Revisar la configuración de los pronósticos de colaboración

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar cómo los equipos de venta pueden trabajar juntos para hacer pronósticos.
  
• Identificar los tipos de pronósticos que puede utilizar con Revenue Intelligence.
  

En esta unidad, aprenderá a configurar la función de pronósticos de colaboración para utilizarla con Revenue Intelligence. Para obtener más información sobre los pronósticos de colaboración, complete el módulo Pronósticos de ventas.

En Collaborative Forecasts (Pronósticos de colaboración), un pronóstico es una expresión de las ventas previstas basadas en el total de un conjunto de oportunidades. Un ajuste permite a los equipos de venta cambiar el total sin modificar las oportunidades subyacentes.

Por ejemplo, si Laura tiene 3 millones de dólares de oportunidades (su pronóstico) pero cree que puede conseguir más, puede ajustar hasta 3,5 millones de dólares para el trimestre (su ajuste).

Mediante la función Collaborative Forecasts (Pronósticos de colaboración), los representantes de ventas y los gestores pueden visualizar los totales de los pronósticos y ajustarlos para obtener un pronóstico más realista de su rendimiento.

Cada columna de la tabla de pronósticos representa una categoría de pronóstico: Pipeline (Oportunidades en curso), Best Case (Mejor caso), Commit (Confirmado) y Closed (Cerrado). Estas categorías se basan en la etapa en la que se encuentra la oportunidad.

Al implementar pronósticos, debe llevar a cabo estos pasos.

• Activar pronósticos.
  
• Crear tipos de pronósticos.
  
• Configurar cuotas.
  
• Permitir ajustes.
  
• Gestionar totales de pronósticos.
  
• Configurar la jerarquía de funciones de pronósticos.
  
• Agregar un intervalo de fechas.
  

Conocer el tipo de pronóstico

¿Qué es un pronóstico para usted? Lo cierto es que cada empresa hace pronósticos de manera diferente. A fin de personalizar su pronóstico, debe crear un tipo de pronóstico.

Cada tipo de pronóstico se define según cuatro decisiones principales.

Los paneles de Revenue Intelligence están disponibles para varios de los tipos más comunes de pronósticos. Consulte Paneles de Revenue Intelligence para obtener una lista completa.

En este caso, Laura quiere basar sus pronósticos en el objeto Opportunity (Oportunidad) y medirlo según el campo Amount (Importe).

1. En Setup (Configuración) | Sales (Ventas) | Forecasts (Pronósticos) | Forecast Settings (Configuración de pronósticos), seleccione Enable Forecasts (Activar pronósticos).
   
2. Seleccione Create a Forecast Type (Crear un tipo de pronóstico). Si su equipo de ventas no utiliza un tipo de pronóstico existente, es mejor crear uno.
   
3. En el flujo guiado, seleccione el objeto Opportunity (Oportunidad).
   
   
4. Para la medida, seleccione Amount (Importe).
   
   
5. En el campo Date Type (Tipo de fecha), seleccione Close Date (Fecha de cierre).
   
   
6. Ahora, seleccione la jerarquía User role (Función de usuario).
   
   
7. La siguiente ventana le pide que agregue filtros. Haga clic en Next (Siguiente).
   
   1. Los filtros resultan útiles si quiere hacer un pronóstico en un segmento secundario de la empresa, por ejemplo sus renovaciones. Para el caso de uso de Laura no agregue filtros, ya que desea incluir todas las oportunidades en el pronóstico.
      
      
8. Asígnele el nombre Get Cloudy Sales Forecast (Pronóstico de ventas de Get Cloudy) al tipo de pronóstico.
   
   
9. Revise sus selecciones.
   
   
10. Como paso final, elija los campos para mostrar en la tabla de detalles de la ficha Forecast (Pronóstico).
    
    
11. Seleccione la flecha despegable del nuevo tipo de pronóstico y haga clic en Activate (Activar). Puede tener hasta cuatro tipos de pronósticos activos.
    
    

Permitir ajustes

Un ajuste se lleva a cabo cuando modifica directamente el total de un pronóstico. Por ejemplo, si tiene 2,23 millones de dólares como total de sus oportunidades confirmadas para el cuarto trimestre, puede elegir cambiarlo por 2,5 millones de dólares si cree que será capaz de llegar a ese número. Este ajuste permanecerá hasta que lo actualice. Tanto el gerente del pronóstico como los representantes de ventas pueden hacer ajustes. Los gerentes de pronósticos también pueden hacer ajustes en sus pronósticos y en los de sus subordinados.

A Laura le gusta esta función porque sabe que algunos representantes suelen ser demasiado optimistas o conservadores a la hora de asignar valores a las oportunidades. Ahora, puede tener en cuenta este comportamiento en sus ajustes. Esta función también permite que los representantes estimen el impacto de elementos como las nuevas negociaciones que se crean durante el periodo.

Para posibilitar que los gerentes colaboren con los equipo de ventas, permita que se realicen ajustes.

1. En la página Forecast Settings (Configuración de pronósticos), busque Enable Adjustments and Judgments (Permitir ajustes y sugerencias) y haga clic en Edit (Modificar).
   
2. Seleccione las tres casillas de verificación para permitir que las personas ajusten sus pronósticos y los de sus subordinados. Además, elija si desea mostrar los ajustes al pasar el cursor sobre una celda de pronóstico o sobre las columnas de cada categoría ajustable de pronóstico.
   
3. Haga clic en Save (Guardar).
   
   

Gestionar totales de pronósticos

Puede realizar totales de pronósticos en una categoría o de manera acumulativa en Collaborative Forecasts (Pronósticos de colaboración). Pero, espere un momento; ¿no le resulta familiar? Esta configuración es similar a la que ha realizado antes en Pipeline Inspection (Inspección de oportunidades en curso). Según los requisitos de su equipo de ventas, puede elegir configurar estos de la misma manera o no.

En su caso, Laura quiere que los totales acumulativos aparezcan en ambos lugares. Estos totales aparecerán en la ficha Forecasts (Pronósticos) debajo de las columnas con el nombre de las categorías de los pronósticos.

Así se configura un pronóstico acumulativo.

1. En la página Forecast Settings (Configuración de pronósticos), baje hasta Manage Forecast Rollups (Gestionar totales de pronósticos) y haga clic en Edit (Modificar).
   
2. A continuación, seleccione Cumulative category rollups (Totales acumulativos de categoría).
   
3. Haga clic en Save (Guardar).
   
   

Si cuenta con ajustes existentes, al realizar este cambio se eliminarán. Dado que Get Cloudy no ha utilizado aún su tipo de pronóstico, no tiene que preocuparse por ello y puede aceptar el mensaje de advertencia.

Elegir un intervalo de fechas predeterminado

El intervalo de fechas especifica el periodo sobre el que desea realizar un seguimiento de los pronósticos. Alinee este periodo con la manera en la que realiza un seguimiento de sus pronósticos, como la creación de un pronóstico para cada mes o trimestre.

En Get Cloudy, los pronósticos se siguen de manera trimestral. Puede actualizar los pronósticos cuando quiera, sin importar mucho la opción que elija aquí. Laura va a hacer que su equipo actualice el pronóstico trimestral cada semana antes de la llamada sobre pronósticos.

Así es como se hace.

1. Vaya a la página Forecast Settings (Configuración de pronósticos).
   
2. En Choose a default date range (Elegir un intervalo de fechas predeterminado), haga clic en Edit (Modificar).
   
3. Seleccione Quarterly (Trimestralmente) en Forecast Period (Periodo de pronósticos).
   
4. En el campo Starting On (Inicio), seleccione Current quarter (Trimestre actual).
   

En el campo Extending For (Prolongar hasta), seleccione 4 quarters (4 trimestres). Esta configuración implica que la tabla de pronósticos muestre los siguientes cuatro trimestres, empezando por el actual.

Es posible que vea una notificación en la que se le informa de que sus datos van a eliminarse. Dado que Get Cloudy no tiene ningún dato en este tipo de pronóstico, puede hacer clic en Aceptar y continuar.

Laura quiere que su equipo realice un seguimiento el logro de las cuotas en la ficha Forecast (Pronóstico). Esta ficha muestra una nueva columna Quota (Cuota) en la tabla y agrega barras de progreso a cada categoría de pronóstico.

Para activar esta función, haga lo siguiente:

1. En la página Forecast Settings (Configuración de pronósticos), vaya a Show Quotas (Mostrar cuotas).
   
2. Haga clic en Edit (Modificar).
   
3. Marque la casilla Show quotas (Mostrar cuotas).
   
4. Haga clic en Save (Guardar).
   
   

Configurar una jerarquía de pronósticos

Una jerarquía de pronósticos es una lista anidada y expandible de usuarios de pronósticos que determina la manera en la que los pronósticos se totalizan en una empresa y quién puede verlos y ajustarlos. La jerarquía de pronósticos según las funciones se basa en la jerarquía de funciones de usuarios y le permite especificar qué usuarios son gerentes de pronósticos.

Cuando habla con Laura sobre la jerarquía de funciones de pronósticos, tiene muchas dudas. Le pregunta si no tienen ya una jerarquía de funciones y para qué la necesitan de nuevo. Usted le explica que la jerarquía de pronósticos se basa en la jerarquía de funciones, pero le permite especificar quién gestiona el pronóstico en cada nivel. Los gestores de pronósticos obtienen la capacidad especial de ajustar los pronósticos para las personas que están por debajo de ellos en la jerarquía y de compartir los pronósticos con otros que deben verlos. La jerarquía de pronósticos basada en funciones se utiliza en Revenue Intelligence para ayudar a las personas a comprender el rendimiento y las tendencias pertinentes para los equipos que gestionan.

Activar usuarios y asignar gerentes de pronósticos

Laura le pide que se asegure de que la jerarquía de pronósticos está configurada correctamente.

1. Vaya a Setup (Configuración)| Forecasts (Pronósticos) | Forecasts Hierarchy (Jerarquía de pronósticos)
   

Aquí puede ver la función de Laura como vicepresidenta del departamento de ventas internacionales, que responde ante el director. También cuenta con vicepresidentes regionales que responden ante ella y gestionan representantes de ventas.

2. Continúe y active usuarios en cada nivel, empezando por Laura.
   
3. Haga clic en el vínculo Enable Users (Activar usuarios) que aparece junto a VP Sales WW (Vicepresidenta del departamento de ventas internacionales) y muévala al panel Enabled Users (Usuarios activados) en la página de esta función.
   
   2. Nota: Aunque estuviese activada en la jerarquía de funciones, debe activarla aquí también.
      
4. Después de guardar los cambios, asigne el nivel adecuado al resto del equipo de ventas en la jerarquía de pronósticos
   
   

Active solo a los usuarios que participen en los pronósticos. No es necesario que active al director de TI, ya tiene bastante trabajo por hacer y no estimará el rendimiento de las ventas.

Después d haber activado al gerente, aparecerá su nombre en azul junto a su función. Aquí puede ver a Laura y a sus vicepresidentes regionales, Julie y Xavier. En el nivel más bajo de la jerarquía, no se muestran los representantes, ya que solo gestionan sus pronósticos.

Configurar cuotas

Al configurar cuotas, los pronósticos de colaboración pueden mostrar una columna Quota (Cuota) para cada usuario de la jerarquía o ayudarle a realizar un seguimiento del logro de las cuotas. También pueden utilizarse en columnas calculadas para determinar la diferencia con respecto a la cuota o la cobertura de oportunidades en curso.

Una vez configurado el valor de Revenue Insights (Datos de ingresos), los datos de la cuota son la base de los KPI que se muestran en la ficha Overview (Descripción general).

Para activar las cuotas, haga lo siguiente:

1. En Setup (Configuración), vaya a Sales (Ventas) | Forecasts (Pronósticos) | Forecast Quotas (Cuotas de pronósticos).
   
2. Seleccione el periodo de pronóstico y el tipo de pronóstico que ha creado.
   
   
3. Haga clic en Show Quotas (Mostrar cuotas) para mostrar una tabla con cada usuario y su función.
   
4. En las celdas de las cuotas, haga clic en el icono de modificación () para cada usuario e introduzca las cuotas que Laura ha proporcionado a los líderes y representantes de ventas.
   
5. Haga clic en Save (Guardar).
   
   
6. Vaya a Apps (Aplicaciones)| Sales (Ventas) y seleccione la ficha Forecasts (Pronósticos) para ver si sus pronósticos están configurados correctamente. Puede modificar el pronóstico haciendo clic en el lápiz de modificación en una de las celdas de la tabla.
   
   

A fin de explorar el aspecto de esta página para Laura Garza, haga clic en su nombre de usuario y escriba Laura Garza. Puede visualizar sus pronósticos, ya que tiene una función secundaria en la jerarquía de pronósticos en comparación con la suya.

Si expande el cuarto trimestre en la vista de Laura, podrá ver los datos de la cuota para los informes de Laura del trimestre.

¡Buen progreso! Ahora, Laura está muy contenta por haber dejado de utilizar hojas de cálculo.

Recursos

• Trailhead: Pronósticos de ventas
  
• Ayuda de Salesforce: Revenue Intelligence Dashboards (Paneles de Inteligencia de ingresos)
  
• Ayuda de Salesforce: Collaborative Forecasts (Pronósticos de colaboración)
  
• Ayuda de Salesforce: Setting Up Collaborative Forecasts (Configuración de pronósticos de colaboración)