur ou égal à 
      3. Value (Valeur) : 100000
   6. When to Run the Flow for Updated Records (Quand exécuter le flux pour les enregistrements mis à jour) : Uniquement lorsqu'un enregistrement est mis à jour pour remplir les exigences des conditions
   7. Optimiser les flux pour : Actions et enregistrements associés
2. Dans la zone de dessin du flux, sur le chemin après l’élément Start (Début), survolez  et cliquez sur . Sélectionnez Get Records (Obtenir des enregistrements).
3. Pour Label (Étiquette), saisissez Get Decision Maker (Obtenir le décideur).
   N’oubliez pas que comme ce nom est utilisé pour étiqueter la variable générée, il est préférable d’utiliser un nom descriptif.
4. Pour Object (Objet), sélectionnez Opportunity Contact Role (Rôle du contact de l’opportunité).
5. Pour Condition Requirements (Exigences de condition), sélectionnez All Conditions Are Met (AND) (Toutes les conditions sont remplies [ET]).
   
   
6. Dans la section Filter Records (Filtrer les enregistrements), définissez les conditions qui indiquent à l’élément quels enregistrements récupérer.
   
   

   Champ	Opérateur	Valeur
   OpportunityId	Égal à	$Record> Id (ID)
   Rôle	Égal à	Décideur

   Remarque : le fait de procéder au filtrage des enregistrements dans un élément de flux vous permet de vous assurer que vous obtenez uniquement les enregistrements souhaités. Cela revient à créer plusieurs conditions et à définir une logique personnalisée dans les vues de liste et dans les rapports.
   
   Remarque : si l’objet que vous interrogez contient de nombreux enregistrements, évitez, si possible, de récupérer tous ses enregistrements. Vous risquez de modifier des enregistrements fermés qui ne devraient pas l’être et d’atteindre des limites d’exécution qui entraîneront l’échec du flux.
7. Pour Sort Order (Ordre de tri), sélectionnez Descending (Décroissant).
8. Pour Sort By (Trier par), sélectionnez CreatedDate.
9. Pour How Many Records to Store (Nombre d’enregistrements à stocker), sélectionnez Only the first record (Uniquement le premier enregistrement).
   Lorsque vous sélectionnez Only the first record (Uniquement le premier enregistrement), l’élément stocke un seul enregistrement dans la variable de sortie.
   Lorsque vous sélectionnez All records (Tous les enregistrements), l’élément renvoie tous les enregistrements qui répondent à vos conditions de filtrage.
10. Pour How to Store Record Data (Comment stocker les données d’enregistrement), sélectionnez Automatically store all fields (Stocker automatiquement tous les champs).
    Cette option est celle par défaut, et ce, pour une bonne raison. Lorsque cette option est activée, l’élément crée automatiquement une variable d’enregistrement pour vous et y stocke les données. Ne vous inquiétez pas, même si l’intégralité de l’enregistrement est stockée dans une seule variable, vous pourrez toujours récupérer des valeurs de champ individuelles selon vos besoins.
    
    Remarque : Automatically store all fields (Stocker automatiquement tous les champs) est généralement l’option conseillée, car elle vous permet d’économiser du temps et de simplifier vos données en les combinant en une seule variable. Même si vous avez simplement besoin de récupérer une seule valeur à partir d’un enregistrement, il est peu probable que vous dépassiez les limites de flux en stockant l’intégralité de l’enregistrement. En revanche, si l’objet comporte quelques centaines de champs personnalisés, la charge importante que cela représente peut avoir un impact sur les performances. Dans ce cas, sélectionnez Choose fields and let Salesforce do the rest (Choisir les champs et laisser Salesforce gérer les variables) pour obtenir uniquement les champs dont vous avez besoin.
    
    
11. Enregistrez le flux. Pour Flow Label (Étiquette du flux), saisissez Create Follow-Up with Decision Maker (Créer un suivi avec le décideur).

Combinaison des paramètres How Many Records to Store (Nombre d’enregistrements à stocker) et Sort (Trier)

Dans l’élément Get Decision Maker (Obtenir le décideur), vous vouliez trouver un décideur et vous avez donc choisi de stocker uniquement le premier enregistrement. Si plusieurs enregistrements correspondent aux conditions de filtrage, comment savoir lequel sera stocké ? Vous pouvez utiliser les paramètres Sort Order (Ordre de tri) et Sort By (Trier par) pour déterminer quel enregistrement apparaît en premier. Vous avez effectué un tri par date de création (ordre décroissant) afin que le flux renvoie le rôle de décideur le plus récemment créé.

Votre flux peut désormais obtenir les informations dont il a besoin pour créer la tâche de rappel. Maintenant, vous devez ajouter un élément Create Records (Créer des enregistrements) pour créer cette tâche.

Utilisation des valeurs récupérées

Une fois l’élément Get Records (Obtenir des enregistrements) exécuté, sa variable contient toutes les données nécessaires ! Désormais, les éléments de votre flux peuvent utiliser ces données pour accomplir toutes les actions qu’ils doivent effectuer.

Revenons à notre exemple. Le flux récupère les données relatives au rôle de contact Decision Maker (Décideur), mais il doit encore créer une tâche. Créons un élément Create Records (Créer des enregistrements). Utilisez la variable Opportunity Contact Role from Get_Decision_Maker (Rôle du contact de l’opportunité provenant de Obtenir_le_décideur) créée par l’élément Get Records (Obtenir des enregistrements) pour définir le contact de la tâche (WhoId).

1. Dans le flux Create Follow-Up with Decision Maker (Créer un suivi avec le décideur), ajoutez un élément Create Records (Créer des enregistrements) après l’élément Get Decision Maker (Obtenir le décideur) :
   1. Étiquette : Create Task (Créer une tâche)
   2. How to Set the Record Fields (Comment définir les champs d’enregistrement) : Utiliser des ressources séparées et des valeurs littérales
   3. Objet : Tâche
2. Définissez les valeurs de champ pour le nouvel enregistrement de tâche.
   
   

   Champ	Valeur
   OwnerId	$Record > OwnerId
   Priorité	Normale
   Statut	Non démarrée
   Subject (Objet)	Closed Lost Follow-Up (Suivi Fermé perdu)
   WhatId	$Record > Id (ID)
   WhoId	Opportunity Contact Role from Get_Decision_Maker (Rôle du contact de l’opportunité provenant de Obtenir_le_décideur)> ContactId

3. Enregistrez le flux.

Une fois le flux activé, lorsqu’une opportunité est définie sur Closed Lost (Fermée perdue), le flux crée une tâche de suivi sur l’opportunité et sur le contact le plus récent ayant le rôle Decision Maker (Décideur).

Dans l’unité suivante, vous découvrirez d’autres éléments vous permettant d’échanger avec vos utilisateurs.

Ressources

• Ressource vidéo de flux : L’élément Obtenir des enregistrements
• Trailhead : Personnalisation de Lightning Experience
• Trailhead : Rapports et tableaux de bord pour Lightning Experience