Entender por qué Salesforce adoptó la metodología ágil

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar por qué Salesforce utiliza la metodología ágil
  
• Mencionar los beneficios de la metodología ágil
  
• Definir Scrum
  
• Explicar la definición de "acabado"
  
• Entender por qué los procesos ágiles funcionan mejor para Salesforce
  

Imagínese que acude a Dreamforce y se da cuenta de que no hay ni conferencias, ni anuncios de nuevos productos o servicios, ni innovaciones o funciones listas para la producción disponibles para el año próximo.

Justo eso es lo que estuvo a punto de ocurrir en Salesforce en 2006, pero lo evitamos implementando un nuevo flujo de trabajo que revolucionó nuestra forma de desarrollar y entregar productos.

Desde 1999, cuando se fundó Salesforce, nuestro equipo de Tecnología y Productos (T&P) cumple como un reloj. La comunicación y colaboración entre los equipos de T&P fue siempre fluida y sencilla. Sin embargo, en 2006 habíamos experimentado un crecimiento fenomenal: teníamos más clientes, más ingresos, más productos y una empresa más grande. Y, como sucede en todo estirón, no estuvo exento de dolor. 

Todas las cosas que antes resultaban fáciles ya no lo eran tanto. La consecuencia fue que empezamos a notar una ralentización de la innovación. 

Aumentar la comunicación, la colaboración y la gestión, sin dejar de cumplir nuestras fechas de lanzamiento, se había convertido en todo un reto. Estaba claro que necesitábamos un nuevo enfoque que se centrase en un proceso de entrega de productos fluido y sin retrasos. 

Así que hicimos lo que mejor sabemos hacer: nos arriesgamos y reinventamos nuestra forma de ofrecer soluciones. Adoptamos una serie de principios y prácticas ágiles.

¿Por qué usar la metodología ágil?

Gran parte del trabajo que realizamos en Salesforce se basa en la innovación y es iterativo. Es decir, el resultado final no siempre se conoce de antemano, y el camino que se recorre hasta alcanzarlo es un trabajo continuo. ¡Siempre es una nueva aventura! 

Esto no quiere decir que todos los equipos de Salesforce utilicen procesos ágiles. Algunos utilizan el marco en cascada, que es un proceso de gestión de proyectos mucho menos flexible. El proceso que se elige depende de lo que se sabe. O de lo que no se sabe cuando comienza el elemento de trabajo.

Aquí tiene un rápido vistazo a las prácticas en cascada.

• Todo se planifica de antemano.
  
• Los requisitos se recopilan detalladamente antes de la implementación.
  
• Hay que completar cada paso antes de continuar con el siguiente.
  
• El resultado se determina al principio.
  

Planificación frente a adaptación

Si intenta decidir qué proceso le conviene más, tenga en cuenta lo siguiente: Si está pintando un cuadro y ya ha decidido los colores, el escenario, el tiempo que va a dedicar a pintar y el aspecto que tendrá la imagen final, tiene poco margen para hacer cambios sobre la marcha. Eso no quiere decir que el cuadro no vaya a ser un Picasso, pero el proceso no está preparado para la incorporación de ideas o comentarios nuevos que puedan cambiar la imagen final (a mejor, por supuesto). Es entonces cuando se puede utilizar un enfoque en cascada.

Pero, cuando se pinta de forma iterativa, puede esperarse que se introduzcan cambios basados en las primeras opiniones, en ideas nuevas o incluso en nuevos aprendizajes (¡esos colores no pegan!) en lugar de pintar en un orden planificado y gradual. Ese es un enfoque más ágil. 

Aquí tiene una imagen de esos dos procesos de pintura: 

Imagen basada en el trabajo de Jeff Patton, utilizada con permiso, jpattonassociates.com

Complejidad del trabajo

Ahora ya sabe que para cada tipo de trabajo hay un proceso mejor que otro. Entonces, ¿cómo se determina cuál es el mejor para usted y su equipo?  

Al intentar elegir un proceso de flujo de trabajo, formúlese estas preguntas: 

• ¿Cuánto sabemos del proyecto en cuestión?
  
• ¿Están claros los objetivos y requisitos del proyecto?
  
• ¿Hasta qué punto es clara y está bien definida la solución?
  
• ¿Qué experiencia tienen el equipo y las partes interesadas con estas metodologías?
  
• ¿Qué nivel de complejidad tiene el trabajo?
  

Cuándo elegir el método en cascada

Trabajo sencillo:

• El trabajo es sencillo y predecible.
  
• Cualquiera puede determinar cómo llevar a cabo el trabajo.
  

Trabajo complicado:

• El trabajo es previsible, pero requiere experiencia.
  
• El trabajo puede automatizarse.
  

Cuándo elegir la metodología ágil 

Trabajo complejo:

• El trabajo se basa en la aportación de opiniones, el riesgo y la innovación constantes.
  
• El objetivo es probar algo, ver cómo funciona y cambiar de rumbo en función de las nuevas enseñanzas.
  
• Está creando nuevos productos, programas y servicios, y hace cosas que nunca antes se habían hecho.
  

Ampliar Salesforce con agilidad

En este momento, la dirección de Salesforce se ha embarcado en un proyecto piloto para implementar las prácticas ágiles en varios equipos. Hubo cierto rechazo, pero los ejecutivos de Salesforce apoyaron el concepto y, en 2006, el equipo de Tecnología y Productos de Salesforce se reorganizó en forma de un equipo de desarrollo ágil.

¿Cómo fue eso? Hicimos lo siguiente: 

1. Adoptamos una nueva mentalidad de entregas.
   
2. Implementamos procesos estandarizados.
   
3. Adoptamos los principios Lean (luego los explicaremos mejor).
   
4. Estandarizamos el significado de "trabajo terminado".
   

Nuestra nueva mentalidad ágil 

¿En qué consiste exactamente este proceso ágil? En pocas palabras, "ágil" es el término que engloba una variedad de prácticas técnicas, procesos, marcos, principios y valores que exigen flexibilidad en los flujos de trabajo y cambios iterativos en el producto.  

Se trata de un enfoque iterativo del trabajo en el que los equipos planifican las entregas de forma gradual desde el principio del proyecto, en lugar de intentar entregar un producto final al acabarlo todo. El método ágil pone en sintonía a los equipos, mejora la calidad y obliga a todos a medir y gestionar los progresos para aportar más valor añadido a los clientes con mayor rapidez. 

Para Salesforce ha funcionado a la perfección, ya que queríamos resolver nuestros problemas de comunicación y de capacidad de ampliación derivados del crecimiento.

Nuestro nuevo proceso ágil: una mirada desde la distancia 

Uno de los procesos ágiles que decidimos implementar en Salesforce es Scrum, y lo apoyamos con principios específicos que han definido nuestra forma actual de trabajar.

¿Qué es Scrum?  

Scrum es un proceso, con funciones, reuniones y resultados definidos, que proporciona el marco para ofrecer valor de alta calidad más rápidamente a nuestros clientes.

¿Por qué adoptamos Scrum? 

Scrum nos ofrece un marco flexible para averiguar lo que funciona y lo que no funciona con nuestros productos, y efectuar cambios en consecuencia. Con Scrum, todo el mundo tiene la propiedad y las expectativas compartidas en lo relativo al trabajo que tiene ante sí. 

¿Cómo es el proceso Scrum en Salesforce? 

Cuando lo adoptamos, 150 personas se organizaron en pequeños equipos interfuncionales que trabajaban en iteraciones cortas (que llamamos "esprints"). El objetivo era estabilizar la entrega y organizar nuestro proceso. Actualmente, la mayoría de los equipos de Salesforce Cloud utilizan alguna variación de Scrum. 

¿Qué son los principios Lean?

También adoptamos los principios Lean. Estas siete afirmaciones describen nuestro flujo de trabajo y nuestro proceso de entrega. Reflejan nuestra cultura Ohana, que destaca cómo las personas trabajan mejor juntas para promover nuestra estructura de éxito. Los analizaremos con más detalle más adelante.

La nueva definición de trabajo "terminado"

Al contar ya con una nueva forma de trabajar, los equipos podían iterar con éxito su proceso mientras obtenían información nueva tanto sobre su flujo de trabajo como sobre el producto. Pero ¿cómo sabíamos que de verdad habíamos acabado los elementos de trabajo?  

Fácil. Redactamos una definición de "acabado" para todos los equipos de Tecnología y Productos, de manera que todo el mundo pudiese saber con claridad en qué momento algo estaba..., pues eso: acabado.

Plantéese este escenario: imagine que tiene que crear una nueva funcionalidad para un producto. Asigna esta nueva tarea a su equipo y le pide que la ponga en práctica este mes. El equipo lo hace y sigue adelante. Pasan unos meses y el trabajo terminado resurge con nuevos problemas. Puede que haya quejas de clientes porque las integraciones no se habían probado a fondo. Quizás no se abordaron los problemas de seguridad o el rendimiento no estuvo a la altura. Conclusión: el elemento de trabajo no estaba terminado del todo, al menos no lo suficiente como para desplegarlo.

Nuestra definición de "acabado" es un conjunto de directrices que dictan todo lo que un equipo debe hacer para que se pueda considerar que el trabajo está realmente acabado. Crear un estándar para esto es fundamental para mantener uno de nuestros principales valores de Salesforce: la confianza.

En pocas palabras

Nos preguntamos continuamente: "¿Estamos haciendo lo correcto y de la forma correcta?". Así nos aseguramos de mantener a nuestros clientes en el centro de todo lo que hacemos.  

El rigor del proceso Scrum y las mentalidades ágil y Lean son fundamentales para mejorar nuestras entregas y garantizar lanzamientos más fluidos. Esto es clave, ya que Salesforce tiene tres versiones principales al año para nuestros clientes.