Conozca los informes y paneles de Lightning
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¿Por qué usar informes y paneles?
Su empresa tiene preguntas. Sus datos de Salesforce tienen las respuestas. Cuando se le solicita generar un informe, la solicitud se presenta habitualmente en el formato de una pregunta. La pregunta puede ser algo como:
- ¿Qué productos son mis ventas principales?
- ¿Quién es mi cliente potencial de mayor valor?
- ¿Qué campañas de marketing han tenido más éxito?
- ¿Cuál es el grado de satisfacción de mis clientes?
Antes de generar un informe, el truco es tomar esa pregunta, formular preguntas adicionales, redactar requisitos y luego asignar esos requisitos a criterios del informe.
Este es el caso de Maria Jimenez, administradora de Ursa Major Solar. Un día, su directora general, Sita Nagappan-Alvarez, acudió a ella con preguntas como qué tal iba el negocio; en concreto, quería saber qué productos se estaban vendiendo mejor.
Maria partió de la pregunta original de Sita, y continuó con otras cuestiones clarificadoras.
| Tipo de información | Ejemplos |
|---|---|
| Pregunta original de Sita | ¿Qué productos son mis ventas principales? |
| Preguntas de seguimiento de Maria |
|
| Requisitos |
|
| Criterios |
|
En este momento, estará visualizando esa columna Criteria (Criterios) y pensando, ¿qué significa todo esto? No se preocupe, trataremos estos temas con detalle cuando trabaje en adquirir su insignia para este módulo.
La cuestión es que la mayoría de personas de su compañía lo buscarán con preguntas como la que Sita formuló a Maria. A continuación, tiene algunas preguntas típicas que los trabajadores de Ursa Major Solar hacen a Maria.
- Lincoln Ulrich, un ejecutivo de cuentas que planifica las llamadas del día, pregunta con qué candidatos deberían contactar primero los miembros de su equipo.
- Roberto Alvarez, director de operaciones, que analiza la frecuencia de desviación mes tras mes desde la implantación de esa comunidad de autoservicio el pasado verano, pregunta sobre casos del año pasado.
- Sita, directora ejecutiva, que confecciona el plan anual de la compañía y toma decisiones acerca de hacia dónde llevar la compañía, pregunta qué ciudades tienen más candidatos.
Para cada uno de estos escenarios, un informe o un panel pueden proporcionar la perspectiva que necesita cada miembro del equipo para actuar y crecer ese día, mes o año. Puede ser la persona que traduce su pregunta en el informe o panel que necesiten.
Lea para saber cómo empezar a trabajar con informes y paneles para su compañía. Además, si prefiere vídeos, consulte este vídeo de descripción general de informes y paneles.
¿Qué es un informe?
En su forma más sencilla, un informe es una lista de registros (como oportunidades y cuentas) que cumplen los criterios que defina. Pero los informes son mucho más que simples listas. Para obtener los datos que necesita, puede filtrar, agrupar y hacer operaciones matemáticas con los registros. Puede incluso mostrarlos gráficamente.
Cuando Sita preguntó a Maria qué productos son los que mejor se venden, Maria creó un informe que devolvió una lista de todas las oportunidades con productos. A continuación, hizo lo siguiente:
- Filtró para mostrar solo las oportunidades Closed Won (Cerradas ganadas) para productos “activos” de este año fiscal.
- Agrupó por familia de productos.
- Sumó el número total de ventas.
- Mostró los resultados en un gráfico de barras verticales, para que Sita pudiera ver fácilmente los resultados.
Esta clase de análisis avanzados es uno de los motivos por los cuales los informes son la herramienta preferida de Maria cuando le hacen preguntas sobre la empresa. Todos los empleados de Ursa Major Solar adoran los informes de Maria.
Cada informe se almacena en una carpeta. Las carpetas de informes determinan cómo se accede a ellos y quién puede acceder a ellos para ver, modificar o gestionar. Las carpetas pueden ser públicas, ocultas o compartidas. Usted controla quién tiene acceso a los contenidos de la carpeta según las funciones, permisos, grupos públicos, territorios y tipos de licencia. Puede hacer que una carpeta esté disponible para toda la organización o que sea privada y que únicamente el propietario tenga acceso.
¿Qué es un tipo de informe?
Un tipo de informe es como una plantilla. A la hora de generar un informe, es importante elegir el tipo de informe adecuado, porque al seleccionar un tipo de informe, selecciona los registros y campos que estarán disponibles.
Cada tipo de informe contiene un objeto principal y puede incluir también objetos relacionados. Salesforce ofrece una amplia variedad de tipos de informe estándar basados en objetos únicos, como Accounts (Cuentas), Leads (Candidatos) y Products (Productos), y con objetos relacionados, como Opportunities (Oportunidades) con Projects (Proyectos) y Campaigns (Campañas) con Contacts (Contactos).
Sin embargo, un tipo de informe estándar puede no proporcionar todos los objetos y campos que necesita. Ahí es donde entran en juego los tipos de informe personalizados. Por ejemplo, supongamos que Erin Donaghue, representante de ventas de Ursa Major Solar, quiere generar un informe con todos los candidatos que tienen actividades asociadas. Podría elegir el tipo de informe Leads (Candidatos), pero entonces se incluirían todos los candidatos, y no solo los que tienen actividades.
Con los tipos de informe personalizados, Maria puede crear un tipo de informe llamado Leads with Activities (Candidatos con actividades) que utilice el objeto Leads (Candidatos) como principal y el objeto Activity (Actividades) como el relacionado. Luego, lo único que tiene que hacer Erin es seleccionar el tipo de informe personalizado Leads with Activities (Candidatos con actividades) para ver únicamente los candidatos que tengan actividades.
Para obtener información sobre cómo crear, modificar y visualizar los tipos de informe personalizados, consulte Crear un tipo de informe personalizado.¿Qué es un panel?
Un panel es una presentación visual de tendencias y mediciones clave para registros en su organización. Cada widget del panel se basa en un solo informe de origen. Puede utilizar el mismo informe de origen o uno diferente para los diversos widget de un panel (por ejemplo, puede utilizar el mismo informe en un gráfico de barras y un gráfico circular). Al agregar varios widgets de un panel a una sola página de panel, puede crear una eficaz representación visual de datos sobre un tema común, como el rendimiento de ventas o la asistencia al cliente.
Al igual que los informes, los paneles se almacenan en carpetas. Si tiene acceso a una carpeta, podrá ver sus paneles. Para ver los widget individuales del panel, también necesita acceso a los informes subyacentes.
Cada panel tiene un usuario que ejecuta, cuyos parámetros de seguridad determinan los datos que se mostrarán en un panel. Si el usuario que ejecuta es un usuario concreto, todos los usuarios que visualicen el panel verán los datos basados en la configuración de seguridad de ese usuario, con independencia de su configuración de seguridad personal. Por este motivo, deseará seleccionar el usuario que ejecuta de forma inteligente, de modo que no haya más visibilidad de la que desea. Por ejemplo, establezca el gestor de ventas como el usuario que ejecuta para un grupo de los mejores para su equipo. Esto permite a los miembros de su equipo ver el grupo de los mejores para su equipo individual, pero no otros equipos.
Los paneles dinámicos son paneles para los que el usuario que ejecuta es siempre el usuario que inició sesión. De este modo, cada usuario ve el panel de acuerdo con su propio nivel de acceso. Si está preocupado por si hay demasiado acceso, los paneles dinámicos podrían ser una buena opción.
Organizar los informes y paneles
Cada informe o panel se almacena en una carpeta de informes o paneles. Las carpetas determinan cómo se organizan los informes y paneles, y quién puede acceder a ellos. Las carpetas pueden ser públicas, ocultas o compartidas. Usted controla quién tiene acceso a los contenidos de la carpeta según las funciones, permisos, grupos públicos, territorios y tipos de licencia. Puede hacer que una carpeta esté disponible para toda la organización o que sea privada y que únicamente el propietario tenga acceso.