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Primeros pasos con los pronósticos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Explicar qué es la elaboración de pronósticos y en qué se diferencia de las oportunidades en curso.
  • Nombrar las partes interesadas de pronósticos más importantes e identificar las prácticas recomendadas del proceso.

¿Qué son los pronósticos?

Si usted dirige una empresa, es posible que tenga una idea de cuánto dinero entra por la puerta. Es posible que realice un seguimiento de los números utilizando una o varias hojas de cálculo. Sin embargo, la elaboración de pronósticos es un proceso, y puede hacer mucho más que una hoja de cálculo estática. Realizar un seguimiento del panorama de las ventas le permite conocer la empresa e implica analizar oportunidades, medir las ventas en comparación con las cuotas, realizar ajustes a medida que las oportunidades se mueven por el ciclo de ventas, orientar a los representantes de ventas, etc. 

Antes de profundizar más en este tema, vamos a aclarar las diferencias entre los pronósticos y las oportunidades en curso en general. 

  • Las oportunidades en curso son todas las oportunidades abiertas que persigue el equipo de ventas, sin importar dónde se encuentren en el ciclo de ventas. Generar oportunidades para vender sus productos y servicios hace que su empresa vaya más allá.
  • Los pronósticos son un subconjunto de las oportunidades en las oportunidades en curso. Un propósito se centra en las oportunidades cerradas en un periodo de tiempo concreto, que puede ser un mes, un trimestre, un año o un periodo personalizado.

Sin las oportunidades en curso, no habría nadie a quien vender los productos ni nada sobre lo que realizar pronósticos. Los pronósticos de ventas son la clave para la toma de decisiones, ya que se centran en la cantidad de ingresos que se recibirá. Al tener pronósticos, se sentirá seguro al tomar las decisiones sobre contratación y presupuesto, por decir algunas.

Lo ha adivinado, estamos aquí para ayudarle. Los clientes que utilizan Salesforce para realizar pronósticos han observado un aumento del 28 % en la precisión de los pronósticos, y sus negociaciones de ventas se cierran más rápido. Al utilizar las funciones de pronósticos disponibles en Sales Cloud, contará con las herramientas necesarias y trabajará con datos en tiempo real. Con la flexibilidad y la potencia de Salesforce, podrá personalizar los pronósticos para su empresa, analizar índices de ganancia, identificar los retos y observar las tendencias de su equipo de ventas. Además, con el poder de la IA, obtendrá incluso más información sobre el futuro.

Generar pronósticos no consiste solo en disponer de las herramientas adecuadas. También se necesitan personas y procesos para garantizar el éxito. Veamos algunas piezas del puzle de los pronósticos.

Personas y funciones involucradas en los pronósticos

Cada empresa cuenta con sus propios propietarios de ventas y puede variar en función del tamaño, la estructura y el sector de la empresa. Estas funciones son ejemplos de personas que normalmente están implicadas en los procesos de realización de pronósticos para un equipo de ventas.

Función 

Descripción

Mediciones clave

Representantes de ventas

Contribuyentes individuales que normalmente son propietarios de ventas. Los representantes de ventas comunican a los gerentes lo que creen que aportará una oportunidad durante el periodo de realización de pronósticos. En algunos casos, los representantes de ventas también definen sus propios números de confirmación.

Compromiso personal y acumulaciones 

Gerente de ventas/gerentes de pronósticos

Los gerentes a los que pertenece el pronóstico de un grupo de representantes de ventas. Recopilan información de los representantes sobre las oportunidades y ajustan los pronósticos para informar al equipo de liderazgo de ventas de la manera más precisa posible.

  • Importes o cantidades de pronósticos que se totalizan para el equipo, una línea de productos o un territorio
  • Precisión de pronósticos
  • Logro de la cuota del equipo

Ejecutivos de ventas

Líderes que gestionan grupos de gerentes de ventas y que normalmente se organizan en función de los productos, servicios o el territorio. Estas funciones pueden incluir funciones generales de vicepresidentes de ventas y funciones de finanzas, y tienen en cuenta grandes conjuntos de números para analizar pronósticos a un nivel superior para la empresa.

Predecir los ingresos o las cantidades de la empresa

Otros grupos y funciones de apoyo también confían en los pronósticos de un equipo de ventas. El personal de desarrollo de productos y de marketing confía en números de pronósticos pasados, presentes y futuros para determinar la viabilidad de un producto e impulsar el interés en las soluciones de la empresa. Incluso el departamento de recursos humanos utiliza los pronósticos para planificar sus esfuerzos en cuanto a las contrataciones. Contar con un pronóstico de ventas preciso es un indicador clave para la empresa. 

Prácticas recomendadas para el proceso de realización de pronósticos

Ahora ya tiene información sobre las personas que están involucradas en el proceso de realización de pronósticos y las personas que los necesitan. Pero, ¿qué ocurre con el proceso? Mantener los datos actualizados, revisarlos periódicamente y analizar el rendimiento son partes de un proceso de realización de pronósticos satisfactorio. 

Crear las bases

A medida que empiece a planificar su estrategia de pronósticos, observe cómo está organizada su empresa en el mercado en el que sirve y lo que cada grupo desea saber.

  • Evalúe la manera en la que está organizado su equipo de ventas. ¿Se organiza por región? ¿Por producto? ¿Según el sector? ¿O de otra manera? Conocer la manera en la que está organizada su empresa le ayuda a garantizar que las personas de cada zona dispongan de lo que necesitan para realizar los pronósticos.
  • Sepa lo que quiere aprender. Defina los objetivos de la empresa y las mediciones que quiere recopilar a medida que predice las ventas. Por ejemplo, ¿quiere predecir lo ingresos, el margen de beneficio, las unidades vendidas, una combinación o algo único de su empresa? Asegúrese de que tiene los datos en Salesforce para capturar lo que necesita.
  • Mantenga los datos actualizados. La eficacia de los pronósticos depende de los datos con los que se ha realizado. Establezca directrices y rigores para mantener los datos actualizados en Salesforce. Asegúrese de que todos los que forman parte del equipo de ventas saben lo que necesitan para hacer que una oportunidad se mueva hasta la siguiente etapa del ciclo de ventas. Por ejemplo, establezca criterios, como aprobaciones internas y acuerdos en cuanto a los precios para poder considerar una negociación como Commited (Confirmada) o si tiene probabilidades de cerrarse. El nivel de confianza en cuanto a las negociaciones será diferente según el representante de ventas. Aunque puede que su intuición no le falle, no deje que sea su única guía en cuanto a los pronósticos, ya que podrían no salir bien.

Definir una cadencia de revisión

Todas las semanas, los representantes de ventas de todos los niveles revisan, analizan y ajustan los pronósticos según sus conocimientos sobre el equipo y el panorama de ventas actual. Si utiliza Salesforce para realizar pronósticos, sabrá que todas las personas utilizan el mismo conjunto de datos para tomar decisiones, ya que todos los datos están en un único lugar. Parte del proceso de revisión de cada nivel implica ajustar los valores de los pronósticos según lo que sabe el gerente sobre el rendimiento anterior y actual de los factores de ventas. Los ajustes le ayudan a aclarar el camino para completar el compromiso del equipo; sin embargo, no cambian el importe de la oportunidad. Puede cambiar las oportunidades específicas si fuese necesario.

Ejemplo de una revisión semanal de pronósticos.

Medir y analizar con frecuencia

Los malos pronósticos de ventas, al igual que las previsiones de mal tiempo, pueden estropearle los planes. Es importante analizar los pronósticos para que sean precisos y muestren las tendencias con el tiempo.

La precisión en las predicciones de ventas proporciona información de valor para saber sobre qué áreas se necesita orientación o conocer dónde es necesario un cambio de estrategia. También podría darse el caso de que se enfrente a condiciones no predecibles en cuanto a la demanda de un producto, lo cual podría requerir un cambio a corto o largo plazo. O lo que es mejor, puede que las ventas hayan superado el pronóstico y que haya más demanda. En cualquier caso, los pronósticos proporcionan una ventaja inicial para saber lo que viene. 

A continuación, veamos cómo configurar Salesforce para su proceso de negocio y su equipo de ventas para realizar pronósticos.

Recursos

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