Definir reglas de colaboración

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Utilizar reglas de colaboración para ampliar el acceso más allá de la estructura de la jerarquía de funciones.
  
• Crear un grupo público que incluya usuarios con diferentes perfiles y funciones.
  

Nota

¿Su idioma de aprendizaje es español? Comience el reto en un Trailhead Playground en español y utilice las traducciones proporcionadas entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto se basan en los datos en inglés. Si no aprueba el reto en su organización en español, le recomendamos que (1) cambie la configuración regional a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés, siga las instrucciones descritas aquí y, a continuación, (3) vuelva a hacer clic en el botón Check Challenge (Comprobar el reto).

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Ampliar el acceso con las reglas de colaboración

La configuración de colaboración predeterminada de toda la organización proporciona un punto de referencia de acceso (bastante restrictivo) a cada objeto. Si sus valores predeterminados de colaboración de toda la organización son Public Read Only (Solo lectura pública) o Private (Privada), puede conceder acceso a determinados usuarios con las reglas de colaboración. Estas reglas permiten realizar excepciones automáticas en la configuración de la colaboración de toda su organización para conjuntos de usuarios seleccionados.

Las reglas de colaboración pueden estar basadas en el propietario del registro o en los valores de los campos del registro. Por ejemplo, utilice reglas de colaboración para ampliar el acceso de colaboración a usuarios en funciones o grupos públicos. Al igual que sucede con las jerarquías de funciones, las reglas de colaboración nunca deben ser más estrictas que la configuración predeterminada de toda su organización. Estas reglas solo permiten un mayor acceso a usuarios concretos.

Las reglas de colaboración tienen tres componentes.

¿Qué registros compartir?

Puede compartir registros propiedad de algunos usuarios o que cumplen algunos criterios. Las reglas de colaboración basadas en criterios determinan qué registros compartir basándose en valores de campo que no sean propiedad. 

¿Con qué usuarios?

Puede definir grupos de usuarios por función, por territorio o definiendo un grupo público. Los grupos públicos son grupos de usuarios definidos por el administrador que pueden usarse para simplificar la creación de reglas de colaboración. Dependiendo de los tipos de miembro de grupo disponibles en su organización, los grupos públicos pueden ser una combinación de:

• Usuarios individuales
  
• Funciones
  
• funciones y subordinados (puede elegir incluir usuarios de Experience Cloud y de portal o solo usuarios internos)
  
• Territorios
  
• Territorios y subordinados
  
• Otros grupos públicos
  

¿Qué tipo de acceso?

Puede asignar el acceso de Solo lectura o Lectura/escritura.

Las reglas de colaboración funcionan mejor cuando se definen para un grupo concreto de usuarios que puede determinar o prever con antelación, en vez de un conjunto de usuarios que cambia con frecuencia. Por ejemplo, en la aplicación Contratación, es importante compartir cada puesto, candidato, solicitud de empleo y revisión con cada contratador. Como todos los contratadores pertenecen a las funciones Gestor de contratación o Contratador, podemos utilizar fácilmente una regla de colaboración para compartir esos objetos con la función Gestor de contratación y sus subordinados.

Piense en otro caso de uso desde la aplicación Recruiting (Contratación): los entrevistadores necesitan acceso de lectura en los candidatos y las solicitudes de empleo para personas que están entrevistando. En este caso, el conjunto de entrevistadores es mucho más difícil de prever con antelación: los gestores de contratación podrían utilizar diferentes conjuntos de entrevistadores dependiendo del puesto para el que están contratando y los entrevistadores podrían proceder de diferentes grupos en la jerarquía de funciones. Por lo tanto, este caso de uso probablemente no deba gestionarse con reglas de colaboración: el equipo de entrevistadores para cualquier gestor es demasiado difícil de predecir.

¿Debemos utilizar una regla de colaboración?

Veamos el conjunto de permisos necesarios que queremos implementar para seleccionar los que mejor funcionan con las reglas de colaboración.

Los contratadores necesitan acceso de lectura y actualización en cada registro de puesto, candidato, solicitud de empleo y revisión que existe en la aplicación.

Sí. Como ya comentamos anteriormente, es fácil seleccionar el grupo de contratadores en su jerarquía de funciones.

Los gestores de contratación necesitan acceso de lectura y actualización en registros de solicitud de empleo y puesto en los que son el gestor de contratación.

No. Es demasiado difícil predecir los puestos que se asignarán a cada gestor de contratación. Tendremos que gestionar este caso de uso de otra forma, por ejemplo, compartiendo cada registro de solicitud de empleo mediante una regla de colaboración manual.

Los gestores de contratación necesitan acceso de lectura a los registros de candidato que deben gestionar.

No. Nuevamente, es demasiado difícil predecir los puestos que se asignarán a cada gestor de contratación.

Los gestores de contratación necesitan acceso de lectura y actualización en cada registro de solicitud de empleo y revisión.

Sí. Como no estamos restringiendo las revisiones y solicitudes de empleo que un gestor de contratación puede leer y actualizar, podemos seleccionar fácilmente todos los gestores de contratación desde nuestra jerarquía de funciones y definir una regla de colaboración para ellos.

Los entrevistadores necesitan acceso de lectura a los registros de candidato y solicitud de empleo de las personas que están entrevistando.

No. Tal como hemos visto anteriormente, es difícil predecir quién formará parte del equipo de entrevistadores para un puesto determinado.

En resumen, a continuación se muestran las principales reglas de colaboración que se definirán para la aplicación de contratación.

En el resto de esta unidad, obtendrá información acerca de cómo crear grupos públicos y reglas de colaboración para implementar estos permisos.

Definir un grupo público

Antes de crear una regla de colaboración, es importante configurar el grupo público apropiado. Un grupo público es un conjunto de usuarios individuales, otros grupos, funciones o territorios individuales y/o funciones o territorios cuyos subordinados tienen todos una función en común. Por ejemplo, tanto los usuarios con el perfil Contratador como los usuarios en la función Gestor de desarrollo de software revisan las solicitudes de empleo. 

La utilización de un grupo público al definir una regla de colaboración facilita la creación de la regla y, lo más importante, su comprensión más adelante, especialmente si es una de varias reglas de colaboración existentes en una gran organización. Cree un grupo público si desea definir una regla de colaboración que englobe a más de uno o dos grupos o funciones, o bien a cualquier individuo.

1. En Setup (Configuración), use el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) para buscar Public Groups (Grupos públicos) y seleccione Public Groups (Grupos públicos).
   
2. Haga clic en New (Nuevo). 
   
3. Otorgue una etiqueta a su grupo. El cuadro de texto Group Name (Nombre del grupo) se rellena automáticamente al hacer clic sobre él. Se trata de un nombre exclusivo que usan la API y los paquetes gestionados.
   
4. En la lista desplegable Search (Búsqueda), seleccione desde qué usuarios individuales, otros grupos o funciones seleccionará usuarios, y si sus subordinados están incluidos. Puede incluir una combinación de tipos de miembros en sus grupos públicos.
   
5. En la lista Available Members (Miembros disponibles), seleccione usuarios y haga clic en Add (Agregar).
   
6. Haga clic en Save (Guardar).
   

Una vez definido el grupo, podrá usarlo para definir reglas de colaboración.

Grupos públicos para la aplicación Contratación

En la búsqueda de los permisos obligatorios que deseamos implementar para nuestra aplicación Recruiting (Contratación), existen tan solo dos objetos que necesitan un grupo público para sus reglas de colaboración: Solicitud de empleo y Revisar. La buena noticia es que podemos tratar estos objetos en un grupo único porque el objeto Revisar está en el lado de detalle de la relación principal-detalle, por lo que hereda la configuración de colaboración que aplicamos al objeto Job Application (Solicitud de empleo). 

Como los contratadores y los gestores de contratación necesitan leer y actualizar el acceso a solicitudes de empleo y revisiones, podemos definir un grupo público denominado Revisores que incluya tanto a contratadores como a gestores de contratación. En este grupo, agregamos las funciones Gestor de desarrollo de software, Director de gestión de productos y Director de control de calidad, y la función y los subordinados del Gestor de contratación.

Definir una regla de colaboración

Las reglas de colaboración se pueden definir para grupos públicos individuales, funciones o territorios. También puede definir una regla de colaboración para una función junto con sus subordinados para un territorio y sus subordinados.

1. En Setup (Configuración), use el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) para buscar Sharing Settings (Configuración de colaboración) y seleccione Sharing Settings (Configuración de colaboración). Esta es la misma página que se usa para definir configuraciones predeterminadas para toda la organización.
   
2. En la lista desplegable Manage sharing Settings for (Gestionar configuración de colaboración para), seleccione el objeto para el que crear la regla de colaboración. Al seleccionar un objeto en esta lista desplegable, puede centrarse en los valores predeterminados de toda la organización y en las reglas de colaboración de un único objeto en un momento puntual y, de este modo, evita tener que buscar estos valores en una página con multitud de valores. Esto le resultará especialmente útil si tiene una organización de gran tamaño con múltiples objetos personalizados.
   
3. En el área Sharing Rules (Reglas de colaboración), haga clic en New (Nueva) y otorgue una etiqueta a su regla. El cuadro de texto Rule Name (Nombre de regla) se rellena automáticamente al hacer clic sobre él.
   
4. Para el tipo de regla, puede elegir si la regla de colaboración está basada en el propietario o basada en criterios con los que los registros deben coincidir para ser incluidos. Para esta regla de colaboración, seleccione Based on record owner (Basada en propietario de registro).
   
5. Para Select which records to be shared (Seleccione qué registros compartir), seleccione una categoría de la primera lista de selección, y un conjunto de usuarios de la segunda lista desplegable o campo de búsqueda.
   
6. Para Select users to share with (Seleccionar usuarios con quien compartir), especifique los usuarios que obtienen acceso a los datos.
   
7. Seleccione una configuración de acceso de colaboración.
   
8. Haga clic en Save (Guardar).
   

Reglas de colaboración para la aplicación Contratación

Para la aplicación Contratación, necesitamos una regla para compartir las revisiones creadas por cualquier miembro de la organización con los responsables y gerentes de contratación. Crearemos una regla de colaboración que se aplique a ambos objetos, Job Application (Solicitud de empleo) y Review (Revisar).

Creamos una regla de colaboración basada en propietario denominada Solicitud de empleo con la etiqueta Review Records (Registros de revisión). Para Seleccione qué registros se compartirán, seleccione Public Groups (Grupos públicos) y, a continuación, seleccione All Internal Users (Todos los usuarios internos). Especificamos que estos registros son compartidos con el grupo público Revisores que creamos, y establecemos el nivel de acceso como Read/White (Lectura/escritura).

Puesto que los responsables y los gerentes de contratación necesitan leer y actualizar las revisiones, hemos gestionado el problema con una única regla de colaboración y un grupo público.

Recursos

• Reglas de colaboración
  
• Conceder acceso a registros mediante la colaboración manual en Lightning Experience
  
• Categorías de reglas de colaboración
  
• Consideraciones de la colaboración