Configuration des heures d’ouverture, des jours travaillés et des rôles

Objectifs de formation

Après avoir terminé ce module, vous pourrez :

• Configurer des heures de travail et des vacances à l’échelle de l’entreprise.
• Activer l’attribution des tâches du plan d’action aux rôles.

Définition des heures d’ouverture

Lorsque vous définissez des heures d’ouverture, vous indiquez aux plans d’action d’éviter les heures non travaillées, les fermetures annuelles, et les autres jours non travaillés pour le calcul de l’échéance et l’achèvement des tâches. C’est pratique !

Ryan et sa collaboratrice Srilakshmi, travaillent tous les deux au siège de Cumulus Bank à Pittsburgh, en Pennsylvanie. Étant donné que les bureaux de la gestion de patrimoine se trouvent au même endroit, Matt établit des heures d’ouverture pour cet emplacement.

Matt suit les étapes décrites ci-après.

1. Cliquez sur , puis sur Configuration.
2. Dans la zone Recherche rapide, saisissez heures ouvrables, puis sélectionnez Heures ouvrables.
3. À côté de l’enregistrement par défaut, cliquez sur Modifier et configurez votre fuseau horaire. Matt sélectionne Heure normale de l’Est.
4. La gestion de patrimoine chez Cumulus est ouverte du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h. Matt apporte ces modifications dans la section Heures ouvrables.
   1. Pour Lundi, entrez 8 h 00 comme heure de début, et 16 h 00 comme heure de fin.
   2. Désélectionnez 24 heures.
   3. Répétez les étapes pour les heures du mardi au vendredi.
   4. Étant donné que le samedi et le dimanche sont des jours non travaillés, laissez les champs d’heures de début et de fin vides.
      
5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque

Pour le calcul des échéances (où Salesforce ignore les jours non travaillés), les plans d’action considèrent toute journée comportant des heures de travail, peu importe leur nombre, comme un jour travaillé complet.

Configuration des vacances à l’échelle de l’entreprise

Ensuite, Matt configure les vacances à l’échelle de l’entreprise. Les heures ouvrables et les règles d’escalade sont suspendues pendant les vacances. L’équipe peut ainsi profiter d’une pause bien méritée.

1. Cliquez sur , puis sur Configuration.
2. Dans la zone Recherche rapide, saisissez vacances, puis cliquez sur Vacances.
3. Cliquez sur Nouveau.
4. Le Martin Luther King Jr. Day est un jour férié chez Cumulus. Matt ajoute les détails dans la section Détails des vacances.
   1. Dans le champ Holiday Name (Nom des vacances), saisissez Martin Luther King Jr. Day (Jour de Martin Luther King).
   2. Ce jour férié est célébré le troisième lundi de janvier. Cette année, c’est le 17. Ainsi, sélectionnez 17/01/2022 dans le champ Date.
   3. Cochez la case Toute la journée.
   4. Décochez la case Recurring Holiday (Vacances récurrentes). Les plans d’action ne prennent pas en compte les vacances récurrentes lors de la détermination des jours non travaillés à ignorer lors du calcul des dates d’achèvement des tâches.
      
5. Cliquez sur Enregistrer.

Création de rôles et d’équipes de compte

Ryan aimerait attribuer des tâches de plan d’action à des rôles spécifiques. Pour cela, Matt configure des rôles et des équipes de compte. Qu’est-ce qu’une équipe de compte ? Il s’agit d’un groupe d’utilisateurs qui travaillent ensemble sur un client.

Matt affecte ensuite les personnes qui jouent ces rôles pour un client. Lorsqu’un utilisateur crée un plan d’action à partir d’un modèle au moment de l’exécution, FSC résout le rôle à un utilisateur et attribue la tâche à cet utilisateur.

Remarque

Lorsque deux utilisateurs ou plus partagent un rôle, Salesforce attribue la tâche au créateur du plan d’action.

Ryan prévoit de créer un modèle de plan d’action pour les réunions d’examen financier périodiques. Il met par écrit l’équipe de compte et les rôles suivants. 

Une fois que Matt aura activé les équipes de compte et ajouté ces rôles, Srilakshmi et lui feront partie d’une équipe de compte en mesure de travailler facilement sur les plans financiers pour leurs clients.

Matt commence par activer les équipes de compte.

1. Cliquez sur , puis sur Configuration.
2. Dans la zone Recherche rapide, saisissez équipes du compte, puis sélectionnez Équipes du compte.
3. Cliquez sur Activer les équipes de compte.
4. Sélectionnez Équipes de compte activées, puis Enregistrer.
5. Sélectionnez les présentations de page requises dans lesquelles inclure le composant de liste Équipes de compte.
   Pour Rachel et les clients au profil similaire, Matt sélectionne les pages Individu, Foyer, Assuré et Client de détail.
   
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. Cliquez sur Rôles des équipes.
8. Mettez à jour la liste des rôles d’équipe pour répondre aux besoins de l’entreprise.
   Matt ajoute Gestionnaire de patrimoine et Collaborateur.
   1. Cliquez sur Nouveau.
   2. Saisissez Gestionnaire de patrimoine et Collaborateur sur des lignes distinctes.
   3. Cliquez sur Enregistrer.
9. Ajoutez des membres d’équipe de compte en masse.
   1. Dans la zone Recherche rapide, saisissez réattribuer en masse et sélectionnez Réattribuer en masse les équipes de compte.
   2. Sélectionnez Ajouter un membre à l’équipe du compte, puis cliquez sur Suivant.
   3. Recherchez et sélectionnez le compte de Rachel Adam, puis cliquez sur Suivant.
   4. Recherchez Ryan Dobson et ajoutez-le au rôle de Gestionnaire de patrimoine.
      
   5. Cliquez sur Ajouter , puis sur Terminé.

Matt répète les étapes pour ajouter Srilakshmi en tant que collaboratrice.

C’est tout pour le moment !

Grâce à la mise en place des plans d’action dans leur organisation, les membres de l’équipe de Ryan peuvent gérer le service de gestion de patrimoine comme une machine bien huilée. Les plans d’action leur permettent de rester sur la bonne voie par rapport à leurs tâches quotidiennes et aux clients qu’ils servent. Des clients comme Kiara l'ont bien remarqué. Dernièrement, elle a recommandé Cumulus Bank à ses amis et à sa famille. Grâce aux plans d’action, notre équipe chevronnée génère plus d’affaires que jamais.

Ressources

• Aide Salesforce : Configuration des jours non travaillés
• Aide Salesforce : Définition des heures d’ouverture
• Aide Salesforce : Activation de l’attribution des tâches du plan d’action aux rôles