Aplicar formato a un informe

Existen tres formatos de informe disponibles: Tabular, Resumen y Matricial. Tabular es el formato predeterminado.

Formato de informe	Caso de uso principal	Compatible con paneles	Compatible con gráficos de informe	Campos de depósitos**	Fórmulas**	Fórmulas de objeto cruzado**
Tabular	Realizar una lista	*
Resumen	Agrupar y resumir
Matriz	Agrupar y resumir, por fila y columna

* Límite de filas obligatorio. Obtenga más información aquí.

** Los campos de depósitos y fórmulas no se tratan en este módulo.

Echemos un vistazo a la creación de un informe de muestra para cada formato de informe.

Los informes tabulares son la forma más sencilla y rápida de consultar sus datos. Son parecidos a las hojas de cálculo, así que están compuestos por un conjunto ordenado de campos en columnas, con cada registro coincidente indicado en una fila. Se suelen utilizar mejor para tareas como la generación de listas de correo. Cuando Lincoln pidió a Maria un informe de todas las oportunidades abiertas, Maria sabía que un informe tabular se ajustaría a las necesidades.

Vamos a ayudar a Maria a crear el informe tabular.

En función de qué organización esté usando para practicar estos pasos, puede que necesite (o no) ver datos en su informe en tiempo de ejecución. Cuando esté listo para ver una vista previa de los datos, actualice de forma manual la vista previa del informe. O bien, vea los registro de muestra que se han devuelto después de cada modificación activando las vistas previas automáticas.

1. En Reports (Informes), haga clic en New Report (Informe nuevo), seleccione el tipo de informe Opportunities (Oportunidades) y haga clic en Start Report (Iniciar informe).
2. Haga clic en Filters (Filtros) y, a continuación, aplique los siguientes filtros:
   1. Para el filtro estándar Show Me (Mostrar), seleccione All Opportunities (Todas las oportunidades) y haga clic en Done (Listo).
   2. Para el filtro estándar Opportunity Status (Estado de oportunidad), seleccione Open (Abierta) y haga clic en Apply (Aplicar).
   3. En el filtro estándar de fecha, seleccione Created Date (Fecha de creación) y All Time (Siempre) para el intervalo y haga clic en Apply (Aplicar).
      Para su Trailhead Playground, le recomendamos usar All Time (Siempre) en el intervalo, pero si quiere conseguir resultados más rápidos en el entorno de producción, lo mejor es establecer el intervalo de fechas más pequeño posible. Si su informe tiene que buscar entre varias fechas, mostrar la información que ha solicitado podría llevar más tiempo.
3. Las siguientes columnas deben estar incluidas ya en su informe: Opportunity Name, Type, Lead Source, Amount, Close Date, Next Step, Stage, Probability (%), Fiscal Period, Age, Created Date, Opportunity Owner, Owner Role, Account Name (Nombre de oportunidad, Tipo, Origen del candidato, Fecha de cierre, Siguiente paso, Etapa, Probabilidad (%), Periodo fiscal, Edad, Fecha de creación, Propietario de oportunidad, Función de propietario, Nombre de cuenta).
4. Haga clic en Save (Guardar).
5. Asigne el nombre Open Opportunities This Year (Oportunidades abiertas este año) a su informe.
6. Introduzca una descripción y guarde el informe en la carpeta Public Reports (Informes públicos).
7. Haga clic en Run (Ejecutar). El informe debería tener un aspecto parecido a este:

Los informes de resumen son parecidos a los informes tabulares, excepto que también le permiten agrupar filas de datos, visualizar subtotales y crear gráficos. Los informes de resumen ofrecen muchas más opciones para organizar los datos, y son excelentes para su uso en paneles. ¡Sí!

Los informes de resumen son los caballos de batalla de la creación de informes: los usuarios suelen observar que la mayoría de sus informes suelen tener este formato.

Roberto Alvarez, COO de Ursa Major Solar, quiere saber cuántos de los casos de clientes cerrados de la empresa eran de prioridad alta, media o baja. Maria puede ayudar a Roberto creando un informe de resumen.

En función de qué organización esté usando para practicar estos pasos, puede que necesite (o no) ver datos en su informe en tiempo de ejecución. Cuando esté listo para ver una vista previa de los datos, actualice de forma manual la vista previa del informe. O bien, vea los registro de muestra que se han devuelto después de cada modificación activando las vistas previas automáticas.

1. En la ficha Reports (Informes), haga clic en New Report (Nuevo informe), seleccione la categoría Customer Support Reports (Informes de asistencia al cliente), elija el tipo de informe Cases (Casos) y haga clic en Start Report (Iniciar informe).
2. Haga clic en Filters (Filtros) y luego aplique estos filtros estándar:
   1. Para Show Me (Mostrar), seleccione All Cases (Todos los casos) y haga clic en Apply (Aplicar).
   2. Para Date Field (Campo de fecha), seleccione Opened Date (Fecha de apertura) y All Time (Siempre) para el intervalo. A continuación, haga clic en Apply (Aplicar).
3. En la lista de selección Add filter (Agregar filtro), aplique un filtro de campo para los casos en los que Closed (Cerrado) sea igual a True (Verdadero).
   1. Busque y seleccione Closed (Cerrado).
   2. Desde la lista de selección, seleccione True (Verdadero) y haga clic en Apply (Aplicar).
4. Verifique que estas columnas aparecen en su informe: Case Owner, Subject, Date/Time Opened, Age, Open, Closed, and Account Name (Propietario de caso, Asunto, Fecha/hora de apertura, Antigüedad, Abierto, Cerrado y Nombre de cuenta). Si es necesario, agréguelas.
5. Para hacer que este informe sea un informe de resumen, necesita agrupar filas. Para agrupar filas, primero haga clic en Outline (Esquema).
6. En GROUP ROWS (AGRUPAR FILAS), en la lista de selección Add group (Agregar grupo), seleccione Priority (Prioridad). 
7. Para ver solo los totales de cada nivel de prioridad, desactive Detail Rows (Filas de detalle) en la parte inferior de la página de vista previa.
8. Guarde el informe como Closed Cases for All Time (Casos cerrados siempre), y acepte el nombre exclusivo generado automáticamente.
9. Escriba una descripción, elija la carpeta Public Reports (Informes públicos) y haga clic en Save (Guardar).
10. Haga clic en Run (Ejecutar). El informe debería tener un aspecto parecido a este: 

Haga clic en Detail Rows (Filas de detalles) para alternar entre mostrar y ocultar columnas en su informe de resumen.

Los informes matriciales le permiten agrupar registros tanto por filas como por columnas. Estos informes son los que requieren más tiempo para su configuración, pero también proporcionan la vista más detallada de sus datos.

¿Pará que se usa un informe matricial? Si está buscando una descripción rápida de los datos, especialmente para algo como totales de ingresos o cantidad de producto vendido, el formato de informe matricial es para usted.

Vamos a crear un informe matricial. Sita, directora general, está planificando el próximo año, y quiere saber las previsiones de ingresos, mes a mes.

Empecemos ayudando a Maria a crear el informe básico. En este paso, creará un informe matricial mostrando ventas por tipo para cada mes.

Cuando esté listo para ver una vista previa de los datos, actualice de forma manual la vista previa del informe. O bien, vea los registro de muestra que se han devuelto después de cada modificación activando las vistas previas automáticas.

1. En la ficha Reports (Informes), haga clic en New Report (Informe nuevo), seleccione el tipo de informe Opportunities (Oportunidades) y haga clic en Start Report (Iniciar informe).
2. Haga clic en Filters (Filtros) y luego aplique estos filtros estándar:
   1. Para el filtro estándar Show Me (Mostrar), seleccione All Opportunities (Todas las oportunidades) y haga clic en Done (Listo).
   2. Para el filtro estándar Opportunity Status (Estado de oportunidad), seleccione Closed Won (Cerrada ganada) y haga clic en Apply (Aplicar).
   3. Para el filtro estándar Date Field (Campo de fecha), seleccione Close Date (Fecha de cierre). Para Range (Intervalo), seleccione All Time (Siempre). Haga clic en Aplicar (Apply).
      Para obtener unos resultados más rápidos, establezca siempre el intervalo de fecha más pequeño que pueda. Si su informe tiene que buscar entre varias fechas, mostrar la información que ha solicitado podría llevar más tiempo.
3. Para resumir el informe por Sum of Amount (Suma de importe), haga clic en  en la columna Amount (Importe). A continuación, haga clic en Summarize (Resumir) y seleccione Sum (Suma).
4. Para cambiar el formato del informe a matricial, primero agrupe las filas por Close Month (Mes de cierre) y las columnas por Type (Tipo). Para empezar a agrupar, haga clic en Outline (Esquema).
   1. En GROUP ROWS (AGRUPAR FILAS), en la lista de selección Add group (Agregar grupo), seleccione Close Month (Mes de cierre).
   2. En GROUP COLUMNS (AGRUPAR COLUMNAS), en la lista de selección Add group (Agregar grupo), seleccione Type (Tipo).
5. Es posible que desee ocultar los detalles del informe al visualizar un informe matricial. Los informes matriciales son habitualmente más fáciles de consumir con detalles ocultos. Para ocultar los detalles del informe, desactive Detail Rows (Filas de detalles).
6. Guarde su informe con el nombre Opportunities by Sum of Amount (Oportunidades por suma de importe) y acepte el nombre exclusivo generado automáticamente.
7. Haga clic en Run Report (Ejecutar informe).
8. El informe debería tener un aspecto parecido a este. 

• Ayuda de Salesforce: Crear un informe en Lightning Experience