Profundizar en la gestión de datos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Explicar la importancia de la calidad de los datos en Salesforce.
Saber cómo los datos limpios mejoran la confianza del usuario, la adopción y la eficacia de las herramientas impulsadas por IA, como Agentforce.
Identificar e implementar una copia de seguridad de datos eficaz y estrategias de recuperación para los datos y metadatos de Salesforce.
Desarrollar y aplicar prácticas recomendadas para la limpieza de datos.
Crear y mantener sandboxes como práctica recomendada.
Crear y mantener un diccionario de datos completo.

Aprender las prácticas recomendadas sobre la gestión de datos

Los datos serán tan valiosos como lo sea su calidad. Los registros incompletos o no actualizados pueden desanimar a los usuarios, provocando así que busquen otras alternativas y que se deteriore la confianza en su organización de Salesforce. Por ello, es muy importante gestionar los datos correctamente. En esta unidad, veremos las prácticas recomendadas para gestionar datos.

IA y las tecnologías emergentes

En la era de la IA y Agentforce, la limpieza de datos es fundamental para conseguir resultados óptimos. Agentforce, el asistente impulsado por IA de Salesforce, se basa en datos precisos y fiables a fin de automatizar tareas de manera eficaz y proporcionar respuestas valiosas. Agentforce utiliza acciones personalizadas para interactuar con los datos de Salesforce, permitiendo así que los usuarios completen tareas mediante el uso de lenguaje natural.

Los datos erróneos (como la información que esté duplicada, no sea precisa, esté incompleta, obsoleta o se acumule) pueden dificultar significativamente el rendimiento de Agentforce y provocar que los resultados no sean precisos. Por ejemplo, si Agentforce intenta resumir un registro de cliente que esté plagado de incoherencias o que le falten campos, el resultado generado no será fiable, lo que provocará que la toma de decisiones no sea eficaz y que los usuarios se frustren. Mantener limpios los datos es fundamental para desbloquear todo el potencial de Agentforce y garantizar el éxito de las iniciativas impulsadas por IA en Salesforce.

Revisar y mantener una copia de seguridad

Es cierto que ninguna tecnología es infalible, e incluso una plataforma sólida, como lo es Salesforce, requiere una solución de copia de seguridad fiable. Siempre existe la posibilidad de que se produzca una pérdida de datos debido a diferentes factores, entre los que se incluyen los siguientes:

Error del usuario: esta es la causa más probable de pérdida de datos y puede deberse a errores que se produzcan durante las importaciones masivas, implementaciones de automatización o integración incorrectas y anulaciones o eliminaciones por error que realicen los usuarios o administradores.
Actualizaciones del sandbox: la actualización de un sandbox crea básicamente una copia de la organización de producción, que puede sobrescribir semanas o incluso meses de trabajo realizado en el entorno de sandbox.
Tiempo de inactividad poco habitual en Salesforce: a pesar de que los servidores de Salesforce son bastante seguros, siempre existe una pequeña probabilidad de pérdida de datos durante los pocos incidentes de tiempo de inactividad que pueda haber.

Para mitigar estos riesgos, es fundamental implementar una estrategia de copia de seguridad sólida. Salesforce ofrece soluciones de copia de seguridad nativas (entre las que se incluyen Data Export Service, Data Loader y Report Export para copias de seguridad de datos, y Change Sets, Sandbox Refresh y DevOps Center para copias de seguridad de metadatos). Sin embargo, estas herramientas se centran principalmente en la exportación de datos y no ofrecen una recuperación de datos automática.

Salesforce cuenta con una herramienta de recuperación y copia de seguridad de pago, y merece la pena explorar a los proveedores de copias de seguridad de terceros disponibles en AppExchange, por ejemplo:

OwnBackup: proveedor líder con un conjunto completo de productos para copias de seguridad de datos, mejoras de seguridad, creación y alimentación de sandboxes y archivado de datos.
Gearset: una plataforma DevOps prominente para Salesforce que también ofrece una solución completa para copias de seguridad de datos y metadatos.
AutoRABIT: Otra plataforma DevOps de Salesforce líder que incluye un producto denominado Vault, que se especializa en la creación de productos para sectores regulados, como el de servicios financieros.
Oda: ofrece una solución de gestión de datos de Salesforce probada en empresas que incluye copias de seguridad de datos, privacidad de datos y herramientas de cumplimiento.

A la hora de escoger una solución de copia de seguridad, tenga en cuenta estos factores.

Dependencia empresarial de Salesforce: cuanta más dependencia, más importante será disponer de una solución de copia de seguridad sólida y sin inconvenientes.
Proceso de recuperación ante la pérdida de datos y metadatos: es fundamental conocer los pasos implicados en la recuperación de datos y metadatos en caso de pérdida, entre los que se incluyen el tiempo necesario para ello y el posible impacto en las operaciones comerciales.
Frecuencia de las implementaciones de Salesforce: las implementaciones frecuentes aumentan el riesgo de pérdida de datos o metadatos, por lo que se necesitaría una solución de copia de seguridad que se ajuste a las implementaciones programadas.

Las exportaciones de datos programadas con frecuencia son un aspecto fundamental de una buena estrategia de copia de seguridad. La función de exportación integrada en Salesforce permite realizar programaciones de copias de seguridad semanal o mensualmente. Es importante almacenar los archivos de copia de seguridad descargados en una ubicación segura, como un servidor SharePoint u otra solución de almacenamiento segura. Considere incluir todos los datos en las exportaciones, incluidos los documentos e imágenes, a fin de evitar la pérdida de referencias y garantizar una recuperación de datos completa.

Limpiar los datos

La limpieza de datos implica que haya menos duplicados y que las experiencias de los usuarios sean mejores. La configuración de reglas de coincidencia y de duplicados reduce la cantidad de duplicados y garantiza que los registros sean coherentes. El uso de informes personalizados, como paneles de "mantenimiento", ayuda a realizar un seguimiento de los datos y a resolver la falta de datos, como la información de contacto faltante. Para crear informes de duplicados, defina los objetos y campos de destino. De esta manera, se proporciona claridad en cuanto a la limpieza de datos necesaria y se mantiene la coherencia en su organización. No lo haga solo con los datos; revise informes, paneles, vistas de lista, plantillas de correo electrónico y metadatos, como funciones, perfiles y permisos. La limpieza frecuente de su organización agiliza los procesos y mejora la eficacia.

Revisar y actualizar sandboxes

Mantener actualizados los sandboxes es una práctica recomendada fundamental para que las implementaciones de Salesforce tengan éxito. El hecho de actualizar los sandboxes después de cada implementación de producción ayuda a mitigar el riesgo de errores de configuración y garantiza la alineación entre los diferentes entornos. Esta práctica es particularmente importante porque los sandboxes sirven de entornos aislados para desarrollar, probar y entrenar, lo que permite que los administradores y desarrolladores trabajen en las configuraciones y personalizaciones sin provocar ningún impacto en la organización de producción activa.

Minimizar los errores de configuración

Cuando se implementan cambios en la producción, la configuración del entorno de producción evoluciona. Si los sandboxes no se actualizan, pueden retener configuraciones obsoletas, lo que provoca incoherencias y posibles errores cuando se llevan a cabo nuevos desarrollos o pruebas. Al actualizar los sandboxes, se mantendrán al día con la última configuración de producción, lo que reduce el riesgo de que se produzcan estos problemas.

Programación de actualización coherente

Una programación de actualización coherente fomenta una mejor colaboración y predictibilidad entre los equipos. Los administradores y desarrolladores pueden anticiparse a las actualizaciones de sus sandboxes, lo que les permite planificar su trabajo en consecuencia y minimizar las interrupciones. De esta manera, también se garantiza que todo el mundo esté trabajando en el entorno más actualizado, lo que provoca que el desarrollo y los procesos de pruebas sean más eficaces.

Tipos de sandbox de Salesforce e intervalos de actualización

Salesforce proporciona diferentes tipos de sandboxes y cada uno de ellos se encarga de necesidades específicas; además, ofrecen diferentes intervalos de actualizaciones.

Sandboxes de desarrollador: están diseñados para un desarrollo y proceso de pruebas individual; estos sandboxes pueden actualizarse a diario, garantizando así que los desarrolles siempre cuenten con un entorno actualizado con el que trabajar.
Sandboxes de desarrollador profesional: ofrecen un conjunto de datos mayor que los sandboxes de desarrollador; son perfectos para desarrollos y procesos de pruebas más complejos, y pueden actualizarse cada pocos días.
Sandboxes de copia parcial: estos contienen un subconjunto de datos de producción, lo que los hace ideales para pruebas de aceptación del usuario y pruebas de integración; los intervalos de actualización oscilan entre unos pocos días y una semana.
Sandboxes completos: reproducen el entorno de producción completo e incluyen datos y configuraciones; son perfectos para pruebas y ensayos de rendimiento; los intervalos de actualización suelen ser de un mes debido a su tamaño.

Propiedad y coordinación de sandbox

El hecho de designar a los propietarios de cada sandbox es fundamental para conseguir una buena coordinación antes de cada actualización. Esta práctica permite conseguir un canal de comunicación y responsabilidad para gestionar el sandbox, lo que garantiza que el trabajo en progreso se conserve y que se aborden los posibles conflictos antes de la actualización. El propietario del sandbox puede notificar a los usuarios sobre la próxima actualización, lo que les permite realizar una copia de seguridad de cualquier dato o configuración que resulte importante y que aún no esté listo para implementar.

Alineación y preparación de implementación

Revisar y actualizar con frecuencia los sandboxes hace que las configuraciones estén alineadas con la producción, lo que garantiza que las funciones y personalizaciones desarrolladas estén listas para su implementación sin interrumpir el trabajo en curso. Esta práctica contribuye a conseguir un proceso de lanzamiento más fluido y fiable.

Sin embargo, es posible que el hecho de actualizar los sandboxes no sea siempre un proceso sencillo, especialmente cuando hay que lidiar con personalizaciones considerables o grandes volúmenes de datos. Para obtener directrices específicas sobre los procedimientos complejos de actualización de sandboxes, consulte la documentación de Salesforce o póngase en contacto con el servicio de atención al cliente de Salesforce.

Mantener y mejorar su diccionario de datos

Un diccionario de datos es una herramienta fundamental para una colaboración y gestión eficaces en un entorno de Salesforce, especialmente cuando hay que lidiar con TI e integraciones. El mantenimiento de un diccionario de datos ayuda a minimizar los malentendidos, los errores y las reelaboraciones a la vez que se mejora la colaboración.

Diccionario de datos: un plan de acción integral

El buen mantenimiento de un diccionario sirve de repositorio central de información sobre la estructura de datos de su organización de Salesforce. Este plan incluye detalles sobre objetos (equivalentes a tablas en una base de datos) y sus atributos (campos), capturando así información fundamental como la siguiente:

Tipos de datos: el tipo de datos almacenado en cada campo (texto, número, fecha, lista de selección). Esta información ayuda a garantizar la integridad y coherencia de los datos en el sistema.
Resultados de muestra: ejemplos ilustrativos de valores de datos para cada campo, que proporcionan claridad y comprensión a los usuarios y desarrolladores. Estos ejemplos pueden ayudar en la validación y en las pruebas de los datos.
Detalles de integración: documentan la manera en la que cada campo interactúa con sistemas o aplicaciones externos, particularmente vitales para la gestión de integraciones de forma eficaz.
Uso de campo: detalles sobre dónde y cómo se utiliza un campo en concreto, entre los que se incluyen formatos de página, clases de Apex, páginas de Visualforce y flujos de trabajo. Esta información ayuda a identificar campos no utilizados y evaluar el impacto de los posibles cambios.
Fuente de datos: el origen de los datos de cada campo, si se han introducido de forma manual, si están derivados de una automatización o si se han rellenado mediante una integración. Esto es fundamental para comprender el flujo de datos y las dependencias en el sistema.
Niveles de seguridad y acceso: documentan la configuración de seguridad a nivel de campo, especificando así quién tiene acceso para visualizar o modificar los datos en cada campo. Esto resulta de vital importancia para garantizar la privacidad de los datos y el cumplimiento de seguridad.
Seguimiento de historial: identifica qué campos tienen activado el seguimiento de historial para realizar una auditoría y analizar cambios de datos con el tiempo. Esto resulta útil para resolver los problemas relacionados con los datos y garantizar la integridad de los datos.
Formatos de página y colocación de campos: especifican los formatos de página en los que aparece cada campo y su posición en el formato. De esta manera, se ayuda a identificar la redundancia y los campos no utilizados, además de optimizar los formatos de página para la experiencia del usuario.
Preguntas y notas: proporciona un espacio para registrar preguntas u observaciones sobre campos específicos, lo que facilita aclaraciones y una buena comunicación entre los miembros del equipo. Esto fomenta un enfoque colaborativo para la gestión de datos.

Beneficios de un diccionario de datos

Colaboración mejorada: un diccionario de datos actúa como única fuente de información para las partes interesadas, entre las que se incluyen los administradores, desarrolladores, analistas de negocios y profesionales de TI. Estos conocimientos compartidos de la estructura de datos facilita una comunicación eficaz, reduce los malentendidos y promueve la toma de decisiones fundamentada.
Reducción de errores y reelaboraciones: los diccionarios de datos ayudan a evitar los errores en la introducción de datos, las incoherencias y las malas interpretaciones, ya que proporcionan definiciones y directrices claras en cuanto a los datos. Esto, a su vez, reduce la necesidad de limpieza de datos, reelaboraciones y correcciones costosas a largo plazo.
Integraciones optimizadas: un diccionario de datos bien documentado es fundamental para gestionar integraciones de manera eficaz. Una clara comprensión de las estructuras de datos, relaciones y puntos de integración simplifica el proceso de integración, minimiza los errores y facilita el flujo de datos sencillo entre sistemas.
Calidad de los datos mejorada: un diccionario de datos ayuda a mantener la coherencia y precisión de los datos, ya que establece estándares para tipos de datos, reglas de validación y fuentes de datos. Esto, a su vez, mejora la confiabilidad de los informes, paneles y perspectivas de análisis.
Auditorías de datos facilitadas: un diccionario de datos proporciona un marco de trabajo para llevar a cabo auditorías de datos, lo que ayuda a identificar problemas de calidad de datos, como registros duplicados, datos que no coinciden, registros incompletos y datos incorrectos. Esto permite que se realice una limpieza de datos proactiva y se lleven a cabo iniciativas de mejoras.

Mantener un diccionario de datos

Mantener actualizado el diccionario de datos es importante para cualquier administrador. Mientras que una programación de actualización semanal puede ajustarse a organizaciones con cambios frecuentes, la frecuencia óptima depende de las necesidades específicas de su organización y el ritmo de desarrollo. La clave es garantizar que cualquier cambio que se realice en las estructuras de datos, campos o integraciones se vean reflejados rápidamente en el diccionario de datos.

Al incorporar estas perspectivas, podrá utilizar un diccionario de datos de manera eficaz como herramienta potente para la colaboración, la gestión de datos y la integración en su entorno de Salesforce.

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