Configurar pronósticos en Salesforce
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Describir cómo configurar usuarios para pronósticos.
- Explicar qué se necesita para configurar pronósticos.
- Identificar las partes opcionales y adicionales de la configuración de pronósticos.
El equipo de ventas y los ejecutivos de Get Cloudy Consulting han estado realizando un seguimiento de los pronósticos en varias hojas de cálculo y documentos. Cada semana, el equipo se asegura de que todas las personas dispongan de los mismos datos antes de realizar la siguiente llamada sobre pronósticos. El equipo está convencido de usar Salesforce para los pronósticos y está listo para empezar. Vamos a explorar las partes principales necesarias para que Salesforce y el equipo de ventas configuren pronósticos.
Usuarios y la jerarquÃa de pronósticos
Todos los usuarios que necesitan tener acceso a los pronósticos deben tener el permiso Allow Forecasting (Permitir pronósticos), que está disponible en cada cuenta de usuario. Al activar usuarios individuales, se tiene un mayor control sobre el acceso, aunque haya varios grupos utilizando el mismo perfil.
Cada usuario de pronósticos también debe formar parte de la jerarquÃa de pronósticos. La jerarquÃa de pronósticos es una lista anidada de los usuarios de pronósticos que determina la manera en la que los totales de pronósticos se totalizan en la empresa, y quién puede visualizar y ajustar pronósticos. Los niveles de la jerarquÃa de pronósticos se generan automáticamente desde la jerarquÃa de funciones de los usuarios. Sin embargo, debe identificar a los gestores y a los contratistas individuales de pronósticos en la jerarquÃa de pronósticos.
En el ejemplo de Get Cloudy, el vicepresidente regional de ventas de la zona este y el vicepresidente regional de ventas de la zona oeste responden antes Laura Garza, la vicepresidenta de ventas nacionales. Julie y Xavier son los gerentes de pronósticos de sus regiones. Solo una persona de cada nivel puede identificarse como gerente. Los gerentes de pronósticos pueden visualizar y ajustar pronósticos para las personas que estén en un nivel inferior al suyo en la jerarquÃa. En este ejemplo, los representantes de ventas que están por debajo de Julie totalizan los pronósticos de Julie, y los representantes que estén por debajo de Xavier totalizan los pronósticos de Xavier. Cada representante y gerente puede ver sus propios pronósticos y realizar ajustes. Laura puede ver y ajustar los pronósticos de Julie y Xavier.
Para garantizar que los pronósticos se siguen totalizando correctamente, asegúrese de que la jerarquÃa de pronósticos esté actualizada a medida que las funciones de las personas de la empresa van cambiando.
Tipos de pronósticos
Su modelo de negocio, sus productos y servicios, y los departamentos que confÃan en los números de ventas dirigen lo que necesita de un pronóstico de ventas. Transforme esas perspectivas en uno o más modelos de pronósticos. En Salesforce, estos modelos se llaman tipos de pronósticos.
Los tipos de pronósticos especifican el objeto que contiene los datos en los que desea basar sus pronósticos. También definen si el pronóstico se basa en los ingresos o en el importe, la fecha para medirlo y el tipo de jerarquÃa para totalizar números de pronósticos (basado en funciones o basado en territorios). Si utiliza productos, puede centrar su pronóstico en la cantidad de productos que vende. Cada tipo proporciona filtros, de manera que puede centrarse exactamente en lo que necesita. Por ejemplo, agregue filtros en las oportunidades para crear pronósticos para comparar New Business (Empresa nueva) con Renewals (Renovaciones).
¿Qué significa todo esto? Los tipos de pronósticos ofrecen personalización y flexibilidad a su empresa. Por ejemplo, las empresas de tecnologÃa como Get Cloudy Consulting realizan pronósticos de ventas basándose en categorÃas de productos y en el valor de contrato anual. Las empresas de fabricación realizan pronósticos basándose en una fecha de envÃo personalizada, mientras que las organizaciones de ventas mundiales utilizan datos basándose en la región y realizan pronósticos mediante jerarquÃas de territorios.
Ya puede hacerse una idea de lo que estamos haciendo. El asistente de configuración de tipo de pronóstico integrado le orienta sobre las opciones que debe elegir para conseguir lo que necesita. Además, hemos proporcionado un tipo de pronóstico preconfigurado para que pueda comenzar con el objeto Opportunity (Oportunidad) que mide el importe basándose en la fecha de cierre.
Defina y active varios tipos de pronósticos para proporcionar diferentes vistas de las ventas previstas.
CategorÃas y métodos de totalización
Cada etapa de la oportunidad se adapta a una categorÃa de pronóstico, que indica la probabilidad de cierre de una oportunidad. Por ejemplo, una negociación que se esté llevando a cabo tiene una probabilidad alta de cerrarse y puede clasificarse como confirmada en el pronóstico, a diferencia de una que acaba de empezar a seguir. Las oportunidades que se encuentran en las primeras etapas del proceso se consideran parte de una oportunidad en curso abierta. Hay una asignación predeterminada definida en el campo Stage (Etapa) del objeto Opportunity (Oportunidad). Para cada categorÃa, actualice las asignaciones para que se adapten a su empresa y cambie el nivel de confianza en cuanto al cierre de una oportunidad cuando se encuentra en cada categorÃa.
Los usuarios de pronósticos revisan los pronósticos en las diferentes categorÃas para predecir cuál se cerrará durante el periodo de pronósticos. Cada categorÃa se muestra como una columna en la página Forecasts (Pronósticos).
Puede configurar Salesforce para hacer totalizaciones de una categorÃa única o totalizar de forma colectiva los números en las categorÃas.
- Las totalizaciones de pronósticos de categorÃa única solo incluyen oportunidades en la categorÃa dada. Por ejemplo, la categorÃa Best Case (Mejor caso) solo incluye la suma de oportunidades en esa categorÃa.
- Las totalizaciones de pronósticos acumulativas combinan oportunidades en totales acumulativos para una categorÃa dada y todas las subcategorÃas subsiguientes. Por ejemplo, la categorÃa Best Case (Mejor caso) incluye todas las oportunidades de Mejor caso, además de las oportunidades en las categorÃas Most Likely (Más probable), Commit (Confirmada), y Closed (Cerrada). La categorÃa Commit (Confirmada) incluye oportunidades confirmadas y cualquier oportunidad cerrada. Las vistas acumulativas hacen que a los usuarios de pronósticos les resulte más fácil visualizar los totales que se van a conseguir, sin tener que calcular los totales de forma manual a partir de varias categorÃas.
Esta es una comparación de los diferentes métodos de totalización y las oportunidades incluidas en cada uno. Puede renombrar y ocultar categorÃas que no se aplican a su empresa.
Método de totalización |
CategorÃa |
Oportunidades que suman en la totalización |
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CategorÃa única |
Oportunidad en curso |
Oportunidad en curso |
Mejor caso |
Mejor caso |
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Más probable |
Más probable |
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Confirmada |
Confirmada |
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Cerrada |
Cerrada |
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Acumulativa |
Oportunidad en curso abierta |
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Pronóstico de Best Case (Mejor caso) |
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Más probable |
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Pronóstico de Commit (Confirmada) |
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Closed Only (Solo Cerrada) |
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Cuotas
Si usted se dedica a las ventas, sabrá que la cuota es un factor determinante para el éxito de su equipo. Cada cuota del equipo de ventas es especÃfica de aquello que venden, y cada parte de la cuota del equipo se basa en los productos y servicios, el entorno de ventas y su experiencia.
A pesar de que la inclusión de las cuotas es opcional, es recomendable incluir datos de cuotas para cada periodo y tipo de pronóstico como parte de su configuración de pronósticos. Al añadir información de cuotas, su equipo de ventas puede ver una representación visual del porcentaje de cuotas logrado para el periodo de pronósticos.
Más opciones para personalizar su empresa
Para ayudar a los usuarios de pronósticos a sacar el máximo partido de las revisiones de pronósticos, Salesforce proporciona más flexibilidad a fin de que los usuarios de pronósticos cuenten con todo lo que necesitan. Tenga en cuenta estas otras personalizaciones opcionales para que los pronósticos funcionen para su equipo.
Elemento |
Descripción |
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Sugerencias y ajustes |
Elija si los gerentes de ventas pueden hacer sugerencias sobre una negociación incluida en el pronóstico y si los gerentes de ventas, representantes de ventas o ambos pueden ajustar sus pronósticos. Una sugerencia indica si un gerente de ventas está seguro de si una negociación se cerrará durante el periodo. Un ajuste indica un cambio en el valor del pronóstico previsto en la fecha de cierre del periodo de pronósticos, teniendo en cuenta las estimaciones que no llegan a sus objetivos o que son demasiado optimistas. Los ajustes solo se aplican a los importes del pronóstico y no cambian los datos de la oportunidad subyacente. |
Columnas personalizadas |
Agregue columnas a un tipo de pronóstico para mostrar datos importados, como Stretch Quota (Ampliar cuota) o Internal Booking Target (Objetivo interno de reservas), o un valor calculado, como la cobertura de la confirmación o los Ãndices de mejor caso/confirmación. |
Nombres de categorÃas de pronósticos |
Cambie el nombre de las categorÃas de pronósticos predeterminadas para cumplir mejor con la terminologÃa de su empresa. |
Formatos de la página Forecasts (Pronósticos) |
Diseñe y cree sus propias páginas de pronósticos con Lightning App Builder para incluir componentes estándar y personalizados a fin de mostrar datos adicionales que los lÃderes de ventas necesitan a la hora de revisar pronósticos. |
Etapa de las oportunidades para asignar categorÃas de pronósticos |
Cambie las asignaciones de etapas de las oportunidades a una categorÃa de pronóstico y los porcentajes de probabilidad o confianza de cada categorÃa. |
Con todo esto claro, Get Cloudy Consulting ya puede comenzar a realizar pronósticos.
Recursos
- Ayuda de Salesforce: Set Up Salesforce Forecasting (Configurar los pronósticos de Salesforce)
- Trailhead: Pronósticos y territorios de ventas