Aprobar registros desde noticias en tiempo real de Chatter

Después de completar esta unidad, podrá:

• Activar solicitudes de aprobación en Chatter.
• Crear una plantilla para publicaciones de aprobación.
• Crear un proceso de aprobación sencillo empleando el asistente de inicio rápido.

Un proceso de aprobación marca la ruta que sigue un registro por las personas que están alineadas para proporcionar aprobación. El proceso de aprobación permite enviar una solicitud de aprobación como una publicación de Chatter. Puede crear una plantilla para esa publicación para asegurarse de que se publica el mismo tipo de datos con cada solicitud.

1. Activar solicitudes de aprobación en Chatter.
2. Crear una plantilla de publicación de aprobación.
3. Crear un proceso de aprobación.
4. Activar el seguimiento de noticias en tiempo real.  Active el seguimiento de noticias en tiempo real para cualquier objeto en el que se basa un proceso de aprobación. Por ejemplo, cuando desea que la creación de una cuenta inicie un proceso de aprobación, debe activar el seguimiento de noticias en tiempo real para el objeto Account (Cuenta).
5. Realice los pasos 2 a 4 para cada objeto que desea enviar a través de un proceso de aprobación.

• En las noticias en tiempo real de Chatter del aprobador asignado.
• En el perfil del remitente, pero no en sus noticias en tiempo real de Chatter a menos que esté siguiendo el registro de aprobación.
• En las noticias en tiempo real de Chatter del registro de aprobación.
• En las noticias en tiempo real de Chatter de cualquiera que siga el registro de aprobación.

1. En Setup (Configuración), escriba Chatter Settings (Configuración de Chatter) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, haga clic en Chatter Settings (Configuración de Chatter).
2. Haga clic en Edit (Modificar).
3. En la sección Approval Posts (Publicaciones de aprobación), seleccione Allow Approvals (Permitir aprobaciones).

4. Haga clic en Save (Guardar).

Quiere que las publicaciones de aprobaciones que aparecen en Chatter estén estandarizadas. Hay varios pasos que debe seguir para ello. En primer lugar, tiene que configurar una plantilla de publicación. En la plantilla puede identificar los datos de registros que quiere que aparezcan en la publicación. Más tarde, cuando defina el proceso de aprobación, puede asociar su plantilla con él.

1. En Setup (Configuración), escriba Post Templates (Plantillas de publicación) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, haga clic en Post Templates (Plantillas de publicación).
2. Haga clic en New Template (Nueva plantilla).
3. Estas aprobaciones son para las cuentas. Por lo tanto, seleccione Account (Cuenta) y haga clic en Next (Siguiente).
4. Escriba el nombre Account Approval Post Template (Plantilla de publicación de aprobación de cuenta) con la descripción Plantilla para las publicaciones de solicitudes de aprobación de cuentas.
5. Para que esta plantilla sea la predeterminada para todas las publicaciones de solicitudes de aprobación de cuentas, seleccione la opción Default (Predeterminada).
6. En el caso de Post Template Fields (Campos de la plantilla de publicación), mueva Account Number (Número de la cuenta), Account Owner (Propietario de cuenta) y Description (Descripción) a la columna derecha. Si Account Name (Nombre de la cuenta) aún no está en la columna Selected Fields (Campos seleccionados) de la derecha, mueva la opción a esta ubicación.  Sugerencia: Incluya los campos con un uso intensivo de texto (como Comments (Comentarios) o Description (Descripción) en la parte inferior.
7. Haga clic en Save (Guardar).

Vamos a crear un proceso de aprobación sencillo para cuentas.

1. En Setup (Configuración), escriba Approval Processes (Procesos de aprobación) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, haga clic en Approval Processes (Procesos de aprobación).
2. En Manage Approval Processes For (Gestionar procesos de aprobación para), seleccione Account (Cuenta).
3. Haga clic en Create New Approval Process (Crear proceso de aprobación nuevo) y seleccione Use Jump Start Wizard (Usar asistente de inicio rápido).
4. En la sección Approval Process Information (Información del proceso de aprobación)
   1. Para Name (Nombre), escriba: Proceso de aprobación de cuenta.
   2. Para obtener un nombre exclusivo para este proceso que se utilizará en la API, haga clic en el campo Unique Name (Nombre exclusivo).
   3. Deje en blanco Approval Assignment Email Template (Plantilla de correo electrónico de asignación de aprobaciones) para usar la plantilla de correo electrónico predeterminada.
   4. Para Approval Post Template (Plantilla de publicaciones de aprobación), haga clic en el icono de búsqueda y seleccione Account Approval Post Template (Plantilla de publicaciones de aprobación de cuenta). Creamos esta plantilla en la última sección.  Para obtener información acerca del parámetro Use Approval Field of Account Owner (Utilizar campo de aprobación de propietario de cuenta), consulte Seleccionar un aprobador automatizado a través de un proceso de aprobación.
   5. Para actualizar todos los formatos de página de este objeto, seleccione Add the Submit for Approval button and Approval History related list to all Account page layouts (Agregar el botón Enviar para aprobación y la lista relacionada Historial de aprobaciones a todos los formatos de página de Cuenta). La selección de esta opción permite a los usuarios utilizar un método para enviar solicitudes de aprobación y realizar un seguimiento de ellas a lo largo del proceso de aprobación.
5. En la sección Specify Entry Criteria (Especificar criterios de entrada), configure los criterios para iniciar este proceso de aprobación. Vamos a usar un usuario que ya exista en la organización. Si queremos que el usuario de integración (no es el mejor nombre, ya lo sabemos) apruebe cualquier cuenta, aunque no sea el propietario, introducimos estos criterios en la primera línea:
   • Campo: Account: Propietario de cuenta
   • Operador: no es igual a
   • Valor: Usuario de integración
6. En la sección Select Approver (Seleccionar responsable de aprobación), asigne todas las solicitudes de aprobación a Integration User (Usuario de integración).
   • Seleccione Automatically assign to approver(s) (Asignar automáticamente a aprobadores).
   • Seleccione User (Usuario) y, en el segundo campo, escriba Integration User (Usuario de integración).
   • En When multiple approvers are selected (Cuando se seleccionan varios aprobadores), seleccione Approve or reject based on the FIRST response (Aprobar o rechazar según la PRIMERA respuesta). Si desea que todos los aprobadores seleccionados aprueben, seleccione Require UNANIMOUS approval from all selected approvers (Requerir una aprobación UNÁNIME de todos los aprobadores seleccionados).
7. Haga clic en Save (Guardar).
8. Haga clic en View Approval Process Detail Page (Ver página de detalles del proceso de aprobación).
9. En la página Account: (Cuenta:) Account Approval Process (Proceso de aprobación de cuenta), haga clic en Activate (Activar) para activar el proceso de aprobación.