Mejorar la calidad de los datos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Nombrar los estándares de datos definidos en un plan de gestión típico.
Enumerar las formas de utilizar Salesforce para implementar un plan de gestión de datos.

Desarrollar un plan de gestión de Datos

Ahora sabe la importancia de la calidad de los datos para el crecimiento empresarial. Los datos erróneos están vinculados a la pérdida de ingresos, a la falta de información y a los daños de reputación, por nombrar solo algunas cosas. Por otra parte, los datos fidedignos son lo más. Estos datos permiten que su empresa haga las cosas más rápido y de manera más precisa, como buscar y alcanzar nuevos clientes, identificar oportunidades de venta cruzada y planificar territorios.

La directora de ventas le ha pedido que mejore la calidad de los datos de Gelato. Es hora de poner sus conocimientos en marcha.

De su investigación, recuerda el primer paso para mejorar la calidad de los datos: Desarrollar un plan de gestión de datos.

Por suerte, ya sabe qué datos de clientes se necesitan para respaldar los objetivos comerciales de Gelato. Ya sabe quién utiliza los datos y de qué manera los utiliza. Lo único que falta es crear el plan.

Un plan de gestión de datos típico incluye estándares para crear, procesar y mantener los datos. Consulte esta tabla de referencia.

Estándares de datos	Descripción	Ejemplo
Nomenclatura	Establezca convenciones de nomenclatura para los registros. ¿Siempre incluye sufijos (Inc., Corp.)? ¿Abreviaturas?	Asegúrese de que los nombres de las empresas no son abreviaturas, excepto cuando la abreviatura es el nombre estándar.
Formato	Averigüe la manera en la que se representan las fechas y el dinero.	Utilice el formato de fecha DD/MM/AAAA.
Flujo de trabajo	Determine procesos para la creación, la revisión, la actualización y el almacenamiento de registros. Determine todas las etapas por las que pasa un registro durante su ciclo de vida.	Asigne las solicitudes de servicio asociadas con las empresas de California a los representantes de California.
Calidad	Establezca estándares apropiados para la calidad de datos, entre los que se incluyen la habilidad de medir o puntuar registros. Aplique un valor a la edad, la completitud, el uso, la precisión, la coherencia y los duplicados, junto con otras mediciones de calidad o valor específicas para su negocio.	Los candidatos activos se actualizan, al menos, una vez al mes.
Funciones y propiedades	Determine a quién pertenecen los registros, quién es la persona encargada de realizar cambios en los datos y quién es la persona que notifica cuando se realizan esos cambios.	Asigne candidatos asociados con las empresas de California a los representantes de ventas de California.
Seguridad y permisos	Determine los niveles de privacidad apropiados para los datos. Asegúrese de cumplir con las obligaciones reglamentarias, legales y contractuales.	Asegúrese de que solo los miembros del equipo regional puedan ver la información confidencial de los candidatos.
Supervisión	Describa un proceso para asegurar el control de calidad de los datos. Determine la frecuencia, el ámbito, los propietarios y las comprobaciones, incluidas las formas de actualizar los datos, evitar los duplicados y combinar, agregar y archivar registros. Determine las mediciones que se pueden supervisar de manera sencilla en un panel.	Revise los candidatos que no poseen información sobre el sector el primer día de cada mes.

Usted le muestra su plan a la directora de ventas. Le encanta, pero tiene una pregunta: ¿Cómo puede esto mejorar nuestros datos?

Implementar el plan de gestión de datos en Salesforce

Llegamos a la recta final. Ha aprendido la importancia que tiene la calidad de los datos para una empresa. Ha evaluado la calidad de los datos de su empresa. Y ha creado un plan de gestión de datos increíble. Todo eso es excelente, pero todo ese conocimiento y planificación no tiene ningún tipo de sentido si no puede llevarlo a la acción.

¿Cómo lo hace?

La respuesta es la siguiente: Salesforce.

El poder de Salesforce reside en su flexibilidad. Puede personalizar Salesforce fácilmente para respaldar el plan de gestión de datos de su empresa.

Convierta Salesforce en su solución ideal. Más concretamente, haga que sea sencillo crear, actualizar y mantener los datos de los clientes con unas cuantas funciones clave de Salesforce. (Para obtener más información sobre como establecer estas funciones, consulte la sección Recursos).

Campos obligatorios

Ya sabe qué datos de clientes se necesitan para respaldar los objetivos comerciales de Gelato. Están en su plan de gestión de datos. Haga que esos campos sean obligatorios. Para los candidatos de Gelato, haga que varios campos sean personalizados, incluidos los campos relacionados con fechas importantes y con la información del sector. Después, se podrá puntuar, asignar y convertir candidatos de manera apropiada.

Nuevo campo personalizado

Reglas de validación

¿Quiere asegurarse de que los números de teléfono siguen un formato en concreto? Configure reglas de validación para cualquier campo. A continuación, cuando guarde los registros, se comprueban los datos para asegurarse de que siguen el formato. Las reglas de validación son muy versátiles. Por ejemplo, para hacer que un campo estándar sea obligatorio, puede utilizar una regla de validación que compruebe los campos para ver si están vacíos. Configure reglas de validación para los campos del número de teléfono, la tarjeta de crédito y el Id. de cliente. Además, configure reglas de validación para hacer que los campos estándar de información de contacto de un candidato sean obligatorios.

Salesforce Flow

Salesforce Flow es la varita mágica en su espectáculo de la implementación de Salesforce. Flow le permite automatizar procedimientos y procesos internos estándar para ahorrar tiempo en la empresa. Usted crea flujos de trabajo, de manera que los candidatos se asignen al representante más cercano. Haga lo mismo para asignar las solicitudes de servicio. Ahora, los representantes de Gelato pueden centrarse en hacer crecer el negocio, no en asignar registros.

Formatos de página

Algunos registros tienen tropecientos campos que sabe que los representantes no utilizan. Deshágase de ellos. Eso es. Elimínelos del formato de la página para sus representantes. De hecho, cree formatos de página personalizados para los diferentes tipos de representantes y gerentes de Gelato, de manera que dispongan de los campos necesarios cuando los requieran. Mientras trabaja en ello, ponga los campos más importantes en la parte superior.

Paneles

¿Por qué querría que sus representantes y gerentes pasaran por el calvario de navegar entre informes y registros sin fin? En su lugar, cree paneles simples para respaldar los objetivos empresariales. Para Gelato, cree una serie de paneles para los gerentes que muestren datos como la asignación de candidatos y los datos de campaña que falten.

Nuevo campo personalizado

Herramientas de enriquecimiento de datos

Los datos se quedan obsoletos poco después de introducirlos. Por ello, es importante comparar con frecuencia los datos con una fuente fiable. Una serie de productos de aplicaciones de datos en AppExchange le ayudará con esta tarea.

Duplicate Management (Gestión de duplicados)

Los registros duplicados son la pesadilla de cualquier representante. ¿Qué registro es el registro correcto? Asegúrese de que haya un registro de cuenta para cada cliente de Gelato. A continuación, utilice Duplicate Management (Gestión de duplicados), el conjunto de herramientas de gestión de duplicados integrado de Salesforce, para evitar que se creen duplicados a partir de ahora.

Tipos de campos personalizados

Conoce el formato que su empresa quiere utilizar para las fechas y para la divisa, así que emplea tipos de campos en campos personalizados. Asegúrese de asignar todos los campos de fecha personalizados a Tipo = Fecha y todos los campos de divisa personalizados a Tipo = Divisa. Para los campos que tienen una lista de valores estándar, utilice Tipo = Lista de selección. Por cierto, hablando de listas de selección, configure listas de selección de estado y país/territorio. De esta manera, los representantes introducirán las direcciones eligiéndolas de una lista de estados y países estándar.

Después de implementar el plan de gestión de datos, organiza una reunión con la directora de ventas. Ella revisa todos los procesos. Con una sonrisa en la cara, solo tiene una cosa que decir: "¿Quiere que lo ascienda?"

Conclusión

Después de disfrutar de todo lo que ha conseguido, se va de vacaciones a la playa dos semanas bien merecidas, lejos de todo el jaleo de Gelato. Se sorprende de cómo la arena se cuela en todo lo que toca. Se da cuenta de que con los datos ocurre algo parecido. Están en todas partes, en cada parte de su empresa, en lugares en los que nunca antes había pensado.

Por eso es tan importante fomentar una cultura centrada en los datos. Por suerte, Salesforce está aquí para ayudar. Ha conseguido muchas cosas hasta ahora. A la directora de ventas le encantó su implementación, los representantes y gerentes de Gelato le alababan y ha conseguido que lo asciendan. Es increíble. Aun así, el trabajo de mejorar la calidad de los datos nunca termina. De hecho, ya tiene algunas ideas más que quiere implementar.

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Implementar el plan de gestión de datos en Salesforce

Conclusión

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