Resolver y evitar los datos publicados en Salesforce
Objetivos de aprendizaje
- Explicar la diferencia entre las reglas de coincidencia y las reglas de duplicado.
- Identificar funciones de reglas de coincidencia estándar.
- Descubrir opciones para personalizar reglas de coincidencia.
- Crear reglas de coincidencia.
Reglas para datos sin duplicar
Las reglas de coincidencia y las reglas de duplicados trabajan en conjunto para asegurar que los equipos de ventas trabajan con datos sin duplicar. Antes de que los representantes guarden registros nuevos y actualizados, las reglas de coincidencia y las reglas de duplicados proporcionan advertencias de posibles duplicados. Puede gestionar las reglas de coincidencia y las reglas de duplicados en Configuración.
Reglas de coincidencia
Veamos cómo funcionan las reglas de coincidencia en Salesforce.
Campos Contacto y Candidato | Algoritmos de coincidencia | Gestión especial | Ejemplo |
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Nombre |
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S el registro contiene un valor para los campos Primer nombre y Segundo nombre, esos valores se intercambian para considerar posibles errores al introducir los datos. | El primer nombre es Luis y el segundo nombre es Antonio. La regla de coincidencia evalúa el primer nombre como Antonio y el segundo como Luis. |
Título |
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Considera los acrónimos y los títulos completos. | El título es VP. La regla de coincidencia considera VP y vicepresidente. |
Dirección postal |
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Las direcciones se dividen en secciones y se comparan con esas secciones. Cada sección tiene su propio método de coincidencia y su resultado coincidente. Los resultados de la sección se ponderan para determinar un resultado para el campo. Este proceso funciona mejor con datos de América del Norte.
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Gestión de duplicados compara estas dos direcciones.
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Activar una regla de coincidencia
- En Configuración, Maria escribe Reglas de coincidencia en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Reglas de coincidencia.
- Hace clic en Activar junto a las reglas para las cuentas y los candidatos.
Es fácil.
Crear un regla de coincidencia personalizada para Contactos
Para los contactos, Maria quiere incluir una coincidencia parcial para el campo Dirección postal.
- En Configuración, Maria escribe Reglas de coincidencia en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Reglas de coincidencia.
- Hace clic en Nueva regla.
- Maria selecciona Contacto.
- Proporciona un nombre descriptivo para la regla: Contacto personalizado que coincide parcialmente con la dirección postal. También agrega una descripción para que los otros administradores comprendan el valor.
- Maria agrega los criterios de coincidencia y, después, guarda la reglas de coincidencia y la activa.
Bloquear los duplicados con coincidencias parciales de dirección postal
Ahora vamos a aprender más sobre el uso de reglas de duplicados para gestionar registros.Después de que las reglas de coincidencia identifiquen los posibles duplicados, las reglas de duplicados pasan a la acción y determinan qué hacer con ellos. Como administrador, usted elige si le impide a los equipos de ventas que creen registros duplicados.
Supongamos que usted permite que los representantes creen registros duplicados. Puede crear tipos de informes que muestren posibles registros duplicados creados después de que los representantes hayan ignorado las advertencias. Hablaremos de estos informes más adelante.
- En Configuración, Maria escribe Reglas de duplicado en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Reglas de Duplicado.
- Hace clic en Nueva regla y selecciona Contacto.
- Maria proporciona un nombre y una descripción para la regla de duplicado.
- Bloquea la creación de duplicados. Además, hace que los equipos no puedan modificar contactos que resultan ser duplicados.
- Maria compara el contacto nuevo o actualizado con los contactos que ya están en Salesforce utilizando la regla de coincidencia personalizada que creó anteriormente. Después, guarda la regla de duplicado y la activa.
Generar un informe de la creación de cuentas y candidatos duplicados
- En Configuración, Maria escribe Tipos de informe en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, selecciona Tipos de informe. A continuación, hace clic en Nuevo tipo de informe personalizado.
- Selecciona el objeto principal Cuentas. Proporciona un nombre para el tipo de informe y lo almacena en una categoría.
- Maria selecciona Elementos de registro duplicados, de manera que los registros de cuentas duplicados que se acaban de crear aparecen en el informe. Después, guarda el tipo de informe.
- Desde aquí, Maria puede ajustar el formato de la página. A continuación, repite el procedimiento para los candidatos.
La creación de un entorno sin duplicados hace que los equipos de ventas mejoren su rendimiento, a la vez que el equipo de gestión de ventas se mantiene actualizado en cuanto a la calidad de los datos.
Recursos
- Ayuda de Salesforce: Reglas de coincidencia estándar
- Ayuda de Salesforce: Reglas de duplicados estándar
- Ayuda de Salesforce: Reglas de coincidencia personalizadas
- Ayuda de Salesforce: Reglas de coincidencia
- Ayuda de Salesforce: Reglas de duplicados