Crear una jerarquía de funciones

• Los usuarios siempre tienen acceso a los datos que pertenecen a sus subordinados o que comparten con ellos en la jerarquía de funciones, independientemente de la configuración predeterminada de la organización. La única excepción es para los objetos personalizados, para los que puede desactivar el acceso utilizando jerarquías.
• Los usuarios que necesitan acceder a los mismos tipos de registros pueden agruparse. Más adelante usaremos estos grupos para hablar de las reglas de colaboración.

Dependiendo de la configuración de colaboración, las funciones pueden controlar el nivel de visibilidad que tendrán los usuarios con los datos de Salesforce. Los usuarios de cualquier nivel de función pueden consultar, modificar y generar informes de todos los datos que pertenecen o se comparten con usuarios de funciones jerárquicamente por debajo de la suya, salvo que el modelo de colaboración de su organización de Salesforce para un objeto especifique lo contrario. En la lista relacionada Organization-Wide Defaults (Valores predeterminados de toda la organización), si la opción Grant Access Using Hierarchies (Otorgar acceso con jerarquías) está desactivada para un objeto personalizado, solo el propietario del registro y los usuarios con acceso, según los valores predeterminados de la organización, podrán acceder a los registros de dicho objeto.

Además de configurar los valores predeterminados de colaboración de toda la organización para cada objeto, puede especificar si los usuarios tienen acceso a los datos propios o compartidos con sus subordinados en la jerarquía. Por ejemplo, la jerarquía de funciones otorga automáticamente acceso a los registros a los usuarios por encima del propietario del registro en la jerarquía. De manera predeterminada, la opción Grant Access Using Hierarchies (Otorgar acceso con jerarquías) está activada para todos los objetos. Esta opción solo puede modificarse para objetos personalizados.

Para controlar el acceso de colaboración empleando jerarquías para cualquier objeto personalizado, escriba Sharing Settings (Configuración de colaboración) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y seleccione Sharing Settings (Configuración de colaboración). En la sección Organization Wide Defaults (Configuración predeterminada de la organización), haga clic en Edit (Modificar). Anule la selección de Grant Access Using Hierarchies (Otorgar acceso con jerarquías) si desea evitar que los usuarios obtengan acceso automático a los datos propios o compartidos con sus subordinados en las jerarquías.

1. Desde Setup (Configuración), en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida), escriba Roles (Funciones) y, a continuación, seleccione Roles (Funciones). Si ve una página de bienvenida denominada “Comprensión de funciones”, haga clic en Set Up Roles (Configurar funciones) en la parte inferior de la página para saltar directamente a la herramienta. La vista predeterminada para esta página es la vista de árbol, como se indica en la lista desplegable del extremo derecho de la barra de título de la jerarquía de funciones. Cuando crea una jerarquía de funciones, probablemente lo mejor es quedarse con ella o la vista de lista, porque ambas facilitan la visión de cómo encajan todas las funciones en la jerarquía. La vista de lista ordenada es mejor si conoce el nombre de la función que desea buscar pero no está seguro de dónde encajará en la jerarquía, o si no desea desplegar todos los nodos de la estructura de árbol. En nuestro caso, nos quedaremos con la vista de árbol. Al comenzar a definir la jerarquía de funciones por primera vez, la vista de árbol muestra un nodo de marcador sencillo con el nombre de su organización. Llegados a este punto, es necesario agregar el nombre de la función que está en lo más alto de jerarquía: en nuestro caso, el director general. Si está creando su aplicación con una organización Developer Edition o Trailhead Playground gratuita, es posible que tenga una muestra de jerarquía de funciones de ejemplo. Eso está bien. Puede avanzar y crear algunas funciones más.
2. Justo debajo del nombre de la compañía, haga clic en Add Role (Agregar función). Si la función de director general ya existe, haga clic en Edit (Modificar).
3. En el cuadro de texto Label (Etiqueta), escriba CEO (director general). El cuadro de texto Role Name (Nombre de función) se rellenará automáticamente con director general.
4. En el cuadro de texto This role reports to (Supervisor de esta función), haga clic en el icono de búsqueda y seleccione la opción Select (Seleccionar) junto al nombre de su organización. Al especificar el nombre de la organización en el cuadro de texto This role reports to (Supervisor de esta función), estamos indicando que la función Director general es una posición de nivel superior en nuestra jerarquía de funciones y que no responde ante nadie más.
5. En el cuadro de texto Role Name as displayed on reports (Nombre de función como se muestra en los informes), escriba director general. Este texto se utiliza en informes para indicar el nombre de una función. Puesto que los nombres de función demasiado largos como, por ejemplo, vicepresidente de desarrollo de productos, ocupan mucho espacio en las columnas de los informes, se recomienda usar una abreviatura que se pueda comprender.
6. Deje el resto de opciones como, por ejemplo, Opportunity Access (Acceso a oportunidad), con los valores predeterminados y guarde los cambios. Estas opciones de acceso no tienen nada que ver con nuestra aplicación de contratación y solamente aparecen si tiene los valores predeterminados de toda la organización para un objeto estándar establecidos en un nivel más restrictivo que Public Read/Write (Lectura/escritura pública).
7. Ahora que ya tiene su primera función, podrá asignarle usuarios según corresponda. Haga clic en CEO (Director general) y, en la página de detalles de la función ceo (Director general), haga clic en Assign Users to Role (Asignar usuarios a función).
8. En la lista desplegables Available Users (Usuarios disponibles), seleccione All Unassigned (Todos sin asignar).
9. Elija un usuario de la lista y haga clic en Add (Agregar) para moverlo a la lista Usuarios seleccionados para CEO (Director general). A continuación, guarde los cambios.

Jerarquía de funciones para la aplicación de contratación

Esta jerarquía de funciones concede automáticamente los siguientes permisos de nivel de registro:

• Cynthia, directora general, podrá ver y actualizar todos los registros que puedan ver y actualizar los demás usuarios de la organización.
• Andrew, vicepresidente de desarrollo, podrá ver y actualizar los registros que puedan ver y actualizar sus gerentes y los empleados de sus gerentes.
• Megan, vicepresidente de recursos humanos, podrá ver y actualizar los registros que pueda ver y actualizar tanto Phil, su gerente de contratación, como Mario, contratador de Phil.
• Phil, gerente de contratación, podrá ver y actualizar los registros que sean propiedad de Mario, su contratador.
• Ben, gerente de desarrollo de software, puede ver y actualizar los registros propiedad de Melissa, Tom o Craig, sus ingenieros de software.
• Clark, director de calidad, puede ver y actualizar los registros propiedad de Flash o Harry, sus ingenieros de calidad.

Como puede ver, la jerarquía de funciones permite conceder acceso a los datos a las personas que lo necesitan.

Con los valores predeterminados de toda la organización y la jerarquía de funciones, ya casi ha terminado con los permisos de acceso de nivel de registro de la aplicación de contratación. Todo lo que queda es compartir registros relacionados con la contratación entre grupos que aparecen en ramas separadas de la jerarquía de funciones, y entre iguales en un único grupo. Puede hacer ambas cosas combinando reglas de colaboración y colaboración manual.

• Control de acceso mediante jerarquías
• Guía para la implementación de seguridad