Découverte des types de documents
Objectifs de formation
Une fois cette unité terminée, vous pourrez :
- Expliquer le rôle de la documentation dans un projet
- Décrire les principaux types de documents créés par les analystes commerciaux
Le tiercé gagnant d’un analyste commercial efficace
« Le savoir ne se limite pas simplement au fait de savoir. » - Mokokoma Mokhonona, philosophe et auteur
Vous souvenez-vous de Ian Lin, le vice-président des ventes internationales d’Ursa Major Solar ? Il a eu le bon réflexe en faisant appel à une analyste commerciale pour l’aider à atteindre son objectif. Il est maintenant en mesure de voir et d’ajuster le montant des prévisions trimestrielles de son équipe. L’analyste commerciale l’a aidé à atteindre ce résultat rapidement.
À présent, vous pouvez probablement deviner comment cela s’est passé : l’analyste commerciale a appliqué ses compétences en communication pour éliciter les besoins de Ian (la partie prenante) et réussir à collaborer avec tous les membres des différentes équipes. Elle disposait de la connaissance du produit et des compétences nécessaires pour atteindre le résultat escompté. Cependant, l’analyste commerciale a aussi agi d’une manière bien particulière pour parvenir à cette réussite : elle a utilisé la documentation comme outil pour communiquer et collaborer avec les parties prenantes.
Vous avez appris que les compétences en communication sont indispensables à la réussite d’un projet. Une bonne communication permet aux informations d’être accessibles et de circuler entre les parties prenantes, les équipes de développement et les équipes de gestion de projet. La collaboration est également essentielle. Les membres des équipes ont leurs propres points de vue, idées et objectifs, et les analystes commerciaux doivent collaborer efficacement avec l’ensemble d’entre eux afin qu’il soient tous soient sur la même longueur d’onde au sujet du projet. Enfin, la documentation a aussi son rôle à jouer. Une communication, une collaboration et une documentation efficaces constituent ensemble le tiercé gagnant des analystes commerciaux. Leur association aboutit souvent à de bons résultats.
Examinons quelques types de documents que les analystes commerciaux compilent et sur lesquels ils s’appuient.
Types de documents
Les types de documents que vous créez dépendent de divers facteurs, dont les suivants :
- Le type de projet
- Le besoin de l’entreprise
- Les besoins des personnes concernées
- Les hypothèses
- Les contraintes
Il existe une myriade de types de documents qui peuvent être importants pour un analyste commercial. Cela va des documents imprimés aux référentiels d’informations en passant par des ensembles de captures d’écran, des sites Web et des articles de blog contenant des informations sur l’entreprise et ses services Pour chaque projet, vous devez créer et utiliser uniquement les types de documents les plus adaptés.
Examinons maintenant quelques exemples spécifiques de documents. Pour découvrir d’autres exemples de documents que peut créer un analyste commercial, consultez la section Ressources de cette unité.
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Type de document |
Sa nature |
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Glossaire des termes |
Il s’agit d’une liste de termes et de définitions clés qui améliore la compréhension entre les équipes impliquées dans le projet. |
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Matrice RACI |
RACI est un acronyme anglais qui fait référence aux termes Responsible (personne en charge), Accountable (personne responsable), Consulted (personne consultée) et Informed (personne informée). Cette matrice délimite qui est chargé de quoi dans le contexte de l’activité d’analyse commerciale. Personne en charge : collaborateur qui effectue l’activité ou le travail. Personne responsable : collaborateur qui a la responsabilité en dernier ressort du résultat. Personne consultée : collaborateur qui doit donner son avis ou contribuer à l’activité. Personne informée : collaborateur qui a besoin d’être informé d’une décision ou d’une action. |
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Documents d’entretien et d’élicitation |
Ces documents permettent de recueillir des informations importantes fournies par les parties prenantes. |
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Analyse des parties prenantes |
Ce document identifie :
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Récits utilisateur |
Un récit utilisateur décrit les fonctionnalités qu’un système métier doit fournir, de sorte à pouvoir élaborer celles-ci. Il est souvent appelé ticket ou élément de travail. Son format se présente ainsi : « En tant que… je veux… pour que je puisse… » |
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Les cas d’utilisation |
Un cas d’utilisation identifie, définit et organise les exigences système du point de vue d’un utilisateur. |
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Plan d’analyse commerciale |
Ce plan répertorie toutes les activités d’analyse commerciale qui seront exécutées tout au long du projet. |
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Analyse de l’état actuel |
Si le processus d’entreprise ou le domaine métier actuel n’est pas bien compris, l’analyste commercial évalue et documente l’état actuel avant de définir l’étendue d’un projet d’amélioration. |
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Spécification du cahier des charges |
C’est le livrable le plus important de tout projet. Il s’agit d’une définition claire de ce qui doit être réalisé et du travail qui doit être fait pour livrer le projet ou le produit. |
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Spécification des exigences fonctionnelles (FRS) |
Il s’agit des exigences métier définies du point de vue de l’utilisateur final ou de l’entreprise. Ce document précise les résultats attendus. |
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Spécification des exigences système (SRS) |
Ce document détaille comment le système complet doit fonctionner et énumère les exigences matérielles, logicielles, fonctionnelles et comportementales du système. |
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Document d’analyse des écarts |
Ce document décrit les écarts entre les processus actuels et les processus prévus. |
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Journaux des demandes de modification |
Ce document est un journal de toutes les demandes de modification réalisées dans le cadre du projet. Il mentionne, pour chaque demande, sa date, le nom du demandeur et toute autre information clé. |
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Présentations schématiques et autre documentation visuelle |
Ce document contient des représentations de l’interface utilisateur, souvent sous la forme de présentations schématiques assez éloignées de la réalité. |
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Plans de test, cas de test ou plans de test d’acceptation utilisateur |
Ces documents décrivent les plans de test et les cas de test détaillés que l’équipe utilisera pour valider les exigences fonctionnelles. |
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Gestion du changement |
Ce document décrit la méthode de déploiement des modifications dans l’entreprise. |
Approche relative à la documentation
Les analystes commerciaux créent et mettent à jour des documents tout au long du cycle de vie du projet. La documentation qu’ils produisent répond à divers besoins de projet, est utilisée par différents types d’acteurs impliqués dans le projet et se présente dans des formats et sur des supports variés.
Présentation de résultats
Lorsque vous présentez des résultats, veillez à utiliser un format que tout le monde comprendra aisément. En outre, choisissez un format facile à mettre à jour, car il est certain que vous aurez besoin de réaliser des modifications. Ce format deviendra votre modèle de présentation.
Pour choisir le modèle de présentation le mieux adapté à vos besoins, posez-vous les questions suivantes :
- Quel est le public cible ? Les informations sont-elles adaptées à ce public ?
- De quoi chacune des parties prenantes a-t-elle besoin et comment comprendront-elles les informations ?
- Quelles informations doivent être absolument communiquées ?
- Existe-t-il des contraintes réglementaires ou contractuelles à respecter ?
Voici trois formats pour présenter des informations aux parties prenantes. Utilisez un seul format ou plusieurs d’entre eux en fonction de vos réponses aux questions ci-dessus.
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Format |
Sa nature |
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Documentation formelle |
Ce format s’appuie en général sur un modèle fourni par l’organisation et peut servir à présenter des textes, des matrices ou des diagrammes. |
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Documentation informelle |
Ce format peut servir à présenter des textes, des matrices et des diagrammes qui sortent du cadre des processus formels de l’organisation. |
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Présentations |
Ce format est idéal pour présenter de manière générale des objectifs, des solutions ou des informations pouvant servir à appuyer une décision. |
Pour conclure
Nous vous avons donné de nombreuses informations sur les tâches d’un analyste commercial et sur les compétences qui lui permettront de réussir. Qu’il s’agisse de collecter des informations et de les consigner dans des documents, de communiquer des idées et des besoins ou encore de collaborer avec les parties prenantes, l’analyste commercial joue un rôle crucial dans le cycle de vie d’un projet. Ne sous-estimez pas l’intérêt de ce rôle lorsqu’il est question d’implémenter avec succès une solution d’entreprise.