Exploration des techniques de découverte d’informations

Objectifs de formation

Une fois cette unité terminée, vous pourrez :

• Déterminer le type d’informations dont un analyste commercial a besoin
• Localiser des informations pertinentes

Importance des informations

« En l’absence d’informations, nous tirons les pires conclusions hâtives. » - Myra Kassim, auteure

Vous venez d’apprendre qu’un analyste commercial joue un rôle important dans le cycle de vie d’un projet et que l’une des phases les plus importantes de ce cycle de vie est la découverte d’informations. C’est au cours de cette phase que vous, en tant qu’analyste, effectuez l’essentiel du travail préparatoire d’un projet.

Disposer des bonnes informations est la clé de la réussite d’un projet. Sans elles, vous ne pouvez pas tirer les meilleures conclusions et mener le projet à bien. D’ailleurs, vous pourriez même ne pas être en mesure de tirer de conclusion du tout.

Alors, de quel type d’informations avez-vous besoin et comment pouvez-vous les obtenir ? Pour faire simple, en tant qu’analyste commercial, vous collectez autant d’informations que possible en vous intéressant à tous les aspects du projet. En règle générale, vous posez toutes les questions sur le qui, le quoi, le où, le pourquoi, le quand et le comment qui vous viennent à l’esprit sur le sujet. Par exemple :

Qui : qui sont les parties prenantes ? Qui est impliqué ? Qui suit le processus ? Qui transmet les éléments ?

Quoi : que fait-on en premier ? Que fait-on ensuite ? Quel est le problème que nous essayons de résoudre ?

Où : où se fait la saisie d’informations ? Où vont les informations une fois saisies ? Où se trouverait une personne effectuant une telle tâche ?

Pourquoi : pourquoi réalisons-nous ce projet ? Pourquoi est-ce si important ?

Quand : quand cela a-t-il lieu ? (Une fois par semaine ? Le premier jour de chaque mois ?) Quand avons-nous besoin d’une solution ?

Comment : comment cela fonctionne-t-il à l’heure actuelle ? Comment cela devrait-il fonctionner ?

Les réponses à toutes ces questions donnent à l’analyste commercial un bon échantillon représentatif de données qui permettent de faire avancer le projet vers la meilleure solution.

Prenons l’exemple de la demande de Ian Lin. Il a fait appel à une analyste commerciale qui lui a posé un certain nombre de questions pour comprendre comment mener à bien son projet. Voici les questions qu’elle a posé : « Qui sont les membres de votre équipe commerciale ? Comment et où devez-vous pouvoir consulter le montant prévisionnel trimestriel ? Êtes-vous la seule personne à avoir besoin de ces informations ? À quelle fréquence consultez-vous ces informations ? ». Pour mieux comprendre comment aider Ian à améliorer encore sa demande, elle lui a également demandé ceci : « Vous serait-il utile de pouvoir consulter les informations sur les prévisions au sein de rapports munis de graphiques ? ».

Maintenant, intéressons-nous de plus près à quelques types d’informations sur lesquelles les analystes commerciaux s’appuient pour mener à bien un projet, ainsi qu’à leur provenance.

Identification des sources d’informations clés

« L’intelligence n’est pas la capacité de stocker des informations, mais de savoir où les trouver. » Albert Einstein

Les informations relatives à un projet sont le moteur du changement. Ce sont elles qui donnent une dynamique à la solution et, en définitive, au changement dans l’entreprise. Cependant, avant qu’elles puissent jouer ce rôle, il est nécessaire de les obtenir. Les informations sont de nature très variée et proviennent d’innombrables sources, y compris des renseignements, exigences, analyses et processus relatifs au projet. Elles proviennent également de différentes personnes, y compris d’experts techniques et de parties prenantes.

Pour simplifier, regroupons les activités relatives au recueil d’informations en trois catégories générales : la constitution d’un historique de projet, l’analyse et l’élicitation. 

Constitution d’un historique du projet

Que vous créiez un produit ou service ou que vous en amélioriez un existant, il est essentiel de recueillir une quantité importante d’informations élémentaires sur le projet, soit auprès des parties prenantes, soit auprès d’autres sources. C’est ce qu’on appelle l’historique du projet, ou parfois l’orientation du projet. 

Grâce à ces informations, vous pouvez faire en sorte de ne pas répéter par inadvertance des tâches déjà effectuées ou de ne pas réfléchir à nouveau à des décisions déjà prises. Elles vous aident également à comprendre les systèmes, les cadres de conception, les exigences et les processus d’entreprise existants. Plus vous en savez, meilleure est votre analyse, et donc, meilleur est le résultat de votre projet. Faites autant de recherches que possible sur la situation existante et les améliorations souhaitées. Apprenez comment fonctionnent les processus et les systèmes impliqués pour obtenir autant d’informations que possible sur le fonctionnement de l’entreprise et des systèmes.

Analyse

Pour en apprendre le plus possible sur un projet et bien le comprendre, l’analyste commercial effectue différents types d’analyses. 

Analyse d’entreprise

En tant qu’analyste commercial, vous devez apprendre et comprendre la structure d’une organisation. Cela implique de savoir qui est le responsable hiérarchique de qui, ainsi que de connaitre les fonctions des services de l’organisation et la manière dont ceux-ci interagissent entre eux. Les informations que vous obtenez ainsi aident votre équipe à collaborer et à communiquer avec succès (nous nous intéresserons davantage à ces aspects dans l’unité suivante).

Analyse de stratégie

Une telle analyse a pour but d’aller au cœur du problème, pour en comprendre tous les tenants et aboutissants. Tout d’abord, vous identifiez le besoin crucial sur le plan stratégique ou tactique, que l’on appelle le besoin métier. C’est une première étape importante : en effet, le besoin métier guide le reste du projet.

Ensuite, vous observez la situation actuelle et définissez les situations futures et de transition qui répondront au besoin métier. Il s’agit d’une analyse des écarts, qui identifie ce qui est différent entre la situation actuelle et celle souhaitée. Maintenant, évaluez des solutions permettant d’atteindre la situation souhaitée, en tenant compte des tâches ou de la portée d’action nécessaires, et recommandez l’approche la plus intéressante pour arriver à cette situation.

L’analyste commercial doit également évaluer les risques associés à la solution de changement identifiée et l’effet que ces incertitudes pourraient avoir sur le cycle de vie du projet ou sur l’objectif final. Élaborez un plan d’action pour faire face aux risques potentiels.

Analyse des parties prenantes

Les parties prenantes sont les personnes ou les groupes (internes ou bien externes, c’est à dire n’appartenant pas à l’organisation à proprement parler) qui prennent des décisions et qui jouent un rôle important dans la détermination des priorités et des exigences relatives à votre projet. Pour cette raison, il est essentiel d’identifier très tôt les parties prenantes. Pour identifier vos parties prenantes, commencez par appliquer le critère suivant : recherchez toute personne ayant un intérêt relatif à la problématique étudiée ou étant concernée par celle-ci. 

Voici quelques exemples de parties prenantes :

Vous pouvez utiliser un graphique en roues représentant les parties prenantes pour reconnaître plus facilement chacune d’entre elles ainsi que le niveau d’influence qu’elles peuvent respectivement avoir sur le projet.

Élicitation

Lorsque vous étiez étudiant et que vous faisiez des recherches sur un sujet pour rédiger une dissertation, vous pouviez généralement recueillir facilement des informations en vous rendant dans une bibliothèque ou en ayant recours à des sources en ligne. Cependant, pour un analyste commercial, les informations ne sont souvent pas si faciles à trouver. De nombreuses exigences commerciales ou techniques sont dans l’esprit des parties prenantes ou des utilisateurs finaux et sont rarement consignées ailleurs. Lorsque les informations dont vous avez besoin en tant qu’analyste commercial ne sont pas facilement disponibles, vous devez avoir recours à l’élicitation.

Chez les analystes commerciaux, le processus de découverte d’informations est appelé élicitation, un terme signifiant « tirer de » ou « faire ressortir ». C’est l’une des phases les plus importantes du travail d’un analyste commercial. Selon le guide BABOK (Business Analysis Body of Knowledge), l’élicitation consiste à « faire révéler à des parties prenantes ou d’autres sources des informations ou en obtenir de leur part. C’est le principal moyen de découvrir les exigences et les informations de conception. Ce processus peut impliquer d’échanger directement avec les parties prenantes, de faire des recherches sur des sujets spécifiques, d’expérimenter ou simplement de recevoir des informations. »

Il existe de nombreuses techniques d’élicitation que vous pouvez utiliser. En tant qu’analyste commercial, vous déterminez d’abord les besoins du projet, puis vous choisissez la ou les méthodes d’élicitation les mieux adaptées à celui-ci. Voici quelques méthodes que vous pouvez employer :

Il est important de noter que l’élicitation n’est pas une activité isolée ou cloisonnée. Vous obtenez des informations sur le projet lors de l’exécution de toute tâche qui comporte une interaction avec des parties prenantes, ainsi qu’au cours de votre travail d’analyse indépendant. L’élicitation initiale peut conduire à une élicitation complémentaire pour recueillir des précisions, combler des lacunes ou améliorer la compréhension. Ici, la clé est d’être ouvert au recueil d’informations complémentaires tout au long du cycle de vie de votre projet.

L’élicitation est généralement effectuée en trois étapes générales.

1. La préparation de l’élicitation, qui consiste à parvenir à une compréhension exhaustive et précise des besoins commerciaux du projet.
2. La mise en œuvre de l’élicitation, qui implique de rencontrer les parties prenantes pour obtenir des informations concernant leurs besoins et les besoins de l’entreprise.
3. La vérification des résultats de l’élicitation, qui implique de valider que les exigences énoncées correspondent au problème et aux besoins et de s’assurer que la compréhension des besoins est en adéquation avec les désirs ou les intentions véritables des parties prenantes.

L’élicitation est le processus de recherche qui sous-tend la phase suivante du processus : la création des exigences. Une fois que vous avez suffisamment de matière, vous pouvez commencer à élaborer et à recenser les exigences.

Nous espérons que vous comprenez maintenant pourquoi les informations sont importantes pour l’analyste commercial, ainsi que comment obtenir celles-ci. Un analyste commercial efficace connaît les types d’informations requises pour chaque projet et comment se les procurer pour atteindre l’objectif du projet. Dans l’unité suivante, nous nous intéresserons à une autre compétence de l’analyste commercial : la communication.

Ressources

• Blog : Liste des 101 questions de suivi de projet que tout analyste commercial agile doit poser
• Site Web : Description des méthodes d’implication des parties prenantes