Crear una jerarquía de funciones
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Explicar las diferencias entre una jerarquía de funciones y un gráfico de organización.
- Ver y modificar una jerarquía de funciones.
- Crear y asignar funciones para simplificar el acceso a los registros.
Nota
¿Su idioma de aprendizaje es español? Comience el reto en un Trailhead Playground en español y utilice las traducciones proporcionadas entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto se basan en los datos en inglés. Si no aprueba el reto en su organización en español, le recomendamos que (1) cambie la configuración regional a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés, siga las instrucciones descritas aquí y, a continuación, (3) vuelva a hacer clic en el botón Check Challenge (Comprobar el reto).
Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.
Crear y modificar funciones
La jerarquía de funciones se usa junto con la configuración de colaboración para determinar los niveles de acceso de los usuarios a los datos de Salesforce. Los usuarios pueden acceder a los datos de todos los usuarios que tengan por debajo en la jerarquía.
Los usuarios que necesitan ver grandes volúmenes de datos (como, por ejemplo, el director general, los ejecutivos o el personal de gestión) aparecen en la parte superior de la jerarquía. Sin embargo, las jerarquías de funciones no tienen que coincidir con el gráfico de su organización. Cada función de la jerarquía solo representa un nivel de acceso a los datos que necesita un usuario o un grupo de usuarios.
- Los usuarios siempre tienen acceso a los datos que pertenecen a sus subordinados o que comparten con ellos en la jerarquía de funciones, independientemente de la configuración predeterminada de la organización. La única excepción es para los objetos personalizados, para los que puede desactivar el acceso utilizando jerarquías.
- Los usuarios que necesitan acceder a los mismos tipos de registros pueden agruparse. Más adelante usaremos estos grupos para hablar de las reglas de colaboración.
Dependiendo de la configuración de colaboración, las funciones pueden controlar el nivel de visibilidad que tendrán los usuarios con los datos de Salesforce. Los usuarios de cualquier nivel de función pueden consultar, modificar y generar informes de todos los datos que pertenecen o se comparten con usuarios de funciones jerárquicamente por debajo de la suya, salvo que el modelo de colaboración de su organización de Salesforce para un objeto especifique lo contrario. En la lista relacionada Organization-Wide Defaults (Valores predeterminados de toda la organización), si la opción Grant Access Using Hierarchies (Otorgar acceso con jerarquías) está desactivada para un objeto personalizado, solo el propietario del registro y los usuarios con acceso, según los valores predeterminados de la organización, podrán acceder a los registros de dicho objeto.
Además de configurar los valores predeterminados de colaboración de toda la organización para cada objeto, puede especificar si los usuarios tienen acceso a los datos propios o compartidos con sus subordinados en la jerarquía. Por ejemplo, la jerarquía de funciones otorga automáticamente acceso a los registros a los usuarios por encima del propietario del registro en la jerarquía. De manera predeterminada, la opción Grant Access Using Hierarchies (Otorgar acceso con jerarquías) está activada para todos los objetos. Esta opción solo puede modificarse para objetos personalizados.
Para controlar el acceso de colaboración empleando jerarquías para cualquier objeto personalizado, escriba Sharing Settings (Configuración de colaboración) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y seleccione Sharing Settings (Configuración de colaboración). En la sección Organization Wide Defaults (Configuración predeterminada de la organización), haga clic en Edit (Modificar). Anule la selección de Grant Access Using Hierarchies (Otorgar acceso con jerarquías) si desea evitar que los usuarios obtengan acceso automático a los datos propios o compartidos con sus subordinados en las jerarquías.
Definir una jerarquía de funciones
La implementación una jerarquía de funciones en la plataforma es fácil una vez que se tiene la idea del aspecto de la jerarquía. Es preferible comenzar con el gráfico de la organización de su compañía y consolidar, más adelante, distintos cargos en funciones sencillas siempre que sea posible.
Por ejemplo, si un grupo de desarrollo de software tiene en plantilla un ingeniero de software y un ingeniero de software junior, esas posiciones pueden consolidarse en una única función de ingeniero de software en la jerarquía. A continuación, podrá comenzar a definir la jerarquía de funciones.
- Desde Setup (Configuración), en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida), escriba Roles (Funciones) y, a continuación, seleccione Roles (Funciones). Si ve una página de bienvenida denominada “Comprensión de funciones”, haga clic en Set Up Roles (Configurar funciones) en la parte inferior de la página para saltar directamente a la herramienta. La vista predeterminada para esta página es la vista de árbol, como se indica en la lista desplegable del extremo derecho de la barra de título de la jerarquía de funciones. Cuando crea una jerarquía de funciones, probablemente lo mejor es quedarse con ella o la vista de lista, porque ambas facilitan la visión de cómo encajan todas las funciones en la jerarquía. La vista de lista ordenada es mejor si conoce el nombre de la función que desea buscar pero no está seguro de dónde encajará en la jerarquía, o si no desea desplegar todos los nodos de la estructura de árbol. En nuestro caso, nos quedaremos con la vista de árbol.
Al comenzar a definir la jerarquía de funciones por primera vez, la vista de árbol muestra un nodo de marcador sencillo con el nombre de su organización. Llegados a este punto, es necesario agregar el nombre de la función que está en lo más alto de jerarquía: en nuestro caso, el director general. Si está creando su aplicación con una organización Developer Edition o Trailhead Playground gratuita, es posible que tenga una muestra de jerarquía de funciones de ejemplo. Eso está bien. Puede avanzar y crear algunas funciones más.
- Justo debajo del nombre de la compañía, haga clic en Add Role (Agregar función). Si la función de director general ya existe, haga clic en Edit (Modificar).
- En el cuadro de texto Label (Etiqueta), escriba CEO (director general). El cuadro de texto Role Name (Nombre de función) se rellenará automáticamente con director general.
- En el cuadro de texto This role reports to (Supervisor de esta función), haga clic en el icono de búsqueda
y seleccione la opción Select (Seleccionar) junto al nombre de su organización. Al especificar el nombre de la organización en el cuadro de texto This role reports to (Supervisor de esta función), estamos indicando que la función Director general es una posición de nivel superior en nuestra jerarquía de funciones y que no responde ante nadie más.
- En el cuadro de texto Role Name as displayed on reports (Nombre de función como se muestra en los informes), escriba director general. Este texto se utiliza en informes para indicar el nombre de una función. Puesto que los nombres de función demasiado largos como, por ejemplo, vicepresidente de desarrollo de productos, ocupan mucho espacio en las columnas de los informes, se recomienda usar una abreviatura que se pueda comprender.
- Deje el resto de opciones como, por ejemplo, Opportunity Access (Acceso a oportunidad), con los valores predeterminados y guarde los cambios. Estas opciones de acceso no tienen nada que ver con nuestra aplicación de contratación y solamente aparecen si tiene los valores predeterminados de toda la organización para un objeto estándar establecidos en un nivel más restrictivo que Public Read/Write (Lectura/escritura pública).
- Ahora que ya tiene su primera función, podrá asignarle usuarios según corresponda. Haga clic en CEO (Director general) y, en la página de detalles de la función ceo (Director general), haga clic en Assign Users to Role (Asignar usuarios a función).
- En la lista desplegables Available Users (Usuarios disponibles), seleccione All Unassigned (Todos sin asignar).
- Elija un usuario de la lista y haga clic en Add (Agregar) para moverlo a la lista Usuarios seleccionados para CEO (Director general). A continuación, guarde los cambios.
Si regresa a la página principal Roles (Funciones) en Setup (Configuración), podrá ver la nueva función Director general en la jerarquía. Puede definir el resto de funciones según su diagrama de jerarquía de funciones. No hay necesidad de asignar usuarios a cada función inmediatamente: puede hacerlo más tarde cuando cree el resto de sus usuarios y pruebe su aplicación.
Para acelerar el proceso de incorporación de una nueva función, haga clic en Add Role (Agregar función) directamente bajo el nombre de la función por debajo de la cual se encuentra la nueva función. Cuando haga esto, el cuadro de texto his role reports to (Supervisor de esta función) se rellenará automáticamente con el nombre de la función apropiada.
Jerarquía de funciones para la aplicación de contratación
A continuación, analizaremos una ramificación de la jerarquía de funciones de una compañía ficticia que usa nuestra aplicación de contratación. Recuerde que con los valores predeterminados de toda la organización que definimos, los gerentes de contratación están autorizados a ver (pero no a crear ni actualizar) todos los puestos, publicaciones de trabajos y registros de sitios web de empleo, así como a ver y actualizar otros registros de contratación de su propiedad. Esto no es lo único que hace útil nuestra aplicación. Sin embargo, una vez implementada la jerarquía de funciones, los usuarios podrán acceder a los datos que necesitan y nuestra aplicación estará lista para usarse.
Esta jerarquía de funciones concede automáticamente los siguientes permisos de nivel de registro:
- Cynthia, directora general, podrá ver y actualizar todos los registros que puedan ver y actualizar los demás usuarios de la organización.
- Andrew, vicepresidente de desarrollo, podrá ver y actualizar los registros que puedan ver y actualizar sus gerentes y los empleados de sus gerentes.
- Megan, vicepresidente de recursos humanos, podrá ver y actualizar los registros que pueda ver y actualizar tanto Phil, su gerente de contratación, como Mario, contratador de Phil.
- Phil, gerente de contratación, podrá ver y actualizar los registros que sean propiedad de Mario, su contratador.
- Ben, gerente de desarrollo de software, puede ver y actualizar los registros propiedad de Melissa, Tom o Craig, sus ingenieros de software.
- Clark, director de calidad, puede ver y actualizar los registros propiedad de Flash o Harry, sus ingenieros de calidad.
Como puede ver, la jerarquía de funciones permite conceder acceso a los datos a las personas que lo necesitan.
Con los valores predeterminados de toda la organización y la jerarquía de funciones, ya casi ha terminado con los permisos de acceso de nivel de registro de la aplicación de contratación. Todo lo que queda es compartir registros relacionados con la contratación entre grupos que aparecen en ramas separadas de la jerarquía de funciones, y entre iguales en un único grupo. Puede hacer ambas cosas combinando reglas de colaboración y colaboración manual.
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