Configurar su sistema y crear un panel

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Personalizar los valores en el campo de lista de selección de tipo de actividad.
Crear actividades clave e informes del índice de ganancia.
Agregar nuevos informes a un panel.

Determinar los tipos de tareas

Ahora es el momento de analizar las principales tareas que realizan los representantes de ventas para cerrar negociaciones. Primero, debemos proporcionarles un lugar para registrar todo lo que hacen como parte del proceso de ventas.

Recomendamos personalizar el campo de lista de selección Type (Tipo) en el objeto Activity (Actividad) de manera que los usuarios puedan categorizar fácilmente las diferentes tareas que realizan durante el ciclo de ventas. De forma predeterminada, el campo incluye algunos valores genéricos: Call (Llamada), Meeting (Reunión), Email (Correo electrónico), y Other (Otros). Aunque estos cuatro valores pueden ser suficientes para su organización, los representantes de ventas pueden realizar otros tipos de tareas para cerrar negociaciones. Entre ellas se incluyen las demostraciones de productos, las presentaciones a los clientes potenciales, las visitas a los sitios o las estimaciones de productos.

Le recomendamos reunirse con algunos representantes o gerentes de ventas a fin de identificar las categorías que funcionen para su organización. Sea razonable y establezca entre 5 y 10 categorías principales que capturen los tipos de tareas más comunes. A nadie le gustan las listas de selección demasiado largas, especialmente a los comerciales que suelen estar tan ocupados. Tenga en cuenta la regla 80/20 a medida que trabaja con su equipo para elaborar los tipos de actividades que desea implementar en Salesforce.

Configurar la lista de selección del tipo de actividad

Una vez determinadas las categorías de actividades adecuadas para su empresa, es el momento de configurar el campo de lista de selección Activity Type (Tipo de actividad) en Salesforce. A continuación le mostramos cómo.

Haga clic en y seleccione Setup (Configuración).
Haga clic en la ficha Object Manager (Gestor de objetos).
Introduzca task (tarea) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Task (Tarea) en la tabla.
Haga clic en Fields & Relationships (Campos y relaciones).
Introduzca type (tipo) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Type (Tipo) en la tabla.
Haga clic en New (Nuevo).
Agregue los nuevos valores en el cuadro de texto, cada uno de ellos en una línea independiente.
Haga clic en Save (Guardar).

Crear un informe de actividad principal

Ahora que ha personalizado la lista de selección Activity Type (Tipo de actividad) en su proceso de venta, vamos a crear un informe que desglose los tipos de actividades que los representantes de ventas han registrado en las negociaciones que han ganado.

Si está siguiendo el módulo en un Trailhead Playground, debería crear unas cuantas actividades de ejemplo antes de generar el informe. De lo contrario, el informe estará vacío. Localice dos o tres oportunidades con el valor de la etapa Closed Won (Cerrada/ganada) en su playground y, a continuación, cree tareas relacionadas con esas oportunidades.

Haga clic en y seleccione la aplicación Sales (Ventas).
Haga clic en Reports (Informes) en la barra de navegación.
Haga clic en New Report (Nuevo informe).
Escriba activities with opportunities (actividades con oportunidades) en el cuadro de texto y seleccione Activities with Opportunities (Actividades con oportunidades) en la ventana emergente para elegir el tipo de informe.
Haga clic en Start Report (Iniciar informe).
Cuando se haya cargado la vista previa del informe, haga clic en Filters (Filtros).
Haga clic en Show Me (Mostrarme) y, a continuación, seleccione All Activities (Todas las actividades) en la lista de selección. Haga clic en Listo.
Haga clic en Date (Fecha) y seleccione Close Date (Fecha de cierre); a continuación, haga clic en Apply (Aplicar).
Después, introduzca un intervalo apropiado para los datos del informe. En nuestro ejemplo, utilizamos el trimestre financiero actual y el anterior, pero es posible que deba experimentar a fin de encontrar el intervalo adecuado para su implementación. Haga clic en Apply (Aplicar).
Haga clic en Show (Mostrar) y, a continuación, seleccione Open & Completed Activities (Actividades abiertas y completadas). Haga clic en Apply (Aplicar).
Haga clic en Add Filter (Agregar filtro) y, a continuación, escriba stage (etapa) en el cuadro de texto. Seleccione el campo Opportunity Stage (Etapa de la oportunidad).
Seleccione Closed Won (Cerrada/ganada) en la lista de valores y, a continuación, seleccione Apply (Aplicar).
Los filtros deberían tener un aspecto similar a este.

Filtros configurados correctamente para el informe de actividades principales

Haga clic en Outline (Resaltar).
Haga clic en Add Group (Agregar grupo) y, a continuación, escriba assigned (asignado) en el cuadro de texto. Seleccione Assigned (Asignado).
Agregue otra agrupación de filas al hacer clic en Add group... (Agregar grupo...) y escribir type (tipo) en el cuadro de texto. Seleccione Type (Tipo).
Anule la selección de las opciones de la parte inferior para Detail Rows (Filas de detalles), Subtotals (Subtotales), y Grand Total (Total general).
Haga clic en Add Chart (Agregar gráfico) en la parte superior.
Haga clic en para incorporar las propiedades del gráfico.
Haga clic en Stacked Column (Columna apilada).
Haga clic en Run (Ejecutar).
Si no ve los resultados en el informe, es posible que no haya actividades que cumplan los criterios de los filtros. Localice una oportunidad con la etapa Closed Won (Cerrada/ganada), cree una nueva tarea desde la página de detalles de la oportunidad y vuelva a ejecutar el informe.
Si el informe tiene buen aspecto, haga clic en Save (Guardar).
Asigne el nombre Key Activities Report (Informe de actividades principales) al informe y seleccione una ubicación para almacenarlo a la que puedan acceder los representantes de ventas.

Crear un informe del índice de ganancia

En este segundo informe, aprenderá a calcular el porcentaje de oportunidades ganadas de cada representante de ventas. Después, podrá ver quién es más eficaz a la hora de puntuar negociaciones.

Haga clic en Reports (Informes) en la barra de navegación.
Haga clic en New Report (Nuevo informe).
Escriba opportunities (oportunidades) en el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en Opportunities (Oportunidades) en la ventana emergente del tipo de informe.

Selección de Report Type (Tipo de informe) con el tipo de informe Opportunities (Oportunidades) resaltado

Haga clic en Start Report (Iniciar informe).
Cuando se haya cargado la vista previa del informe, haga clic en Outline (Resaltar).
Escriba owner en el cuadro de búsqueda que aparece debajo de Group Rows (Filas de grupos) y, a continuación, seleccione Opportunity Owner (Propietario de la oportunidad).

Campo Opportunity Owner (Propietario de la oportunidad) seleccionado para agrupar las filas del informe

Haga clic en Filters (Filtros).
Haga clic en Show Me (Mostrarme) y seleccione All opportunities (Todas las oportunidades).
Haga clic en Close Date (Fecha de cierre) y seleccione un intervalo de tiempo adecuado. Recomendado: Empezar con Current and Previous FQ (Trimestre financiero actual y anterior). Haga clic en Apply (Aplicar).
Haga clic en Opportunity Status (Estado de la oportunidad) y seleccione Closed (Cerrada) en la lista de selección del estado de la oportunidad. Haga clic en Apply (Aplicar).
Haga clic en Outline (Resaltar) y, a continuación, haga clic en junto a Columns (Columnas); a continuación, seleccione Add Summary Formula Column (Agregar columna de fórmula de resumen).
Introduzca Win Rate (índice de ganancia) en el cuadro de texto Column Name (Nombre de columna).
Copie y pegue lo siguiente en el cuadro de texto Formula (Fórmula): WON:SUM/RowCount
Haga clic en Check Syntax (Comprobar sintaxis). Si todo va bien, el botón Check Syntax (Comprobar sintaxis) se reemplaza por una marca de verificación verde y la palabra Valid (Válido), como se muestra en el gráfico.

Editor de fórmulas con la palabra Valid (Válido) resaltada.

Haga clic en Format (Formato).
Seleccione Percent (Porcentaje) en la lista de selección Format As (Tipo de formato) y seleccione 1 en Decimal Points (Puntos decimales).
Asegúrese de que la opción All Summary Levels (Todos los niveles de resumen) esté seleccionada y, a continuación, haga clic en Apply (Apply).
Haga clic en Add Chart (Agregar gráfico).
Haga clic en para incorporar las propiedades del gráfico.
En Display As (Mostrar como), seleccione Column (Columna).
Introduzca Opportunity Win Rate (índice de ganancia de la oportunidad) en Chart Title (Título del gráfico).
Seleccione Win Rate (Índice de ganancia) para el valor de Y-Axis (Eje Y).
Haga clic en Run (Ejecutar) para ver los resultados.
Si el informe tiene buen aspecto, haga clic en Save (Guardar).
Asígnele al informe el nombre Opportunity Win Rate (índice de ganancia de la oportunidad) y guárdelo en la carpeta adecuada. Recomendamos seleccionar una carpeta a la que pueda acceder el equipo de ventas.

Crear paneles

Estos dos nuevos informes están bien, pero si los comparamos, vemos que no se cubren algunas perspectivas sobre los representantes de ventas de mejor rendimiento. Así es como se debe hacer. En nuestro ejemplo, hemos empezado con un panel nuevo, pero puede agregar estos dos nuevos componentes fácilmente a paneles existentes para su equipo de ventas.

Haga clic en la ficha Dashboards (Paneles) en la barra de navegación.
Haga clic en New Dashboard (Nuevo panel).
Asígnele al panel el nombre Key Sales Activity Dashboard (Panel de actividad de ventas principales) y guárdelo en una carpeta a la que los usuarios de ventas tengan acceso.
Haga clic en Create (Crear).
Haga clic en +Widget y seleccione Chart or Table (Gráfico o Tabla).
Seleccione el informe Key Activities (Actividades principales) que ha creado anteriormente.
Seleccione el tipo de gráfico de barras apiladas y, a continuación haga clic en Add (Agregar).
Haga clic en +Widget y seleccione Chart or Table (Gráfico o Tabla).
Seleccione el informe Opportunity Win Rate (índice de ganancia de la oportunidad) que ha creado anteriormente.
En Display As (Mostrar como), seleccione el tipo de tabla Lightning.
Introduzca Opportunity Owner (Propietario de la oportunidad) en el cuadro de texto Groups (Grupos) y seleccione Opportunity Owner (Propietario de la oportunidad).
Introduzca Win Rate (índice de ganancia) en el cuadro de texto Measure Column (Columna Medir) y seleccione Win Rate (Índice de ganancia).
Haga clic en el ojo que aparece en Record Count (Recuento de registros).
Seleccione la casilla de verificación Add Conditional Highlighting (Agregar resaltado condicional) e introduzca puntos de interrupción para su organización. En nuestro ejemplo, hemos introducido 50 de los 75 para los rangos de segmentos.
Haga clic en Add (Agregar).
Utilice los controladores en los nuevos elementos del panel para cambiar el tamaño y organizar los elementos a fin de que sea visualmente atractivo.
Si todo tiene buen aspecto, haga clic en Save (Guardar). A continuación, haga clic en Done (Listo).