Trabajar con grupos de Chatter

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir los grupos.
  
• Encontrar y utilizar funciones administrativas de grupos.
  
• Crear grupos públicos y privados.
  

Accesibilidad

Esta unidad requiere instrucciones adicionales para usuarios de lectores de pantalla. Para acceder a una versión detallada de esta unidad para lectores de pantalla, haga clic en el siguiente vínculo:

Open Trailhead screen reader instructions (en inglés).

Introducción a los grupos

Los grupos son el espacio de colaboración principal en Chatter. Puede organizar un grupo relacionado con un proyecto y agregar a todos los participantes en el proyecto a dicho grupo. Los miembros usan las noticias en tiempo real del grupo para intercambiar información, analizar decisiones y plantear o responder a preguntas. Ya sea un proyecto, un tema, una línea de negocio o sea lo que sea que tenga, puede crear un grupo para apoyarlo. Los grupos ayudan los usuarios a crear, conservar y compartir conocimientos de vital importancia para realizar el trabajo y mantener a todos al día.

Tipos de grupos

Salesforce proporciona tipos de grupos para distintos fines y audiencias.

• Los grupos públicos son visibles y abiertos para todos los empleados. Cualquiera de la compañía puede unirse a un grupo público, incluir publicaciones y comentarios y agregar archivos.
  
• Los grupos privados son de solo miembros. Los usuarios deben solicitar la unión a un grupo privado. Solo los miembros del grupo pueden incluir publicaciones y comentarios y agregar archivos. Las personas que no son miembros pueden ver la imagen y la descripción del grupo pero no las noticias en tiempo real ni los archivos del grupo. Si el grupo permite usuarios externos, como que se unan clientes, el propietario o el gestor del grupo debe invitarlos a unirse.
  
• Los grupos sin registrar solo funcionan con invitación y no se muestran en vistas de lista ni en resultados de búsqueda. Un grupo sin registrar permanece oculto para todos a excepción de los miembros del grupo. Solo el propietario o los gestores del grupo pueden invitar a otras personas a unirse al grupo sin registrar. Como administrador, debe activar la opción para crear grupos sin registrar. Revisaremos este proceso en un minuto.
  
• Los grupos de Broadcast Only (Solo difusión) se usan para hacer anuncios. Tan solo el propietario y los gestores de un grupo de solo difusión pueden publicar en dicho grupo. No obstante, los miembros del grupo pueden incluir comentarios relacionados con estas publicaciones. Puede convertir cualquier tipo de grupo en uno de solo difusión.
  

Como administrador, puede volver a organizar el formato de grupo para incluir o excluir algunos elementos. Por ejemplo, puede seleccionar mostrar la opción Broadcast Only (Solo difusión) en el cuadro de diálogo Create Group (Crear grupo) o dejarla fuera. Si no ve un control que espera ver al crear un grupo, puede ajustar el formato de grupo en Setup (Configuración) | Group Layouts (Formatos de grupo).

Supervisar la implicación

Todos los grupos incluyen la ficha Engagement (Implicación) para supervisar la pertenencia al grupo y la actividad en el tiempo.

Utilice la ficha Engagement (Implicación) para supervisar la actividad del grupo, la frecuencia de la actividad, la estabilidad de la suscripción de grupo y varios resúmenes de recuentos. Los recuentos incluyen el número de miembros, publicaciones, preguntas, preguntas sin responder, Me gusta y comentarios.

Ejemplos de grupos

Al configurar Chatter para su compañía, puede crear algunos grupos iniciales relacionados con intereses comunes y equipos funcionales. Por ejemplo, cree grupos relacionados con productos en las áreas de investigación y desarrollo, ventas y marketing, configure grupos para la capacitación interna, los recursos humanos y las instalaciones. Los grupos de Chatter hacen que la colaboración, la gestión de proyectos y la tarea de mantenerse al día resulte más sencillo.

A continuación, se indican algunos grupos que han tenido éxito en otras compañías. Recuerde que los grupos pueden ser públicos para todos los empleados o privados para una serie de personas seleccionadas.

Toda la compañía (público, de manera interna) 

Agregue todos los empleados a este grupo y utilícelo para debatir temas de interés para toda la compañía y haga anuncios. 

Equipo de [nombre del proyecto] (privado) 

Agregue los miembros del equipo a este grupo de modo que puedan colaborar en un proyecto, aportar comentarios y compartir documentos. 

Competitivo (público, de manera interna) 

Conecte empleados de cara al cliente con los expertos competitivos y de productos de su compañía de modo que las personas adecuadas estén hablando entre sí y compartiendo información. 

Comentarios sobre productos (público) 

Los equipos de ventas y atención al cliente pueden aportar observaciones de los clientes directamente para los procesos de investigación y desarrollo e ingeniería. 

Marketing (privado) 

Comparta conceptos para campañas creativas, detalles de eventos e ideas de marketing con todo el equipo.

Ventas (público, de manera interna) 

Los empleados de ventas pueden compartir historias, estrategias y recomendaciones para tener éxito. 

Reuniones con [nombre del cliente] (privado) 

Cree grupos en los que todos los integrantes clave de una negociación puedan colaborar más fácilmente en las presentaciones, agendas y productos. Por ejemplo, cree un grupo para una visita de un cliente llamado “Reunión con Acme en julio” e invite a especialistas en ventas, cuestiones técnicas, asistencia e ingeniería para contar con todos los puntos de vista. 

Políticas de [nombre del departamento] (difusión, de manera interna) 

Proporcione un foro para difundir las políticas de las divisiones, los departamentos o los equipos e invite a los miembros a hacer comentarios. Aunque los miembros no pueden publicar, pueden aportar comentarios sobre elementos publicados.

Crear grupos

Vamos a crear dos grupos que sean útiles para la mayoría de las organizaciones: un grupo público al que cualquier usuario autenticado pueda unirse y un grupo privado que permita clientes en su membresía. Para ambos grupos, deseamos poder asociar registros, como oportunidades, cuentas y casos, con el grupo.

Mientras trabaja en el contenido y los retos prácticos en este módulo, asegúrese de que ha iniciado sesión en su Trailhead Playground. El uso de su Playground garantiza que no está cambiando datos en su organización de producción o publicando en las noticias en tiempo real de Chatter de su compañía.

Enable Unlisted Groups (Activar grupos sin registrar)

Un tipo de grupo es el tipo sin registrar. No puede detectar un grupo sin registrar en una búsqueda. Deben invitarlo a unirse a un grupo sin registrar. Crear un grupo sin registrar le da un método para establecer un espacio privado para tratar material confidencial con una audiencia específica. Por ejemplo, imagínese que desea un lugar para tratar posibles contratos, compensaciones o rendimiento individual.

De forma predeterminada, la creación de grupos sin registrar está desactivada. Por lo tanto, antes de iniciar la creación de grupos, vayamos a Chatter Settings (Configuración de Chatter) y activemos grupos sin registrar.

Para activar grupos sin registrar, debe tener el permiso Manage Unlisted Groups (Gestionar grupos sin registrar).

1. En el cuadro Setup Quick Find (Búsqueda rápida de Configuración), escriba Chatter Settings (Configuración de Chatter), haga clic en Chatter Settings (Configuración de Chatter) y, después, haga clic en Edit (Modificar). 
   
2. Lo más probable es que la opción Allow Records in Groups (Permitir registros en grupos) (1) esté seleccionada de forma predeterminada. Si no lo está, selecciónela.
   
3. Seleccione I want to enable unlisted groups and understand that I may need to update Apex/Visualforce code in my organization (Quiero activar los grupos sin registrar y sé que puede que tenga que actualizar el código Apex/Visualforce en mi organización) (2).
   
4. Haga clic en Save (Guardar) (3).
   

Crear un grupo público

Cree un grupo público llamado Volunteer Central (Central de voluntarios). La finalidad de este grupo es compartir información sobre eventos para voluntarios.

1. En Salesforce, haga clic en la ficha Groups (Grupos). Si no la ve, abra el Iniciador de aplicación, busque Grupos y haga clic en su resultado.
   
   
2. En la página de la lista Groups (Grupos), haga clic en New (Nuevo) para abrir la ventana New Group (Nuevo grupo). 
   
   

Nota: Puede personalizar grupos para proporcionar opciones para el formato y las funciones del grupo. Cuando personaliza un grupo de esta manera, los usuarios ven el cuadro de diálogo Select the Type of Group (Seleccionar el tipo de grupo).

Obtenga más información sobre la personalización de sus grupos con tipos de registros de grupos en la sección Resources (Recursos) de esta unidad.

3. Introduzca información acerca de su grupo.
   

• Nombre: Volunteer Central (Central de voluntarios)
  
• Descripción: Este es un grupo abierto a todos los empleados para buscar información acerca de oportunidades de oportunidades de voluntarios, formular preguntas acerca del voluntariado y compartir experiencias de voluntarios.
  
• En Information (Información), proporcione cualquier detalle del grupo que le interese compartir y asigne un formato a sus detalles con los controles del editor de texto enriquecido.
  

Sugerencia: Después de crear su grupo, la dirección de correo electrónico del grupo aparece en Group Email (Correo electrónico de grupo). Puede verlo aquí y en la columna de la derecha de su página de grupo. Las personas con acceso al grupo pueden utilizar la dirección para publicar en las noticias en tiempo real del grupo a través del correo electrónico.

• Propietario: asigne una persona para ser el propietario del grupo. Comience a escribir un nombre y seleccione una opción de la lista de resultados. Siempre puede dejarlo tal cual y ser el propietario del grupo. Un grupo puede tener solo un propietario, pero muchos gestores. Los propietarios y los gestores tienen los mismos privilegios en el grupo.
  
• Member Count (Recuento de miembros) se rellena después de que cree el grupo.
  
• Record Type (Tipo de registro) muestra el tipo de noticias en tiempo real que seleccionó (por ejemplo, Post [Publicación] o Question [Pregunta]) en el paso, siempre que la opción estuviera disponible para usted.
  
• Archivar: con la función o el permiso adecuados podrá modificar un grupo y marcarlo para Archivar aquí. Los grupos inactivos se archivan pasados 90 días consecutivos de manera predeterminada. Para evitar el archivado automático, seleccione Disable automatic archiving (Desactivar archivado automático).
  

Cuando se archiva un grupo de Chatter, los miembros del grupo no pueden publicar mensajes ni compartir archivos con el grupo. No obstante, las publicaciones, los comentarios y los archivos anteriores permanecen disponibles como referencia. Las menciones a un grupo (@[nombre_grupo]) no cuentan como una actividad en las noticias en tiempo real en ese grupo y no retrasan el archivado del grupo. Los propietarios de grupos, gestores de grupos y usuarios con el permiso Modify All Data (Modificar todos los datos) pueden archivar o modificar la configuración de archivado automático del grupo en cualquier momento.

• Establezca el tipo de acceso.
  
  • Tipo de acceso: Public (Público)
    
  • Los clientes no pueden unirse a este grupo, por lo que deje Allow customers (Permitir clientes) sin seleccionar.
    
  • Si la casilla de verificación Broadcast Only (Solo difusión) está disponible, déjela también sin marcar.
    
• Haga clic en Save & Next (Guardar y siguiente).
  
• Haga clic en Upload Image (Cargar imagen), seleccione una imagen para su grupo de voluntarios y haga clic en Next (Siguiente).
  
• En la ventana Manage Members (Gestionar miembros), puede buscar y agregar personas a su grupo. Puede agregar miembros más adelante. De momento, haga clic en Done (Listo).
  

Enhorabuena. Ha creado su primer grupo. Para personalizar aún más el grupo, haga clic en Edit Group (Modificar grupo) en el menú adicional de acciones. Puede cambiar la imagen, el nombre, los detalles y el propietario de un grupo. Puede utilizar la opción Manage Members (Gestionar miembros) para buscar a los miembros o agregar a otros al grupo.

Crear un grupo privado con clientes

Los grupos de Chatter privados son un método excelente para que los equipos de proyectos colaboren y compartan información confidencial. Los grupos privados pueden incluir además miembros externos. Por ejemplo, cree un grupo privado para colaborar con clientes o expertos en la materia que están fuera de la compañía.

Cuando selecciona la opción para permitir clientes en un grupo privado, esto se muestra claramente en la página del grupo. La etiqueta Private with Customers (Privado con clientes) aparece debajo del nombre del grupo. Compruebe siempre esta declaración. Deje que guíe el tipo de información que comparte en este grupo.

Puede crear un grupo privado del mismo modo que crea un grupo público, pero debe seleccionar un tipo de grupo diferente.

1. Para navegar a la página Groups (Grupos), haga clic en la ficha Groups (Grupos) o encuentre y seleccione Groups (Grupos) en App Launcher (Iniciador de aplicación).
   
2. Haga clic en New (Nuevo).
   
3. Proporcione información acerca del grupo.
   

• Asigne un nombre a su grupo y describa en qué consiste.
  
• Proporcione cualquier detalle del grupo que le importe compartir y asigne un formato a sus detalles utilizando los controles del editor de texto enriquecido.
  
• Asigne una persona para ser el propietario del grupo. Empiece a escribir un nombre o seleccione entre la lista resultante, o bien mantenga su propio nombre como propietario del grupo.
  
• Seleccione el tipo de acceso Private (Privado) y seleccione la casilla Allow Customers (Permitir clientes).
  

4. Haga clic en Save & Next (Guardar y siguiente), Next (Siguiente) y Done (Listo).
   

Agregar y promover miembros

Tras crear su grupo, es fácil agregar más miembros. Vaya al grupo, abra el menú de acciones en la pancarta del grupo y seleccione Manage Members (Gestionar miembros). En el cuadro de diálogo Add Members (Agregar miembros), busque las personas que desea agregar y haga clic en Add (Agregar) junto a sus nombres.

También puede buscar miembros existentes y asignarlos como administradores de grupo. Los administradores de grupo pueden modificar el grupo, gestionar sus suscripciones y realizar otras acciones disponibles para propietarios de grupos. Es una excelente forma de compartir la responsabilidad de la gestión del grupo.

Para asignar un miembro como administrador de grupo:

1. Abra el cuadro de diálogo Add Members (Agregar miembros).
   
2. Busque un miembro existente.
   
3. Seleccione Manager (Gestor) desde el menú junto a su nombre.
   

Ahora que domina el arte de los grupos, exploremos cómo recibir notificaciones en sus noticias en tiempo real cuando cambien los valores en campos de registros. Pero primero, ¡pongamos a prueba sus conocimientos!

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Colaborar en grupos de Chatter
• Ayuda de Salesforce: Personalizar grupos