Renforcement de vos compétences en communication
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Expliquer pourquoi il est essentiel pour un analyste commercial de savoir bien communiquer
- Citer les quatre modes de communication qui vous aident à atteindre de meilleurs résultats dans le cadre de vos projets
La communication comme outil essentiel
« La communication est une compétence qui s’apprend, tout comme faire du vélo ou taper au clavier. Si vous êtes prêt à vous entraîner, vous pouvez rapidement améliorer la qualité de tous les aspects de votre vie. » - Brian Tracy, conférencier et auteur spécialiste de la motivation
En pratique, les analystes commerciaux sont d’une importance inestimable pour les projets d’entreprise, car leur efficacité en matière de communication leur permet de contribuer à améliorer la productivité globale et d’influer sur les résultats finaux.
Tout analyste commercial se doit de savoir bien communiquer. En tant que tel, vous appliquez vos compétences en communication à chaque tournant d’un projet, à savoir les phases de lancement, d’élicitation des exigences, d’échange d’informations entre les parties prenantes et de livraison de la solution finalisée.
Voici les tâches que vous devrez impérativement accomplir :
- Communiquer les besoins des parties prenantes à l’équipe de projet.
- Vous assurer qu’à la fin du projet, ces besoins ont été satisfaits.
- Éliminer les obstacles à la communication (relatifs aux contraintes de temps, à la disponibilité, aux attentes ou à la langue) qui peuvent se dresser entre les parties prenantes et les développeurs.
Conseils pour impliquer les parties prenantes en vue d’atteindre les objectifs du projet
Il existe différentes méthodes pour impliquer vos parties prenantes et, dans cette unité, nous examinons quelques approches et conseils essentiels s’y rapportant. Pour découvrir d’autres méthodes, consultez la section Ressources à la fin de cette unité.
Adoptez un ton conversationnel
Posez des questions et écoutez les réponses. Donnez une tournure informelle aux échanges. Vous ne devez pas donner l’impression à vos parties prenantes qu’elles sont acculées.
Faites savoir en quoi vous pouvez aider
Présentez les manières dont vous pouvez apporter votre aide afin que votre partie prenante comprenne votre utilité en tant qu’analyste commercial. Plus elle comprendra que votre travail a de la valeur, plus il vous sera facile d’accomplir vos autres tâches.
Obtenez des parties prenantes qu’elles s’impliquent lors des étapes à venir
Vous voulez que vos parties prenantes s’impliquent, mais vous ne voulez pas qu’elles aient l’impression qu’elles auront à répondre à une suite interminable de questions à chaque fois qu’elles vous verront. Remerciez-les pour le temps qu’elles vous consacrent. En leur expliquant les étapes à venir et la nécessité de leur implication, vous faites également montre de votre implication et démarrez votre relation sur des bases solides.
Renforcez les liens entre les personnes impliquées
Tout le monde collabore plus facilement et plus efficacement si la confiance est là. Pour la faire grandir, il faut tisser des liens. Si vous consacrez un peu de votre temps à renforcer ces liens, vous serez largement satisfait des résultats.
Rappelez-vous que nous sommes tous humains
N’oubliez pas que les êtres humains peuvent être irrationnels, déraisonnables, incohérents ou imprévisibles. Des sentiments sont impliqués et nous n’avons pas toujours tous les mêmes intentions. Si vous ressentez des tensions, essayez de rechercher la cause profonde du comportement de la partie prenante, puis évaluez s’il existe des moyens de modifier la dynamique afin de maintenir une relation productive. Essayez de toujours être compréhensif.
La communication, une pratique aux multiples facettes
La communication est un art qui englobe l’écoute, la lecture, la compréhension, le traitement et la transmission d’informations. Il peut parfois s’avérer difficile de communiquer, mais cette pratique joue toujours un rôle crucial au sein d’un projet.
Voici quelques conseils pour vous aider à utiliser de manière plus avancée les modes de communication à votre disposition, afin que vous puissiez obtenir de meilleurs résultats dans le cadre de vos projets.
Communication verbale
La communication verbale est utilisée pour transmettre des idées, des faits et des opinions. Elle intervient lors de conversations individuelles, de réunions, de présentations et de conférences. Son rôle est essentiel, car elle vous aide à obtenir et à clarifier des informations en temps opportun.
Voici quelques conseils pour vous aider à employer plus efficacement ce type de communication.
|
Conseil |
Clarification |
|
Parlez d’une voix claire et forte. |
Prononcez clairement vos mots et parlez assez fort pour que tout le monde puisse vous entendre. |
|
Choisissez vos mots avec précaution. |
Les mots que vous employez vous représentent. Utilisez des mots qui font ressortir votre professionnalisme et votre intelligence. Ayez également recours à un vocabulaire que tout le monde trouvera approprié. |
|
Adoptez un ton approprié. |
Votre ton, ou le son de votre voix, en dit long sur ce que vous dites et sur ce que vous ressentez. Assurez-vous que votre ton correspond aux propos et au sentiment que vous souhaitez exprimer. |
|
Tenez compte de votre auditoire. |
Gardez votre auditoire à l’esprit lorsque vous vous exprimez. Si vous faites face à un auditoire formel, exprimez-vous de manière plutôt formelle. Vous pouvez parler de manière plus décontractée si vous connaissez bien les participants. |
|
Répondez de manière appropriée. |
Réfléchissez avant de parler. Prenez le temps de penser avant de répondre. Ainsi, vos propos ne risqueront pas d’offenser quelqu’un. |
Communication non verbale
La communication non verbale est un mode de communication ne faisant pas appel aux mots ou aux sons. À la place, elle s’appuie sur le langage corporel, les gestes et les expressions faciales pour transmettre des informations aux autres personnes. La communication verbale, présentée ci-dessus, est importante, mais elle ne représente qu’une petite partie de la communication dans son ensemble. La majeure partie de la communication s’effectue de manière non verbale. Comprendre les signaux non verbaux et leur prêter une attention particulière peut vous aider à savoir ce qu’une personne dit vraiment, ainsi qu’à vous assurer que vous communiquez bien le message que vous souhaitez transmettre.
Voici quelques axes sur lesquels vous concentrer pour améliorer votre communication non verbale.
|
Zone |
Justification |
|
Contact visuel |
Maintenez le contact visuel, mais évitez de regarder fixement. Il est important de croiser le regard de votre interlocuteur, car vous lui montrez ainsi que vous vous intéressez à lui et que vous êtes concentré sur lui. |
|
Espace personnel |
Faites attention à votre proximité physique avec les autres. Cherchez des signes indiquant que la distance entre vous et les autres personnes est adéquate. Ajustez votre position en fonction de ces indices. Vous devez tenir compte du fait que la proximité physique est perçue de différentes manières selon les cultures. |
|
Posture et mouvement |
Faites attention à votre posture. Si vous êtes avachi, cela peut être interprété comme du désintérêt. En outre, vos mouvements corporels sont importants. Le fait que vous bougiez de manière excessive, par exemple en balançant votre jambe, peut rendre vos interlocuteurs mal à l’aise. |
|
Ouverture du corps |
Évitez de croiser les bras devant vous. Vos interlocuteurs pourraient estimer que vous êtes sur la défensive. Gardez votre corps dans une position ouverte : vous suggérez ainsi que vous êtes à l’écoute. |
Communication écrite
L’écriture est une forme de communication importante pour les analystes commerciaux. Ils fournissent en effet des traces écrites des informations à des fins de référence afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Les analystes commerciaux partagent de grandes quantités d’informations, par le biais de documents écrits, d’e-mails, de conversations de chat, d’articles de blogs, de mémos et de listes d’exigences.
Sur votre lieu de travail, lorsque plus d’une personne est impliquée dans un échange, écrivez toujours de manière professionnelle et utilisez des phrases complètes ainsi qu’une grammaire et une ponctuation appropriées.
Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à améliorer vos compétences en rédaction.
|
Étape |
Explication |
|
Soyez clair et concis. |
Vous devez vous faire comprendre. Soyez factuel et aussi direct que possible. |
|
Gardez un ton neutre. |
Lorsque vous écrivez, adoptez un ton professionnel. Selon votre public, le fait que vous communiquiez en faisant preuve d’ironie, d’humour ou même d’enthousiasme peut être mal perçu. Soyez plutôt clair, concis et direct. Si vous voulez donner du caractère à vos propos, faites-le dans vos communications verbales qui suivront. |
|
Prenez le temps de relire vos communications écrites. |
Il nous arrive à tous d’être pressés et nous faisons alors inévitablement des fautes. Certaines erreurs peuvent vous coûter cher. Pour les éviter, relisez vos correspondances écrites avant de les envoyer. Essayez de prendre une pause avant de relire ce que vous avez écrit : cela pourrait vous permettre de trouver une manière de mieux exprimer certaines idées. Demandez à un collègue de confiance de relire à son tour les communications importantes ou celles que vous enverrez à un grand nombre de personnes. |
|
Conservez au sein d’un fichier les paragraphes que vous trouvez efficaces afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement. |
Adoptez un style d’écriture cohérent. Trouvez un e-mail, un document ou une brochure qui représente le style que vous recherchez et utilisez-le comme modèle lors de votre rédaction. À un moment donné, vous n’aurez plus besoin de ce modèle, car vous aurez intégré le style. |
Communication visuelle
La communication visuelle consiste à utiliser des supports visuels tels que des tableaux, des graphiques, des images et des croquis pour transmettre des informations. Comme la plupart des personnes apprennent plus facilement de manière visuelle, ce mode de communication se révèle souvent utile. Vous pouvez utiliser des éléments visuels dans le cadre d’une présentation pour susciter l’intérêt de votre auditoire, ou au sein d’un document afin de présenter efficacement des données.
Voici quelques conseils pour vous aider à mieux communiquer de manière visuelle.
|
Étape |
Explication |
|
Tenez compte de votre auditoire. |
Incluez des éléments visuels pertinents pour votre auditoire et adaptés à son niveau de compréhension. Vous voulez que vos visuels clarifient vos propos, et non qu’ils les compliquent. |
|
Réfléchissez au sens du message que vous essayez de transmettre. |
Les visuels doivent être utilisés pour clarifier le sens du message. Assurez-vous que les visuels que vous utilisez sont liés au sujet traité et qu’ils permettent d’assimiler plus facilement les informations que vous présentez. |
Comme vous l’avez vu, les analystes commerciaux ont une myriade de responsabilités, et l’une des plus importantes d’entre elles consiste à communiquer de manière efficace. Le fait de communiquer efficacement, et ce, de toutes les manières possibles, peut faire la différence entre la réussite et l’échec d’un projet. Pour résumer, les analystes commerciaux se doivent d’être de bons communicants.