Descubra la lista de tareas por hacer

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Definir una tarea de Salesforce.
Enumerar los tipos de tareas que se incluyen en la lista de tareas por hacer.
Describir cómo funcionan las tareas individuales en la lista de tareas por hacer.

Antes de empezar

Antes de empezar este módulo, se recomienda lo siguiente:

Familiarizarse con las capacidades de Sales Cloud tal y como se describe en Fundamentos de Sales Cloud.
Considerar completar Fundamentos de Sales Engagement para obtener más información sobre las cadencias de ventas.

To Do List (Lista de tareas por hacer) está disponible en Lightning Experience en las ediciones Starter, Professional, Enterprise, Performance y Unlimited. Si no le aparece To Do List (Lista de tareas por hacer) en la barra de utilidades, pídale a su administrador de Salesforce que la agregue con App Manager (Gestor de aplicaciones).

To Do List (Lista de tareas por hacer): su administrador central de tareas

Los comerciales suelen estar bastante ocupados; imagínese conseguir un asistente personal que le organice y actualice las tareas constantemente durante el día. Utilice To Do List (Lista de tareas por hacer) de Salesforce, su sistema de administración de tareas personalizado. Esta función reúne todas sus tareas en un único lugar y las actualiza continuamente según los cambios que se produzcan en tiempo real. A diferencia de las listas estáticas, la lista de tareas por hacer agrega nuevas tareas a medida que van surgiendo, elimina las que ya se han completado y le permite reordenar la vista según sus prioridades.

To Do List (Lista de tareas por hacer) está anclada en la barra de utilidades, por lo que estará disponible en cualquier vista de la pantalla y se abrirá en una ventana superpuesta. Para obtener más información sobre la configuración de la lista de tareas por hacer, consulte este artículo de ayuda.

Ya está familiarizado con las tareas en Salesforce, pero merece la pena tomarse un momento para revisar algunos aspectos. La comprensión de las tareas puede ayudarle a desbloquear todo el potencial para conseguir eficacia y eficiencia que ofrece To Do List (Lista de tareas por hacer).

Tareas de Salesforce

Una tarea de Salesforce representa una actividad empresarial, como realizar una llamada de teléfono o preparar una presentación. En Salesforce Platform, una tarea puede relacionarse a registros específicos para candidatos, contactos, cuentas, oportunidades o contratos. Al interactuar con las tareas, los detalles asociados sobre las mismas se mantienen automáticamente, tanto los que ya han vencido como los que usted ha completado o cerrado.

¿Qué ventajas ofrece la introducción de datos en una lista de tareas por hacer digital cuando podría tenerlos en una lista de tareas importantes escrita a mano en su escritorio? To Do List (Lista de tareas por hacer) combina todas sus tareas en un único lugar (incluidas las tareas de cadencia) y toda la información que su gerente desea seguir. Incorpora su flujo de trabajo a la era digital, lo que le ayuda a ahorrar tiempo y a cerrar más negociaciones. Veamos cómo funciona.

Los representantes de ventas utilizan tareas de Salesforce para crear recordatorios y mantener registros. Salesforce Platform realiza un seguimiento de los datos de sus tareas y los presenta en formatos útiles, como la cronología de la actividad, que se muestra en un candidato, contacto o registro de cuenta personal. Una vez completada una tarea, pasa de la sección Upcoming & Overdue (Próximas y vencidas) a la sección Past Activity (Actividad pasada), agrupada por mes y año. Salesforce retiene toda esta información a fin de que esté disponible para realizar seguimiento, análisis e informes adicionales.

Vista de pantalla con 1) To Do List (Lista de tareas por hacer), 2) Activity Timeline (Cronología de actividad), 3) Completed Tasks (Tareas completadas) y 4) Task Card (Tarjeta de tareas).

Al interactuar con las tareas, ocurren más cosas en segundo plano. Vamos a ver cómo la lista de tareas por hacer consigue que se gestionen las tareas de una manera más eficaz y productiva.

Tareas de la lista de tareas por hacer

A medida que gestiona las tareas en la lista de tareas por hacer, se realiza un seguimiento de todas las interacciones con las tareas y se introduce en el sistema. La lista de tareas por hacer se centra en tareas pendientes, pero mantiene los datos para las tareas que completa. Se realiza un seguimiento de los datos de las tareas automáticamente en Sales Cloud y se ponen a su disposición en vistas de lista, informes y paneles de indicadores clave de rendimiento (KPI). Vamos a ver en profundidad los tipos de tareas de la lista de tareas por hacer.

Tipos de tareas de la lista de tareas por hacer

Se introducen tres tipos de tareas en la lista de tareas por hacer:

Tareas estándar: cualquier tarea que se haya creado en Salesforce (por ejemplo, al visualizar un candidato o registro de contacto) y se le ha asignado.
Tareas de paso de cadencia: cualquier tarea individual que forme parte de una cadencia rápida o una cadencia estándar y sobre la que necesite realizar alguna acción.
Elementos de trabajo: cualquier acción necesaria generada por un flujo de Salesforce que se haya configurado en segundo plano.

Todas las tareas aparecen juntas en la lista de tareas por hacer. Entre ellas se incluyen tareas que ha creado usted mismo, las que han creado otras personas y se les han asignado a usted y los elementos de trabajo generados por un flujo automatizado.

El componente To Do List (Lista de tareas por hacer) es la innovación más reciente para la administración de tareas y ofrece ciertas ventajas en comparación con Work Queue (Cola de trabajo). La lista de tareas por hacer suele estar disponible. Solo se puede acceder a Work Queue (Cola de trabajo) desde la consola de Sales Engagement.

Flexibilidad de la tarjeta de tareas en la lista de tareas por hacer

Navegar por las acciones de la lista de tareas por hacer debería resultar bastante sencillo. Las tareas se muestran como tarjetas, y cada tarea aparece en una tarjeta individual. Esto le permite reordenar las tareas, ordenarlas automáticamente por criterios, o hacer clic y arrastrarla para moverla en la lista.

Puede hacer clic en una tarjeta de tarea para expandir la vista, realizar alguna acción directamente desde la misma tarjeta de tarea o vincularla a acciones adicionales. En la lista de tareas por hacer, las tarjetas individuales están contraídas, y tiene la opción de expandirlas. A medida que pasa el cursor sobre las tarjetas, aparece un icono de acción contextual, de manera que puede realizar la acción directamente desde la tarjeta de tarea.

Icono de correo electrónico resaltado en una tarjeta de tarea.

También puede expandir o contraer el tamaño de todas las tareas a la vez, mostrando así más detalles sobre las tarjetas, como las etiquetas personalizadas.

Opción Expand All/Collapse All (Expandir todo/Contraer todo) en el menú de acción de la lista de tareas por hacer.

Organizar y etiquetar con el panel de navegación de vista dividida

Para personalizar su vista de lista, utilice etiquetas y opciones de clasificación en el panel de navegación. Haga clic en el área de navegación que aparece en la parte superior de To Do List (Lista de tareas por hacer) para mostrar una vista dividida a fin de ordenar y filtrar las tareas de la siguiente manera:

Starred (Favorita)
Due Today (Vencen hoy)
Overdue (Vencidas)
Cadence Name (Nombre de cadencia)
Custom Label (Etiqueta personalizada)

También puede agregar una tarea o una nueva etiqueta en esta vista dividida expandida.

Control de navegación y la vista dividida resultante del panel lateral.

Administrar el trabajo en la central de tareas

Esta es una analogía sencilla para ayudarle a comprender la función de la lista de tareas por hacer. Imagine que la lista de tareas por hacer es una terminal de autobuses y su tarea viaja por la misma como si fuese un autobús.

Las tareas llegan automáticamente y se marchan cuando las completa.
Reconoce las tareas porque llegan etiquetadas con el origen de la cadencia u otros iconos para identificar una tarea de llamada, de correo electrónico o de LinkedIn.
Puede agregar más etiquetas con codificación de color para ordenar y filtrar sus tareas.
Cuando realiza alguna acción en una tarea, esta se elimina de la lista de tareas por hacer, pero la información se guarda automáticamente.

Tareas estándar

Usted o su gerente pueden crear una tarea desde una vista de lista, un informe o mientras visualiza un registro individual. Las tareas que se crean en cualquier lugar de Salesforce aparecen en la lista de tareas por hacer en cuanto se crean y se muestra una fecha de vencimiento. Al igual que el autobús llega a la estación, esta tarea aparece en la lista y la fecha de vencimiento le permite saber cuándo debe completarla. Las tareas recurrentes también aparecen: usted o su gerente pueden configurar una tarea mensualmente o trimestralmente, como "Preparar las notas para la sesión del equipo".

Tareas de cadencia

Las tareas de una cadencia de ventas pueden funcionar como una serie de autobuses. Su gerente puede configurar una cadencia que proporcione una tarea sobre la que realizar una acción con un objetivo específico, como un candidato, un contacto o una cuenta personal. Cuando la tarea aparece en la lista de tareas por hacer, puede verla desde su tarjeta, que forma parte de una cadencia. Una vez realizada la tarea, desaparece y aparece la siguiente tarea de la cadencia en la lista de tareas por hacer cuando haya que realizarla.

Elementos de trabajo de Flow Orchestration

Los elementos de trabajo aparecen en la lista de tareas por hacer cuando un flujo de Salesforce, configurado por un gerente o un administrador, genera un elemento de acción para que usted lo complete. Los gerentes y administradores crean flujos en segundo plano para ayudar a los equipos a ser más productivos, y la lista de tareas por hacer notifica a los representantes de ventas cuando hay una tarea pendiente. Los elementos de trabajo están vinculados a su registro, que contiene un flujo de pantalla que debe completar.

Resumen

Una estación central en la que gestiona todas las tareas. ¡Enhorabuena! Acaba de terminar su primer recorrido por la lista de tareas por hacer.

En las siguientes unidades, aprenderá sobre las herramientas específicas de la lista de tareas por hacer para ayudarle a ordenar, filtrar y buscar en la lista.

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