Implementar Lightning Experience para sus usuarios
Objetivos de aprendizaje
Fase Implementar: iniciar su plan de transición
¿Recuerda nuestra analogía musical de Broadway? Usted es el director y acaba de recibir luz verde. ¿Y ahora qué?
Ahora es el momento de ocuparse de preparar su organización (y a sus usuarios) para Lightning Experience. En la fase Roll Out (Implementar), se inicia su estrategia de gestión de cambios. También se tratan actividades de desarrollo de lanzamiento, incluyendo la implementación de funciones de Lightning Experience y el ajuste de problemas de prioridades identificados en su Informe de preparación. ¡La última parte es proporcionar a los usuarios acceso a la nueva interfaz!
De acuerdo, realizar su proyecto de transición de Lightning Experience implica ponerse manos a la obra. ¡Pero también debería haber un poco de diversión! Después de todo, ¿qué sentido tiene la introducción de nuevas funciones innovadoras si sus usuarios no están entusiasmados con la implementación? Estudiaremos ideas para convertir su lanzamiento en un evento increíble en su compañía.
Si está implementando gradualmente mediante grupos de usuarios, repetirá algunas de las actividades en esta fase hasta que todos se incorporen a la nueva interfaz. Recuerde, ¡no tiene que solucionarlo todo a la vez!
Vamos a ello.
Preparar a los usuarios para trabajar en Lightning Experience
Lance actividades de gestión de cambios ahora y manténgalas activas durante el resto del proyecto de transición. Los usuarios ocupados no están siempre receptivos a los cambios. Así que por ahora céntrese en ganárselos con comunicación, colaboración, capacitación... e incluso un poco de marketing para crear expectación. Utilice en cada paso del camino el Núcleo de gestión de cambios de transición de Lightning Experience para obtener directrices y herramientas que garantizarán que sus usuarios estén bien preparados para su lanzamiento.
Echemos un vistazo a las actividades de gestión de cambios que deben marcar su fase Roll Out (Implementar).
Crear un grupo de Chatter para el equipo de implementación
Necesita un lugar donde pueda comunicar y colaborar con las partes interesadas y los usuarios afectados a medida que implante Lightning Experience. Recomendamos configurar un grupo de Chatter e invitar a todos los que estén implicados.
El Núcleo de gestión de cambios hace esto en un santiamén. Incluso proporciona una plantilla de “mensaje de bienvenida” para lanzar el grupo de Chatter con el tono adecuado.
Puede compartir la programación de la implementación, publicar actualizaciones y colaborar en contexto con el grupo de Chatter establecido.
Liberar el poder de sus campeones de Salesforce
Los campeones son empleados que comprenden el valor de su implementación, desean ayudarle a mejorar las funciones instaladas y les encanta ayudar a otros a adoptar Salesforce. Los campeones a menudo participan en su comunidad de empleados y tienen buenas perspectivas sobre qué funciones y procesos se utilizan y qué puntos débiles están impidiendo que se lleve a cabo la adopción. Incorpore a sus campeones al principio de su proyecto de transición de modo que puedan actuar como predicadores de Lightning Experience y ayudarle a responder las preguntas , así como a proporcionar asistencia.
Proporcione a sus campeones vistas rápidas de Lightning Experience. De hecho, lo mejor es incorporar su ayuda al comienzo de la fase Roll Out (Implementación) para validar las prioridades de su plan de implementación. Haga que prueben Lightning Experience. O mejor aún, solicíteles que hagan su trabajo en la nueva interfaz durante una semana. Luego, recopile sus comentarios para ver qué está funcionando y qué no. Estos comentarios podrían revelar que algunas cosas que pensaba que eran problemas en realidad no lo son. O bien, que no tuvo en cuenta funciones y procesos que necesitan sus usuarios.
Sugerencia: ¿Le gusta la idea? Recurrir a campeones para validar sus prioridades de implementación de Lightning Experience en la Ayuda de Salesforce le muestra los pasos para hacerlo.
Reconozca oficialmente el estado de superusuario de sus campeones a través de una designación especial, como un icono personalizado en su foto de perfil de Chatter, un botón, una camiseta o las tres cosas. Hágalos moderadores o gerentes de su grupo de Chatter Implementación de Lightning Experience. Todo esto ayuda a validar su función como líderes en su proyecto de transición y les proporciona el poder de ayudar a otros.
¡Ya llega, ya llega! (o bien: Cómo promocionar su lanzamiento)
Una parte clave de preparar a los usuarios para Lightning Experience es asegurarse de que sepan de que viene, ¡por anticipado! Igual de importante es demostrar el valor de Lightning Experience y mostrar a los usuarios qué les ofrece. Puede clavar estos objetivos y crear expectación y entusiasmo empleando sencillas estrategias de marketing.
Esta es la parte de la implementación en la que puede aportar algo de diversión al proyecto. No importa su presupuesto, utilice su creatividad para promocionar su lanzamiento a producción. A continuación encontrará algunas ideas que le ayudarán a comenzar.
- Cree un tema en su grupo de Chatter para todas sus actualizaciones de comunicación. Empiece de manera temprana en el proyecto y realice publicaciones regularmente que impulsen la concienciación. A medida que se acerque su lanzamiento, céntrese en beneficios y funciones más específicos. Podría tener un segmento “función de la semana”.
- Ejecute una campaña de envío de mensajes que promueva Lightning Experience y muestre a los usuarios lo que les ofrece. El Núcleo de gestión de cambios (y la carpeta Roll Out Phase (Fase Implementar) del paquete de activación) incluye varias plantillas de campañas que destacan funciones clave de Lightning Experience. Puede personalizar los mensajes que reflejen su implementación. Puede incluso utilizar el Núcleo para publicar la campaña en Chatter, o utilizar otros canales de comunicación como el correo electrónico.
- Organizar un sorteo con premios, como tarjetas regalo, un día libre o un almuerzo con un ejecutivo.
- Organizar una fiesta de lanzamiento con dulces.
- Pedir regalos y material promocional para distribuir el día de su presentación.
Resulta útil tener un calendario de comunicación y eventos con eventos clave. Por ejemplo, asegúrese de que toda su compañía recibe una comunicación oficial del día de lanzamiento, como una publicación de Chatter o un correo electrónico de su patrocinador ejecutivo, vicepresidente de ventas o director ejecutivo.
A continuación, aparece una cronología de comunicación de ejemplo:
| 4 semanas antes | Correo electrónico del patrocinador ejecutivo |
| 4 semanas antes | Creación de grupo de Chatter |
| 3 semanas antes | Campaña de envío de correos electrónicos número 1 |
| 3 semanas antes | Campeones identificados y anunciados |
| 2 semanas antes | Campaña de envío de correos electrónicos número 2 |
| 2 semanas antes | Anuncio del sorteo |
| 1 semana antes | Campaña de envío de correos electrónicos número 3 |
| 1 semana antes | Correo electrónico del presidente de la compañía |
| 1 día antes | Correo electrónico con recordatorios, instrucciones y dónde obtener ayuda |
| Día del lanzamiento | Publicación de Chatter del director general de la compañía y fiesta de lanzamiento |
Capacitar a sus usuarios para trabajar en Lightning Experience
Capacite a los usuarios para realizar su trabajo en Lightning Experience de modo que estén cómodos y sean productivos desde el día uno de su lanzamiento.
Un buen punto inicial es la capacitación a su propio ritmo. Dirija a sus usuarios a Trailhead y al módulo Lightning Experience para usuarios de Salesforce Classic. Este módulo está diseñado para mostrar a usuarios de Salesforce Classic cómo cambiarse a Lightning Experience.
Dependiendo del grado de personalización de su interfaz o la complejidad de sus procesos, es posible que desee también celebrar algunas sesiones de capacitación presenciales. Proporcionamos una plataforma de capacitación personalizable en la carpeta Fase Implementar del paquete de activación que puede utilizar como punto inicial.
Para preparar las sesiones de capacitación, tenga en cuenta estas preguntas:
| Objetivos | ¿Cuál es el resultado específico que desea alcanzar? |
| Instructor | ¿Quién dirigirá la capacitación? |
| Alumnos | ¿Quién necesita la capacitación? |
| Materiales | ¿Qué materiales necesita para la capacitación? ¿Qué hay que desarrollar? |
| Ubicación | ¿Ofrecerá la capacitación en persona o de forma remota? |
| Mediciones | ¿Cómo determinará si la capacitación fue exitosa? |
Para ampliar el alcance de su capacitación, considere utilizar un modelo de capacitación del instructor con la ayuda de sus campeones. En vez de capacitar a todos sus usuarios personalmente, puede capacitar a sus campeones. Luego ellos podrán celebrar las sesiones de capacitación de los usuarios. Sus campeones comprenden el valor de Lightning Experience y las necesidades de sus usuarios, por lo que son una autoridad perfecta para capacitar a otros.
Considere también la posibilidad de realizar sesiones de capacitación de seguimiento después de que lance Lightning Experience para ayudar a reforzar los comportamientos correctos y mantener a sus usuarios al día. Si cuenta con un equipo de asistencia, involúcrelos en la capacitación también, de modo que puedan estar preparados para las preguntas de los usuarios.
Implementar funciones de Lightning Experience
Aproveche los cientos de funciones innovadoras en Lightning Experience para transformar el modo de trabajo de los usuarios. Hay mucho donde elegir, de modo que comience con las funciones que benefician directamente a cada grupo de usuarios que pase a la nueva interfaz. Luego siga iterando para agregar incluso más valor.
A continuación, se describen algunos buenos candidatos para tener en cuenta.
Cronología de actividadProporcione a los usuarios una forma más sencilla y eficiente de realizar un seguimiento de actividades actuales y pasadas. Todos los detalles clave de cada tarea, reunión, llamada registrada y mensaje de correo electrónico enviado juntos, justo en la página que contiene otros detalles de registro. Las Actividades compartidas representan las relaciones de actividades de forma más precisa permitiendo a sus representantes de ventas relacionar varios contactos con eventos y tareas individuales. Las actividades compartidas son para siempre. Después de activar la función, no puede desactivarse.
Notas mejoradas
Ayude a sus usuarios a mantenerse organizados con nuestra herramienta mejorada de toma de notas. Es muy sencillo crear notas con texto enriquecido y relacionarlas rápidamente con registros específicos. Al activar Enhanced Notes (Notas mejoradas), recuerde agregar la nueva lista relacionada Notes (Notas) a los formatos de página. La incorporación de la lista relacionada Notes (Notas) permite a sus usuarios crear y leer notas directamente desde sus registros.
Salesforce Files
Aproveche las muchas funciones y la flexibilidad de Salesforce Files desde objetos estándar de Salesforce y sus objetos personalizados. Agregue la nueva lista relacionada Files (Archivos) a sus formatos de página. La incorporación de la lista relacionada Files (Archivos) permite a los usuarios cargar archivos en registros, ver archivos asociados con registros y pasar rápidamente por listas de archivos con un reproductor de vista previa de gran atractivo visual.
Ruta
Para trabajar con mayor eficiencia o cerrar más acuerdos, ayude a sus usuarios a adoptar los procesos de su compañía. Configure un proceso basándose en el estado o la etapa de un objeto. Agregue directrices para el éxito en cada etapa del proceso.
Noticias
Ofrezca a sus representantes un acceso instantáneo a noticias relevantes y actualizadas sobre sus cuentas, contactos, candidatos y oportunidades. Esta función solo está disponible en inglés, de modo que si su organización utiliza un idioma principal diferente, piense bien si necesita esta opción.
Página de inicio
Proporcione a sus usuarios todo lo que necesitan para gestionar su día desde la página de inicio de Lightning Experience. Los representantes de ventas pueden ver su resumen de rendimiento trimestral y obtener importantes actualizaciones sobre oportunidades y tareas importantes. Además, puede personalizar la página para distintos tipos de usuarios y asignar páginas personalizadas para distintos perfiles.
Gestión de duplicados
Para alertar a los usuarios si van a crear un registro duplicado, cree reglas de duplicados. Las reglas de duplicados establecen si los usuarios pueden crear registros duplicados en Salesforce y el momento en que pueden hacerlo.
Conversión de candidatos
Mantenga en movimiento su proceso de ventas permitiendo a sus representantes de ventas convertir candidatos que cumplen los requisitos en contactos. En el momento de la conversión, los representantes de ventas seleccionan una cuenta para el contacto recién creado o crean una cuenta en Salesforce si aún no lo han hecho. Los representantes también pueden crear una oportunidad de inmediato. Agregue el botón Convert (Convertir) al formato de página de Lead (Candidato).
Aplicaciones Lightning
Ayude a los usuarios a trabajar de forma más eficiente proporcionándoles el acceso a todos los datos y las herramientas que necesiten. ¿Qué es lo más importante para los representantes de ventas? Las cuentas, los eventos y las organizaciones. ¿Qué hay de los gerentes de ventas? Los informes y paneles son los más numerosos en la lista. Las aplicaciones Lightning elevan el listón frente a las aplicaciones Classic, ya que permiten marcar sus aplicaciones con un color, logotipo y barra de utilidades personalizados.
Aplicaciones de consola Lightning
¿Tiene usuarios en entornos dinámicos como centros de llamadas o centros de contacto? Las aplicaciones de consola son perfectas para estas situaciones. Los usuarios pueden ver múltiples registros y sus registros relacionados en la misma pantalla, y trabajar rápidamente con los registros de una lista mediante la vista dividida. Es fácil pasar de un lado a otro entre listas y registros sin perder de vista en lo que está trabajando.
Ajustar las funciones y personalizaciones existentes
La mayoría de sus personalizaciones de Salesforce funcionan perfectamente en Lightning Experience. Pero podrían existir algunos aspectos de su implementación que requieran algo de atención para obtener mejores resultados en la nueva interfaz. Utilice el Informe de preparación de Lightning Experience, el Conversor de configuración de Lightning Experience y pruebas tradicionales de calidad para averiguar cómo debería funcionar todo.
Aproveche los datos de utilización de cada sección del Informe de preparación y el Conversor de configuración para determinar si se trata de un problema por el que vale la pena el esfuerzo. Por ejemplo, si tiene botones de JavaScript personalizados pero nadie los utiliza, ¿por qué tomarse las molestias de convertirlos a Lightning Experience?
Si hay trabajo por hacer, consulte las herramientas de transición a su disposición. Estas herramientas aligeran su carga de trabajo mediante la automatización de numerosos ajustes y la simplificación de los pasos restantes.
| Problema | Herramienta de transición | Detalles |
|---|---|---|
| Acciones y botones que faltan | Conversor de configuración de Lightning Experience: ficha Acciones y Botones | Si algunas acciones, como Log a Call (Registrar una llamada) y New Tasks (Nuevas tareas), faltan en Lightning Experience, utilice Configuration Converter (Conversor de configuración) para llevarlas a los lugares correctos. |
| Botones, vínculos y alertas JavaScript | Conversor de configuración de Lightning Experience: ficha Botones JavaScript | Los botones, vínculos y alertas JavaScript no se admiten en Lightning Experience. Utilice el Conversor de configuración para explorar si estos elementos se encuentran en su organización. La herramienta puede volver a crear automáticamente muchos botones, vínculos y alertas como alternativas pensadas para Lightning. También proporciona directrices sobre cómo volver a crear elementos manualmente que no pueden convertirse automáticamente. |
| Direcciones URL codificadas | Conversor de configuración de Lightning Experience: ficha Direcciones URL codificadas | No se recomienda usar referencias codificadas a la URL de instancia de su organización, como https://na189.salesforce.com, ya que el nombre de su instancia puede cambiar al migrar la organización. En su lugar, use la URL de inicio de sesión de My Domain (Mi dominio) de su organización. Puede encontrar dicha URL en la página My Domain Setup (Configuración de Mi dominio). Utilice el Conversor de configuración para localizar sus direcciones URL codificadas y actualizarlas a las URL de Mi dominio con un solo clic. |
| Páginas de Visualforce | Conversor de configuración de Lightning Experience: ficha Visualforce Pages (Páginas de Visualforce) | La mayoría de las páginas de Visualforce funcionan tal cual en Lightning Experience. Pero hay algunos atributos y funciones de Salesforce Classic que no son compatibles con la nueva interfaz. El Conversor de configuración explora si existen páginas en su organización que podrían necesitar modificaciones y proporciona instrucciones sobre cómo proceder. También puede utilizar la herramienta para aplicar automáticamente el aspecto y comportamiento de Lightning a sus páginas de Visualforce, sin que ello afecte a su aspecto en Salesforce Classic. |
| Paquetes de AppExchange | Conversor de configuración de Lightning Experience: ficha AppExchange Packages (Paquetes de AppExchange) | Explore si existen paquetes de AppExchange en su organización y averigüe qué paquetes están listos para Lightning Experience y cuáles se deben actualizar o sustituir. |
| Archivos adjuntos y notas clásicas | Herramienta Magic Mover para Notas y Archivos adjuntos | Extraiga los datos adjuntos y las notas clásicas de su organización de modo que pueda ofrecer a sus usuarios una mejor experiencia y dejar de dar cobertura a funciones no necesarias. Descargue esta aplicación de Salesforce Labs desde AppExchange, luego ejecútela para automatizar la conversión de las notas clásicas a notas mejoradas y los archivos adjuntos a Salesforce Files. |
| Base de conocimientos de Classic Knowledge | Herramienta de migración de Lightning Knowledge | Si su compañía utiliza Classic Knowledge, los usuarios de Lightning Experience deben cambiar a Salesforce Classic para realizar acciones como buscar o crear artículos de Knowledge. El traslado de su base de conocimientos de Classic a Lightning Knowledge proporciona a los usuarios de Lightning Experience una experiencia sencilla y un flujo de trabajo mucho mejor. Cuando esté listo, la Herramienta de migración de Lightning Knowledge hará la mayoría del trabajo duro por usted. |
Para aprender más sobre estas herramientas, consulte Ajustar sus personalizaciones existentes en la Ayuda de Salesforce.
Lanzar Lightning Experience para sus usuarios
Llega un momento en cada proyecto de éxito en el que, después de planear cada paso y ejecutar todos esos planes, llega la fecha de lanzamiento. Si este fuera su musical de Broadway, esta sería la fecha de estreno, y administrador de Salesforce, ¡este es su momento para brillar!
Cuando llegue el momento del lanzamiento, configure el acceso a Lightning Experience para el grupo de usuarios pensado. Si está realizando una “gran” implementación, prepare a todos en su organización. Pero si está implantando a los usuarios gradualmente, prepare solo a los usuarios del primer grupo (y así sucesivamente). Echemos un vistazo más de cerca.
En enero de 2020, la actualización crítica Activar Lightning Experience activó automáticamente Lightning Experience para las organizaciones en las que no se había activado. ¡Así que eso es un paso menos del que ocuparse en la fase de implementación! Si desea confirmar que Lightning Experience está activada para su organización, utilice el Asistente de transición de Lightning Experience. Consulte Verificar que Lightning Experience está activado en la Ayuda de Salesforce para obtener más detalles.
Decidir quién puede utilizar Lightning Experience
Para utilizar Lightning Experience, los usuarios deben tener el permiso Lightning Experience User (Usuario de Lightning Experience). Este permiso se habilita automáticamente en todos los perfiles estándar de Salesforce. Pero los perfiles personalizados no incluyen habitualmente este permiso de manera predeterminada.
Independientemente de que quiera implementar Lightning Experience para todos a la vez o hacerlo en fases, utilice esta lista de comprobación para asegurarse de que no incluyó o excluyó accidentalmente a alguien.
| ¿Desea implementar en un grupo pequeño de usuarios con perfiles personalizados sin dar acceso a todos los usuarios asignados a estos perfiles? | Cree un conjunto de permisos que incluya el permiso Lightning Experience User (Usuario de Lightning Experience). Luego aplique el conjunto de permisos a cada usuario. |
| ¿Desea implementar en todos los usuarios que tengan asignado un perfil personalizado específico? | Modifique el perfil y active el permiso Lightning Experience User (Usuario de Lightning Experience). |
| ¿Creó algún perfil personalizado duplicando un perfil estándar? | A partir de Winter ’16, los perfiles personalizados heredan el permiso Lightning Experience User (Usuario de Lightning Experience) de los perfiles estándar. Puede modificar estos perfiles para desactivar el permiso de usuario, según sea necesario. |
| ¿Tiene usuarios con perfiles estándar que no están preparados aún para Lightning Experience? | Traslade estos usuarios a perfiles personalizados que no incluyan el permiso Lightning Experience User (Usuario de Lightning Experience). |
Qué ocurre cuando los usuarios obtienen acceso a Lightning Experience
| Si se agregó un usuario a Salesforce... | La interfaz predeterminada que recibe cuando obtiene el permiso Lightning Experience User (Usuario de Lightning Experience) es... | Cómo funciona |
|---|---|---|
| Antes de activar Lightning Experience | Salesforce Classic | Estos usuarios pueden acceder a Lightning Experience, pero pueden permanecer en Salesforce Classic hasta que cambien por sí mismos a la nueva interfaz. Si lo desea, puede hacer que Lightning Experience sea la interfaz predeterminada para algunos o todos esos usuarios. Consulte Cambiar usuarios a Lightning Experience en la Ayuda de Salesforce para obtener más detalles. |
| Después de activar Lightning Experience | Lightning Experience | Estos usuarios inician sesión directamente en Lightning Experience. Pueden acceder a Salesforce Classic si lo necesitan. |
Todos los usuarios preparados para Lightning Experience obtienen automáticamente el Conmutador. Pueden utilizarlo para cambiar entre Lightning Experience y Salesforce Classic siempre que lo necesiten.
- En el encabezado de Salesforce Classic, haga clic en Switch to Lightning Experience (Cambiar a Lightning Experience).
- En el encabezado de Lightning Experience, haga clic en la imagen de perfil y seleccione Switch to Salesforce Classic (Cambiar a Salesforce Classic).
Misión de implementación completada
¡Bien hecho! Ha lanzado satisfactoriamente Lightning Experience y sus usuarios ya pueden sumergirse en la nueva interfaz. Antes de pasar a la siguiente fase de la transición, tómese un momento para celebrarlo. Organice una fiesta de lanzamiento. Agradezca a todos el arduo trabajo. Ponga una buena tarta.
A continuación, pase a la siguiente unidad donde trataremos cómo garantizar una conclusión satisfactoria de su transición asegurándonos de que todo el mundo recibe lo que necesita de Lightning Experience.
Recursos
- Vídeo: Gestionar los cambios para una transición satisfactoria
- Vídeo: Herramientas de transición de Lightning Experience
- Ayuda: Primeros pasos con el Conversor de configuración de Lightning Experience
- Vídeo: Convertir sus botones JavaScript
- Vídeo: Preparar sus páginas de Visualforce
- AppExchange: Magic Mover para Notas y Archivos adjuntos
- Ayuda: Herramienta de migración de Lightning Knowledge
- Blogs: Serie Sugerencias profesionales de Lightning Experience
- Vídeo: Lightning Experience a su ritmo
- Ayuda: Configurar usuarios para Lightning Experience
- Ayuda: Cambiar usuarios a Lightning Experience