Trabajar con notas y archivos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Crear notas mejoradas y adjuntarlas a varios registros.
  
• Encontrar todos sus archivos en Salesforce Files.
  

Potenciar la toma de notas con Notas mejoradas

Si usted es como la mayoría de personas, probablemente le gustará tomar notas para organizarse. Con Notas mejoradas en Lightning Experience, puede tomar mejores notas, de forma más rápida y desde cualquier sitio.

Nota

Su administrador de Salesforce necesita activar Notas mejoradas. Si no visualiza las funciones de Notas mejoradas en su organización, hable con su administrador.

¿A qué nos referimos con mejores notas? Vamos a comparar la herramienta de notas original en Salesforce Classic con el editor de notas mejoradas y lo entenderá. Esta es la herramienta clásica, la versión que se obtiene de la lista relacionada Notas y archivos adjuntos. No hay mucho más que contar.

Aunque haya utilizado Notas mejoradas en Salesforce Classic, todavía puede sorprenderse porque Notas mejoradas en Lightning Experience incluye muchas más opciones para crear notas más sofisticadas y significativas. Eche un vistazo. Increíble, no hay punto de comparación.

Con el editor de notas mejoradas en Lightning Experience, puede hacer lo siguiente:

• Escriba con confianza, porque sus ideas se guardarán automáticamente a medida que va escribiendo.
  
• Resalte detalles importantes y mejore el significado agregando formato de tipo negrita y cursiva al texto (1).
  
• Organice la información con pasos con viñetas y enumerados (2).
  
• Agregue claridad y memorabilidad incluyendo imágenes y fotos (3).
  

Puede expandir la visibilidad y el impacto de información importante al relacionar una nota con varios registros, como oportunidades relevantes, cuentas y contactos (4). Incluso puede compartir una nota con grupos o compañeros de equipo (5).

Crear notas sobre la marcha

En Salesforce Classic, la creación de notas está ligada a la lista relacionada Notas y archivos adjuntos en los registros o al publicador de Chatter en las noticias en tiempo real. En Lightning Experience, puede iniciar una nueva nota desde cualquier parte.

Como acabamos de aprender, puede crear notas desde el menú Acciones globales y la barra de utilidades. Es posible que también vea un elemento Notas en la barra de navegación. Hablaremos sobre esta opción de Lightning Experience más adelante. Si la aplicación que utiliza incluye el elemento Notas, también puede crear notas desde ahí.

Resulta sencillo crear notas que se relacionan automáticamente con el registro con el que esté trabajando. Busque la nueva acción Nueva nota en el menú de acciones del registro, o utilice el botón Nueva en la lista relacionada Notas.

¿Dos listas relacionadas para notas?

Es posible que piense que ve doble cuando mira las listas relacionadas en un registro.

No se preocupe, usted ve bien. Las notas mejoradas y las notas clásicas no funcionan bien juntas. Por ello, las notas mejoradas que ha creado para un registro se encuentran en la lista relacionada Notas. Cualquier nota que haya creado anteriormente para el registro utilizando la herramienta de notas clásicas se encuentra en la lista relacionada Notas y archivos adjuntos.

Una nueva página de inicio para las notas

Le damos la bienvenida a la página de inicio de Notas, una de las funciones estrella disponible solo en Lightning Experience. Notas está disponible en la barra de navegación; además, es su centro para acceder y gestionar todas las notas que tenga permiso para ver, independientemente de si están relacionadas con los registros o no.

La página de inicio incluye varias vistas de lista que hacen que encontrar notas específicas sea sencillo, incluidas las compartidas con usted. Haga clic en una nota en una vista de lista para leerla o actualizarla.

Incluso puede abrir versiones anteriores de una nota para ver qué ha cambiado, o volver a una versión anterior.

Gestionar archivos

Diga adiós a hacer malabares con todo su contenido en diferentes sistemas de gestión de archivos de Salesforce. En Lightning Experience, Salesforce Files unifica sus archivos, documentos y bibliotecas en un único lugar para poder gestionarlos de manera más sencilla. Lightning Experience también integra el acceso de archivos directamente en el flujo de su negocio, de manera que puede extraer el contenido que necesite desde cualquier sitio en la aplicación. Veamos cómo le beneficia este enfoque optimizado.

Su centro de archivos

Comenzaremos con la página de inicio de Archivos, su punto de referencia para gestionar todos sus archivos. Acceda a la página de inicio de Archivos desde el elemento Archivos en la barra de navegación.

• Acceda a todos los archivos que posee o a los que tiene acceso. Cambie la lista de archivos que visualiza con filtros (1).
  
• Acceda a las bibliotecas y a los archivos en las bibliotecas (2). Las bibliotecas son una manera de organizar el contenido y compartirlo con los compañeros. Puede incluso crear carpetas en las bibliotecas a fin de organizar mejor el contenido.
  
• Busque (3) para encontrar archivos.
  
• Cargue nuevos archivos a Salesforce Files (4), de manera que pueda adjuntarlos en registros y compartirlos con sus compañeros, grupos o clientes. Todos los tipos de archivos son compatibles, desde las presentaciones de Microsoft® PowerPoint® y las hojas de cálculo de Excel® hasta los PDF, imágenes y archivos de audio y de vídeo de Adobe®.
  
• Actúe en archivos individuales directamente desde la lista de archivos (5).
  
• Vea archivos en el reproductor de vista previa de archivos. El reproductor incluye controles para descargar, compartir o eliminar el archivo actual, cargar una nueva versión del archivo, modificar los detalles del archivo, generar un vínculo público al archivo y cambiar al modo de pantalla completa para las presentaciones.
  

Gestionar archivos en registros

¿Necesita adjuntar algunos archivos a una oportunidad, cuenta o a otro registro? Olvídese de utilizar la lista relacionada Notas y archivos adjuntos. La lista relacionada Archivos es el camino correcto.

Hay dos opciones para adjuntar archivos a un registro utilizando la lista relacionada Archivos.

• Si el archivo se encuentra en su ordenador, cárguelo rápidamente. Arrastre el archivo (o varios archivos de una vez) hasta la tarjeta de la lista relacionada Archivos en el registro. Los archivos cargados se agregan de forma automática a Salesforce Files, por lo que se puede acceder a ellos desde cualquier lugar en Lightning Experience, no solo desde el registro que tenga a mano. 
  
• La lista relacionada Archivos también abre la puerta a todos los archivos en Salesforce Files a los que tenga acceso, incluyendo los archivos en las bibliotecas y repositorios externos, como Google Drive o Box. Para adjuntar archivos desde Salesforce Files, haga clic en Add Files (Agregar archivos) en la lista relacionada Files (Archivos).
  

Para cada archivo que se haya adjuntado a un registro mediante la lista relacionada Archivos, puede utilizar rápidamente todas las funciones enriquecidas de Salesforce Files. Por ejemplo, cargue una nueva versión del archivo, modifique los detalles del archivos o comparta el archivo con otras personas, grupos y bibliotecas. Haga clic en Ver todo en la tarjeta de la lista relacionada Archivos para ver la lista relacionada completa.

Para obtener más información sobre los permisos de acceso, la configuración de privacidad y los límites de tamaño de los archivos, consulte Privacidad y colaboración de archivos en la Ayuda de Salesforce.

Compartir archivos

Para facilitar la colaboración de contenido, Salesforce Files inserta oportunidades de colaboración de archivos en el flujo de trabajo de su organización. Puede acceder a las opciones de colaboración desde la página de inicio de Archivos, las listas relacionadas Archivos, el reproductor de vista previa de archivos, la página de detalles del registro de archivos y las noticias en tiempo real de Chatter.

Resulta sencillo compartir los archivos con la audiencia correcta. Veamos algunos ejemplos.

• Personas o grupos específicos Si la acción Compartir no está disponible para un archivo, puede designar a las personas o grupos que pueden verla. Asigne permisos para ver archivos o colaborar en ellos a cada persona o grupo. Los usuarios que tienen permiso para ver pueden ver, descargar y volver a compartir el archivo compartido ( en el caso de que el archivo lo permita). Los colaboradores pueden hacer todo eso y, además, pueden cambiar los permisos de los archivos, modificarlo y cargar nuevas versiones. 
  
  
• Audiencias o registros más grandes Adjunte archivos a publicaciones o comentarios en las principales noticias en tiempo real de Chatter en los registros.
  
• Clientes o personas fuera de su empresa Si la acción Vínculo público está disponible, puede compartir de forma segura el archivo con audiencias externas. Un vínculo público es una URL cifrada y segura para enviar a cualquier destinatario fuera (o dentro) de la empresa, entre los que se incluyen candidatos, clientes, socios y compañeros de trabajo. Los destinatarios pueden ver y descargar el archivo, pero no puede ser colaboradores. Puede eliminar el vínculo en cualquier momento, en cuyo caso dejará de proporcionar acceso al archivo.
   
  

Consideraciones para otros tipos de contenido

Algunos de los antiguos tipos de archivos de Salesforce Classic no son totalmente compatibles con Lightning Experience. Si utiliza cualquiera de estas funciones, estas son algunas cosas que debe tener en cuenta.

• Los archivos adjuntos en los registros no están disponibles automáticamente en Salesforce Files o en la lista relacionada Archivos, ya que los archivos adjuntos no son archivos realmente. Existen opciones para que su administrador convierta los archivos adjuntos en archivos de Salesforce Files. Pero, mientras tanto, puede continuar visualizando y descargando archivos adjuntos existentes desde la lista relacionada Notas y archivos adjuntos. No puede crear archivos adjuntos nuevos en Lightning Experience.
  
• La ficha Documentos no se va a trasladar a Lightning Experience. Si tiene archivos en la ficha Documentos a los que necesita acceder en Lightning Experience, le recomendamos que los descargue y, a continuación, los cargue en su biblioteca de activos en la página de inicio de Archivos. Los documentos utilizados en las plantillas de correos electrónicos como archivos adjuntos son una excepción. Estos archivos deben permanecer en la ficha Documentos por ahora.
  
• Los archivos y las carpetas de contenido de CRM de Salesforce en las bibliotecas están disponibles en Salesforce Files en Lightning Experience. Puede colaborar e interactuar con ellos al igual que con otros archivos. Pero existen algunas limitaciones, entre las que se incluyen las siguientes:
  

• Según la configuración de su organización, es posible que tenga que cambiar a Salesforce Classic para crear o gestionar bibliotecas. Si no tiene esta opción, hable con su administrador de Salesforce.
  
• Las entregas de contenido no están disponibles en Lightning Experience, pero la opción para compartir vínculos es compatible.
  

Recursos

• Ayuda: Notas
• Ayuda: Página de inicio de Archivos
• Ayuda: Crear carpetas en bibliotecas en Lightning Experience
• Ayuda: Privacidad y colaboración de archivos