Aprender sobre los contratos de ventas y negociaciones

Objetivos de aprendizaje 

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir qué es un contrato de venta y cuándo debe utilizarse.
• Tener en cuenta su función en una negociación.
• Prepararse para ejecuciones de contratos sencillas.

¿Qué es un contratos de venta?

Un contrato de venta es un acuerdo entre un comprador y un vendedor. El vendedor está de acuerdo en proporcionar un producto o servicio a un precio fijado que el comprador acepta pagar. En el contrato se describen las condiciones de transacción y se especifican los detalles de los productos o servicios que se ofrecen. Es importante que el documento se guarde para fines legales y administrativos.

Según el Código Comercial Uniforme (UCC), que rige todas las transacciones comerciales en los Estados Unidos, un contrato escrito debe incluir lo siguiente:

• Todas las partes involucradas en la transacción
• El producto que se vende
• Términos especiales del contrato
• Valor del contrato
• Método de pago

El Código Comercial Uniforme también especifica que cualquier venta mayor a 500 $ debería ir acompañada de un contrato de ventas para que sea aplicable. Los contratos de venta suelen incluir los siguientes elementos.

• Acuerdos de venta: los acuerdos de venta definen lo que se compra y las condiciones de la venta.
• Formularios de pedidos: formularios que los compradores rellenan con sus necesidades específicas y después se los devuelven al vendedor.
• Formularios de cambios en el pedido: estos formularios permiten que el comprador realice cambios en un pedido existente. Estas incorporaciones a los contratos existentes ajustarán los términos y condiciones.
• Acuerdos maestros de servicio: los acuerdos maestros de servicio están pensados para los acuerdos de larga duración, y resaltan los términos y condiciones para los futuros acuerdos.
• Plan de trabajo: los planes de trabajo suelen utilizarse para el trabajo y los servicios contratados. Cubren lo que proporciona el contratista y se incluyen las fechas límite, los detalles del pago y los requisitos para la relación.
• Términos del servicio: recopilación de cláusulas que definen la manera en la que los usuarios interactúan con las ofertas, como productos digitales, sitios web, aplicaciones móviles, software o tiendas en línea.
• Acuerdos de renovación y de aumento de ventas: una renovación en un contrato en el que el cliente elije renovar un contrato anterior. Un contrato de aumento de ventas es lo mismo que el de renovación, pero también incluye productos o servicios adicionales.

Es posible que no necesite todos estos elementos en un mismo contrato, pero es bueno familiarizarse con ellos para determinar el tipo de trabajo que más le conviene según los objetivos de su empresa. Ahora que ya tiene más información sobre los contratos, continúe leyendo para aprender más sobre cómo negociar contratos.

Negociar contratos de venta

En una negociación, el proceso de modificar un contrato hasta que sea aceptable para ambas partes se llama redlining. Es posible que se realicen varias versiones de un contrato antes de su firma, por lo que sería conveniente preparar un plan de acción para mantenerse al tanto. 

Primero, prepárese de manera interna. Compruebe si existe un umbral que pueda aplicarse a su negociación. Si existe (y siente que lo necesita) apoyo jurídico, busque las aprobaciones convenientes. Asegúrese de que conoce el proceso y las fechas límite del cliente. También es importante alinearse con su contacto legal para estar de acuerdo en una estrategia de negociación apropiada desde el principio. Compruebe si los equipos de asistencia durante negociaciones están alineados con su equipo. Si es así, planifique una colaboración en la disponibilidad de los recursos, los tiempos de llamadas y los cambios en los documentos. 

Es posible que también quiera tener en cuenta estas preguntas a la hora de elaborar su plan de acción. 

• ¿Cómo interactuará con el equipo legal del cliente? Es posible que algunos se beneficien de una presentación legal introductoria, mientras que otros prefieran leer las preguntas y respuestas más frecuentes.
• ¿Cómo y cuándo establecería posibles concesiones para conseguir el máximo impacto?
• ¿Qué equipo es el más adecuado para tratar problemas específicos?
• ¿Cómo le presentará un enfoque unificado al cliente?

Siempre que sea posible, optimice sus comunicaciones internas, ya que serán la única fuente de verdad a la que pueden hacer referencia las partes interesadas. 

También es importante preparar a los clientes. Trabaje con su equipo legal para proporcionar un resumen y preguntas y respuestas frecuentes que acompañen al contrato a fin de definir las condiciones del mismo para los clientes antes de que el equipo legal lo revise. Actúe para facilitar las cosas en cualquier reunión de negociación de contrato y realice un seguimiento de los elementos de acción y los asuntos pendientes. 

El equipo legal puede proporcionar orientación sobre cómo y cuándo buscar la aprobación para las concesiones de contratos. Antes de buscar la aprobación de las concesiones, llame al cliente para explicarle el contrato. Generalmente, el número de cambios realizados en los contratos disminuye considerablemente cuando un cliente comprende las condiciones y el motivo por el que se concluyen. 

Una llamada también puede garantizarle al cliente que se atenderán sus preocupaciones en el contrato y que le ha ofrecido un conjunto de condiciones equilibradas y apropiadas. Una vez que el contrato se haya modificado lo suficiente, lo único que queda es que los representantes debidamente autorizados de cada empresa lo firmen. Asegúrese de que conoce tanto su proceso de firma como el de su cliente para poder controlar los tiempos y evitar riesgos que puedan afectar al plan de cierre. 

Por ejemplo, es posible que algunos clientes tengan reglas de firmas y de aprobación especiales que puedan afectar al tiempo que se necesita para cerrar la negociación final. Incluya esto en la cronología de la negociación para evitar sorpresas y cerrar correctamente las negociaciones. 

Por último, es importante luchar por conseguir una atmósfera de equipo productiva. Recuerde que trabaja junto con el departamento legal en estos contratos. Ser transparente, respetuoso y servicial le hará llegar lejos. 

Recursos

• Externo: 7 Types of Sales Contracts