Dosis diaria de Salesforce CRM

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Describir cómo ayudan las funciones comunes de la aplicación Sales (Ventas) a desarrollar la actividad empresarial.
• Crear cuentas, contactos, oportunidades e informes.
• Encontrar registros mediante las capacidades de búsqueda.

Inicio

¿Cómo se desarrolla un día normal de trabajo para su equipo de ventas? Lo normal es que entablen relaciones con clientes, trabajen en negociaciones y supervisen oportunidades de negocio. En esta unidad aprenderá cómo puede usar su equipo de ventas Salesforce CRM para alcanzar esos objetivos. ¿Y qué mejor lugar para empezar que Seller Home?

Seller Home es una página de inicio moderna e inteligente, compuesta de un número de herramientas para ayudar a su equipo de ventas a empezar el día de forma rápida. Desde Seller Home, los representantes de ventas pueden supervisar su rendimiento hasta el objetivo y obtener perspectivas de cuentas clave.

• Obtener una descripción general de las negociaciones en progreso
• Consultar un resumen de los contactos y candidatos agregados recientemente y sus actividades relacionadas
• Establecer objetivos y ver su progreso
• Obtener una descripción general de los eventos y tareas del día

Cuentas y contactos

Recuerde que cuando se convierte un candidato, también se crean un contacto y una cuenta en Salesforce. Una cuenta es una compañía con la que está haciendo negocios y un contacto es alguien que trabaja en esa cuenta. Cuando sus representantes de ventas acceden a una cuenta o un contacto, necesitan encontrar la información que buscan con rapidez, pero lo más probable es que no necesiten cambiar esa información con mucha frecuencia. Por lo tanto, hemos optimizado el formato para estas páginas para una referencia rápida, lo que permite a los representantes de ventas buscar información y recopilar perspectivas de un vistazo.

• Obtenga las últimas noticias para sus clientes con Noticias y Twitter integrados
• Trabaje de forma más inteligente y mantenga sus datos limpios con la coincidencias de duplicados a nivel de campos
• Localice datos importantes de forma eficiente con un formato diseñado específicamente para una referencia rápida
• Revise actividades pasadas y futuras de un vistazo

Pongámonos manos a la obra y veamos cómo se crea una cuenta en su Trailhead Playground.

1. Si todavía no ha abierto su Trailhead Playground, desplácese hasta la sección Challenge (Reto) y haga clic en Launch (Iniciar) para abrirlo.
2. Haga clic en el App Launcher (Iniciador de aplicación) () y luego haga clic en el icono Sales (Ventas) (es posible que ya se encuentre en la aplicación Sales (Ventas)).
3. En la barra de navegación, haga clic en Accounts (Cuentas).
4. Haga clic en New (Nuevo).
5. En Account Name (Nombre de cuenta), introduzca Maria’s Machining.
6. En Type (Tipo), seleccione Customer - Direct (Cliente - Directo).
7. En Industry (Sector), seleccione Manufacturing (Fabricación).
8. Haga clic en Save (Guardar).

Buen trabajo. Ya tiene una nueva cuenta con la que trabajar. Hay muchos campos predefinidos para capturar información de la cuenta. Si necesita realizar un seguimiento de otros detalles específicos para su negocio, el administrador de Salesforce puede crear campos personalizados. Ya que estamos aquí, ¿por qué no creamos un contacto para Maria?

1. En la lista relacionada Contacts (Contactos), haga clic en New (Nuevo).
2. Para el nombre, escriba Maria.
3. Para el apellido, escriba Villarico.
4. Para el teléfono, introduzca (650) 555-6789.
5. Haga clic en Save (Guardar).

Ya puede empezar a hacer negocios con Maria. ¡Le esperan muchas oportunidades!

Espacio de trabajo de oportunidades

Si recuerda las definiciones que hemos revisado al comienzo de esta unidad, las oportunidades son candidatos cualificados para comprar. Cuando sus representantes de ventas hacen clic en una oportunidad, verán un potente espacio de trabajo donde pueden realizar su trabajo rápidamente y centrarse en la venta.

Acceda al espacio de trabajo de oportunidad. Aquí, su proceso de ventas ocupa el primer plano, con secuencias de apoyo personalizadas para cada etapa en el proceso de ventas, perspectivas de un vistazo y cronología de actividades así como la capacidad de crear registros rápidamente con menos clics.

• Visualice un panel de aspectos destacados personalizable anclado en la parte superior del registro para presentar detalles clave
• Utilice el redactor práctico para registrar llamadas, crear tareas, enviar correos electrónicos y mucho más rápidamente
• Obtenga detalles de apoyo clave con rutas de ventas personalizables para cubrir su proceso de ventas
• Consulte una gran cantidad de información utilizando Quick View (Vista rápida), sin incluso salir de la página de oportunidad
• Agregue registros relacionados, como contactos, en contexto

Aunque el equipo de ventas solo actualizará los registros de cuentas en algunas ocasiones, es muy probable que actualicen los registros de oportunidades varias veces durante el día. Vamos a crear una oportunidad para Maria’s Machining.

1. Si no ve la cuenta Maria’s Machining, haga clic en Accounts (Cuentas) en la barra de navegación y luego haga clic en Maria’s Machining.
2. En la lista relacionada Contacts (Contactos), haga clic en Maria Villarico.
3. En la lista relacionada Opportunities (Oportunidades), haga clic en New (Nueva).
4. En Opportunity Name (Nombre de oportunidad), escriba Backup generator for expansion site (Generador de reserva para planta de expansión).
5. En Amount (Importe), introduzca 200000.
6. En Close Date (Fecha de cierre), elija un día de la próxima semana.
7. En Stage (Etapa), elija Prospecting (Perspectivas potenciales).
8. Haga clic en Save (Guardar).

Ahora, la venta potencial aparece en el registro. Ya puede trabajar con ella mientras intenta ganar la venta. Vamos a actualizar el importe y pasarlo a la siguiente etapa.

1. Desde la cuenta Maria’s Machining, haga clic en Backup generator for expansion site (Generador de reserva para planta de expansión) en la lista de oportunidades.
2. Haga clic en Edit (Modificar).
3. En Amount (Importe), cambie el valor a 300000.
4. Haga clic en Save (Guardar).
5. Haga clic en Mark Stage as Complete (Marcar etapa como completada).

Ahora está un paso más cerca de cerrar la negociación. Le recomendamos no perder de vista esta prometedora oportunidad.

Vistas de lista

Las vistas de lista le permiten ver registros importantes para usted. Utilizando filtros, usted y sus representantes de ventas pueden crear listas personalizadas de cuentas, contactos, oportunidades u otros registros en Salesforce. Por ejemplo, un representante de ventas puede crear una vista de lista de oportunidades que posee y agregar un filtro en importe para ayudarle a buscar sus negociaciones más grandes en las oportunidades en curso.

Pero con Lightning Experience, las vistas de lista son más que solo columnas de texto. Impulse la productividad de sus representantes con gráficos de vista de lista, permitiéndoles visualizar sus datos de forma gráfica con un gráfico útil, todo creado sobre la marcha sin ayuda de un administrador.

• Visualice datos en registros con gráficos de vista de lista
• Cree filtros rápidamente para desglosar sus datos como desee
• Utilice búsquedas de tecleo anticipado para buscar una vista de lista favorita rápidamente

Kanban de oportunidad

Los representantes de ventas pueden utilizar el panel Kanban, una herramienta de visualización para oportunidades, para revisar negociaciones organizadas por cada etapa en las oportunidades en curso. Con la función de arrastrar y soltar, los representantes de ventas pueden mover negociaciones de una etapa a otra y obtener alertas personalizadas en negociaciones clave sobre la marcha.

• Visualice sus negociaciones en cada etapa en el ciclo de ventas
• Mueva negociaciones entre etapas utilizando la función de arrastrar y soltar
• Configure alertas para notificarle cuándo se requiere una acción en una negociación clave
• Cree filtros rápidamente para desglosar sus datos como desee

Si consultamos el kanban de oportunidad de su Trailhead Playground, vemos que la oportunidad del generador de reserva se encuentra en la etapa Qualification (Cualificación).

1. En la barra de navegación, haga clic en Opportunities (Oportunidades).
2. Haga clic en el botón Display as Table (Mostrar como tabla) () y luego en Kanban.

Siempre puede volver a la vista de tabla con el mismo botón.

Informes y paneles

Similares a vistas de lista, los informes son una lista de registros que cumplen los criterios que define. Pero a diferencia de las vistas de lista, con los informes puede aplicar una lógica de filtro más compleja, resumir y agrupar sus datos, realizar cálculos y crear visualizaciones más sofisticadas de sus datos utilizando paneles.

Utilizando Lightning Experience, los representantes de ventas adorarán la capacidad de crear sus propios filtros en informes y los administradores apreciarán el editor de paneles, con ampliación de columnas y un formato flexible, permitiéndole colocar más componentes de panel (gráficos) en diferentes tamaños en un solo panel.

• Cree filtros para informes
• Haga que los paneles sean atractivos visualmente utilizando formatos flexibles y ampliando columnas
• Acceda a información importante fácilmente, con detalles ocultos automáticamente en informes matriciales y la capacidad de ocultar totales y subgrupos en la página de ejecución de informes

Vamos a crear un informe para las oportunidades de mayor valor de todos los tiempos, y las vamos a agrupar por probabilidad.

1. En la barra de navegación, haga clic en Reports (Informes).
2. Haga clic en New Report (Nuevo informe).
3. Seleccione Opportunities (Oportunidades) en la lista Category (Categoría) y haga clic en Opportunities (Oportunidades) en la columna Report Type Name (Nombre del tipo de informe).
4. Haga clic en Start Report (Iniciar informe).
5. En la búsqueda Add Group... (Agregar grupo...), busque y seleccione Stage (Etapa).
6. Haga clic en Filters (Filtros).
7. Haga clic en Close Date (Fecha de cierre).
8. Para Range (Intervalo), seleccione All Time (Siempre).
9. Haga clic en Apply (Aplicar).
10. En la búsqueda Add filter... (Agregar filtro...), busque y seleccione Amount (Importe).
11. En Operator (Operador), seleccione greater than (mayor que).
12. En Valor, introduzca 100000.
13. Haga clic en Apply (Aplicar).
14. Haga clic en Save & Run (Guardar y ejecutar).
15. En Report for Name (Nombre del informe), escriba Opportunities 100k+ (Oportunidades de más de 100 000).
16. Haga clic en Save (Guardar).

¡Bien hecho! Ahora tiene una forma rápida de ver todas las oportunidades de alto valor, como la de Maria’s Machining, desglosadas por etapa.

Buscar registros

Tiene muchísimos datos útiles en Salesforce. ¿Cómo llega a lo que necesita cuando lo necesite? Aceptémoslo, ya nadie tiene tiempo para navegar. Todo se trata de buscar. Por lo que permítanos presentarle el cuadro de búsqueda global de Lightning Experience. Está en la parte superior de cada página y es la forma más rápida de conseguir lo que necesita al alcance de sus manos.

Piense en la búsqueda como su asistente personal: su asistente personal superinteligente. Prevé sus necesidades y le ayuda a encontrar lo que está buscando desde cualquier parte de la aplicación.

Obtener Resultados instantáneos, Resultados principales y más

En cuánto haga clic en el cuadro, la búsqueda comenzará a trabajar para usted. Una lista de elementos recientes proporciona vínculos rápidos a registros que visitó recientemente.

Empiece a escribir, y la lista se actualizará de forma dinámica con coincidencias desde todos los objetos con capacidad de búsqueda. Si ve lo que está buscando, selecciónelo para ir directo al registro.

¿No ve lo que necesita en la lista desplegable? No se preocupe, tenemos opciones. Para ver resultados solo para el objeto en el que está, seleccione la segunda opción en la lista desplegable de resultados instantáneos.

De forma alternativa, puede seleccionar la primera opción o pulsar Enter (Intro) para buscar en toda su organización. Llegará a la página Top Results (Resultados principales), que le muestra los resultados más relevantes desde sus objetos utilizados con mayor frecuencia.

También obtiene una visión general de cómo le ayuda la búsqueda a encontrar lo que necesita. Funciones como corrección ortográfica y sinónimos devuelven coincidencias similares a su término de búsqueda. Es posible que encuentre una que es justo lo que está buscando.

¿Sabe qué objeto desea buscar? Empiece a escribir el nombre del objeto junto al cuadro de búsqueda global. Puede filtrar la lista desplegable (1) o desplazarse para encontrar lo que busca. Los objetos que utiliza con mayor frecuencia están en la parte superior (2), seguidos por todos los objetos que se pueden buscar, indicados en orden alfabético (3).

Para seleccionar un objeto resaltado, haga clic en él o pulse Intro. Cuando escribe su término de búsqueda, los resultados instantáneos se limitan al objeto seleccionado. Pulse Enter (Intro) para ver resultados de búsqueda completos solo para ese objeto.

Para eliminar el filtro, cambie el objeto a All (Todo).

Restringir sus resultados

Desde la descripción de alto nivel de Top Results (Resultados principales), es fácil acercar el zoom a lo que necesita. Consulte resultados para un objeto específico seleccionándolo a la izquierda, en Search Results (Resultados de búsqueda). Puede ver cuántos resultados se encontraron para cada objeto.

Si no ve un objeto que necesita en Search Results (Resultados de búsqueda), no se preocupe, está a mano. Seleccione Show More (Mostrar más) para ver todos los objetos disponibles para usted, indicados en orden alfabético.

Puede filtrar los resultados de búsqueda para cuentas, casos, contactos, paneles, archivos, artículos de Knowledge, candidatos, notas, oportunidades, personas, tareas y objetos personalizados. Para ver opciones de filtrado, haga clic en el nombre del objeto en la barra lateral Search Results (Resultados de búsqueda).

También puede ordenar la mayoría de los resultados de búsqueda. Cuando llega a la página de resultados de búsqueda por primera vez, ve que los resultados están ordenados por relevancia. Suena inteligente, ¡y lo es! pero, ¿qué significa exactamente? Se tienen varias cosas en cuenta, como:

• ¿Qué exclusividad tiene el término de búsqueda?
• ¿Con qué frecuencia aparece el término de búsqueda en un registro?
• ¿Tiene la propiedad del registro que está buscando?

También puede ordenar resultados de búsqueda haciendo clic en los encabezados de columnas o utilizando el menú desplegable de ordenación.

Puede ajustar las anchuras de columnas en la página de resultados de búsqueda haciendo clic y arrastrando los bordes en el encabezado de columna.

El ajuste de texto está activado de forma predeterminada, pero puede cambiar esta preferencia para una columna si hace clic en la flecha hacia abajo en el encabezado de la columna.

¿No encuentra lo que está buscando?

• Si obtiene demasiados resultados, intente utilizar más términos de búsqueda (y más específicos).
• Compruebe si el objeto o campo se puede buscar.
• Asegúrese de tener acceso al registro. La búsqueda solo devuelve los resultados que tiene permiso para ver.
• Si ha creado o actualizado el registro recientemente, espere algunos minutos para que se indexe el registro. Si no puede encontrar su registro pasados 15 minutos, póngase en contacto con su administrador.

Para más sugerencias, consulte Search for Records (Buscar registros) en la sección Resources (Recursos).

Creemos que estará de acuerdo con que encontró el asistente perfecto: tiene una amplia perspectiva y le dirige a las cosas importantes. Le ahorra tanto tiempo y esfuerzo que probablemente piense cómo hubiera hecho su trabajo sin él.

Si quiere obtener más información sobre cómo trabajar con las cuentas, los contactos, las oportunidades y los informes, consulte las insignias de Trailhead de la sección de recursos. Tratan este tema de una forma más detallada e incluyen más actividades prácticas para probar las funciones.

Recursos

• Trailhead: Cuentas y contactos para Lightning Experience
• Trailhead: Candidatos y oportunidades para Lightning Experience
• Trailhead: Informes y paneles de Lightning Experience
• Ayuda: Buscar registros