Preparar su organización

Nota

¿Su idioma de aprendizaje es español? En esta insignia, las validaciones de los retos prácticos de Trailhead funcionan en inglés. Las traducciones se incluyen entre paréntesis a modo de referencia. En su Trailhead Playground, asegúrese de (1) cambiar la configuración regional a Estados Unidos, (2) cambiar el idioma a inglés y (3) copiar y pegar únicamente los valores en inglés. Siga las instrucciones descritas aquí.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Introducción

Las vidas de los representantes de ventas están repletas de síes y noes. Y no solo de clientes potenciales. Algunas cosas requieren aprobación interna por parte del equipo directivo, como las solicitudes de descuento que abordaremos en este proyecto. Como administrador, usted tiene la opción de facilitar toda esta situación a las personas involucradas mediante la configuración de un proceso de aprobación.

Un proceso de aprobación es un proceso automatizado que se implementa para aprobar registros en Salesforce. Especifica los pasos necesarios para conseguir una aprobación, y permite aplicar un paso a todos los registros o únicamente a los registros que contengan unos atributos determinados. Los procesos automatizados también especifican quién es el aprobador de cada paso, así como las acciones que se deben realizar cuando se aprueba, rechaza o recupera un registro.

Para este proyecto, vamos a crear un proceso de aprobación automatizado para la nueva vicepresidenta de AW Computing en el departamento de ventas de América del Norte, Allison Wheeler. Allison ha solicitado un sistema automatizado para procesar solicitudes de descuento de sus representantes teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

• Si se solicita un descuento del 15 % o menos, se aprueba automáticamente.
  
• Si se solicita un descuento de más del 15 %, debe aprobarlo un responsable del departamento de ventas; en el caso de EE. UU., esta persona es Courtney Brown.
  
• Si se solicita un descuento de más del 40 %, también debe aprobarlo Allison.
  

Antes de configurar este proceso de aprobación para Allison, necesitamos preparar algunas cosas para asegurarnos de que la organización contiene todo lo necesario para ajustarse a las especificaciones de Allison. Póngase su sombrero de Superadministrador y vamos allá.

Seguir la ruta marcada por Trail Together

¿Desea contar con la ayuda de un instructor a medida que trabaja en este paso? Eche un vistazo a este vídeo, que forma parte de la serie Trail Together en Trailhead Live. Encontrará un vínculo a la sesión completa en la sección Recursos. 

Agregar un nuevo usuario

Iniciar su Trailhead Playground

Va a completar este proyecto práctico en su propio entorno de Salesforce, lo que llamamos un Trailhead Playground. Para ir a su Trailhead Playground, inicie sesión en Trailhead y, luego, haga clic en Launch (Iniciar) al final de esta página. El Playground se abre en una nueva pestaña o ventana del navegador. Deje la ventana del Playground abierta mientras trabaja en el proyecto. Después de completar los pasos del proyecto en su Playground, vuelva a esta ventana y haga clic en Verify step (Verificar paso) al final de esta página.

Antes de configurar la automatización del proceso, configure un registro de usuario para Allison Wheeler para poder asignarle tareas luego.

1. En Setup (Configuración), introduzca Users (Usuarios) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Users (Usuarios). 
   
2. Haga clic en New User (Nuevo usuario). Complete el registro del nuevo usuario con estos detalles:
   

3. Anule la selección de Generate new password and notify user immediately (Generar nueva contraseña y notificar al usuario inmediatamente).
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   

Crear una función

Uno de los primeros proyectos que acepta Allison es una reestructuración del departamento de ventas de AW Computing. Va a agregar un nuevo responsable de ventas que realizará la función de aprobador oficial de los descuentos. Vamos a agregar la función a la jerarquía, en la categoría de subordinados de Allison.

1. En Setup (Configuración), introduzca Roles (Funciones) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y haga clic en Roles (Funciones).
   
2. Haga clic en Set Up Roles (Configurar funciones).
   
3. Haga clic en Expand All (Expandir todo).
   
4. Debajo de VP, North American Sales (VP, departamento de ventas de América del Norte), haga clic en Add Role (Agregar función) y, a continuación, complete los detalles de la nueva función:
   

5. Haga clic en Save (Guardar).
   

Allison ha contratado a Courtney Brown para que realice la función de responsable. Agregue a Courtney como usuario con la función recién creada de responsable, para que pueda asignarle tareas más tarde.

1. En Setup (Configuración), introduzca Users (Usuarios) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Users (Usuarios).
   
2. Haga clic en New User (Nuevo usuario). Complete el registro del nuevo usuario con estos detalles:
   

3. Anule la selección de Generate new password and notify user immediately (Generar nueva contraseña y notificar al usuario inmediatamente).
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   

Su superior va a ser Courtney, así que debe configurarla como su responsable.

1. En Setup (Configuración), introduzca User (Usuario) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Users (Usuarios).
   
2. Haga clic en Edit (Modificar) junto a su nombre.
   
3. En Approver Settings (Configuración del aprobador), haga clic en el icono de búsqueda situado junto al campo Manager (Responsable) y busque Courtney Brown. A continuación, haga clic en su nombre.
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   

Agregar campos personalizados

Antes de crear un proceso de aprobación, debe agregar varios campos personalizados a su organización. Los campos personalizados permiten al equipo de ventas capturar información empresarial exclusiva, como los campos Discount Percentage (Porcentaje de descuento) y Approval Status (Estado de la aprobación) que agrega durante este paso. Puede agregar campos personalizados para cada una de las fichas y los objetos que utiliza su organización, con un límite de 800 campos.

Un nombre de campo personalizado y su etiqueta deben ser exclusivos para ese objeto, con el fin de evitar problemas de combinación y visualización. Por ejemplo, si crea una etiqueta denominada Email (Correo electrónico) y ya hay un campo estándar etiquetado como tal, el campo de combinación podría ser incapaz de distinguirlos. Al incorporar un carácter o un calificador al nombre del campo personalizado lo convertirá en exclusivo. Por ejemplo Email2 (Correo electrónico2) o Email Leads (Candidatos de correo electrónico).

En primer lugar, cree el campo Discount Percentage (Porcentaje de descuento):

1. En Setup (Configuración), haga clic en la ficha Object Manager (Gestor de objetos).
   
2. Haga clic en Opportunity (Oportunidad) y luego en Fields & Relationships (Campos y Relaciones).
   
3. En la parte superior de la sección Fields & Relationships (Campos y Relaciones), haga clic en New (Nuevo).
   
4. Seleccione el botón de opción Percent (Porcentaje) y haga clic en Next (Siguiente).
   
5. Complete los detalles del nuevo campo:
   

6. Haga clic en Next (Siguiente).
   

• En el encabezado de la columna Read-Only (Solo lectura), seleccione la casilla de verificación.
  
• En la columna Read-Only (Solo lectura), anule la selección de las casillas de verificación Standard User (Usuario estándar) y System Administrator (Administrador del sistema).
  

7. Haga clic en Next (Siguiente) y luego en Save & New (Guardar y nuevo).
   

Desde la página Fields & Relationships (Campos y relaciones) de Opportunity (Oportunidad), cree un campo Approval Status (Estado de la aprobación):

1. Seleccione el botón de opción Picklist (Lista de selección) y haga clic en Next (Siguiente).
   
2. Complete los detalles del nuevo campo en Step 2 (Paso 2):
   

3. En el cuadro de texto introduzca estos valores, cada uno en una nueva línea:
   

• Pending (Pendiente)
  
• Approved (Aprobado)
  
• Not Approved (No aprobado)
  

4. Asegúrese de que la opción Restrict picklist to the values defined in the value set (Restringir la lista de selección a los valores definidos en el conjunto de valores) esté seleccionada.
   
5. Haga clic en Next (Siguiente) y defina la seguridad a nivel de campo:
   

• En el encabezado de la columna Read-Only (Solo lectura), seleccione la casilla de verificación.
  
• En la columna Read-Only (Solo lectura), anule la selección de las casillas de verificación Standard User (Usuario estándar) y System Administrator (Administrador del sistema).
  

6. Haga clic en Next (Siguiente) y, a continuación, en Save (Guardar).
   

Crear una carpeta y plantillas de correo electrónico

A continuación, debe configurar dos plantillas de correo electrónico: una para usarla al alertar a los solicitantes de que se ha aprobado un descuento y otra para usarla al alertar a los solicitantes de que se ha rechazado un descuento. Primero, cree una carpeta para guardar las nuevas plantillas.

1. En Setup (Configuración), escriba Classic Email Templates (Plantillas de correo electrónico de Classic) en el cuadro Quick Box Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Classic Email Templates (Plantillas de correo electrónico de Classic).
   
2. Haga clic en Create New Folder (Crear una carpeta nueva).
   
3. Rellene la información de la carpeta:
   

4. Seleccione el botón de opción This folder is accessible by all users (Todos los usuarios pueden acceder a esta carpeta).
   
5. Haga clic en Save (Guardar).
   

Cree las plantillas necesarias. En primer lugar, configure una plantilla de correo electrónico para descuentos aprobados.

1. En Setup (Configuración), escriba Classic Email Templates (Plantillas de correo electrónico de Classic) en el cuadro Quick Box Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Classic Email Templates (Plantillas de correo electrónico de Classic).
   
2. Haga clic en New Template (Nueva plantilla).
   
3. Seleccione el botón de opción Text (Texto) y haga clic en Next (Siguiente).
   
4. Rellene estos detalles:
   

[Texto alternativo: Captura de pantalla de la copia del campo de combinación]

5. Haga clic en Save (Guardar). 
   

A continuación, configure una plantilla de correo electrónico para descuentos rechazados.

1. Vuelva a la página inicial Classic Email Templates (Plantillas de correo electrónico de Classic) y haga clic en New Template (Nueva plantilla).
   
2. Seleccione el botón de opción Text (Texto) y haga clic en Next (Siguiente).
   
3. Rellene estos detalles:
   

4. Haga clic en Save (Guardar).
   

Ahora que ya tenemos el trabajo preparatorio terminado, puede crear un proceso de aprobación.

Recursos

• Trail Together: Crear un proceso de aprobación de descuentos
  
• Trailhead Live: Preparing for your Advanced Admin Certification - Approval Processes