Pasarse a flujos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar cómo se relacionan Salesforce Flow, Flow Builder y los flujos.
  
• Identificar oportunidades de mejorar los procesos de negocio mediante la automatización.
  

Vocabulario importante sobre los flujos

Es posible que haya escuchado algunos términos que hacen referencia a los flujos, a veces incluso indistintamente. Vamos a aclarar lo que significa cada término.

Salesforce Flow

El término universal que hace referencia a todo lo que incluye Salesforce para crear, gestionar y ejecutar automatizaciones con clics en vez de código. También hay productos independientes, como Flow Orchestration y Flow Integration, de MuleSoft.

Flujo

Una configuración de automatización que se guarda en Salesforce con la estructura de un diagrama de flujo. El flujo automatiza un proceso de negocio mediante la recopilación de datos y el uso de los datos para completar operaciones. Puede afectar a elementos de su organización de Salesforce y de un sistema externo.

Flow Builder

La herramienta principal para crear flujos. Aprenderá más sobre esta herramienta en la siguiente unidad.

Fanático de los flujos

Alguien que adora crear flujos. Sí, hay toda una comunidad de gente a la que le encantan los flujos.

En definitiva, Salesforce Flow incluye múltiples herramientas. Una de ellas, Flow Builder, le permite crear flujos, y a los fanáticos de los flujos les encanta hacerlo.

Los flujos son nuestros amigos

Empecemos con este vídeo breve para aprender qué son los flujos. Es una descripción general de lo que hacen los flujos y los elementos que los componen.

Los flujos se parecen a los diagramas de flujo: Se componen de cuadros y flechas que unen y muestran la información ordenada de un proceso de negocio. No obstante, hay una diferencia importante. Los diagramas de flujo muestran un proceso, y los flujos pueden ejecutar los pasos de ese proceso. ¡Esto es un nuevo nivel de potencia!

Los flujos son herramientas tan potentes que puede considerarlos incluso una codificación visual. Se crean con clics en lugar de código, pero es necesario conocer algunos conceptos y lógica de programación. 

No se preocupe, no va a tener que aprender a programar código. Sin embargo, si aprende algunos conceptos sobre desarrollo, podrá usar flujos para implementar muchas opciones de automatización que implementa el código. No tiene que ser algo muy complejo. Muchos casos de uso sencillos se pueden resolver con flujos y unos cuantos elementos.

Por supuesto, los flujos no son la única herramienta de automatización que tiene a su disposición. También hay fórmulas, reglas de validación, acciones rápidas, Apex y varias herramientas para situaciones muy específicas, como la distribución y las reglas de respuesta automática. Los flujos pueden automatizar una amplia variedad de procesos en Salesforce. A continuación se muestran algunos ejemplos:

• Guíe a un miembro del sitio durante la solicitud de una nueva tarjeta de crédito con un tutorial paso a paso.
  
• Cuando un técnico de asistencia hace clic en un botón para distribuir un caso, se reasigna el caso a un técnico de nivel superior.
  
• Cuando se actualiza una cuenta, se actualizan todos los contactos relacionados con esa cuenta.
  
• Cuando se actualiza la etapa de una oportunidad, se envía un mensaje personalizado a un sistema externo.
  
• Cuando se produce un evento de plataforma, se crea una tarea.
  
• Cuando se cierra una oportunidad, se crea una oportunidad de renovación.
  
• Muestre todos los descuentos posibles en cada oportunidad abierta, y permita a los comerciales seleccionar y aplicar un descuento con un solo clic.
  
• Actualice un registro de candidato en Salesforce después de que transcurre cierta cantidad de tiempo, o bien cuando se alcanza una hora especificada.
  

La automatización de procesos con código personalizado a menudo requiere las habilidades de un desarrollador de Apex. Es algo complicado y caro de crear y mantener. Por suerte, hay muchas cosas que se pueden hacer sin código utilizando Flow Builder.

Si lleva un tiempo utilizando Salesforce, habrá oído hablar de las herramientas declarativas. No se preocupe. Declarativo solo significa que no requiere habilidades de programación de software. Flow Builder es una herramienta declarativa.

Identifique cuándo es necesario implementar un flujo

Los flujos se crean mediante clics en una herramienta declarativa, por lo que no hace falta código. Como administrador, utiliza herramientas declarativas todo el tiempo. Por ejemplo, cuando crea campos personalizados, o cuando diseña páginas Lightning. Es decir, si sabe cómo funcionan e interactúan entre ellos los objetos y campos de Salesforce, ya está a medio cambio de entender los flujos.

En general, lo mejor es considerar las opciones de herramientas declarativas antes de explorar las opciones de código personalizado. Las automatizaciones que se crean con herramientas declarativas suelen ser más fáciles de crear y mantener. Desde la perspectiva de las personas, lleva más tiempo y es más difícil aprender a programar código, por lo que es más difícil encontrar a gente que sepa codificar. Los proyectos basados en código suelen ser más caros de crear y mantener.

No estamos diciendo que tenga que evitar el empleo de código a toda costa. Algunos casos de uso se pueden resolver con los flujos, pero hay requisitos y limitaciones que solo se pueden resolver con código. Además, siempre habrá cosas que puede hacer el código y los flujos no. De todas formas, la mayoría de casos de automatización se pueden resolver con flujos sin problemas. Decidir si quiere crear un flujo dependerá de los requisitos de su proceso de negocio.

Por ejemplo, si el proceso de negocio requiere que un usuario genere un archivo PDF, algo que no pueden hacer los flujos de forma natural, es probable que necesite que alguien codifique una solución. Sin embargo, si es necesario iniciar la generación de archivos PDF desde varios formularios de usuarios, el mejor método podría ser que un desarrollador creara un complemento de Apex de generación de PDF que los usuarios pudieran ejecutar desde los flujos que desarrolle.

Sinceramente, a veces, decidir entre los flujos y el código se reduce a una cuestión de prueba y error: Pruebe primero con un flujo, y cambie al código si lo primero no le funciona. Vamos a ser muy claros: ¡no hay ningún problema con esto! Es una parte habitual del aprendizaje sobre automatización. Incluso en Salesforce, los desarrolladores emplean tiempo en buscar y experimentar antes de empezar a trabajar en una función nueva. Esto garantiza que han encontrado el mejor método antes de comprometerse a crear algo.

No hay una forma sencilla y definitiva de decidir si debemos desarrollar un caso de uso o una solución en flujos o en código (si la hubiera, la compartiríamos). Experimente y no tenga miedo de equivocarse una, dos e incluso tres veces.

Observemos un ejemplo

Revise este ejemplo para que se haga una idea de cómo podría usar flujos en su organización.

Necesidades de la empresa

Flo Smith es analista de negocios y administradora de Salesforce en Pyroclastic, Inc. Durante meses, ha estado pidiendo a las partes interesadas que inviertan en la automatización de más procesos de negocio. Está ansiosa por aprovechar las mejoras de rendimiento que ofrecen las herramientas de automatización de Salesforce. Así que está encantada cuando el jefe de ventas de Pyroclastic le pide que ayude a los equipos de ventas a trabajar de una manera más eficiente.

Cuando los representantes de ventas de Pyroclastic registran contactos en Salesforce, suelen ignorar muchos de los campos, lo que genera contactos imprecisos que no se pueden tener en cuenta. Para empeorar aún más las cosas, los representantes de ventas crean contactos duplicados con frecuencia. Podrían evitar duplicados si buscaran en Salesforce antes de crear el contacto, pero no lo hacen. Lo mejor sería automatizar este proceso. Esta es una gran oportunidad para que Flo demuestre lo que puede hacer Salesforce para mejorar el rendimiento de la organización.

Caso de uso

Veamos el caso de uso paso a paso.

• Captura de los valores de los campos obligatorios (Nombre y Apellidos) y la cuenta asociada.
  
• Si coincide algún contacto, se actualiza. Si no coincide ningún contacto, se crea uno.
  

Flo quiere incluir una confirmación de que el proceso de negocio se ha completado. Si observamos lo que hace este flujo en Chatter, hay más usuarios que pueden acceder a esa información que si la comunicáramos en un canal cerrado, como por correo electrónico. Vamos a agregar dos requisitos:

• Confirmar lo que ha ocurrido mediante una publicación en Chatter.
  
• Configurar al usuario que se ha completado el proceso de negocio.
  

Solución

Dado que el propósito de la automatización es que el sistema realice operaciones automáticamente, Flo necesita una solución que tome decisiones lógicas y actúe en base a unas condiciones definidas. Este proceso de negocio en particular requiere información del usuario, por lo que Flo necesita un formulario que capture esa información. Veamos tres formas de abordar este caso de uso en Salesforce.

Dado que el caso de uso requiere lógica y acciones condicionales, las acciones rápidas no funcionarían. Nos quedan los flujos y los componentes Lightning. Pero los componentes Lightning solo se pueden escribir con código.

Flo no tiene mucha experiencia con código, y quiere una solución de la que pueda encargarse en el futuro sin necesidad de llamar a alguien para que programe código. Recuerde que, normalmente, es mejor considerar las opciones de herramientas declarativas antes de explorar las opciones de código personalizado, así que Flo empieza por explorar la solución más sencilla que se ajusta a sus necesidades: un flujo.

Nos adentramos en la tierra de los flujos: Flow Builder.

Recursos

• Recurso de vídeo sobre flujos: Flow Builder