Explorar las metodologías de gestión de proyectos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar este módulo, podrá:

• Definir la metodología de gestión de proyectos.
• Explicar la diferencia entre tradicional y ágil.
• Elegir una metodología de gestión de proyectos adecuada para su proyecto.

¿Qué es una metodología de gestión de proyectos?

¿Alguna vez ha visto una casa bonita o un rascacielos y se ha preguntado cómo los han construido? ¿Ha asistido alguna vez a un acto formal tan bien organizado que habría deseado saber cómo lo consiguió el anfitrión? ¿Alguna vez ha utilizado una aplicación interesante en su teléfono y ha pensado en cómo se ha desarrollado y lanzado? 

Cada uno de estos logros ha sido posible gracias a la gestión de proyectos. Puede que ni el anfitrión ni los constructores fueran conscientes de ello en ese momento, pero estaban practicando la gestión de proyectos. En concreto, aplicaban algún enfoque (o método) a sus proyectos.

Los métodos de gestión de proyectos, o metodologías, son conjuntos de principios y prácticas que guían la gestión de proyectos. Las metodologías sirven como marcos que ayudan a los gestores de proyectos a determinar actividades, establecer acciones y tomar decisiones. La Universidad Walden afirma que, dado que no hay dos proyectos iguales, es lógico que no exista una metodología de gestión de proyectos definitiva. De hecho, hay muchas.

En cascada frente a ágil

La metodología en cascada es más tradicional y se centra en unos requisitos bien definidos, una planificación y una documentación exhaustivas, y una sola entrega o resultado que sigue una secuencia lineal de pasos definidos. Por ejemplo, la construcción de un rascacielos comienza con un diseño, sigue con un plano, después se pone la primera piedra, se sientan los cimientos, se construye el armazón, etc. Cada paso debe completarse antes de pasar al siguiente.  

La metodología ágil es menos tradicional y se centra en la elaboración progresiva de requisitos, la planificación y la ejecución iterativas, y la entrega gradual de un resultado. Piense en las aplicaciones que tienen un conjunto limitado de funciones, pero a las que, con el paso del tiempo, la empresa añade nuevas funciones. Los clientes publican comentarios. Se corrigen errores. La empresa añade más funciones. Y el ciclo continúa.

Aquí tiene una útil tabla que destaca aún más las diferencias.

Profundicemos más.

Gestión de proyectos tradicional: sin cambios, por favor

El enfoque en cascada presupone que todos los requisitos se conocen de antemano y que el resultado esperado del proyecto puede definirse por completo antes de que comience el trabajo. Toda la planificación se hace al principio y se documenta en un plan integral de gestión del proyecto. 

El gestor de proyectos involucra al patrocinador y a las partes interesadas principales en la planificación del proyecto y, a continuación, se comunica con ellos en los eventos clave para revisar los avances y el rendimiento. El gestor de proyectos también establece el calendario y las estimaciones de costes en la fase de planificación, y los gestiona atentamente durante la ejecución. 

El gestor de proyectos también identifica y analiza los riesgos del proyecto durante la planificación. Los riesgos suelen documentarse en un registro de riesgos que incluye la probabilidad de que se aparezca cada riesgo, el impacto si el riesgo surge y una o más respuestas posibles para cada riesgo. No se prevén cambios; de hecho, se evitan.

Como resumen del enfoque tradicional en cascada, hay que planificar mucho por adelantado para garantizar que haya pocos cambios (o que no haya ninguno) durante la fase de ejecución.

Sopesar los pros y los contras de la gestión de proyectos tradicional

Los enfoques tradicionales de gestión de proyectos ofrecen la ventaja de la estructura y la previsibilidad, gracias en parte a que se necesitan una planificación y una documentación amplias. Esto facilita los proyectos complejos y a largo plazo, como la construcción.

Aquí tiene un repaso de los pros y los contras.

Gestión de proyectos ágil: ¿cambios? ¡Sí, por favor!

El término ágil es de hecho un paraguas que abarca las metodologías que admiten un enfoque más flexible y centrado en el cliente de la gestión de proyectos. Comparten las características de los valores y principios de agilidad Agile, expuestos en el Manifiesto por el desarrollo ágil de software, que idearon desarrolladores de software con experiencia para abordar el problema de los proyectos de desarrollo de software fallidos. 

La gestión ágil de proyectos, también conocida como enfoque adaptativo, es de naturaleza iterativa. Los gestores de proyectos elaboran los requisitos a medida que el proyecto avanza. El resultado esperado del proyecto se obtiene a partir de ciclos cortos, o iteraciones, de planificación y ejecución. 

El gestor de proyectos involucra al patrocinador y a las principales partes interesadas a lo largo de todo el proyecto y espera que estos desempeñen un papel importante en la iteración de expectativas con el equipo del proyecto para definir y ajustar continuamente los requisitos. A medida que evolucionan los requisitos, el gestor de proyectos también define y ajusta las estimaciones de plazos y coste. 

El gestor de proyectos gestiona los riesgos durante cada ciclo, a medida que se identifican nuevos peligros y se abordan o descartan los identificados previamente. Se prevén cambios que se incorporan como requisitos nuevos o modificados durante los ciclos de planificación/ejecución.

Conocer las metodologías ágiles más comunes

Las tres metodologías ágiles más utilizadas son Scrum, Lean y Kanban.

Scrum 

• Marco para la entrega iterativa de los resultados del proyecto
• Se utiliza a menudo para proyectos de desarrollo de software
• El software de trabajo se entrega en versiones graduales
• Estrecha colaboración entre el equipo y las partes interesadas
• Método fácil de seguir y ampliable

Lean

• Aplica los principios de fabricación ajustada de eficiencia y entrega de valor
• Se centra en eliminar el despilfarro asociado a las tareas improductivas
• Uso eficiente de los recursos del equipo
• Enfoque por fases para acelerar la entrega
• Dota al equipo de autoridad para tomar decisiones

Kanban

• Entrega continua de resultados de calidad del proyecto
• Enfoque visual del flujo de trabajo a través de un tablero Kanban, normalmente dividido en tres secciones: Por hacer, En proceso y Hecho.
• El bucle de retroalimentación permite mejoras colaborativas
• Optimiza el trabajo en curso
• Equipo de proyecto altamente colaborativo y eficiente

Sopesar los pros y los contras de la gestión ágil de proyectos

Los enfoques ágiles de la gestión de proyectos ofrecen la ventaja de unos procesos de desarrollo flexibles y adaptables, y una planificación iterativa. Esto facilita los proyectos en entornos sujetos a cambios frecuentes, como el desarrollo de software.

Tomar una decisión

La gestión de proyectos tradicional es mejor para proyectos que:

• Son pequeños y predecibles.
• Tienen requisitos fijos de alcance, plazos y costes.
• No dependen mucho de las opiniones de las partes interesadas una vez iniciado el proyecto.

La gestión ágil de proyectos es la mejor para proyectos que:

• Son más grandes y complejos.
• Requieren flexibilidad para cambiar de ámbito.
• Se basan en gran medida en las opiniones de las partes interesadas a lo largo de todo el proyecto.
• Necesitan priorizar el desarrollo rápido.

Tenga en cuenta que las listas anteriores no mencionan si se trabaja en un proyecto de software, de un servicio o de un producto físico. A pesar de que la gestión ágil tiene fama de estar pensada principalmente para proyectos de software, también es una opción viable para otros tipos de proyectos. En la siguiente unidad, la Universidad Walden nos explica por qué.