Agrupar y categorizar datos

Nota

¿Su idioma de aprendizaje es español? En esta insignia, las validaciones de los retos prácticos de Trailhead funcionan en inglés. Las traducciones se incluyen entre paréntesis a modo de referencia. En su Trailhead Playground, asegúrese de (1) cambiar la configuración regional a Estados Unidos, (2) cambiar el idioma a inglés y (3) copiar y pegar únicamente los valores en inglés. Siga las instrucciones descritas aquí.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Seguir la ruta marcada por Trail Together

¿Desea contar con la ayuda de un instructor a medida que trabaja en este paso? Eche un vistazo a este vídeo, que forma parte de la serie Trail Together.

(Este clip comienza en la marca del minuto 36:23, en caso de que desee volver atrás y ver el comienzo del paso de nuevo).

Accesibilidad

Este paso requiere algunas instrucciones adicionales para usuarios de lectores de pantalla. Para acceder a una versión detallada para lectores de pantalla de este paso, haga clic en el siguiente enlace:

Abrir instrucciones para lectores de pantalla de Trailhead.

Agrupar datos en informes

Una de las cosas que hace que el Generador de informes resulte tan fácil de utilizar es la capacidad de arrastrar agrupaciones para moverlas entre filas y columnas en los informes. Utilizamos un informe de estilo matricial para mostrar resúmenes de dos o más niveles de agrupaciones en una cuadrícula. Esto le permite mostrar más datos en un espacio más pequeño, así como hacer comparaciones rápidas entre grupos.

Volvamos a su vicepresidente de ventas, que desea que el informe Opportunities by Rep (Oportunidades por representante) muestre oportunidades que se agrupen de forma adicional por Close Date (Fecha de cierre) y que se muestre en una tabla. ¡No hay problema!

Modificaremos el informe Opportunities by Rep (Oportunidades por representante) para que agrupe según el mes natural de la Fecha de cierre:

1. Haga clic en la ficha Reports (Informes).
2. Haga clic en All Folders (Todas las carpetas).
3. Haga clic en Global Sales Reports (Informes de ventas globales).
4. Haga clic en la flecha que se encuentra junto a Opportunities by Rep (Oportunidades por representante) y seleccione Edit (Modificar).
5. Asegúrese de que la columna Opportunity Owner (Propietario de la oportunidad) está agrupada por filas.
   Nota: Si hay un número entre paréntesis junto a Opportunity Owner name (Nombre del propietario de la oportunidad), la columna está agrupada. Si no lo está, haga clic en la flecha que aparece junto al encabezado de columna Opportunity Owner (Propietario de la oportunidad) y, a continuación, seleccione Group Rows by This Field (Agrupar filas por este campo).
6. En el panel Preview (Vista previa), haga clic en la flecha que aparece junto a Close Date (Fecha de cierre) y seleccione Group Columns by This Field (Agrupar columnas por este campo).
7. Haga clic en la flecha en la fila de resumen Close Date (Fecha de cierre), pase el cursor por Group Date By (Agrupar fechas por) y seleccione Calendar Month (Mes natural).
   
   
8. En la parte inferior del panel Preview (Vista previa), deslice el conmutador junto a Detail Rows (Filas de detalles) para anular su selección.
9. Haga clic en la flecha junto a Save (Guardar), haga clic en Save As (Guardar como) y, a continuación, complete los detalles de Save Report (Guardar informe):
   • Nombre del informe: Opportunities by Rep and Close Month (Oportunidades por representante y Mes de cierre)
   • Haga clic en el cuadro de texto Report Unique Name (Nombre exclusivo del informe) para rellenar automáticamente el cuadro con un nombre exclusivo. No se preocupe, el nombre exclusivo de este informe no se verifica.
   • Report Description (Descripción del informe): What opportunities do your sales reps have in the pipeline and when do they close? (¿Qué oportunidades tienen sus representantes de ventas en las oportunidades en curso y cuándo se cierran?)
10. Asegúrese de que este informe se guarde en Global Sales Reports (Informes de ventas globales).
11. Haga clic en Save (Guardar).
12. Haga clic en Run (Ejecutar).

Utilizar campos de depósitos

Los informes matriciales son una forma útil de ver los datos, pero ¿qué sucede si necesita organizar sus agrupaciones por categorías? Aquí es donde entran en acción los depósitos. Los depósitos le permiten segmentar sobre la marcha los datos de su informe mediante la definición de un conjunto de categorías, o “depósitos”, para ordenar, agrupar o filtrar los registros.

Vamos a comprobar cómo funcionan los depósitos y a satisfacer una de las necesidades de informes de su vicepresidente de ventas. Crearemos de nuevo un informe matricial, pero esta vez mostraremos las oportunidades por propietario, etapa y tamaño en las oportunidades en curso de este trimestre fiscal.

Cree un nuevo informe Opportunity (Oportunidad):

1. Haga clic en Reports (Informes).
2. Haga clic en New Report (Nuevo informe).
3. En Recently Used (Utilizados recientemente) a la izquierda, haga clic en All (Todo). 
4. En Search Report Types (Buscar tipos de informes), introduzca Opportunities (Oportunidades) y seleccione Opportunities (Oportunidades).
5. Haga clic en Start Report (Iniciar informe).
6. Asegúrese de que la opción Update Preview Automatically (Actualizar vista previa automáticamente) está activada en la parte superior derecha del Generador de informes.
7. Haga clic en el panel Filters (Filtros).
8. Asegúrese de que el valor Close Date (Fecha de cierre) está establecido en Current FQ (Trimestre fiscal actual).
9. Haga clic en Opportunity Status (Estado de oportunidad), seleccione Open (Abierto) y haga clic en Apply (Aplicar).
10. Haga clic en el panel Outline (Esquema) y haga clic en la X  que aparece junto a los siguientes encabezados de columna para eliminarlos:

• Owner Role (Función del propietario)
• Fiscal Period (Periodo fiscal)
• Age (Antigüedad)
• Created Date (Fecha de creación)
• Next Step (Siguiente paso)
• Lead Source (Origen del candidato)
• Type (Tipo)

Agregue un campo de depósito para clasificar las oportunidades como pequeñas, medianas o grandes.

1. En el panel Outline (Esquema), haga clic en la flecha que aparece junto a Columns (Columnas) y haga clic en Add Bucket Column (Agregar columna de depósito).
2. Elimine la selección actual en el cuadro Field (Campo) y, a continuación, busque y seleccione Amount (Importe).
3. En Bucket Name (Nombre de depósito), introduzca Size (Tamaño).
4. Complete el primer intervalo de la siguiente forma:
   • Range (Intervalo): <=50000 
   • Name (Nombre): Small (Pequeño)
5. Haga clic en Add (Agregar) y, a continuación, complete el segundo intervalo:
   • Range (Intervalo): > 50,000 to 100000 
   • Name (Nombre): Medium (Mediano)
6. Para el tercer intervalo (> 100,000), en el campo Name (Nombre), introduzca Large (Grande).
7. Asegúrese de que la opción Treat empty Amount values in the report as zeros (Tratar los valores vacíos del importe en el informe como ceros) esté seleccionada.
   
   
8. Haga clic en Apply (Aplicar).

Agrupe el informe por Stage (Etapa), Opportunity Owner (Propietario de la oportunidad) y por Size (Tamaño). 

1. En el panel Preview (Vista previa), haga clic en la flecha que aparece junto a Opportunity Owner (Propietario de la oportunidad) y seleccione Group Columns by This Field (Agrupar columnas por este campo).
2. En el panel Preview (Vista previa), haga clic en la flecha que aparece junto a Stage (Etapa) y seleccione Group Columns by This Field (Agrupar columnas por este campo).
3. Haga clic en la flecha que aparece junto a Size (Tamaño) y seleccione Group Columns by This Field (Agrupar columnas por este campo).
4. En la parte inferior del panel Preview (Vista previa), deslice el conmutador que se encuentra junto a Detail Rows (Filas de detalles), Subtotals (Subtotales) y Grand Total (Suma total) para anular la selección de estos campos.
5. Haga clic en Save & Run (Guardar y ejecutar) y rellene los detalles del informe:
   • Nombre del informe: Pipeline Matrix Report Current FQ (Informe matricial de oportunidades en curso de trimestre fiscal actual) 
   • Haga clic en el cuadro de texto Report Unique Name (Nombre exclusivo del informe) para rellenar automáticamente el cuadro con un nombre exclusivo. No se preocupe, el nombre exclusivo de este informe no se verifica.
   • Report Description (Descripción del informe): How big are the deals at each stage in the pipeline this FQ? (¿Qué tamaño tienen las negociaciones en cada etapa de la oportunidad en curso en este trimestre fiscal?)
6. Haga clic en Select Folder (Seleccionar carpeta), seleccione Global Sales Reports (Informes de ventas globales) y, a continuación, haga clic en Select Folder (Seleccionar carpeta).
7. Haga clic en Save (Guardar).