Conocer los beneficios de la integración de Salesforce con Microsoft Outlook

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Resumir la manera en la que los representantes confían en Microsoft® Outlook® y en Salesforce para gestionar sus clientes potenciales y sus negociaciones.
Reconocer la redundancia que sus representantes experimentan al introducir datos de ventas en dos aplicaciones.
Describir cómo la integración de Salesforce y Outlook ayuda a los representantes a ser más productivos.

Aumentar la productividad de los representantes de ventas

Los representantes de ventas utilizan Outlook. Y también utilizan Salesforce. ¿No cree que es el momento de que utilicen Outlook y Salesforce en conjunto? Según McKinsey & Company, los representantes de ventas pasan el 28 % del día en el correo electrónico y el calendario. Es el caso de los representantes de ventas Erin Donaghue y Lance Park, que trabajan en Ursa Major Solar, una empresa emergente de energía solar. En su caso, es importante que los datos de Salesforce estén en el lugar en el que pasan la mayoría del tiempo.

Cuando integra Outlook y Salesforce, ayuda a los representantes a que pasen menos tiempo introduciendo datos y pasando de una aplicación a otra. Además, ayuda a los equipos de ventas a realizar un seguimiento de conversaciones por correo electrónico importantes relacionadas con los registros de Salesforce. Las siguientes ventajas ayudan a sus representantes:

Eliminar el tiempo que le dedican a introducir datos redundantes en dos aplicaciones.
Acceder a mensajes de correo electrónico de Outlook importantes y a registros de Salesforce relevantes en un único lugar, haciendo que resulte más sencillo elaborar comunicaciones de correo electrónico significativas y personalizadas para clientes potenciales y clientes.
Centrarse más en lo más importante: las ventas.

Erin y Lance utilizan Outlook y Salesforce. Veamos cómo utilizan estas aplicaciones.

Motivos por los que los representantes de ventas utilizan Outlook

Los representantes de ventas pasan tiempo en Outlook. Esto es lo que hacen.

Qué hacen los representantes	¿Por qué?
Enviar mensajes por correo electrónico	El correo electrónico es una manera sencilla y eficaz de interactuar con clientes potenciales y hacer que las relacionas fluyan.
Mantener contactos	Los contactos de Outlook sirven de archivo de tarjeta virtual Rolodex para los representantes.
Programar reuniones y citas	Los representantes confían plenamente en los calendarios para planificar los días y programar eventos importantes.

Motivos por los que los representantes utilizan Salesforce

Ursa Major adquirió Salesforce porque es una potente herramienta de ventas. Esta fue una buena decisión. Los representantes utilizan Salesforce para realizar un seguimiento de la información sobre sus clientes potenciales y negociaciones. Veamos un poco más de cerca los motivos por los que los equipos de ventas utilizan Salesforce.

Qué hacen los representantes	¿Por qué?
Mantener candidatos y contactos	Los representantes relacionan candidatos y contactos con otros registros importantes de Salesforce, como cuentas y oportunidades.
Programar reuniones y citas	Los representantes de ventas y sus responsables confían en el calendario de Salesforce para registrar las reuniones y las citas relacionadas con las ventas. Los representantes también relacionan dichos eventos con otros registros importantes de Salesforce.
Realizar un seguimiento de las negociaciones en las oportunidades en curso	El personal de ventas realiza un seguimiento de las negociaciones utilizando las oportunidades de Salesforce, que los equipos de ventas relacionan (sí, lo ha adivinado) con otros registros importantes de Salesforce.
Saber más sobre los casos pendientes	No todo lo referente a las ventas se desarrolla sin problemas. Los representantes se benefician del hecho de conocer los problemas que los clientes registran en la empresa. Conocer los problemas es especialmente importante antes de que los representantes intenten vender el producto que sea.

Motivos por los que la redundancia supone un problema

¿Por qué es importante estar al tanto de la redundancia? Porque algunas de las acciones que los representantes de ventas llevan a cabo en Outlook también las llevan a cabo en Salesforce. Los representantes de ventas de Ursa Major, Erin y Lance, utilizan a menudo ambas aplicaciones para programar reuniones y citas, y para realizar un seguimiento de los contactos las tareas.

Redundancia entre el diagrama de Venn de Outlook y Salesforce

Veamos algunos de los problemas que causa la duplicación de trabajo para usted y para sus representantes de ventas.

Se pierde tiempo debido al cambio de contexto y al mantenimiento de los datos en dos lugares. El cambio de contexto hace que los representantes salgan del modo de venta y se pongan en modo de gestión de herramientas.
Con esto, existe mayor probabilidad de cometer errores a la hora de introducir datos. Cuando los representantes introducen datos en Outlook y en Salesforce, aumenta la probabilidad de que algo salga mal. Podemos ver que Erin comete un error sin darse cuenta al introducir un contacto en Outlook y posteriormente en Salesforce. No está bien.

Los errores, como el que ha cometido Erin, comprometen la calidad de los datos, e incluso la reputación de su empresa. Lo más importante es que los esfuerzos de ventas de Erin no tienen que competir con el hecho de mantener actualizados los datos de ventas de Outlook y Salesforce.

Cómo ayuda la integración de Outlook a los representantes de ventas

Gracias a la integración de Outlook, los representantes pueden beneficiarse más de la aplicación. Además, al agregar Captura de actividad de Einstein, los representantes evitan las tareas más pesadas y pueden centrarse en la ventas. Aquí tiene un resumen de lo que puede ofrecer a sus representantes de ventas.

Función Integración con Outlook

Por qué resulta útil

Vea y relacione contenido relevante de Salesforce en Outlook

Desde el correo electrónico de Outlook, los representantes obtienen contexto sobre lo que está ocurriendo con las personas a las que les venden. Y lo más importante:

los representantes agregan correos electrónicos relevantes para el ciclo de ventas, de manera que sus compañeros de Salesforce saben lo que está pasando.
Ayuda a potenciar la adopción de Salesforce entre sus equipos de ventas.

Acceder a las funciones de Salesforce en Outlook

No hay necesidad de abandonar Outlook cuando los representantes hacen lo siguiente:

Crear registros de Salesforce, como candidatos, oportunidades, cuentas, contactos e incluso registros basados en objetos personalizados.
Relacionar mensajes de correo electrónico y eventos del calendario no recurrentes con varios contactos de Salesforce y con cualquier otro registro de Salesforce que acepte tareas o mensajes de correo electrónico.
Buscar registros de Salesforce, entre los que se incluyen registros basados en objetos personalizados.

Función Captura de actividad de Einstein	Por qué resulta útil
Sincronizar contactos y eventos	Los representantes de ventas tienen acceso a datos de contactos y de programación actualizados en el lugar en el que más los necesitan. Al reducir la introducción de datos, también se reduce la probabilidad de errores. Además, puede sincronizar todos los eventos en una serie.
Ver correos electrónicos y eventos en registros de Salesforce relacionados	Cuando los representantes envían y reciben correos electrónicos, Captura de actividad de Einstein los agrega de manera automática a la cronología de actividad de la cuenta, los contactos, el contrato, el candidato, la oportunidad y los registros de presupuestos relacionados. La configuración de colaboración le permite decidir quién puede ver los correos electrónicos y los eventos relacionados, por lo que los equipos trabajan mejor en conjunto.
Obtener contexto de ventas vital junto con mensajes de correo electrónico relevantes	Einstein Email Insights proporciona datos inteligentes a los representantes que les ayudan a enviar la respuesta correcta en el momento oportuno. Por ejemplo, los representantes ven cuándo un correo electrónico de un cliente menciona a un competidor. El representante puede hacer un seguimiento del cliente de manera inmediata.

Estas funciones ofrecen un aumento de productividad para los equipos de ventas. En la siguiente unidad, hablaremos sobre las distintas maneras en las que la integración con Outlook ayuda a los equipo de ventas a reducir el tiempo que dedican a los temas administrativos. De esta manera, los equipo de ventas pueden centrarse en aumentar las ventas. Cuando las ventas de la empresa van bien, todo el mundo se beneficia de ello, no es cierto?