Encontrar, activar y comunicar nuevas funciones

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Aplicar los filtros de las notas de la versión para identificar las funciones que se habilitan automáticamente.
  
• Priorizar las funciones para habilitar según los comentarios de los interesados y la facilidad de implementación.
  
• Identificar las mejores prácticas para comunicarse con los interesados y usuarios sobre los nuevos lanzamientos.
  

Descubrir, implementar y comunicar

El conocimiento es poder. Y el poder es... poderoso... Para ayudar a que su empresa se entere de lo que viene en la próxima versión, primero debe informarse usted. Si no tiene tiempo para profundizar en todos los recursos de preparación para el lanzamiento, puede descubrir algunas ganancias rápidas y proyectos fáciles que a sus usuarios les encantarán revisando las notas de la versión.

En esta unidad, aprenderá a usar los filtros de las notas de la versión para identificar rápidamente las funciones que se habilitarán automáticamente y encontrar aquellas que puede habilitar fácilmente e implementar. También aprenderá lo básico de trabajar con los interesados y comunicarles a los usuarios lo que se viene en el lanzamiento. 

Revisar las notas de la versión

El recurso del que no puede prescindir son las notas de la versión. Son la fuente oficial y autorizada que contiene todos los detalles sobre lo que incluye el lanzamiento de casi todos los productos de Salesforce. 

Antes de que diga: "¡Espere, no tengo tiempo para leer las notas de la versión!"; siga leyendo y aprenderá el secreto para sacarles el máximo partido con solo una revisión rápida. 

Lo reconocemos..., las notas de la versión son interminables. Nadie dice: "Ojalá hubiera impreso el PDF y leído todo en mi último vuelo de 12 horas". Bueno, tal vez una o dos personas, por eso está disponible la opción en PDF. Lo más probable es que no necesite usar el archivo PDF de las notas de la versión, a menos que quiera practicar sus habilidades de lectura rápida. Las notas de la versión están escritas en HTML, lo que hace que se puedan buscar, y tienen filtros muy útiles. 

Filtros de las notas de la versión para ganar

Los filtros le ayudan a centrarse rápidamente en las funciones que son más relevantes para su organización. Una o dos horas es todo lo que necesita para encontrar esas pocas funciones. 

Cuando explore las notas de la versión, use el filtro Feature Impact (Impacto de funciones) para encontrar rápidamente funciones de dos tipos:

• Ganancias rápidas. Estas funciones se habilitan automáticamente y están disponibles para sus usuarios sin necesidad de preparación ni de configuración.
  
• Proyectos fáciles. Estas funciones requieren una acción mínima, como marcar una casilla o hacer un cambio de configuración simple, para estar habilitadas y disponibles para sus usuarios.
  

Antes de cada nuevo lanzamiento, encuentre las ganancias rápidas y determine si desea comunicarlas a los usuarios antes del lanzamiento. Hay dos razones principales por las que podría querer avisar a sus usuarios con antelación.

• Para evitar confusión sobre cualquier novedad que aparezca cuando sus usuarios inicien sesión y sobre cualquier cambio en su experiencia diaria.
  
• Para resaltar algo interesante y útil que pueda hacerlos más productivos.
  

Para identificar ganancias rápidas, use el filtro Feature Impact (Impacto de funciones) y seleccione Enabled for Users (Habilitado para usuarios). También puede seleccionar su edición y centrarse en productos específicos.

Para identificar proyectos fáciles, use el filtro Feature Impact (Impacto de funciones) y seleccione Admins must Enable (Administradores deben habilitar). Esto es muy importante, porque estas son las funciones de las que su organización se pierde si las deja inactivas. 

A medida que observa la lista, busque funciones que tengan el potencial de generar el máximo impacto y que sean fáciles de implementar. El tiempo que dedica a revisar estas funciones se ve ampliamente superado por la innovación que puede aportar a su organización simplemente habilitándolas. 

Si no revisa cada nuevo lanzamiento, las funciones fáciles de implementar permanecen inactivas en su organización de Salesforce y crean una "deuda de funciones" innecesaria, lo que reduce el valor que obtiene al usar Salesforce. 

Utilice los vínculos rápidos en el lado derecho de las notas de la versión para centrarse en productos y áreas de funciones relacionadas con lo que usa su organización. Por ejemplo, si tiene una licencia de Sales Cloud, mire las Funciones principales de ventas. Revise también las mejoras que se aplican a través de nuestros productos, como Productividad, Chatter, Archivos y Móvil.

Este vídeo muestra cómo usar los filtros.

Colaborar con los superusuarios

Si aún no ha designado superusuarios en su empresa, ahora es un buen momento para encontrar usuarios con amplia experiencia en Salesforce y pedirles que compartan su experiencia para ayudarle a prepararse para los nuevos lanzamientos. Una vez que haya identificado sus ganancias rápidas y proyectos fáciles, consulte con algunos superusuarios para asegurarse de que sean útiles. Informe a sus superusuarios sobre cómo planea comunicar las nuevas funciones a los usuarios y pídales su opinión. Los superusuarios también pueden ayudar compartiendo nuevas funciones, capacitando a los usuarios y respondiendo a las preguntas de sus usuarios.

Comunicar sobre el próximo lanzamiento

Es fundamental asegurarse de que sus usuarios e interesados conozcan el próximo lanzamiento, las nuevas funciones y las ganancias rápidas. Debido a que tiene control total sobre cuándo implementar los proyectos fáciles, puede decidir hacerlo en fases, así que asegúrese de incorporar comentarios a medida que prioriza qué hacer primero.

Cuando se comunique con los usuarios e interesados sobre el próximo lanzamiento, concéntrese en los beneficios para el usuario (hágase esta pregunta retórica: "¿Y qué gano yo con esto?"). Asegúrese también de que sus usuarios conozcan todas las fechas clave del lanzamiento.

Considere los siguientes canales de comunicación:

• Icono de notificaciones
  
• Notificaciones dentro de la aplicación
  
• Correo electrónico
  
• Boletines
  
• Hojas de referencia rápida
  
• Almuerzos formativos
  
• Reuniones virtuales y seminarios web
  

Asegúrese de que sus usuarios sepan dónde reportar comentarios y hacer preguntas. Un grupo o tema en Chatter puede ayudar a sus superusuarios e interesados a responder preguntas y comentarios.

A modo de resumen: entender y repetir el proceso

Ahora que se ha familiarizado con el proceso de lanzamiento y los recursos, repita estas actividades cada tres meses.

• ¡Reserve las fechas! Sepa cuándo será el lanzamiento y márquelo en su calendario.
  
• Únase a Release Readiness Trailblazers Community para acceder a recursos y hacer consultas.
  
• Obtenga acceso anticipado con la vista previa de sandbox.
  
• Filtre las notas de la versión para identificar ganancias rápidas y proyectos fáciles.
  
• Prepare a sus usuarios e incorpore sus comentarios.
  

Si su implementación de Salesforce es relativamente pequeña (menos de 50 usuarios), esto es todo lo que necesita hacer para prepararse para los lanzamientos y asegurarse de implementar las nuevas funciones más útiles. 

Si su implementación es más grande o tiene muchas personalizaciones complejas (especialmente código personalizado), invierta más tiempo en la preparación. Complete los demás logros en el recorrido Prepararse para los lanzamientos de Salesforce para obtener más consejos y sugerencias que le sirvan de ayuda para definir su estrategia de preparación para los lanzamientos.

Si tiene un poco más de tiempo y desea ver las nuevas funciones en acción, visite Release Readiness Trailblazers Community una vez a la semana para encontrar todos los recursos más recientes en varios formatos, incluidos seminarios web, vídeos, documentos y páginas web. También es un lugar ideal para hacer preguntas y conectarse con expertos, equipos de producto y otros clientes.

Recursos

• Documentación: Notas de la versión
• Artículo de notas de la versión: Añadir orientación dentro de la aplicación para formación, incorporación y noticias (Beta)
• Trailblazers Community: Grupo de Trailblazers de preparación para la versión
• Ruta de Trailhead: Prepararse para el lanzamiento de versiones de Salesforce 
• Salesforce Admins: Recursos de lanzamiento